Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent budgethouderschap Regeling budgethouderschap gemeente Hoeksche Waard 2019

Artikel 3. Algemene regels budgethouderschap

• 1. Degene aan wie het taakveld of project wordt toegewezen is budgethouder en budgetverantwoordelijke.

• 2. De budgethouder is verantwoordelijk dat de in de Regeling Inkoop- en aanbestedingsbeleid gestelde doelstellingen worden nagekomen.

• 3. De budgethouder tekent pas voor opdrachtverstrekkingen als het inkoopbedrag binnen de gestelde inkoopgrenzen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid valt. Voor de inkoopgrenzen wordt verwezen naar het inkoopbeleid.

• 4. De gemeenteraad stelt op programmaniveau de doelstellingen, de te leveren prestaties en de daarbij behorende middelen vast. Budgetverschuivingen tussen programma’s vereisen daarmee een raadsbesluit.

• 5. Het college van burgemeester en wethouders stelt op taakveldniveau de te leveren prestaties en de daarbij behorende middelen vast. Budgetverschuivingen tussen taakvelden binnen één programma passend binnen het bestaande beleid zijn daarmee voorbehouden aan het college.

• 6. Investeringskredieten worden vastgesteld door de gemeenteraad. Verschuiving van budgetruimte tussen soortgelijke investeringskredieten binnen eenzelfde programma door het college is mogelijk indien de wijziging budgettair neutraal verloopt en de doelstellingen en prestaties worden geleverd die vooraf door de raad zijn vastgelegd.

• 7. De in lid 4, 5 en 6 genoemde voorgenomen budgetverschuivingen worden via de tussentijdse rapportages achteraf ter vaststelling voorgelegd aan de raad (zie ook de Financiële Verordening).

• 8. De budgethouder is eindverantwoordelijk voor het realiseren van prestaties en doelstellingen op taakveldniveau binnen de daarvoor beschikbare middelen.

• 9. De budgethouder is bevoegd tot budgetverschuivingen tussen taakveldrekeningen binnen hetzelfde taakveld die passend zijn binnen het bestaande beleid. De betreffende taakveldrekeningen moeten wel tot de verantwoordelijkheid van de budgethouder behoren.

• 10. De budgethouder is verantwoordelijk voor het realiseren van prestaties en doelstellingen op taakveldrekeningniveau binnen de daarvoor beschikbare middelen.

Artikel 4. Vaststelling en verantwoording budgetten.

• 1. De budgethouders (samen met de budgetbeheerders en het team financiën) stellen voor hun taakvelden de raming samen met daarin de voorgenomen activiteiten en de inzet van de middelen. Deze ramingen worden samengevoegd in de concept begroting, die wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders.

• 2. Het budget wordt vastgesteld op het moment dat de gemeenteraad de programmabegroting of tussentijdse begrotingswijziging heeft goedgekeurd.

• 3. De budgethouder legt verantwoording af over de inhoudelijke en de financiële uitvoering van de taken, inclusief het tijdig melden van dreigende over- en onderschrijdingen, behorende bij de toegewezen budgetten van taakvelden en projecten in de documenten van de planning- & controlcyclus.

• 4. De inhoudelijke aanlevering van informatie en tijdstip van aanlevering vindt plaats conform de Nota Planning & Control gemeente Hoeksche Waard.

• 5. De budgethouder c.q. de budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het tijdig en juist accorderen van inkomende facturen. Met het accorderen van de factuur geeft de budgethouder c.q. de budgetbeheerder aan gecontroleerd te hebben of de levering voldoet aan de gemaakte afspraken en of het gefactureerde bedrag juist is.

• 6. De keuze rond het gebruik van prestatieverklaringen wordt afhankelijk gesteld van de mogelijkheden van de nieuwe financiële applicatie en de hoeveelheid werk die deze toepassing organisatie-breed met zich meebrengt.

• 7. De budgethouder c.q. de budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het melden van alle overige inkomsten (subsidies, bijdragen provincie, e.d.) bij het team financiën met daarbij de betreffende taakveldrekening en economische categorie ter verwerking in de financiële administratie.

• 8. Voor zover het registrerende systeem niet automatisch is gekoppeld aan de financiële administratie en zelf uitgaande facturen genereert (debiteuren), is de budgethouder c.q. de budgetbeheerder verantwoordelijk voor het tijdig en juist aanleveren van gegevens voor het aanmaken van een factuur aan het team financiën.

Artikel 5. Bevoegdheden budgethouders- en beheerders.

• 1. Een budgethouder en een budgetbeheerder zijn bevoegd tot onderhandelen, het aangaan van overeenkomsten, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van in- en externe leveranties en de betaling hiervan binnen de grenzen van het beschikbaar gestelde budget. Bij het zelfstandig aangaan van verplichtingen geldt een maximum van €10.000 voor budgetbeheerders en € 50.000 voor budgethouders.

• 2. Boven de in lid 1 genoemde limieten moet er een tweede betalingsakkoord worden gegeven of moet de persoon die gerechtigd is voor de tweede handtekening de overeenkomst tekenen (een controller uit het team Control).

• 3. Bij de betaalbaarstelling van facturen ten laste van budgetten die zijn gemandateerd aan een budgetbeheerder tekent de budgetbeheerder voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur. Voor een tweede handtekening tekent de budgethouder mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.

• 4. Bij de betaalbaarstelling van facturen of het tekenen van overeenkomsten ten laste van budgetten die niet zijn gemandateerd en onder een budgethouder vallen tekent de budgethouder voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur. Voor een tweede handtekening tekent een controller van team Control mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.

• 5. Bij de betaalbaarstelling van facturen boven € 10.000 ten laste van budgetten van het team financiën, tekent de teamleider financiën voor akkoord voor de ontvangen leveringen, diensten en werken en betaalbaarstelling van de factuur. Een controller van het team Control tekent mede voor akkoord voor de betaalbaarstelling van de factuur.

• 6. De functiescheidingen zijn via autorisatie in de financiële administratie digitaal verwerkt en voor de digitale afhandeling van de facturen beschreven in het werkproces betalingen.

• 7. Budgetbeheerders van centraal verwerkte verzamelfacturen hebben de bevoegdheid om hoeveelheidsafspraken te maken met de budgetbeheerders van de taakveldrekeningen. Verzamelfacturen worden zo veel mogelijk op basis van vooraf gemaakte en vastgelegde afspraken door het team financiën verwerkt en niet van team naar team gestuurd.

• 8. Een overeenkomst mag slechts worden aangegaan nadat de budgethouder c.q. de budgetbeheerder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget is en het aangaan van die verplichting direct verband houdt met de opdracht.

• 9. Daar waar het werken met verplichtingen functioneel is bestaat de mogelijkheid te werken met een verplichtingen- en rechtenadministratie. Deze verplichtingen en vorderingen kunnen worden vastgelegd in de financiële administratie conform het daarvoor opgestelde werkproces.

Artikel 7. Afwijkingsbevoegdheid

• 1. De gemeentesecretaris is bevoegd om bij spoedeisende situaties af te wijken van de in deze regeling opgenomen bevoegdheden en het college hiervan ten spoedigste in kennis te stellen. Achteraf wordt het afwijkende besluit alsnog aan het college voorgelegd.

• 2. Afwijkingen in overige situaties dienen vooraf voorgelegd te worden aan het college.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 8. Slotbepalingen

• 1. Deze gewijzigde regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2019

• 2. Als de in de regeling opgenomen bepalingen afwijken van de bepalingen opgenomen in het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit, gaat de Regeling budgethouderschap voor.

• 3. Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling budgethouderschap gemeente Hoeksche Waard 2019".