Declaratieregeling bestuurlijke uitgaven gemeente Heusden 2016

Artikel 1

Deze regeling is van toepassing op de burgemeester en wethouders van de gemeente Heusden.

Artikel 2

Deze regeling is van toepassing op:

• ·

  uitgaven die burgemeester en wethouders verrichten in de uitoefening van hun functie en die zij achteraf declareren;

• ·

  uitgaven die door burgemeester en wethouders met een daarvoor bestemde door de gemeente Heusden ter beschikking gestelde creditcard worden gedaan;

• ·

  de ter beschikkingstelling van specifieke middelen door de gemeente Heusden aan burgemeester en wethouders en het gebruik daarvan.

De in deze regeling genoemde normen zijn ook van toepassing als de desbetreffende uitgaven op basis van een factuur direct aan de gemeente Heusden in rekening worden gebracht.

Normenkader uitgaven en bedrijfsmiddelen

Uitgangspunten

Artikel 3

Als belangrijke uitgangspunten voor het vergoeden van voorzieningen aan burgemeester en wethouders zijn te noemen:

• ·

  bij uitgaven voor voorzieningen aan burgemeester en wethouders gaat het uitsluitend om functionele kosten om het ambt te kunnen vervullen. Er moet een directe relatie zijn tussen de uitgave en de taken van de gemeente;

• ·

  de functionaliteit van de uitgave moet aantoonbaar zijn of ten minste aannemelijk worden gemaakt;

• ·

  als met de uitgave geen duidelijk belang van de gemeente is gediend, blijven de kosten voor eigen rekening;

• ·

  kosten die de burgemeester of wethouders maken uit hoofde van een (q.q.-)nevenfunctie, worden vergoed door de instantie waar de nevenfunctie wordt uitgeoefend;

• ·

  voorzieningen en bestuurskosten worden zo veel mogelijk direct door de gemeente zelf betaald. Burgemeester en wethouders dienen alleen bij hoge uitzondering zelf een declaratie in;

• ·

  burgemeester en wethouders dienen verantwoord om te gaan met publieke middelen. Verantwoording van kosten – en openheid daarover – is essentieel. Daarbij moet altijd worden beoordeeld of de uitgave in hoogte of soort ook in de openbaarheid kan worden gemotiveerd. Soberheid is en blijft de norm.

Dienstreis algemeen en kosten verplaatsing met de auto

Artikel 4

Gebruik eigen personenauto

Voor het gebruik van de eigen personenauto bij dienstreizen binnen en buiten de gemeente gelden voor de wethouders de vergoedingsbedragen conform het bepaalde in artikel 4 van de Regeling rechtspositie wethouders. Voor het gebruik van de eigen personenauto bij dienstreizen binnen de gemeente ontvangt de burgemeester maandelijks een vast vergoedingsbedrag conform het bepaalde in artikel 6, lid 1, van de Regeling rechtspositie burgemeesters. Voor dienstreizen buiten de gemeente ontvangt de burgemeester de vergoedingsbedragen conform het bepaalde in artikel 6, lid 6, van de Regeling rechtspositie burgemeesters. Verkeersboetes komen niet voor vergoeding in aanmerking. Parkeerkosten komen niet voor vergoeding in aanmerking. Voor vaste afstanden, zoals bijvoorbeeld tussen de gemeentehuizen Drunen en Vlijmen, worden voor de burgemeester en wethouders dezelfde km-afstanden aangehouden.

Overige verplaatsingskosten in verband met dienstreizen

Artikel 5

Openbaar vervoer

De kosten van dienstreizen per openbaar vervoer worden door de gemeente Heusden (op declaratie) op basis van 2e klasse vergoed.

Artikel 6

Taxikosten, fooien taxichauffeurs

Taxikosten komen slechts voor vergoeding in aanmerking wanneer vanuit het oogpunt van doelmatigheid geen andere vervoermiddelen aanwezig zijn. Fooien aan taxichauffeurs komen niet voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 7

Vliegtickets

Ingeval dat een buitenlandse dienstreis per vliegtuig wordt gemaakt, vliegen burgemeester en wethouders op kosten van de gemeente Heusden bij intercontinentale vluchten in economy class. Bij bestemmingen binnen Europa wordt in economy class gevlogen.

Verblijfskosten dienstreizen, uitgaven voor eten en drinken

Artikel 8

(Hotel)overnachtingen en ontbijten

Als een dienstreis een overnachting noodzakelijk maakt, mag men de uitgaven van (hotel)overnachtingen en ontbijten declareren. De vergoeding van de kosten van verblijf in het buitenland wordt beperkt tot de dagen van verblijf in het buitenland die voor het zakelijke doel van de dienstreis redelijkerwijs noodzakelijk zijn. Voor de vaststelling van de hoogte van de toe te kennen maximale vergoedingsbedragen worden de Reisregeling binnenland en de Reisregeling buitenland gehanteerd.

Artikel 9

Lunches en diners

Uitgaven voor lunches en diners mag men declareren indien deze zijn gemaakt tijdens een dienstreis en in geval van zakelijke besprekingen. Op het declaratieformulier dient aangegeven te worden met wie de maaltijd is genoten. Individuele lunches tijdens dienstreizen worden vergoed tot de bedragen genoemd in de Reisregeling binnenland en Reisregeling buitenland.

Artikel 10

Fooien hotels, restaurants, lunchgelegenheden

In hotels, restaurants en lunchgelegenheden gegeven fooien mag men niet declareren. In het buitenland gegeven fooien in hotels, restaurants en lunchgelegenheden mag men wel declareren.

Artikel 11

Catering in het gemeentehuis

Bestuurders kunnen van de cateringvoorziening voor broodjeslunch, koffie, thee. e.d. bij werkbesprekingen gebruik maken zonder dat daarvoor kosten bij hen in rekening worden gebracht.

Overige voor declaratie in aanmerking komende kosten en ter beschikking te stellen bedrijfsmiddelen.

Artikel 12

Studiekosten

Uitgaven voor studies en opleidingen die functiegerelateerd zijn komen voor vergoeding in aanmerking. Voor deelname aan studiereizen naar het buitenland in het gemeentelijk belang is vooraf toestemming van burgemeester en wethouders vereist.

Artikel 13

Seminars en congressen

Uitgaven voor seminars en congressen die functiegerelateerd zijn komen voor vergoeding in aanmerking. Voor deelname seminars en congressen die in het buitenland worden gegeven en die in het gemeentelijk belang zijn is vooraf toestemming van burgemeester en wethouders vereist.

Artikel 14

Vakliteratuur en –tijdschriften, en kranten

Uitgaven voor vakliteratuur en –vaktijdschriften en voor specifiek voor de functie benodigde kranten en die op het privé-adres worden bezorgd komen niet voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 15

Lidmaatschap beroepsvereniging

Uitgaven voor het lidmaatschap van een beroepsvereniging dat verband houdt met de uitoefening van de functie komen voor vergoeding in aanmerking

Artikel 16

Computer- en telecommunicatieapparatuur

De gemeente Heusden stelt burgemeester en wethouders computerapparatuur, de daarbij behorende randapparatuur (printers en dergelijke) en telecommunicatieapparatuur (telefoons, tablets en Ipads) ter beschikking voor het verrichten van hun werkzaamheden. Deze apparatuur past binnen het beleid dat het cluster ICT hanteert voor de aanschaf en beheer van dergelijke apparatuur.

Artikel 17

Telefoonkosten

De gemeente Heusden stelt burgemeester en wethouders een mobiele telefoon ter beschikking waarvan de kosten , inclusief de gesprekskosten, volledig voor rekening van de gemeente Heusden komen. Gesprekskosten buitenland komen niet voor vergoeding door de gemeente Heusden in aanmerking tenzij is aangetoond dat met de gesprekskosten een zakelijk belang is gediend.

Artikel 18

Vaste onkostenvergoeding

Burgemeester en wethouders ontvangen een onbelaste onkostenvergoeding voor de kosten van voorzieningen die voor eigen rekening komen en door hen mede worden aangewend ten behoeve van de vervulling van hun functie.

De volgende uitgaven dienen uit de onbelaste onkostenvergoeding te worden betaald (en komen dus niet voor separatie vergoeding op declaratie in aanmerking):

• ·

  attenties en cadeaus voor naaste ondersteunende medewerkers;

• ·

  uitgaven voor persoonlijke verzorging;

• ·

  kleding (huur/aanschaf/reiniging);

• ·

  miniaturen van onderscheidingen inclusief bevestiging op het kostuum;

• ·

  individuele consumpties buiten de werkplek;

• ·

  alle partijpolitieke kosten zoals onderhoud politiek netwerk en bezoek partijgenootschappelijke bijeenkomsten inclusief reis- en verblijfkosten;

• ·

  ontvangsten zakelijke relatie thuis;

• ·

  contributies overige beroepsverenigingen*;

• ·

  verkeersboetes;

• ·

  fooien (in Nederland)**;

• ·

  persoonlijke schrijfwaren en benodigdheden zoals vulpen of aktetas;

• ·

  representatieve aanpassingen aan de woning;

• ·

  inrichting werkkamer/ontvangstruimte thuis;

• ·

  abonnementen kranten en tijdschriften thuis;

• ·

  persoonlijke relatiegeschenken;

• *

  Lidmaatschap landelijke beroepsvereniging met professionaliseringsoogmerk komt wel voor vergoeding door gemeente in aanmerking.

** In Nederland is een fooi een persoonlijke blijk van waardering voor de geboden service. In het buitenland vormt een fooi vaak een substantieel deel van de beloning van personeel en is daarmee niet onderhevig aan een persoonlijk oordeel over de serviceverlening. Alleen bij buitenlandse dienstreizen komt de fooi voor rekening van de gemeente.

Declareren en verantwoorden van uitgaven

Artikel 19

Verantwoorden van uitgaven met creditcard, declaratie van zelf betaalde kosten

• ·

  Uitgaven voor de behandelde voorzieningen worden bij voorkeur gedaan via betaling door de gemeente Heusden op een aan de gemeente Heusden gerichte factuur.

• ·

  Uitgaven die met de creditcard zijn gedaan worden achteraf verantwoord op het declaratieformulier burgemeester en wethouders. Vergoeding van voorgeschoten uitgaven is alleen mogelijk bij gebruik van dit declaratieformulier. Men staaft alle posten op het declaratieformulier met deugdelijke bescheiden (rekeningen, facturen, bonnetjes, kwitanties, etc.). Bij posten waarbij door omstandigheden geen deugdelijk bescheid kan worden overlegd, worden die omstandigheden op het formulier toegelicht. Men vult het declaratieformulier volledig, juist en duidelijk leesbaar in. Waar relevant wordt de als vereist gestelde aanvullende informatie verschaft. De creditcard wordt niet gebruikt voor het opnemen van contant geld.

Artikel 20

Ondertekenen van het declaratieformulier

Het betreffende collegelid ondertekent het declaratieformulier waarmee hij/zij verklaart dat:

• ·

  de declaratieregeling naar de letter en naar de geest is nageleefd;

• ·

  het declaratieformulier naar waarheid is ingevuld.

Artikel 21

Goedkeuring van de declaraties

Alle declaraties behoeven, naast ondertekening door het declarerende collegelid, goedkeuring door de gemeentesecretaris of een daartoe door hem/haar aangewezen ambtenaar.

Voordat deze tot goedkeuring en ondertekening overgaat, beoordeelt deze de declaratie op de onderstaande punten:

• ·

  de aanwezigheid van de paraaf op de declaratie van de behandelend ambtenaar van het cluster P&O (aangewezen als deelbudgethouder bestuurlijke uitgaven);

• ·

  aanwezigheid van alle bescheiden, vaststellen of de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze bescheiden zijn gestaafd;

• ·

  naleving van de declaratieregeling voor wat betreft de soorten kosten en eventueel genoemde normbedragen;

• ·

  tijdige indiening van de declaratie.

Artikel 22

Termijn i ndienen van de declaratie

• ·

  uitgaven die met de creditcard zijn gedaan worden achteraf verantwoord op het declaratieformulier burgemeester en wethouders uiterlijk zes weken nadat deze uitgaven zijn gedaan.

• ·

  bij declaratie van uitgaven die meer dan drie maanden eerder zijn gedaan dan het moment van declaratie wordt een korting op de uitbetaling toegepast van 10% van het gedeclareerde bedrag. In voorkomende gevallen kan men hiervan afwijken indien een plausibele reden voor de late indiening bestaat en dit vermeld is op het declaratieformulier.

Artikel 23

Afhandelen van de declaratie

De behandelend ambtenaar van het cluster P&O (aangewezen als deelbudgethouder bestuurlijke uitgaven) controleert de declaratie integraal op:

• ·

  volledig invullen van het formulier

• ·

  tijdige indiening van de declaratie

• ·

  juiste omrekening van vreemde valuta en

• ·

  rekenkundige juistheid

Daarnaast toetst de behandelend ambtenaar van het cluster P&O door een deelwaarneming de volgende aspecten:

• ·

  aanwezigheid van alle bescheiden, vaststellen of de gedeclareerde uitgaven adequaat door deze bescheiden zijn gestaafd;

• ·

  naleving van de betreffende rechtspositiebesluiten, -regelingen en ministeriële regelingen;

• ·

  naleving van de declaratieregeling voor wat betreft de soorten kosten en eventueel genoemde normbedragen;

• ·

  onvolkomenheden in bovengenoemde aspecten kunnen leiden tot vertraging in de uitbetaling en in het uiterste geval tot het niet in behandeling nemen van de declaratie. De behandelend ambtenaar van het cluster P&O retourneert de declaratie in dat geval aan het collegelid dat de declaratie heeft ingediend;

• ·

  als aan bovenstaande aspecten is voldaan, betaalt het cluster Financiële Administratie en of het cluster P & O de declaratie uit. Declaraties worden niet per kas uitbetaald.

Artikel 24

Afwikkeling van facturen inzake onder deze regeling getroffen voorzieningen

Als de kosten van onder deze regeling getroffen voorzieningen door de gemeente Heusden worden voldaan door betaling op factuur, zijn daarop dezelfde voorschriften van toepassing als voor de afwikkeling van andere facturen en tevens dezelfde voorschriften inzake goedkeuring als voor uitbetaling op declaratie gelden.

Artikel 25

Ingangsdatum regeling

Deze regeling treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 maart 2016 en blijft van kracht tot deze door een andere declaratieregeling is vervangen.

Deze regeling vervangt de voorgaande regeling van 15 december 2009.

Vlijmen, 22 maart 2016

Burgemeester en wethouders voornoemd,

de burgemeester, de secretaris,

drs. J. Hamming mr. J.A.T.J. van der Ven

declaratieformulier burgemeester en wethouders