Verordening voor de raadscommissies en raadsinformatiebijeenkomsten van de gemeente Hilvarenbeek 2011

1 De raad stelt de volgende raadscommissies in:a. Ruimteb. Samenleving.

2 De raadscommissie Ruimte adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: grondzaken en gemeentelijk vastgoed, verkeer en vervoer, openbare werken, ruimtelijke ordening, volkshuisvesting, natuur en landschap, welstand en monumentenzorg, milieu en afval, landinrichting, reconstructie en bouwzaken.

3 De raadscommissie Samenleving adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen: onderwijs, WMO, zorg en welzijn, sociale zaken, arbeidsvoorziening, kunst en cultuur, biodiversiteit en klimaatbeleid, mondiale bewustwording en vluchtelingen; algemeen bestuur en coördinatie, openbare orde en veiligheid, rampenbestrijding, handhaving, communicatie en promotie, evenementen, juridische -, facilitaire – en publiekszaken, informatie en archiefzorg, internationale zaken, intergemeentelijke samenwerking, financiën, planning en control, economische zaken, toerisme en recreatie, informatisering en automatisering.

4 Indien een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, wordt in beginsel een gezamenlijke vergadering belegd. Dit wordt door het presidium bepaald.

5 Indien een gezamenlijke vergadering van raadscommissies wordt belegd, vervult de voorzitter van de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, de taken van de voorzitter.

1 Omtrent alle zaken die aan de gemeenteraad worden voorgelegd wordt door de commissies advies en bijstand verleend aan de raad.

2 Bij het advies let een commissie er op dat er genoeg informatie is om te kunnen besluiten en adviseert de raad over of een besluit een bespreekstuk of hamerstuk moet zijn en of een voorstel rijp is voor besluitvorming.

3 Voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur, als het presidium zulk een agendapunt op de agenda van een raadscommissie zet.

1 Een raadscommissie bestaat uit ten minste één en maximaal vier leden per fractie, waarvan ten minste een lid ook raadslid dient te zijn voor de betreffende fractie.

2 De in het eerste lid genoemde leden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

3 De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een lid van een raadscommissie, niet zijnde raadslid.

4 Commissieleden kunnen elkaar vervangen in een andere commissie dan waar zij in zijn benoemd.

5 Per agendapunt van een commissievergadering mogen maximaal twee leden per raadsfractie deelnemen aan de beraadslagingen.

1 De voorzitter wordt door de gemeenteraad uit zijn midden benoemd.

2 Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door de plaatsvervangend (technisch) voorzitter.

3 De plaatsvervangend voorzitter wordt benoemd door de raad. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangend voorzitter.

4 De raad kan ten alle tijden wijziging aanbrengen in de aanwijzing van de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter.

5 De voorzitter is belast met:a. het leiden van de vergadering;b. het handhaven van de orde;c. het doen naleven van deze verordening;d. hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

6 Diegene die de hoedanigheid van raadslid, of een van de andere vereisten uit de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet, verliest, houdt van rechtswege op voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van de commissie te zijn.

1 De leden, voorzitters en plaatsvervangend voorzitters van een raadscommissie worden benoemd voor de zittingsperiode van de raad.

2 Een lid houdt op lid te zijn van een raadscommissie indien zij niet meer voldoen aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

3 Een lid, voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie kan op eigen verzoek ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

4 De raad is bevoegd om aan een lid tussentijds ontslag te verlenen in het geval dit heeft opgehouden zijn vertrouwen te bezitten.

5 De fractie van het ontslagen lid wordt in de gelegenheid gesteld een ander lid, voor benoeming in de commissie voor te dragen. De raad benoemt het vervangende lid, met inachtnemening van het bepaalde in artikel 4.

1 De griffier, of een griffiemedewerker door de raad aan te wijzen, vervult de taak van griffier voor een raadscommissie.

2 De commissiegriffier is in iedere vergadering aanwezig.

3 Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt hij vervangen door een daartoe door de griffier aangewezen medewerker van de griffie of ambtenaar.

4 De griffier kan in iedere vergadering aanwezig zijn.

1 Het presidium kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

2 Het uitgenodigde lid of de uitgenodigde leden van het college kunnen zich te allen tijde doen vergezellen door ambtelijke adviseurs.

1 Informatieavonden worden zo vaak gehouden als het presidium nodig acht.

2 Informatieavonden worden te alle tijden op donderdagavond gehouden.

3 De donderdagavonden in de week voorafgaand en na de commissievergadering kunnen worden benut voor informatieavonden.

4 Een informatieavond start tussen 19:00 en 20:00 uur.

5 Het presidium kan bepalen dat een informatieavond op een andere locatie in de gemeente wordt gehouden dan in het gemeentehuis.

1 Het doel van een informatironde is om bij majeure onderwerpen meer informatie te verwerven van verschillende betrokken partijen. Het is een beeldvormende bijeenkomst.

2 Een informatieronde is nadrukkelijk niet bedoeld voor politieke doeleinden, alleen het verwerven van informatie mag het doel zijn van zo een bijeenkomst.

3 Voor een informatieronde kunnen leden van het college, de burgemeester, ambtenaren, belanghebbenden en deskundigen worden uitgenodigd.

4 Een informatieronde kan nooit in beslotenheid plaatsvinden, wel kan een beperkt aantal mensen worden toegelaten tot de vergaderruimte.

5 De hoofdstukken 1,2, 3, 7 en 8 alsmede de artikelen 5 en 7 van deze verordening zijn van overeenkomstige toepassing op de raadsinformatieronde.

1 Uiterlijk twee weken voor een informatieronde roept de griffier de commissieleden schriftelijk op, vergezeld van een agenda.

2 Het presidium bepaalt welke deelnemers worden uitgenodigd voor een informatieavond en worden uiterlijk twee weken van tevoren uitgenodigd.

1 De leden van de raadscommissie waaronder het te behandelen onderwerp valt kunnen deelnemen aan de beraadslagingen.

2 Tevens kunnen alle raadsleden deelnemen aan een informatieronde.

3 Per fractie mogen twee personen deelnemen aan de beraadslagingen.

4 Een informatieronde wordt voorgezeten door de voorzitter of plaatsvervangend voorzitter van de commissie waaronder het onderwerp valt.

1 De advieslijst van een besloten vergadering wordt niet rondgedeeld, maar ligt uitsluitend voor de leden en raadsleden ter inzage bij de griffier.

2 Deze advieslijst wordt zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een beslissing over het al dan niet openbaar maken van dit verslag. Het vastgestelde verslag wordt door de voorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

1 Voor de afloop van de besloten vergadering beslist de raadscommissie overeenkomstig artikel 86, eerste lid, van de Gemeentewet of omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde geheimhouding zal gelden. De raadscommissie kan besluiten de geheimhouding op te heffen. Artikel 22 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing.

2 Van de stukken waarvoor geheimhouding geldt wordt door de griffier een register bijgehouden.

3 Raadsleden kunnen inzicht krijgen in de stukken die onder geheimhouding zijn besproken in een commissie, als bedoeld in artikel 82 eerste lid Gemeentewet, tenzij die strijdig is met de openbare orde.

1 De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

2 Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen.

1 Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2012, op welk moment het statuut voor de raadscommissies 2002 vastgesteld op 28 maart 2002 wordt ingetrokken.

2 Met de inwerkingtreding van deze verordening worden de raadscommissies Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting, Openbare Werken en Milieu, Welzijn en Algemene Beleidszaken en Financiën als ingesteld op 12 en 22 april 2010, opgeheven.

1 De leden van de raadscommissies die bestaan tot het moment van inwerkingtreding van deze verordening worden geacht te zijn benoemd als leden van de nieuwe raadscommissies tot dat de raadsfracties de definitieve samenstelling van de nieuwe commissies rond hebben.

2 De leden van de commissies Ruimtelijke Ordening en Volkshuisvesting en Openbare Werken en Milieu worden geacht benoemd te zijn in de commissie Ruimte. De leden van de commissies Welzijn en Algemene Beleidszaken en Financiën worden geacht benoemd te zijn in de commissie Samenleving.

3 Voor de voorzitters en plaatsvervangend voorzitters geldt een overeenkomstige regeling.