Privacyreglement gemeente Heusden 2018

Het college van Heusden,

BESLUIT:

vast te stellen het navolgende:

Privacyreglement gemeente Heusden 2018

In dit reglement laat gemeente Heusden zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Gemeenten hebben de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Gemeenten zijn verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied van basisadministraties, openbare orde en veiligheid, en het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van gemeenten. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening; de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacyrechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in het privacyreglement gebruikt.

AP

De Autoriteit Persoonsgegevens, op grond van de AVG bevoegd om toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig het bij en krachtens de Wet bepaalde (voorheen: College bescherming persoonsgegevens).

AVG

Algemene Verordening Gegevensbescherming, VERORDENING (EU) 2016/679 VAN HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD, betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.

Betrokkene

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Dataminimalisatie

Alleen de informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke taken wordt opgeslagen.

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

Het college van burgemeester en wethouders benoemt een functionaris voor de gegevensbescherming, zoals bedoeld in de AVG, die belast is met toezicht op het privacy- en beveiligingsbeleid van de gemeente.

Persoonsgegevens

Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Pseudonimiseren

Een procedure waarmee identificerende gegevens met behulp van een bepaald algoritme in een dataset worden vervangen door versleutelde gegevens (het pseudoniem).

Tracking

Het volgen van mobiele datadragers zoals telefoons, bijvoorbeeld door Wifi- of bluetooth apparatuur waarbij (persoons)gegevens worden verzameld uit die datadragers.

Verwerker 

De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Verwerking

Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

Verwerkingsverantwoordelijke

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals bedoeld in de AVG, is het college van burgemeester en wethouders, respectievelijk de burgemeester.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door alle bestuursorganen van de gemeente. Oftewel: voor alle verwerkingen die namens de gemeente plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De bestuursorganen van de gemeente zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de gemeente worden uitgevoerd. De bestuursorganen van de gemeente zijn onder andere de burgemeester, het college van Burgemeester en Wethouders (college van B&W) en de Raad.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen.

 

In de AVG valt onder een verwerking:

• -

  verzamelen, vastleggen en ordenen;

• -

  bewaren, bijwerken en wijzigen;

• -

  opvragen, raadplegen, gebruiken;

• -

  verstrekken door middel van doorzending;

• -

  verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen;

• -

  samenbrengen, met elkaar in verband brengen;

• -

  afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

4.1 Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Jeugdwet, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

4.2 Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

• -

  om een verplichting na te komen die in de wet staat;

• -

  voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was;

• -

  om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;

• -

  voor de goede vervulling van de gemeentelijke taak;

• -

  wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking.

4.3 Wijze van verwerking

De gemeente zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt de gemeente alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de gemeente dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

4.4 Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

De gemeente geeft alleen persoonsgegevens door aan een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie op grond van goedgekeurde afspraken door de Europese Commissie.

5. Transparantie en communicatie 5.1 Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet Open Overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

5.2 Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de gemeente altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

5.3 Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

De gemeente informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de gemeente geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de gemeente met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de gemeente persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

5.4 Verwijdering

De gemeente bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van gemeentelijke taken, of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

5.5 Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• -

  recht op informatie: betrokkenen hebben het recht om aan de gemeente te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt;

• -

  inzagerecht: betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt;

• -

  correctierecht: als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de gemeente om dit te corrigeren;

• -

  recht van verzet: betrokkenen hebben het recht aan de gemeente te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken;

• -

  recht om vergeten te worden: in gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen;

• -

  recht op bezwaar: betrokkenen hebben het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De gemeente zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

5.6 Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De gemeente heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de gemeente laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de gemeente, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de gemeente aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Geautomatiseerde verwerkingen 6.1 Profilering (Artikel 22, AVG)

Gemeente Heusden maakt geen gebruik van profilering.

6.2 Big data onderzoek en tracking

Gemeente Heusden maakt gebruik van big data en tracking. Dit doen wij onder de volgende voorwaarden:

• -

  gegevens in big data en tracking mogen alleen worden verzameld, opgeslagen en gedeeld, als ze niet herleidbaar zijn tot een persoon en worden alleen verzameld voor onderzoek dat door of namens gemeente wordt uitgevoerd;

• -

  voor big data en tracking wordt uitsluitend gebruik gemaakt van brongegevens die door daartoe geautoriseerde personen zijn verzameld;

• -

  brongegevens die gebruikt worden voor big data toepassingen worden omgezet tot een dataset die geen persoonsgegevens bevat en dus geanonimiseerd is;

• -

  met big data wordt alleen ethisch verantwoord onderzoek uitgevoerd;

• -

  indien het noodzakelijk is om van bullet 3 af te wijken wordt vooraf toestemming aangevraagd bij de functionaris gegevensbescherming die de aanvraag zal beoordelen in het kader van de wet en doelmatigheid. Alleen bij een goedgekeurde aanvraag mogen de gegevens gepseudonimiseerd in plaats van geanonimiseerd worden;

• -

  onderzoek aan de hand van de dataset als bedoeld onder bullet 3, mag alleen door andere dan de onder bullet 2 bedoelde geautoriseerde personen worden uitgevoerd.

6.3 Inzet van camera’s

Gemeente Heusden maakt gebruik van cameratoezicht onder de volgende voorwaarden:

• -

  cameratoezicht in de openbare ruimte of waarbij de openbare ruimte geheel of gedeeltelijk inbeeld wordt gebracht ten behoeve van de openbare orde of veiligheid vindt alleen door of namens de gemeente plaats, na een daartoe strekkend besluit van het college van burgemeester en wethouders;

• -

  camerabewaking kan tevens door particuliere bedrijven worden uitgeoefend onder voorwaarde dat indien er camera’s in de openbare ruimte worden geplaatst dan wel delen van de openbare ruimte in beeld worden gebracht, er een daartoe strekkend besluit door of namens het college van burgemeester en wethouders is genomen en er een convenant met de verantwoordelijke is gesloten voorafgaande aan de verwerking;

• -

  het convenant zoals bedoeld in het tweede bullet gaat in ieder geval in op:

• >

  de grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens;

• >

  het verzamel- en verwerkingsdoel;

• >

  de bewaartermijn;

  de organisatorische en technische maatregelen die worden getroffen tegen verlies of onrechtmatige verwerking;

• >

  de wijze waarop voldaan wordt aan de meldplicht datalekken.

• -

  bij inzet van camera’s voor andere gemeentelijke doeleinden dient voorafgaand aan deze inzet advies te worden gevraagd aan de functionaris voor de gegevensbescherming.

• -

  voor de autorisatie tot en het gebruik van camerabeelden is een protocol opgesteld.

6.4 Open data

Hergebruik van gegevens zoals bedoeld in de Wet hergebruik van overheidsgegevens via het aanbieden van open data door de gemeente gebeurt met inachtneming van de AVG en dit reglement. Een openbare dataset bevat geen gegevens die herleidbaar zijn naar een persoon.

6.5 Gebruik van elektronische chip

De gemeente kan voor specifieke doeleinden elektronische chips gebruiken voor het identificeren van een object en het gebruik ervan. Hierbij worden de volgende regels gehanteerd:

• -

  bij inzet van chips is voorafgaand hieraan goedkeuring van het college gegeven;

• -

  voor de autorisatie tot het gebruik van elektronische chips en hieraan verbonden gegevens is een protocol vastgesteld.

7. Plichten van de gemeente

7.1 Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

De gemeente is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de gemeente de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• -

  de naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

• -

  de doelen van de verwerking;

• -

  een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

• -

  een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

• -

  een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een ander land of internationale organisatie;

• -

  de termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

• -

  een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

7.2 Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De gemeente voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

7.3 Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De gemeente heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon van het AP. Het is niet de bedoeling dat de functionaris de taken op het gebied van bescherming van de privacy van de clusters overneemt. De clusters hebben hun eigen verantwoordelijkheid in het goed omgaan met privacygevoelige gegevens. Een verwerking van persoonsgegevens wordt eerst aan de FG gemeld voordat de verwerking begint. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en de gemeentelijke richtlijnen op het gebied van privacy.

Voor vragen over privacy of over deze toelichting kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming van gemeente Heusden via het mailadres: info@heusden.nl

7.4 Meldplicht datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de gemeente dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de gemeente dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

7.5 Intern toezicht

Binnen de organisatie wordt toezicht gehouden op de rechtmatigheid van de gegevensverwerking. Een gegevensverwerking is rechtmatig als deze voldoet aan de eisen die de AVG, sectorspecifieke wetgeving en/of een (eventuele) Gedragscode stelt.

Afsluiting

Als de gemeente een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de gemeente worden behandeld door de functionaris gegevensbescherming. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de gemeente. Komt u er samen met de gemeente niet uit, dan kunt u naar de rechter gaan.

In het geval van specifiek privacy projecten/ doelen, zoals Afvalgegevens en Sociaal domein, wordt daarvoor een addendum aan dit reglement toegevoegd.

Dit reglement treedt een dag na bekendmaking ervan in werking.

Aldus besloten in de vergadering van het college van Heusden op 20 maart 2018,

Het college ven Heusden,

de secretaris, mr. H.J.M. Timmermans

de wnd. burgemeester, drs. R.H. Augusteijn