Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR99680
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR99680/1
Regeling vervallen per 01-01-2019
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Heumen 2011
Geldend van 01-05-2011 t/m 31-12-2018
Intitulé
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Heumen 2011Onderwerp: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heumen 2011
Datum: 21 april 2011
Besluitnr.: 03.08 B2
De raad van de gemeente Heumen in openbare vergadering bijeen;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 22 maart 2011
gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in het bijzonder Titel 4:2;
b e s l u i t:
vast te stellen de volgende verordening:
Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Heumen 2011
Paragraaf 1. Ambtelijke bijstand
Artikel 1. Verzoeken om informatie en andere ondersteuning
- 1.
Een raadslid wendt zich tot de griffie of de betreffende ambtenaar, met een verzoek om:
- a.
feitelijke informatie van geringe omvang;
- b.
inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
- a.
- 2.
Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.
- 3.
De griffier of de ambtenaar aan wie een verzoek als bedoeld in het eerste lid is gedaan, informeert het betreffende afdelingshoofd en de betreffende portefeuillehouder over het gedane verzoek, tenzij sprake is van verzoek om geheimhouding zoals bedoeld in artikel 5.
- 4.
Een raadslid wendt zich tot de griffie met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.
- 5.
De bijstand bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.
- 6.
Verzoeken en vragen over: een aanhangig raadsvoorstel of raadsmededeling, worden zo spoedig mogelijk beantwoord, indien mogelijk voor de betreffende vergadering van een commissie of de raad. Overige vragen worden uiterlijk binnen 30 dagen of zoveel sneller als mogelijk, beantwoord.
Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand
- 1.
Een ambtenaar verleent op verzoek van de secretaris ambtelijke bijstand aan een raadslid tenzij:
- a.
het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;
- b.
dit het belang van de gemeente kan schaden;
- c.
het verzoek een onredelijk groot beslag legt op ambtelijke uren.
- a.
- 2.
De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.
- 3.
Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.
- 4.
De secretaris verstrekt de betreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek.
- 5.
Indien (leden van) het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.
Artikel 3. Weigering verzoek ambtelijke bijstand
Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek.
Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand
- 1.
Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende ambtelijke bijstand kan hiervan mededeling worden gedaan aan de secretaris;
- 2.
Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester voorziet zo spoedig mogelijk in de kwestie.
Artikel 5. Geheimhouding
Een raadslid kan aan de secretaris aangegeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.
Paragraaf 2. Fractieondersteuning
Artikel 6. Recht op financiële vergoeding (subsidie)
- 1.
De fracties die vertegenwoordigd zijn in de raad ontvangen jaarlijks van de raad een financiële bijdrage in de vorm van een subsidie als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;
- 2.
De hoogte van de te verlenen subsidie per jaar is gemaximaliseerd, door vaststelling van het maximaal beschikbare subsidiebedrag door de gemeenteraad in de jaarlijkse gemeentelijke begroting.
- 3.
De in het tweede lid genoemde bedragen worden elk jaar geïndiceerd met de prijsindex voor externe kosten die in de gemeentelijke begroting wordt toegepast.
Artikel 7. Activiteiten waarvoor subsidie kan worden verstrekt
- 1.
Fracties besteden de subsidie om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;
- 2.
De subsidie mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:
- a.
uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;
- b.
betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;
- c.
giften;
- d.
uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;
- e.
opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.
- a.
Artikel 8. Subsidieverlening en voorschot
- 1.
Bij de subsidieverlening kan de raad bepalen dat aan de fracties een voorschot op het subsidiebedrag wordt verleend tot maximaal de hoogte van de subsidiegrondslag zoals genoemd in het tweede lid van artikel 6.
- 2.
De fractiegelden, zoals bedoeld in het eerste lid van dit artikel, worden beheerd door de griffier. De fracties blijven zelf verantwoordelijk voor de besteding van de subsidie conform het bepaalde in artikel 7 van deze verordening.
Artikel 9. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar
In afwijking van het bepaalde in artikel 8 kan in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden het voorschot worden verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt kan het voorschot worden verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.
Artikel 10. Gevolgen splitsen fractie
- 1.
Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 6, tweede lid, genoemde bedrag voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.
- 2.
Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid van dit artikel.
Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling van de subsidie
- 1.
Elke fractie legt uiterlijk binnen één maand na het einde van een kalenderjaar waarop de subsidie betrekking heeft aan de raad verantwoording af over de besteding van de subsidie voor fractieondersteuning onder overlegging van een overzicht van gespecificeerde rekeningen met (kopieën van) die rekeningen.
- 2.
Controle van de bestedingen vindt plaats door de accountant als onderdeel van de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.
- 3.
Na ontvangst van het advies van de accountant stelt de raad vóór 15 juni de definitieve subsidies vast van het voorgaande subsidiejaar aan de hand van het vaststellen van de jaarrekening, waarin deze subsidies zijn opgenomen.
- 4.
De subsidie wordt vastgesteld op de hoogte van de werkelijk gemaakte kosten met betrekking tot de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, met een maximum van het bedrag dat op grond van artikel 6, tweede lid, van deze verordening is berekend en met inachtneming van het bepaalde in artikel 10, eerste lid van deze verordening.
- 5.
Onverschuldigd betaalde voorschotten worden op grond van artikel 4:95, vierde lid van de Awb, door de raad teruggevorderd of verrekend met een daarop volgende voorschotberekening.
Artikel 12. Mandaat
De bevoegdheid tot verlening en vaststelling van de subsidie, inclusief de verlening van een voorschot, is gemandateerd aan de griffier.
Artikel 13. Toepassing Awb
Titel 4.2 van de Awb is van toepassing op de subsidie die een fractie ontvangt.
Paragraaf 3 Slotbepalingen
Artikel 14. Inwerkingtreding en intrekking
Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2011.
Gelijktijdig wordt de verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2004, zoals is vastgesteld in de raad van 22 april 2004, ingetrokken.
Artikel 15. Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heumen 2011.
Ondertekening
Toelichting bij de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Heumen 2011 (artikel 33 Gemeentewet)
Artikel 1.
De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffie of behandelend ambtenaar. Uitdrukkelijk dient te worden vermeld dat dit artikel niet ziet op politieke vragen. De wijze waarop dergelijke vragen kunnen worden gesteld is geregeld in artikel 38 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Heumen 2011. Het begrip document wordt in artikel 1 wordt gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Op niet-openbare documenten is het bepaalde in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet van toepassing. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad, het Reglement van orde voor de vergaderingen van het college en de Verordening op de raadscommissies.
Artikel 2.
Er is gekozen om geen limiet te stellen aan de omvang van de ambtelijke bijstand in uren per raadslid. In de Heumense praktijk wordt er spaarzaam gebruik gemaakt van ambtelijke bijstand.
In het vierde lid wordt gewezen op het belang dat de betrokken portefeuillehouder heeft van het op de hoogte zijn van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de afstand tussen raad en college is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verlenen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.
Het vijfde lid voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid is in het vijfde lid bepaald dat wethouders of de burgemeester zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.
De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit gedeelte van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.
Artikel 3.
Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel 3 regelt dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).
Artikel 4.
Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor.
Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris.
Artikel 5.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 6.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. Omdat het hier gaat om een aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten (dit volgt uit artikel 4:21 van de Awb) valt een dergelijke vergoeding onder het subsidiebegrip. Dit heeft als consequentie dat titel 4.2 van de Awb (het hoofdstuk in de Awb dat over subsidies gaat) van toepassing is, hetgeen ook nog eens wordt benadrukt in artikel 12 van de verordening. Paragraaf 2 van de verordening is de wettelijke grondslag waarop de subsidie is gebaseerd. De Algemene Subsidie Verordening van de gemeente Heumen is niet van toepassing op deze subsidie.
De gemeente Heumen heeft ervoor gekozen om de procedure omtrent de verstrekking van de subsidie zo praktisch mogelijk in te richten. De fracties worden niet verplicht om voor het verkrijgen van de subsidie een aanvraag in te dienen. Op grond van artikel 6, eerste lid, verleent de raad een subsidie aan de fracties. Zij ontvangen voorafgaand aan het jaar waarop de subsidie zich richt een subsidieverleningsbeschikking. Deze bevoegdheid is in artikel 12 van de Verordening gemandateerd aan de griffier. In deze beschikking is tevens opgenomen dat bij de subsidieverlening een voorschot aan de fracties kan worden verleend. De hoogte van de subsidie (en het verstrekte voorschot) voor fractieondersteuning wordt gemaximaliseerd door vaststelling van het maximaal beschikbare subsidiebedrag door de gemeenteraad in de jaarlijkse gemeentelijke begroting. De maximale bedragen zijn dus terug te vinden in de gemeentelijke begroting. In de praktijk worden deze voorschotten niet overgemaakt op de rekening van de fracties maar worden de voorschotten als kostensoort in de begroting opgenomen.
De maximale fractievergoedingen bedragen in 2011 € 1.650 als bedrag per fractie en € 330 per raadszetel. Bij maximale benutting door vijf fracties is dit maximaal € 13.860. De subsidies die worden verleend en zijn opgenomen in de begroting zijn gelet op de huidige samenstelling van de fracties:
PvdA/GroenLinks : € 3.300
CDA : € 2.640
VVD : € 2.640
DGH : € 2.970
Samen Verder : € 2.310
Uiterlijk binnen één maand na het einde van een kalenderjaar wordt door de fracties verantwoording afgelegd over de besteding van de subsidie. Dit is geregeld in artikel 11 van de Verordening. Nadat de raad, vóór 15 juni van het jaar volgend op het jaar waarvoor de subsidie is verstrekt, het definitieve bedrag aan subsidie heeft vastgesteld, ontvangen de fracties een subsidievastellingsbeschikking. Ook deze bevoegdheid is in artikel 12 van de Verordening gemandateerd aan de griffier.
Artikel 7.
Voor wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de subsidie besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de subsidie niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de subsidie verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raads- en commissieleden die meestal worden georganiseerd door de griffie(r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Hiervoor is een aparte post op de begroting opgenomen. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten.
Artikel 8.
Het verlenen van een voorschot is een beschikking in de zin van artikel 1:3 van de Awb. Dit betekent dat hiertegen bezwaar en uiteindelijk beroep bij de bestuursrechter open staat.
In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad.
Artikelen 9. en 10.
Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit artikel is zo geformuleerd dat het zowel kan dienen voor fracties die bij de verkiezingen blijken te verdwijnen dan wel na de verkiezingen opkomen, maar het kan ook dienen om de mutaties in aantal op te vangen van de zittende fracties.
Bij splitsing van een fractie zal het al eerder verstrekte voorschot direct verrekend moeten worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot voorschot beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen voorschot krijgen. Na het kalenderjaar zou dan alsnog verrekend moeten worden. Het is billijker de verrekening in deze gevallen direct te laten plaatsvinden.
Artikel 11.
De controle van het verslag kan door de accountant meegenomen worden met de controle op de jaarrekening. Uit het verslag en de accountantsverklaring kan naar voren komen dat er een verrekening dient plaats te vinden met het verstrekte voorschot. Indien niet verrekend kan worden, bijvoorbeeld omdat een fractie uit de raad verdwijnt, zal de raad het ten onrechte uitgekeerde voorschot kunnen terugvorderen. Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.
Artikel 12.
Indien fractieondersteuning de vorm heeft van financiële middelen is sprake van een subsidie als bedoeld in titel 4.2 Awb. Bij de invoering van het recht op fractieondersteuning (amendement-De Cloe c.s.) is niet stilgestaan bij de verhouding met de Awb. In veel gemeenten wordt echter inmiddels de fractieondersteuning met toepassing van titel 4.2 Awb aangewend. Nu blijkt dat dit een juiste wijze van handelen is.
De VNG heeft derhalve besloten in de modelverordening een extra artikel toe te voegen, waarin het verkrijgen van fractieondersteuning gelijk wordt gesteld aan het verkrijgen van subsidie. De wijze waarop invulling wordt gegeven aan de formele rechtsregels dient lokaal bepaald te worden en wordt derhalve niet in een modelregeling vastgelegd. In de regel zal het met name gaan over de mogelijkheid om bezwaar en beroep in te stellen tegen de beschikking die een bepaald budget ter beschikking stelt, of zoals hierboven omschreven, om de mogelijkheid bezwaar en beroep in te stellen tegen een terugvordering.
Artikel 13.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 14.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Artikel 15.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl