Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Hilvarenbeek 2011

1 De vergaderingen van de raad vinden in de regel plaats op donderdagen door het presidium bepaalt. De vergaderingen vangen aan om 19.30 uur en worden gehouden in het gemeentehuis. De raad vergadert zo vaak als hij dit nodig acht.

2 De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het presidium.

1 De voorzitter zendt ten minste 7 dagen voor een vergadering de leden van de raad een schriftelijke oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering.

2 De voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de schriftelijke oproep aan de leden van de raad verzonden.

3 Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 9, tweede lid van dit reglement, worden deze agenda en de daarbij horende stukken met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid van de Gemeentewet bedoelde stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden van de raad gezonden.

4 In spoedeisende gevallen kan van de termijn in het vorige lid worden afgeweken. 

1 Voordat de schriftelijke oproep wordt verzonden, stelt het presidium de voorlopige agenda van de vergadering vast.

2 In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen.

3 Bij aanvang van de vergadering stelt de raad de agenda vast. Op voorstel van een lid van de raad of de voorzitter kan de raad de volgorde van behandeling van de agendapunten wijzigen of agendapunten afvoeren.

4 Wanneer de raad een onderwerp onvoldoende voor de openbare beraadslaging voorbereid acht, kan hij het onderwerp verwijzen naar een commissie of aan het college nadere inlichtingen of advies vragen.

1 Het presidium kan een of meer wethouders uitnodigen om in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

2 Indien een wethouder bij een raadsvergadering aanwezig wil zijn en wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe voor de vaststelling van de voorlopige agenda een verzoek aan de voorzitter.

3 Voor de verzending van de schriftelijke oproep beslist het presidium op het verzoek.

1 Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep voor een ieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. De voorzitter maakt van de terinzagelegging melding in de openbare kennisgeving als bedoeld in artikel 12. Indien na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk in een openbare kennisgeving.

2 Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.

3 Indien omtrent stukken op grond van artikel 25, eerste of tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad inzage.

1 De vergadering wordt door aankondiging op de gemeentelijke voorlichtingspagina in een plaatselijk huis-aan-huisblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en zo mogelijk door plaatsing op de gemeentelijke internetsite ter openbare kennis gebracht.

2 2 De openbare kennisgeving vermeldt:a de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering;b de wijze en tijdstippen waarop en de plaats waar een ieder de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien;c de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 19;d de agendapunten van de vergadering.

1 De leden plaatsen in de volgorde, waarin zij ter vergadering komen hun handtekening op de daarvoor bestemde presentielijst.

2 Een lid, dat bij het begin van de vergadering niet aanwezig is, tekent de presentielijst zodra hij ter vergadering komt.

3 Een lid dat voor de sluiting de vergadering verlaat geeft hiervan kennis aan de voorzitter.

4 Aan het einde van elke vergadering wordt de presentielijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld.

1 De voorzitter, de leden van de raad en de griffier hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg met het presidium bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen.

2 Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het presidium.

3 De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor de wethouders, gemeentesecretaris en overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd.

1 De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien het daarvoor door de wet vereiste aantal leden blijkens de presentielijst aanwezig is.

2 Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet.

1 Na de opening van de vergadering en vóór de behandeling van het agendapunt “Ingekomen stukken en mededelingen” wordt bij het agendapunt “Spreekrecht voor het publiek” de gelegenheid voor het publiek geboden om gedurende maximaal 30 minuten het woord te voeren over geagendeerde onderwerpen.

2 Het woord kan niet gevoerd worden:a over een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter open staat of heeft opengestaan;b over benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;c indien een klacht op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend;d over het agendapunt “ingekomen stukken”.

3 Degene, die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor de aanvang van de vergadering aan de griffier. Hij vermeldt daarbij zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wil voeren.

4 De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van voornoemde volgorde afwijken, indien dit in het belang is van de orde van de vergadering.

5 Elke spreker krijgt maximaal drie minuten het woord. De voorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan tien sprekers zijn. De voorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd.

6 De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter of een lid van de raad doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van degene, die van het spreekrecht gebruik maakt.

1 De ontwerp-besluitenlijst van de voorgaande vergadering wordt, zo mogelijk, aan de leden van de raad toegezonden gelijktijdig met de schriftelijke oproep. De ontwerp-besluitenlijst wordt gelijktijdig aan de overige personen die het woord gevoerd hebben, toegezonden.

2 Bij het begin van de vergadering worden, zoveel mogelijk, de besluitenlijst van de vorige vergadering vastgesteld.

3 De leden, de voorzitter, de wethouders, de griffier en de secretaris hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevatten of niet duidelijk weergeven hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient ten minste 24 uur voor de betreffende vergadering schriftelijk bij de griffier te worden ingediend.

4 Ter beoordeling van de voorzitter kan met het oog op het eenvoudige karakter van een verandering met een mondeling wijzigingsvoorstel ter vergadering worden volstaan.

5 Indien de vergadering de gevraagde verandering aanvaardt, worden de veranderingen aangebracht door deze op te nemen in de besluitenlijst van de vergadering, waarin het besluit hiertoe wordt genomen.

6 De besluitenlijst moeten inhouden:a de namen van de voorzitter, de griffier, de secretaris, de wethouders en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die met en zonder kennisgeving afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;b een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;c het genomen besluit, inclusief aangenomen moties en amendementen;d een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden en/of fracties die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden;e indien over een voorstel geen stemming is gehouden, de namen van de leden en/of fracties die verklaard hebben dat zij geacht wensen te worden te hebben tegengestemd;f de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties en amendementen en subamendementen;g bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 30 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

7 De besluitenlijst wordt opgesteld onder de zorg van de griffier.

8 De vastgestelde besluitenlijst worden door de voorzitter en de griffier ondertekend.

1 Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van de raad toegezonden en ter inzage gelegd en bevat de stukken, die sinds de laatstgehouden vergadering aan de raad zijn gericht of naar het oordeel van het college voor de raad van belang zijn.

2 Over de ingekomen stukken en mededelingen wordt niet beraadslaagd, behoudens in het geval dat het bepaalde in artikel 44, lid 4 van toepassing is. Korte informatieve vragen en opmerkingen daarover kunnen door de voorzitter worden toegestaan.

3 Na de vaststelling van de besluitenlijst stelt de raad op voorstel van het presidium de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

1 De leden van de raad en overige aanwezigen spreken vanaf hun plaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter.

2 Bij bijzondere gelegenheden kan de voorzitter bepalen dat de leden van de raad en de overige aanwezigen vanaf een andere plaats spreken.

1 Een lid van de raad voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

2 De volgorde van sprekers kan worden gewijzigd, wanneer een lid van de raad het woord vraagt over de orde van de vergadering.

1 De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.

2 Elke spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten.

3 Een lid mag in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

4 Het derde lid is niet van toepassing op:a de rapporteur van een commissie;b het lid dat een (sub)amendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend, voor wat betreft dat amendement, die motie of dat voorstel. 

5 Bij de bepaling hoeveel malen een lid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde dan wel het maken van een interruptie.

6 Indien de voorzitter van mening is dat een voorstel genoegzaam is besproken, sluit hij de beraadslaging.

1 Een lid van de raad kan een voorstel doen over de spreektijd van de leden en de overige aanwezigen.

2 Een voorstel betreffende de spreektijd wordt zonder beraadslaging direct in stemming gebracht.

3 Zodra de voor de spreker gestelde spreektijd is verstreken, is deze gehouden op uitnodiging van de voorzitter onverwijld de rede te beëindigen.

4 Het presidium kan voorstellen spreektijden in te voeren voor de eerste en tweede termijn, voorafgaand aan een raadsvergadering, per fractie en voor de beantwoording van het college bij bepaalde agendapunten indien het presidium dat nodig acht.

5 Bij de vaststelling van de definitieve agenda kan een raadslid de gegeven spreektijd ter discussie stellen. De raad beslist over het wel of niet veranderen van de spreektijd.  

1 Een spreker mag in zijn rede niet worden gestoord, tenzija. de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement te herinneren.b. een lid van de raad hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden.

2 Indien een spreker, zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering, waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen.

3 De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en - indien na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord - de vergadering sluiten.

1 De raad kan op voorstel van de voorzitter of een lid van de raad beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. 

2 Op verzoek van een lid van de raad of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden van de raad de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is.

3 Over agendapunten die door het presidium de status van hamerstuk hebben gekregen, wordt niet beraadslaagd, tenzij tussen de vaststelling door het presidium en de raadsvergadering zich ontwikkelingen hebben voor gedaan die het nodig maken alsnog over deze agendapunten te beraadslagen. De raad beslist terzake op voorstel van de voorzitter.

4 De voorzitter kan interrupties toelaten. Deze dienen te bestaan uit korte opmerkingen of vragen zonder inleiding.

1 De raad kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige leden van de raad, de wethouder, de secretaris, de griffier of de voorzitter deelnemen aan de beraadslaging.

2 Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter of één der leden van de raad genomen alvorens met de beraadslaging ten aanzien van het aan de orde zijnde agendapunt een aanvang wordt genomen.

1 Wanneer de voorzitter vaststelt, dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, sluit hij de beraadslaging, tenzij de raad anders beslist.

2 Nadat de beraadslaging is gesloten, vindt -na een stemming over eventuele (sub)amendementen- de stemming plaats over het voorstel, zoals het dan luidt, in zijn geheel, tenzij geen stemming wordt gevraagd.

3 Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel over de te nemen eindbeslissing.

1 De voorzitter vraagt, of stemming wordt verlangd. Indien geen stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

2 Wordt over een voorstel gestemd, dan geschiedt dit in beginsel door handopsteken. Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem uit te brengen.

1 In afwijking van artikel 32 eerste lid, vindt hoofdelijke stemming plaats indien een lid daar om vraagt.

2 De voorzitter (of de griffier) roept de leden van de raad bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het lid dat daarvoor overeenkomstig artikel 20 is aangewezen. Vervolgens geschiedt de oproeping naar de volgorde van de presentielijst.

3 Bij hoofdelijke stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem uit te brengen.

4 De leden brengen hun stem uit door het woord ‘voor’ of ‘tegen’ uit te spreken, zonder enige toevoeging.

5 Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij deze vergissing nog herstellen voordat het volgende lid gestemd heeft. Bemerkt het lid zijn vergissing pas later, dan kan hij nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt wel aantekening vragen dat hij zich heeft vergist; in de uitslag van de stemming brengt dit echter geen verandering.

6 De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mede, met vermelding van het aantal voor en tegen uitgebrachte stemmen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit.

1 Indien een amendement op een aanhangig voorstel is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd.

2 Indien op een amendement een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement.

3 Indien twee of meer amendementen of subamendementen op een aanhangig voorstel zijn ingediend, bepaalt de voorzitter de volgorde waarin hierover zal worden gestemd. Daarbij geldt de regel, dat het meest verstrekkende amendement of subamendement het eerst in stemming wordt gebracht.

4 Indien aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie gestemd en vervolgens over het voorstel.

1 Wanneer een stemming over personen voor het doen van een voordracht of het opstellen van een voordracht of aanbeveling moet plaatshebben, benoemt de voorzitter 2 leden tot stembureau, bijgestaan door de griffier.

2 Ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet op grond van de Gemeentewet van stemming moet onthouden is verplicht een stembriefje in te leveren. De stembriefjes dienen identiek te zijn.

3 Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van de voorzitter beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.

4 De stembriefjes moeten gesloten en ongetekend aan de voorzitter ter hand worden gesteld overeenkomstig de door deze daarvoor vastgestelde wijze.

5 De voorzitter onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal leden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden.

6 Voor het bepalen van de volstrekte meerderheid als bedoeld in artikel 30 van de Gemeentewet worden geacht geen stem te hebben uitgebracht die leden die geen behoorlijk stembriefje hebben ingeleverd. Onder een niet behoorlijk ingevuld stembriefje wordt verstaan:a een blanco ingevuld stembriefje;b een ondertekend stembriefje;c een stembriefje waarop meer dan één naam is vermeld, tenzij de stemming verschillende vacatures betreft;d een stembriefje waarbij, indien het een benoeming op voordracht betreft, op een persoon wordt gestemd die niet is voorgedragen;e een stembriefje waarbij op een andere persoon wordt gestemd dan die waartoe de stemming is beperkt. 

7 De inhoud van elk stembriefje wordt door het eerst benoemde lid van het stembureau met luide stem opgelezen en door het tweede lid en de griffier opgetekend.

8 In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van de voorzitter.

9 Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes onmiddellijk na vaststelling van de uitslag vernietigd.

1 Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede vrije stemming overgegaan.

2 Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een derde stemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede vrije stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij de tweede stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming zal plaatshebben.

3 Indien bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot. Van staken van stemmen is sprake indien al de geldig uitgebrachte stemmen over twee of meer personen gelijkelijk zijn verdeeld.

1 Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven.

2 Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en omgeschud.

3 Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen.