Regeling vervallen per 01-01-2023

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent onderzoek Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hoeksche Waard 2019

Geldend van 29-03-2019 t/m 31-12-2022 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2019

Intitulé

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent onderzoek Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hoeksche Waard 2019

De raad van de gemeente Hoeksche Waard,

  • -

    gelet op artikel 213a van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Vast te stellen: De verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Hoeksche Waard.

Artikel 1. Definities

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a

    Doelmatigheid:

    De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen of met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

  • b

    Doeltreffendheid

    De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

Het college onderzoekt periodiek de doelmatigheid en/of doeltreffendheid van (onderdelen van) de bedrijfsvoering en de uitvoering van taken door de gemeente. Onderwerpen van onderzoek worden op basis van actuele accountantsrapportages, rekenkamerrapportages, risico-inventarisatie, interne controles en /of politieke relevantie bepaald.

Artikel 3. Onderzoeksplan

  • 1. Het college stelt ieder jaar een jaarplan vast voor de in het volgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. In het jaarplan kunnen door de raad aangedragen onderzoeksonderwerpen worden meegenomen. Voorafgaand aan het opstellen van het jaarplan vindt afstemming plaats met de auditcommissie en de rekenkamer(commissie).

  • 2. Bij de start van een onderzoek wordt een onderzoeksplan opgesteld en wordt per onderzoek globaal aangegeven:

    • -

      het object van onderzoek;

    • -

      de reikwijdte van het onderzoek;

    • -

      de onderzoeksmethode;

    • -

      de doorlooptijd van het onderzoek;

    • -

      de wijze van uitvoering;

    • -

      de wijze van rapportering.

  • 3. In het onderzoeksplan wordt, indien van toepassing, aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van onderzoeken.

  • 4. Het onderzoeksplan wordt door het college ter kennisname naar de raad, de auditcommissie en de rekenkamer(commissie) gestuurd.

Artikel 4. Uitvoering onderzoeken

  • 1. De onderzoeken uit het onderzoeksplan worden uitgevoerd door een auditteam onder verantwoordelijkheid van de concerncontroller. De medewerkers die belast worden met de uitvoering van een onderzoek uit het onderzoeksplan vormen het auditteam.

  • 2. Het onderzoek kan worden uitgevoerd door medewerkers van de gemeente of door derden. Medewerkers van de gemeente die belast worden met het onderzoek mogen in hun dagelijkse werkzaamheden betrokken zijn bij het onderzoeksobject. Analyses en aanbevelingen tot verbetering dienen echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand te komen en uitgevoerd te worden door medewerkers die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

  • 3. Het auditteam heeft toegang tot alle documenten en bestanden over de gemeentelijke bedrijfsvoering die zij in het kader van een onderzoek uit het onderzoeksplan van belang achten.

Artikel 5. Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid.

Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking

  • 1. De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen.

  • 2. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage wordt ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen.

Artikel 7. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2019.

  • 2. Deze verordening vervangt de bestaande verordeningen ex art 213a van de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland, Strijen en van de gemeenschappelijke regelingen, WIHW, ISHW en SOHW die hierbij worden ingetrokken.

Artikel 8. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als:

“Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Hoeksche Waard 2019”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 19 februari 2019

De griffier,

E.R.M. Hesen

De voorzitter,

P.A.C.M. van der Velden

Toelichting op de artikelen

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 wordt het college opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. Om zoveel mogelijk in te kunnen spelen op actuele onderwerpen wordt het onderwerp van onderzoek jaarlijks gekozen, waarbij wordt ingespeeld op wat uit onderzoeken door de accountant, de rekenkamer(commissie), de risico-inventarisatie of uit interne controles is gebleken.

De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma’s of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan gehele begrotingsprogramma’s omvatten of delen daarvan. Ook kan het paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten.

Artikel 3. Onderzoeksplan

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard globaal. Bij de start van een onderzoek wordt een onderzoeksplan uitgewerkt. Het onderzoeksplan wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld.

Het onderzoeksplan bestaat uit de volgende onderdelen:

Object van onderzoek

Bij het object van een onderzoek wordt het onderzoeksonderwerp duidelijk afgebakend.

De reikwijdte van het onderzoek

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad, college van burgemeester en wethouders), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet-gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

De onderzoeksmethode

Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (Benchmarking, enquête, enzovoorts).

De doorlooptijd

Een inschatting van de duur van het onderzoek, eventueel onderverdeeld in fasen.

De wijze van uitvoering

Onderzoeken kunnen in opdracht van het college van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd door de ambtelijke organisatie (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dit betekent dat functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject mee kunnen werken aan de uitvoering van het onderzoek. De analyse en de aanbevelingen tot verbetering moeten echter zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en worden uitgevoerd door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 4. Uitvoering van het onderzoek

Het onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid mag worden uitgevoerd met eigen personeel of personeel van derden. Met het samenstellen van een auditteam onder leiding van de concerncontroller wordt er invulling gegeven aan deze wettelijk verplichte functie.

Artikel 5. Voortgang in het onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma’s van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 6. Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid, van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering. Daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college van burgemeester en wethouders. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.

Artikel 7. Inwerkingtreding

In dit artikel wordt aangegeven wanneer de verordening in werking treedt.

Artikel 8. Citeertitel

In dit artikel wordt de naam gegeven waarmee in gemeentelijke stukken naar deze verordening kan worden verwezen.