Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoeksche Waard houdende regels omtrent gesprekscyclus (Regeling gesprekscyclus 2019 en 2020)

1. Het doel van de gesprekscyclus is het verbinden van ambitie, talenten en bijdrage van de werknemer aan het gewenste resultaat en de ontwikkelrichting van het team/organisatie.

2. De cyclus bestaat uit één of meerdere resultaat- en ontwikkelgesprekken, één of meerdere voortgangsgesprekken en een beoordelingsgesprek.

3. Het resultaat- en ontwikkelgesprek hebben hebben een wederzijds karakter.

De beoordeling heeft een eenzijdig karakter. De gesprekken worden verdeeld over een periode van 24 maanden.

4. De gehele gesprekscyclus wordt verzorgd door de direct leidinggevende. De leidinggevende kan gebruik maken van een of meerdere informanten. De leidinggevende maakt de formele beoordeling op.

1. De cyclus start aan het begin van het jaar met het resultaat- en ontwikkelgesprek.

2. In dit gesprek maken leidinggevende en werknemer afspraken over welke resultaten de werknemer voor dat jaar gaat behalen. De werknemer geeft zelf een voorzet voor deze afspraken.

3. Daarnaast worden afspraken gemaakt over het ontwikkelen van gedrags- en vaardigheidscompetenties, het opdoen van kennis en de manier waarop de werkgever hierin kan ondersteunen. Er kan ook een doorkijk plaatsvinden naar de toekomst (ambities). De werknemer geeft zelf een voorzet voor deze afspraken.

4. Verder komen onderwerpen aan de orde die het functioneren van de medewerker beïnvloeden. Hieruit komende afspraken worden vastgelegd.

5. Tenminste één keer per drie jaar wordt een persoonlijk ontwikkelplan (POP) opgesteld overeenkomstig hoofdstuk 17 van de CAR/UWO.

6. Op verzoek van de leidinggevende of de werknemer kan de HR-adviseur aan het gesprek deelnemen.

7. Leidt het gesprek niet tot gezamenlijke conclusies en/of afspraken, dan volgt binnen één maand een vervolggesprek. Op verzoek van de leidinggevende of werknemer kan de naasthogere leidinggevende of de HR-adviseur hierbij aanwezig zijn.

1. Op verzoek van de werknemer of de leidinggevende kan vaker een resultaat- en ontwikkelgesprek en/of een voortgangsgesprek plaatsvinden.

2. De werknemer die is benoemd in tijdelijke dienst bij wijze van proef, heeft in het eerste jaar van de aanstelling minimaal drie keer een resultaat- en ontwikkelgesprek met de leidinggevende.

1. De werknemer maakt, binnen twee weken, een verslag van het personeelsgesprek en mailt deze naar de leidinggevende.

2. De leidinggevende reageert via e-mail op het verslag.

3. Indien er een verschil van inzicht bestaat over de uitkomst van het gesprek, dan wordt een addendum aan het verslag toegevoegd.

4. Het verslag wordt samen met de e-mails tussen werknemer en leidinggevende naar HRM gemaild.

5. Het verslag wordt door HRM opgenomen in het personeelsdossier.

1. De doelstelling van de beoordeling is het vastleggen van een oordeel over het functioneren van de medewerker gedurende het beoordelingstijdvak.

2. Voor de werknemer wordt minimaal één keer per 2 jaar een beoordeling opgemaakt door de leidinggevende.

3. Op verzoek van de werknemer of leidinggevende kan vaker een beoordeling plaatsvinden.

4. In afwijking van lid 1 moet een beoordeling worden opgemaakt in de volgende situaties:

• -

  benoeming in vaste dienst;

• -

  bevordering naar functionele schaal;

• -

  disfunctioneren.

5. De beoordeling wordt onderbouwd met een tekstueel eindoordeel.

6. Indien een score wordt toegekend waaruit blijkt dat de werknemer op een onderdeel niet of niet geheel aan de functie-eisen voldoet, dan moet dit worden onderbouwd.

7. De periode waarover de beoordeling wordt opgesteld is minimaal 6 maanden en maximaal 2 jaar.

8. Een beoordeling wordt niet opgemaakt over een periode waarover al een beoordeling is opgemaakt.

1. De leidinggevende stelt de beoordeling op aan de hand van het ‘formulier beoordeling’. Ook de medewerker kan voor zichzelf de beoordeling opstellen.

2. De leidinggevende kan collega’s vragen feedback te geven op het functioneren van de werknemer. De leidinggevende stelt de werknemer hiervan vooraf op de hoogte.

3. Bij de beoordeling van een leidinggevende kan feedback gevraagd worden op het functioneren aan werknemers van het team en andere leidinggevenden of aan het bestuur.

4. De leidinggevende e-mailt de beoordeling naar de werknemer voorafgaand aan het beoordelingsgesprek.

1. Binnen een redelijke termijn na het delen van de beoordeling vindt het beoordelingsgesprek plaats waarin de leidinggevende de beoordeling met de werknemer bespreekt.

1. Als de werknemer tekstuele wijzigingen in de beoordeling voorstelt zonder dat hierdoor de scores wijzigen en de leidinggevende stemt hiermee in, dan worden deze in een gespreksverslag vastgelegd. Het gespreksverslag wordt via e-mail gedeeld.

2. Als de werknemer zich niet in de beoordeling kan vinden, wordt het gesprek beëindigd en vindt binnen twee weken opnieuw een gesprek plaats in aanwezigheid van een HR-adviseur en/of de naasthogere leidinggevende. De uitkomsten van dit gesprek worden in een gespreksverslag vastgelegd. Dit gespreksverslag wordt via e-mail gedeeld met betrokkenen.

3. Het bovenstaande laat onverminderd het bepaalde in artikel 12.

1. De beoordeling en het eventuele gespreksverslag worden via e-mail naar HRM gestuurd.

2. De beoordeling wordt door HRM opgenomen in het personeelsdossier.

1. Als uit de beoordeling blijkt dat de werknemer onvoldoende functioneert, dan stelt de leidinggevende met de HR-adviseur een plan van aanpak op voor verbetering van het functioneren. Hierin worden termijnen, benodigde opleidingen, begeleidingsafspraken en inspanningsverplichtingen van de werknemer opgenomen. De leidinggevende en de werknemer ondertekenen het plan van aanpak voor akkoord.

2. Na 6 maanden tot 1 jaar wordt opnieuw een beoordeling opgesteld.

1. De opgemaakte beoordelingen en alle andere daarop betrekking hebbende stukken worden strikt vertrouwelijk behandeld.

2. Inzage in de stukken is slechts toegestaan aan de betrokken werknemer, de leidinggevende(n), HRM en de directie.

1. Deze regeling wordt aangehaald als de regeling gesprekscyclus 2019 en 2020.

2. Deze regeling treedt in werking de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2019.