Verordening op de behandeling van klachten gemeente Hilvarenbeek 2010

1 Een ieder heeft het recht om over de wijze waarop het betreffende bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen een klacht in te dienen bij dat bestuursorgaan.

2 Een gedraging van de personen als bedoeld in artikel 1.1 onder d wordt toegerekend aan het betreffende bestuursorgaan.

3 Het bestuursorgaan draagt zorg voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten.

4 Mondelinge klachten worden in principe mondeling afgedaan. Wordt de klacht niet tot tevredenheid van klager afgedaan, dan wordt de klager op de mogelijkheid gewezen van schriftelijke klachtbehandeling.

5 Zodra naar tevredenheid van klager aan zijn klacht is tegemoet gekomen, vervalt de verplichting tot verdere behandeling van de klacht. Bij een schriftelijke klacht wordt dit schriftelijk aan de klager en aan degene over wie werd geklaagd bevestigd.

1 Een klacht kan schriftelijk met behulp van een door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld formulier worden ingediend bij de klachtencoördinator.

2 De klacht dient bij voorkeur zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen één jaar nadat de gedraging heeft plaatsgevonden, te worden ingediend.

3 De klacht dient schriftelijk en ondertekend te worden ingediend en bevat:

a. de naam en het adres van de indiener;

b. de dagtekening;

c. een omschrijving van de gedraging waarop de klacht zich richt;

d. de datum waarop de beklaagde gedraging heeft plaatsgevonden of de klacht is ontstaan;

e. de vermelding van het bestuursorgaan of de naam van de medewerker tegen wie de klacht is gericht;

f. de reden van de klacht.

1 De klachtencoördinator registreert de klacht en legt deze voor aan degene die op grond van artikel 2.4 bevoegd is de klacht te behandelen.

2 Indien de klager daar nadrukkelijk om verzoekt wordt een mondeling ingediende klacht door de klachtencoördinator op schrift gesteld. Wanneer de klager instemt met de formulering ondertekent hij dit afschrift.

3 De op schrift gestelde klacht als bedoeld in lid 2 wordt behandeld als een schriftelijk ingediende klacht.

1 De klachtencoördinator bevestigt namens het betreffende bestuursorgaan de ontvangst van een klacht schriftelijk aan de klager.

2 In de ontvangstbevestiging wordt vermeld wie de klacht behandelt en over het vervolg van de klachtenbehandeling.

3 De klachtencoördinator zendt degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft een afschrift van de klacht, de daarbij behorende stukken en de ontvangstbevestiging van de klacht toe.

1 Een klacht wordt behandeld door:

a. een afdelingsmanager indien het een gedraging van een medewerker van diens afdeling betreft;

b. de gemeentesecretaris indien het een gedraging van een afdelingsmanager betreft;

c. de burgemeester indien het een gedraging van de gemeentesecretaris betreft;

d. de burgemeester indien het (een lid van) de gemeenteraad, (een lid van) een raadscommissie of van een wethouder of het college van burgemeester en wethouders betreft;

e. de loco-burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft.

2 Indien de op grond van lid 1, sub a tot en met c aangewezen klachtbehandelaar bij de gedraging waarop de klacht betrekking heeft betrokken is geweest, wijzen burgemeester en wethouders een andere klachtenbehandelaar aan. Indien er een klacht tegen de klachtencoördinator wordt ingediend, wordt deze behandeld door diens afdelingsmanager.

1 Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien naar het oordeel van de klachtencoördinator:

a. niet is voldaan aan de vereisten in artikel 2.1 en klager de voor de behandeling vereiste gegevens niet binnen veertien dagen heeft verstrekt nadat hij op deze tekortkoming is gewezen;

b. deze een gedraging betreft die reeds eerder met inachtneming van deze verordening is behandeld;

c. het belang van de klager of het gewicht van de gedraging kennelijk onvoldoende is;

d. ten aanzien van de gedraging voor klager een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening openstaat of heeft opengestaan en hij daarvan geen gebruik heeft gemaakt;

e. ten aanzien van de gedraging anders dan ingevolge een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening door een rechterlijke instantie uitspraak is gedaan.

2 Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht door de klachtencoördinator schriftelijk in kennis gesteld onder vermelding van de redenen daarvan.

3 Degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft ontvangt een afschrift van deze schriftelijke inkennisstelling.

1 De klachtbehandelaar stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid om te worden gehoord.

2 Ter voorbereiding van de hoorzitting verricht de klachtencoördinator de volgende activiteiten:

a. het toezenden van een uitnodiging aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft;

b. het samenstellen van een dossier;

c. het in de gelegenheid stellen van de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft om aanvullende stukken in te dienen.

3 Het horen vindt plaats in gezamenlijke aanwezigheid van de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, tenzij een van de partijen zich tegen horen in elkaars aanwezigheid verzet.

4 Het horen vindt in beginsel in beslotenheid plaats, tenzij alle betrokken partijen geen bezwaar hebben tegen openbaarheid.

5 Partijen ter hoorzitting kunnen zich tijdens het horen laten bijstaan door een gemachtigde.

6 De klachtencoördinator stelt een verslag van de hoorzitting op.

7 Van deze procedure van hoor en wederhoor kan worden afgezien indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

1 De klachtbehandelaar brengt advies uit aan het betrokken bestuursorgaan. Bij dit advies is het verslag van de hoorzitting gevoegd.

2 Het bestuursorgaan neemt op basis van het uitgebracht advies binnen zes weken na ontvangst van de klacht een beslissing.

3 Indien het bestuursorgaan niet akkoord gaat met het advies van de klachtbehandelaar, motiveert het bestuursorgaan in zijn beslissing waarom het advies niet wordt gevolgd.

4 Het bestuursorgaan stelt de klager en degene tegen wie de klacht is gericht schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de beslissing op de klacht alsmede van de eventuele conclusies die er aan verbonden zijn.

5 Het bestuursorgaan geeft in de beslissing aan dat klager zijn klacht kan voorleggen aan de Ombudscommissie wanneer hij het niet eens is met zijn beslissing.

6 Indien de klacht niet redelijkerwijs binnen een termijn van zes weken kan worden afgedaan, is het mogelijk om de afdoening voor ten hoogste vier weken te verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk onder vermelding van de reden mededeling gedaan aan de klager en aan degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.

1 De burgemeester doet jaarlijks verslag van de in het afgelopen jaar ingediende klachten en de wijze van afdoening.

2 Het jaarverslag wordt opgesteld door de klachtencoördinator. In dit verslag worden geen privacygevoelige gegevens opgenomen.

3 Het jaarverslag wordt – zo nodig voorzien van beleidsmatige aanbevelingen – ter kennisname voorgelegd aan de raad en aan de Ondernemingsraad.

1 Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie van deze verordening.

2 De “Verordening klachten gedragingen organen, voorzitters en leden daarvan en ambtenaren van de gemeente Hilvarenbeek 1999” vervalt op de dag na publicatie van deze verordening.