Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Hof van Twente 2009

Definities

Inkoop- en aanbestedingsbeleid: beleid dat betrekking heeft op de aanbesteding van overheidsopdrachten, waaronder verstaan wordt: een overheidsopdracht voor werken, een overheidsopdracht voor leveringen of een overheidsopdracht voor diensten.

Inkoop: een proces waarbij behoefte wordt geïnventariseerd en vooraf (functionele/technische) specificaties worden opgesteld waarna een opdracht wordt gegeven.

Aanbestedingen : een vorm van inkoop voor een levering, dienst of werk, waarbij de aanbieding(en) van inschrijver(s) (leveranciers/aannemers) conform vastgestelde criteria worden beoordeeld, met de bedoeling de opdracht te gunnen aan het bedrijf dat het best aan de gunningscriteria voldoet.

Een werk: een product van bouwkundige-, weg- en waterbouwkundige-, groen- en cultuurtechnische- en saneringswerkzaamheden, dat in zijn geheel is bestemd om als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Ook het ontwerp kan deel uitmaken van een werk.

Een levering: een opdracht tot levering is aankoop, leasing, huur van producten inclusief installatiewerken.

Een dienst: een restbegrip, voor alles wat geen werk of levering is.

Juridisch kader

Bij het formuleren van een aanbestedingsbeleid gelden de volgende juridische kaders:

• 1.

  Europese aanbestedingsrichtlijn 2004/18 betreffende de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.

• 2.

  Uitspraken van het Europese Hof van Justitie.

• 3.

  Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO), waarvan artikel 2 luidt: “Een aanbestedende dienst behandelt ondernemers op gelijke en niet-discriminerende wijze en handelt transparant”.

• 4.

  Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005).

• 5.

  Mandaatbesluit gemeente Hof van Twente 2009.

Procedures voor aanbesteden

Op het gebied van aanbestedingen gelden verschillende procedures.

De openbare procedure;

De niet-openbare procedure;

De concurrentiegerichte dialoog;

De onderhandelingsprocedure met voorafgaande aankondiging;

De onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande aankondiging;

De onderhandse procedure;

De procedure voor een concessieovereenkomst;

De procedure voor een raamovereenkomst met een enkele ondernemer;

De procedure voor een overeenkomst met meerdere ondernemers.

Onderscheid moet worden gemaakt tussen nationale aanbesteding en Europese aanbesteding.

Voor nationale aanbesteding gelden de volgende procedures.

Enkelvoudig onderhands: hierbij gaat het niet om aanbesteding, maar om het aangaan van een overeenkomst. Een aanbesteder kan vrij kiezen met wie een overeenkomst wordt gesloten, op basis van één offerte. Ook wel genoemd gunning uit de hand.

Onderhandse aanbesteding: dit is een aanbesteding waarvoor een beperkt aantal, maar ten minste twee gegadigden, na te zijn geselecteerd op basis van vooraf bekend gemaakte criteria, tot offerte/inschrijving wordt uitgenodigd.

Openbare aanbesteding: dit is een aanbesteding waarop iedereen kan inschrijven nadat deze algemeen is bekendgemaakt. Hierbinnen kan worden onderscheiden de openbare aanbesteding met voorafgaande selectie: bij deze aanbesteding vindt een publicatie plaats waarna gegadigden zich kunnen aanmelden. Na een selectie wordt een aantal van hen uitgenodigd een inschrijving te doen. Gemakshalve wordt hieronder alleen uitgegaan van openbare aanbesteding.

Voor Europese aanbestedingen geldt de volgende procedure.

Openbare procedure: op deze aanbesteding kan iedereen inschrijven nadat deze is bekendgemaakt in de hele Europese Unie.

In de praktijk worden er meerdere Europese aanbestedingsprocedures onderscheiden. Het gaat hierbij om: de niet-openbare procedure: bij deze aanbesteding vindt een publicatie plaats waarna gegadigden zich kunnen aanmelden. Na selectie wordt een aantal van hen uitgenodigd een inschrijving te doen.

Daarnaast bestaan de onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking en de onderhandelingsprocedure zonder voorgaande bekendmaking (beiden zijn slechts toepasbaar in enkele gevallen).

Tenslotte is er nog de prijsvraag voor ontwerpen. Gemakshalve is hier volstaan met de meest gangbare Europese aanbestedingsprocedure.

Drempelwaarden voor Europees aanbesteden (decentrale overheden). Per 1 januari 2009

Werken € 5.150.000,00

Leveringen € 206.000,00

Diensten € 206.000,00

Zie ook www.europeseaanbestedingen.eu voor actuele gegevens.

Proces

Binnen het te hanteren inkoop- en aanbestedingsbeleid, dat geldt zowel voor Europese- als voor nationale aanbestedingen, worden de volgende fasen (procesmatig) onderscheiden.

• 1.

  Inventariseren.

  Op enig moment ontstaat de behoefte aan de uitvoering van een werk, een levering of een dienst. Dat kan al of niet naar aanleiding van een concreet besluit zijn. Er wordt bekeken of men datgene waaraan behoefte is binnen de ambtelijke organisatie kan verzorgen of dat men het uitbesteed. Uitgangspunt daarbij is dat voor elke uitgave van te voren een financiële dekking is. Van dit uitgangspunt kan alleen in bepaalde gevallen worden afgeweken, maar dat moet wel goed worden gemotiveerd.

• 2.

  Specificeren en kostenraming.

  Is eenmaal een concrete behoefte aan een werk, een levering of een dienst geconstateerd, en is vastgesteld dat het uitbesteed dient te worden, dan zal goed gespecificeerd moeten worden waaraan precies behoefte bestaat. Het is van groot belang dat deze fase goed doorlopen wordt voordat men met de volgende fase begint. Voor het specificeren kan men kiezen tussen de functionele specificatie of de technische specificatie. Van geval tot geval wordt bekeken welke van de twee genoemde specificaties wordt gehanteerd.

  Bij een functionele specificatie betreft het een specificatie op het eindresultaat. De gemeente maakt een gewenst eindresultaat. Aan potentiële leveranciers wordt de mogelijkheid gelaten om een voorstel te doen over de wijze waarop het door de gemeente gewenste eindresultaat kan worden bereikt. Dit kan leiden tot innovatieve contracten. Deze methode wordt meer gehanteerd bij complexere, incidentele, werken, diensten of leveringen (bijv. een gemeentehuis, een sporthal, een cursus voor een groep ambtenaren, specifieke software). Het is niet mogelijk een functioneel bestek te gunnen op basis van het gunningscriterium van de laagste prijs.

  Een technische specificatie wordt gehanteerd bij meer routinematige inkopen, zoals kantoorbenodigdheden, kantoormeubilair, of werken op het gebied van weg- en waterbouw. Bij deze vorm van specificatie werkt de gemeente zoveel mogelijk met gestandaardiseerde bestekken. In een bestek kan aangegeven worden dat het offreren van alternatieven mogelijk is. Nadat gespecificeerd is, zal men een zo realistisch mogelijke kostenraming moeten maken. Dit moment is van belang voor de vervolgstappen. Immers, aan de hand van de verwachte kosten zal men een keuze moeten maken uit de verschillende mogelijke aanbestedingsprocedures. Dus het maken van een raming is ook van belang waar het betreft de vaststelling of een opdracht al dan niet door middel van een Europese procedure moet worden aanbesteed.

  Hieronder staan de mogelijke aanbestedingsprocedures uitgewerkt. Deze kostenraming is ook van belang voor het naderhand beoordelen (prijs/kwaliteit) van de aanbiedingen van de leveranciers die gereageerd hebben in het kader van de aanbesteding. Ook is de kostenraming van belang voor de verantwoording achteraf, bijv. aan de raad of een accountant. De kostenraming mag dan ook niet ontbreken in het aanbestedingsdossier.

• 3.

  Selecteren.

  In deze fase van het inkoopproces gaat het om het selecteren van leveranciers. Voor een goed verloop van de selectie worden van te voren selectiecriteria opgesteld. Deze criteria kunnen per procedure verschillen. (Zie ook punt 10 van dit hoofdstuk). Om tot een selectie te komen kunnen verschillende procedures worden gehanteerd. Welke procedure wordt gevolgd of dient te worden gevolgd hangt af van de waarde van de opdracht. Het uitgangspunt dat hierbij geldt is dat het gaat om de totale waarde van de opdracht (zoals deze tot stand is gekomen bij de eerder genoemde kostenraming). Van belang is dat de opdracht niet in onderdelen mag worden gesplitst (“geknipt”) met de bedoeling om de waarde van de opdracht naar beneden te kunnen bijstellen. Indien dit wel zou gebeuren, zou de omvang onder drempelwaarden kunnen belanden, zodat voorschreven aanbestedingsprocedures zouden kunnen worden ontdoken. Ervan uitgaande dat een opdracht niet gesplitst wordt betekent ook dat de opdracht niet in tijd beperkt mag worden om zo te bereiken dat de omvang onder de drempelwaarde komt. Er moet in het algemeen vanuit gegaan worden dat de levering van goederen of het verrichten van werkzaamheden een afgerond geheel betreffen, als de verschillende onderdelen gezamenlijk een eindresultaat vormen. Wel is het zo dat in onderdelen mag worden aanbesteed, maar dat de gezamenlijke waarde van die onderdelen bepalend is voor de aanbestedingsprocedure die gevolgd mag worden.

  De gemeente gaat voor de te volgen procedures uit van de volgende tabel. De bedragen zijn excl. BTW.

* Hierboven staat ter verduidelijking de hoogte van de drempelwaarden voor Europese aanbestedingen van werken, diensten en leveringen genoemd, zoals die gelden op het moment van vaststelling van het beleid. Wijziging van de hoogte van drempelwaarden voor Europese aanbestedingen werkt rechtstreeks door in het inkoop en aanbestedingsbeleid van de gemeente Hof van Twente, zonder dat dit eerst hiertoe dient te worden gewijzigd.

De navolgende uitgangspunten worden ten aanzien van selecteren in achtgenomen .

• 1.

  De gemeente hanteert – verplicht - het BAO, zoals dat vanaf 1 december 2005 van kracht is geworden en nadien eventueel gewijzigd zal worden, waarin de Europese richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 is uitgewerkt. Deze Europese richtlijn betreft de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten.

• 2.

  De gemeente hanteert de aanbestedingsvormen die genoemd staan in bovenstaande tabel. Indien hiervoor goede redenen aanwezig zijn, is het mogelijk voor aanbesteding van werken, leveringen en diensten andere in het ARW 2005 genoemde aanbestedingsvormen te hanteren. Gebruikmaking van andere aanbestedingsvormen dan hierboven genoemd, dient te worden gemotiveerd en door een collegebesluit te worden bekrachtigd. Bijvoorbeeld kan hierbij gedacht worden aan een design- en construct opdracht.

• 3.

  Ten aanzien van het ARW 2005 (getoetst aan Europese aanbestedingsrichtlijnen en BAO) adviseert de VNG in haar ledenbrief 05/123 d.d. 29 november 2005 aan gemeenten om het ARW 2005 te volgen bij de

  1) aanbesteding van werken voor het Europese gedeelte;

  2) de aanbesteding van werken voor het nationale gedeelte bij de procedures openbareaanbesteding, niet-openbare aanbesteding en onderhandse aanbesteding;

  3) voor overige procedures (die volgens het ARW 2005 gebruikt kunnen worden voor het aanbesteden van werken) per individuele situatie te overwegen in hoeverre het ARW 2005 als maatstaf kan worden gehanteerd (en daarbij tevens kijken naar het BAO en waar mogelijk leren van ervaringen van andere overheden).

  De gemeente Hof van Twente volgt dit VNG advies, in zoverre dat het ARW 2005 wordt gehanteerd bij de

  a) aanbesteding van werken voor het Europese gedeelte;

  b) de aanbesteding van werken voor het nationale gedeelte bij de procedures openbareaanbesteding en onderhandse aanbesteding;

  Mocht – indien daarvoor goede redenen aanwezig zijn – een andere ( dan hierboven onder punt b genoemde ) procedure uit het ARW 2005 worden gehanteerd, dan wordt eveneens het ARW 2005 gehanteerd.

  Hoewel het ARW 2005 niet geschreven is voor aanbesteding van diensten en leveringen kan in voorkomende gevallen er voor gekozen worden het ARW 2005 - omwille van de uniformiteit - eveneens voor aanbesteding van diensten en leveringen te hanteren. Echter, hiervoor dient per individueel geval vastgesteld te zijn of alle bepalingen van het ARW 2005 zich voor toepassing lenen.

• 4.

  Ten aanzien van de in de bovenstaande tabel genoemde drempelwaarden geldt dat géén uitzondering wordt gemaakt op het uitgangspunt dat bij aanbestedingen van werken, leveringen en diensten, boven de genoemde Europese drempelbedragen, Europees zal worden aanbesteed. Ten aanzien van de overige genoemde drempelwaarden wordt van de voorgestelde procedure alleen afgeweken als daartoe goede redenen aanwezig zijn. Een afwijking dient afdoende te worden gemotiveerd.

• 5.

  Van belang voor wat betreft aanbestedingen onder de drempelwaarde voor Europese aanbesteding is nog dat de gemeente eveneens gehouden is te handelen naar de algemene artikelen in het EEG-Verdrag over non-discriminatie en het vrije verkeer van goederen en diensten. De gemeente houdt zich daaraan in alle gevallen.

• 6.

  Het gunnen van een werk, een levering of een dienst gebeurt op basis van de laagste inschrijfprijs, dan wel de economisch voordeligste aanbieding en de geformuleerde kwaliteitscriteria. Indien wordt gekozen voor het criterium van de laagste prijs, dan wordt er altijd gegund aan het bedrijf dat de laagste prijs heeft gehanteerd. Bij een keuze voor dit criterium wordt niet onderling tussen de verschillende meededingende leveranciers vergeleken op basis van inhoudelijke criteria. Zowel indien wordt gekozen voor het criterium van de laagste prijs als voor het criterium van de economisch meest voordelige aanbieding dienen de geldende eise worden. Het ligt voor de hand dat het criterium van de laagste prijs in de regel zal worden gehanteerd bij betrekkelijk eenvoudige, routinematige, opdrachten. Indien de opdracht niet zodanig eenvoudig is en eventueel voor meerdere uitleg vatbaar is dat gekozen kan worden voor het criterium van de laagste prijs, dan moet gekozen worden voor het criterium van de economisch voordeligste aanbieding. In dat geval kunnen de aanbiedingen uitgebreid inhoudelijk met elkaar vergeleken worden. Daarbij kan gekeken worden naar die aanbieding met de beste prijs-kwaliteit verhouding. De beoordeling van de aanbiedingen vindt plaats aan de hand van criteria die van te voren – gelijk met de aanbesteding - duidelijk en op een wijze die niet voor meerdere uitleg vatbaar is geformuleerd zijn. Ook het onderlinge gewicht van de verschillende criteria dient aangegeven te worden. Gunningscriteria waarvoor gekozen kan worden zijn: kwaliteit, esthetische en functionele kenmerken, architectonische waarde, technische waarde, milieutechnische waarde, technische of economische levensduur, rentabiliteit (= verhouding tussen winst en geïnvesteerd kapitaal), leveringstermijn, uitvoeringstermijn, klantenservice. Andere dan de hier genoemde criteria zijn voorstelbaar, mits ze verband houden met de aard van de aanbieding.

• 7.

  De gemeente berekent de geraamde waarden van opdrachten, beneden de drempelwaarde voor Europese aanbestedingen, ook conform het BAO.

• 8.

  Overeenkomstig artikel 9, lid 4 van het BAO onttrekt de gemeente als aanbesteder zich niet aan het BAO door voorgenomen werken of voorgenomen aankopen ter verkrijging van bepaalde hoeveelheden leveringen en diensten te splitsen of bijzondere regels te gebruiken voor de berekening van de geraamde waarde van de opdracht van de gemeente.

• 9.

  De gunningscriteria en de eisen, zoals deze vooraf aan de aanbesteding zijn omschreven, worden naderhand niet eenzijdig gewijzigd of aangevuld.

• 10.

  De feitelijke gunning vindt plaats zonder dat daarbij van invloed is de geografische herkomst van de betreffende leverancier, immers discriminatie op basis van herkomst is verboden. Denkbaar is echter dat omstandigheden er aanleiding toe geven een opdracht te gunnen aan een leverancier uit de regio; hierbij kan gedacht worden aan het vereiste van een snelle bereikbaarheid van een leverancier, bijv. bij te leveren service. Dit dient van te voren uitdrukkelijk bij de aanbesteding te zijn vermeld.

• 11.

  Binnen de marges die het non-discriminatie beginsel toelaat, hanteert de gemeente het uitgangspunt dat getracht moet worden om leveranciers uit de gemeente in de aanbestedingsprocedure te betrekken. Zie hiervoor hetgeen in de tabel is opgenomen bij onderhandse aanbestedingen.

• 12.

  Er wordt, indien dit mogelijk en toegestaan is, actief gebruik gemaakt van de in artikel 19 BAO toegekende bevoegdheid om bij het gunnen van opdrachten preferentie te verlenen aan sociale werkplaatsen. Een aanbestedende dienst kan de deelneming aan procedures voor de gunning van overheidsopdrachten voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen als bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van het Besluit uitvoering sociale werkvoorziening en begeleidend werken, indien de meerderheid van de bij de uitvoering van de betreffende overheidsopdracht betrokken werknemers personen met een handicap zijn die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. De aanbestedende dienst vermeldt in de aankondiging dat de overheidsopdracht is voorbehouden aan sociale werkvoorzieningen, zoals hiervoor beschreven.

• 13.

  Er wordt, indien dit mogelijk en wettelijk toegestaan is, actief gebruik gemaakt van de in artikel 26 BAO neergelegde bevoegdheid om bijzondere voorwaarden te verbinden aan de uitvoering van een opdracht; deze voorwaarden houden verband met sociale overwegingen en hebben ten doel de beroepsopleiding op de werkplek of de arbeidsparticipatie van moeilijk in het arbeidsproces te integreren personen te bevorderen en de werkloosheid te bestrijden. Bijzondere voorwaarden zoals hier bedoeld worden niet opgenomen, dan nadat van geval tot geval is beoordeeld of dit verenigbaar is met het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschapen en na een positief advies over deze bijzondere voorwaarden door de afdeling Bestuurszaken. De bijzondere voorwaarden worden genoemd in de aankondiging of het beschrijvend document.

• 14.

  Aanbestedingsprocedures worden alleen dan gestart, wanneer het voornemen bestaat om de opdracht ook daadwerkelijk aan te besteden. Een aanbesteding kan eventueel “onder voorbehoud” plaatsvinden, bijv. bestaande uit het al of niet verstrekken van een krediet. Dit voorbehoud wordt uitdrukkelijk vermeld in het bestek.

• 15.

  Organisatorisch ligt de verantwoordelijkheid voor het inkoopproces, waaronder dus de selectiefase en de navolgende contractsfase bij de functionele afdelingen en de budgethouders.

• 16.

  Voor stedenbouwkundige bureaus inzake verlenging van contracten voor lopende of reguliere werken kan het college, op basis van vaste afspraken, van de uitgangspunten voor aanbestedingen die deze beleidsnota zijn vastgelegd, afwijken.

• 4.

  Contracteren

Op basis van de inschrijving en de vastgestelde criteria vindt een beoordeling door de gemeente plaats. Deze beoordeling leidt tot een gunning. Met uitzondering van die gevallen waarin de enkelvoudig onderhandse procedure (ook wel gunning uit de hand) is gehanteerd, betekent een mededeling van de gunningsbeslissing aan de gegunde partij geen aanvaarding als bedoeld in artikel 6:217, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek (dit luidt: “ een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en aanvaarding daarvan”). Dit wordt aan de gegunde partij (= beoogde opdrachtnemer) meegedeeld. Hiervan kan niet worden afgeweken. Zo wordt voorkomen dat de mededeling van de gunningsbeslissing als aanvaarding van een aanbod van een aannemer, leverancier of dienstverlener kan worden aangemerkt (dit hangt samen met het hieronder gestelde over de “15 dagen termijn”). Hiermee wordt vastgelegd dat de gemeente artikel 55 van het BAO ook toepast voor aanbestedingen waarbij de vastgestelde waarde onder drempelwaarde, geldende voor Europese aanbestedingen, ligt. Deze van toepassing verklaring van artikel 55 BAO geldt niet in die gevallen waarin de enkelvoudig onderhandse procedure is gehanteerd.

Daarnaast is het zo dat de gemeente met de gegunde partij pas een overeenkomst sluit, nadat een termijn van tenminste 15 dagen na de – altijd afdoende gemotiveerde - mededeling van de niet-gunningsbeslissing aan de niet-gegunde partijen is verstreken. Binnen de genoemde termijn kunnen niet-gegunde partijen eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid om een rechtsmiddel aan te wenden tegen de (niet-)gunningsbeslissing van de gemeente. Van deze termijn, die ontleend is aan artikel 55, lid 2 van het BAO, kan alleen worden afgeweken door de gemeente indien dat strikt noodzakelijk is wegens dwingende spoed als gevolg van omstandigheden die door de gemeente niet kon worden voorzien en die ook niet zijn toe te rekenen aan de gemeente.

De gemeente hanteert het uitgangspunt dat alle (leverings-)afspraken en overeenkomsten met ondernemers worden vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst, ondertekend door de bevoegde partijen. Hiervan kan desgewenst alleen worden afgeweken ingeval van een overeenkomst waarbij de enkelvoudige onderhandse procedure is gehanteerd en waarvan de vastgestelde waarde niet meer bedraagt dan € 30.000,00 Van alle ondertekende overeenkomsten met bijbehorende bijlagen, per afdeling en per project wordt een afschrift neergelegd in een speciaal daartoe aan te leggen overeenkomstenregister.

Ter voorkoming van ongewenste juridische gebondenheid geldt ten aanzien van mondelinge afspraken:

1. Medewerkers van de gemeente zijn terughoudend wat betreft het doen van mondelingeafspraken.

2. Indien toch sprake is van een mondelinge afspraak, vindt dit plaats onder het voorbehoud van instemming van het gemeentebestuur.

3. Iedere mondelinge afspraak wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk bevestigd.

4. Wat voor mondelinge afspraken geldt, geldt ook voor e-mails.

De gemeente kan van een leverancier een zekerheidsstelling in de vorm van een bankgarantie of een waarborgsom verlangen, te verstrekken aan de gemeente bij de aanvang van de uitvoering van de opdracht. In het kader van de toetsing van de kwalitatieve geschiktheid van de inschrijvers op de aanbesteding kan de gemeente bewijsstukken verlangen betreffende de economische en financiële draagkracht en technische bekwaamheid, in overeenstemming met het BAO. Dit is een gevolg van het feit dat in de Europese wetgeving strikte voorwaarden, zoals genoemde eisen betreffende draagkracht en bekwaamheid, zijn opgenomen voor deelneming aan overheidsopdrachten.

Voordat door de gemeente nieuwe overeenkomsten worden ondertekend, worden zij ter toetsing op hun juridisch gehalte en mogelijke consequenties voorgelegd aan de afdeling algemene zaken of aan een externe juridische deskundige. Tenzij dit gezien de aard van de opdracht niet zinvol/wenselijk is, zijn op alle door de gemeente af te sluiten overeenkomsten de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente 2006 van toepassing. Voorafgaand aan het afsluiten van overeenkomsten verwijst de gemeente in een zo vroeg mogelijk stadium naar de gemeentelijke algemene inkoopvoorwaarden en zendt deze toe. Deze voorwaarden worden samen met het beleid ter vaststelling aangeboden. Tot nu toe werkte de gemeente niet met algemene inkoopvoorwaarden. Talloze andere overheidsinstellingen, waaronder gemeenten, doen dit inmiddels wel. Met gebruikmaking van dergelijke voorwaarden wordt bereikt dat de gemeente een sterkere positie verkrijgt bij onderhandelingen met professionele leveranciers.

• 5.

  Bestellen, opdragen en leveren.

Het bestellen/opdragen vindt plaats op basis van de gesloten overeenkomst. Na levering vindt bewaking van de gemaakte afspraken en controle plaats van de geleverde kwantiteit en kwaliteit. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de functionele afdeling, die zorgdraagt voor systematische verslaglegging van de controle (dossiervorming).

• 6.

  Nazorg en evaluatie.

  Het totale inkoopproces biedt de mogelijkheid om te leren van ervaringen, van bijv. andere medewerkers. Deze ervaringen leiden tot vergroting van de gemeentelijke deskundigheid op het gebied van inkoop en aanbesteding. Leveranciers waarmee slechte ervaringen zijn gedaan, kunnen uitgesloten worden van toekomstige enkelvoudig onderhandse procedures of onderhandse aanbestedingsprocedures. Het behoud in de toekomst van deze verkregen deskundigheid moet geborgd worden. Dit kan bereikt worden door een systematische evaluatie van doorlopen inkoopprocedures. Prestaties van leveranciers kunnen beoordeeld worden aan de hand van speciale in de toekomst te ontwikkelen prestatie-indicatoren (bijv. betrouwbaarheid, service, betalingsvoorwaarden). Met hiermee verkregen informatie dient vertrouwelijk te worden omgegaan (alleen intern gebruik).

• 7.

  Betaling.

  Accordering van facturen geschiedt altijd door de afdelingsmanager in samenwerking met de opdrachtgever.

Integriteit

In het inkoop- en aanbestedingsproces speelt het belang van integriteit van medewerkers en bestuurders een rol. In dit kader wordt verwezen naar een nog vast te stellen integriteitbeleid. Los van dat integriteitbeleid kan als uitgangspunt het volgende worden aangenomen

• 1.

  Bij onderhandelingen tussen de gemeente en een leverancier wordt de gemeente in de regel vertegenwoordigd door minimaal twee ambtenaren.

• 2.

  Bestuurders worden niet betrokken met onderhandelingen. Achtergrond daarvan is dat in het bestuurlijke besluitvormingstraject onafhankelijk oordelen over het onderhandelingsresultaat mogelijk moet blijven.

• 3.

  Indien daartoe de behoefte (bij twijfel over betrouwbaarheid, bij vermoeden van een criminele achtergrond) bestaat, kan de gemeente, na eigen onderzoek, het landelijk Bureau BIBOB advies – op basis van de Wet Bevordering Integriteitbeoordelingen door het Openbaar Bestuur - vragen over de aanwezigheid van feiten en omstandigheden die aanleiding kunnen zijn om partijen uit te sluiten van deelname aan overheidsopdrachten.

Dossiervorming

Zowel tijdens de uitvoering van een aanbestede opdracht als nadat de opdracht is uitgevoerd (bijv. bij accountantscontrole) bestaat de behoefte aan informatie. Hierbij moet gedacht worden aan informatie over de formulering van de opdracht, berekening van bedragen, formuleren van gunningscriteria, correspondentie met leveranciers etc. Om deze informatie beschikbaar te hebben op elk moment in of na een procedure, is goede dossiervorming van groot belang. De dossiervorming is een verantwoordelijkheid van de facilitaire zaken/DIV. De aanbestedende afdeling moet zorg dragen voor volledige en tijdige aanlevering van de door DIV vast te leggen informatie. In ieder geval wordt in dit dossier opgeslagen de uitkomst van de gespecificeerde behoefte (specificatie) met daarbij de kostenraming, degunningscriteria, dieper aanbestedingsmethode kunnen wijzigen, een verantwoording voor de gevoerde aanbestedingsprocedure, verslag van de selectie van de leveranciers, overeenkomsten, evaluatieformulieren. Daarnaast wordt van ieder contact tussen de gemeente en de leverancier, dus ook bij enkelvoudige onderhandse aanbestedingen, een aantekening dan wel een kort verslag gemaakt, dat in het inkoop/aanbestedingsdossier wordt bijgevoegd. Ook gespreksaantekeningen, folders, brochures e.d. worden in het dossier gevoegd, net als afschriften van e-mails. Deze dossiers worden centraal bewaard.

LEIDRAAD BIJ HET INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID INZAKE HET DUURZAAM INKOPEN

Inleiding

In september 2008 heeft de gemeente Hof van Twente de deelnameverklaring Duurzaam Inkopen ondertekent en daarmee verklaart duurzaam te willen inkopen en:

• 1.

  daarvoor de door het Programma Duurzaam Inkopen ontwikkelde criteria en instrumenten toe te passen bij haar aanbestedingen en inkopen,

• 2.

  good practices en ervaringen terug te koppelen aan het Programma Duurzaam Inkopen en mee te werken aan de landelijke monitoring Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (1x per 2 jaar),

• 3.

  daarover transparant te zijn door de concrete resultaten op het gebied van duurzaam inkopen te rapporteren in het jaarverslag of het milieujaarverslag,

• 4.

  akkoord te gaan met vermelding op de website www.senternovem.nl/duurzaaminkopen.

Leeswijzer

Deze leidraad is geschreven voor medewerkers van de gemeente Hof van Twente die inkopen en aanbesteden. Het is een hulpmiddel om met duurzaam inkopen aan de slag te gaan.

De Leidraad Duurzaam inkopen doorloopt de stappen van het inkooptraject en geeft aan hoe u duurzaamheid mee kunt nemen. Het geeft tips en aandachtspunten en waar mogelijk ook een meest duurzame variant. De leidraad sluit aan bij de Europese richtlijnen voor aanbesteden.

De verschillende stappen uit het inkooptraject lopen vaak vloeiend in elkaar over, of overlappen elkaar. Dat is met name het geval bij het specificeren en het selecteren. Om het overzichtelijk te houden zijn ze hier uit elkaar gehaald.

Alle stappen uit het inkooptraject duurzaam inkopen hebben dezelfde nummering als de stappen die in de procesbeschrijving Inkoop en aanbesteding worden gevolgd. Deze procesbeschrijving is leidend en de leidraad Duurzaam Inkopen is hieraan ondergeschikt. Bij stap 5, Inventariseren, kunt u lezen over de inkoopvoorbereiding. Stap 6, specificeren, gaat over het bepalen welke duurzaamheidaspecten u mee wilt nemen en in stap 9, selecteren, wordt uitgelegd hoe u aan het voorgaande vorm kunt geven door de juiste selectie- en gunningscriteria te formuleren. Stap 10 laat enkele afwegingen zien bij contracteren en bestellen, en in stap 21 leest u over bewaken en gebruiken. De laatste stap is de nazorg. Achterin de leidraad vindt u tenslotte een overzicht van nuttige websites die u nog verder kunnen helpen.

Deze leidraad is een groeidocument. Naarmate er meer ervaring komt met duurzaam inkopen zullen nieuwe ideeën, tips en voorbeelden leiden tot aanpassing, aanscherping en uitbreiding van dit boekje. Dus: hebt u commentaar, suggesties, voorbeelden of ervaringen op het gebied van duurzaam inkopen; stuur dan een e-mail naar r.stijntjes@hofvantwente.nl of naar de afdeling facilitaire zaken

Inventariseren en inkoopvoorbereiding

Voordat een inkoop- en aanbestedingstraject echt begint, moet u bepalen wat er nodig is, wat er al voorhanden is en welke ontwikkelingen er zijn in de organisatie of bij leveranciers. Dit kan door binnen de eigen afdeling heel goed te kijken naar de daadwerkelijke inkoopbehoefte, vast te stellen welke beleidsvoornemens er zijn, bij de collega’s na te gaan hoe zij werken en op de markt te vragen welke mogelijkheden er zijn.

Voorbeeld : Een nieuwe auto of een fiets met regenpak.

Er is een samenwerkingsverband op inkoopgebied van een 9-tal Twentse plattelandsgemeenten. Dit samenwerkingsverband tracht een aantal inkoopprocessen gezamenlijk uit te voeren. Niet alleen volumevergroting kan voordelen opleveren maar met name verbreding van de specifieke kennis van aan te besteden en in te kopen projecten en diensten levert extra voordeel op. Vraag er naar bij de inkoopcoördinator van de gemeente Hof van Twente.

Ook de beleidsmedewerker milieu van de gemeente Hof van Twente kan u bij het inbrengen van duurzaamheid helpen.

Een marktverkenning is essentieel om te weten te komen welke ontwikkelingen er zijn bij de leveranciers. Als het bestaande eenvoudig wordt vervangen door eenzelfde duurzame variant is de aanschafprijs meestal hoger. In de marktverkenning zoekt u naar oplossingen die niet automatisch prijsverhogend hoeven te zijn, door te informeren naar innovatieve ontwikkelingen of naar apparaten die zeer zuinig zijn in het gebruik en zo zichzelf terugverdienen. Let op dat met meerdere leveranciers praat om een juist beeld te krijgen van de mogelijkheden.

De inkoopcoördinator van de gemeente Hof van Twente kan u ondersteunen bij het opstellen van een vragenlijst over leveringen, werk, dienst, die u tijdens het gesprek met leveranciers kunt hanteren.

Let op dat een aanbieding ver onder de marktprijs aan kwaliteit kan verliezen of niet sociaal verantwoord is. Bij het beoordelen van offertes kunt u een onmogelijke aanbieding “abnormaal laag” verklaren.

Specificeren

U definieert met behulp van de opgedane informatie wat u gaat inkopen, waar het aan moet voldoen en welke duurzaamheidaspecten daarbij moeten worden meegenomen. Aan de hand van onder andere deze keuzes bepaalt u uiteindelijk de vorm van aanbesteden.

Onderzoek altijd waar een product wordt geproduceerd; bijvoorbeeld: een appel uit Nieuw Zeeland of één uit de Betuwe.

Met duurzaam inkopen wordt onder andere gezocht naar producten die zo min mogelijk milieubelasting veroorzaken. Dat is een breed begrip. Het gaat over materiaalgebruik, energieverbruik, vervuiling e.d. De wetenschap heeft hiervoor de LevensCyclus Analyses ontwikkeld; ook wel ketenanalyse of wieg-tot-graf-analyse genoemd. Dit zijn berekeningen naar de totale milieubelasting van een product, van het delven van grondstoffen tot en met de milieubelasting die vrij komt bij de afvalverwerking. Er zijn helaas nog weinig LCA’s beschikbaar maar hier wordt op verschillende niveaus hard aan gewerkt. LCA’s zijn niet altijd onomstreden, omdat de keuzes van de uitgangspunten van het onderzoek en de berekeningsmethodiek de resultaten in hoge mate bepalen. Met dit voorbehoud in het achterhoofd biedt een LCA toch een gedetailleerd instrument om de totale milieubelasting van verschillende opties te kunnen vergelijken.

Bijvoorbeeld:

- Ik wil een product waarin geen zware metalen verwerkt zijn;

- Ik wil zeker weten dat de ontginning van de grondstof geen schade oplevert voor mens en omgeving;

- Ik wil een retoursysteem waar ik met het afgedankte product terecht kan.

Tabel met aspecten die van toepassing kunnen zijn op de gewenste levering, dienst of werk

Levering en werk / Productiefase

Milieu

• -

  Er wordt gebruik gemaakt van hernieuwbare grondstoffen en hulpstoffen.

• -

  Ontginning van grondstoffen en hulpstoffen gebeurt op een milieuvriendelijke manier.

• -

  Het gebruik van water en energie in het productieproces/in het ontwerp wordt beperkt.

• -

  Het gebruik van schadelijke stoffen wordt vermeden (bestrijdingsmiddelen, zware metalen).

• -

  Het afval dat ontstaat bij de productie wordt zoveel mogelijk beperkt of anders hergebruikt of gerecycled.

• -

  Afval(water) wordt verantwoord verwerkt.

• -

  Het gebruik van duurzame energie wordt toegepast.

• -

  Er is sprake van milieuvriendelijk transport, slimme ( zuinige) logistiek.

Sociaal

• -

  De arbeidsnormen van de Internationale Arbeidsorganisatie ( IAO ) worden toegepast, waaronder het tegengaan van kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbondsvrijheid.

• -

  Stageplekken, leer/werktrajecten zijn mogelijk.

Levering en werk / Gebruiksfase

Milieu

• -

  Het product heeft een lange levensfase.

• -

  Milieuvriendelijk onderhoud is mogelijk.

• -

  Het product is energiezuinig.

• -

  Het product bestaat buit vervangbare onderdelen.

• -

  Het product is hervulbaar.

Dienst / Gebruiksfase

Milieu

• -

  Er wordt gebruik gemaakt van milieuvriendelijke hulpmiddelen/apparatuur.

• -

  Er is sprake van beperking van water, energie en/of afval tijdens de werkzaamheden.

• -

  Het transport is milieuvriendelijk.

• -

  De logistiek is slim en zuinig.

• -

  Er is voldoende en actuele milieukennis bij de medewerkers.

Sociaal

• -

  Er zijn stageplekken en leer-/werktrajecten mogelijk.

• -

  De toegepaste werktijden/planning zijn geschikt voor participatie uit specifieke doelgroepen.

• -

  Er is voldoende ondersteuning voor het personeel.

• -

  Er zijn ontplooiingsmogelijkheden voor het personeel.

Levering en werk / Afvalfase

Milieu

• -

  Er is sprake van milieuvriendelijke verwerking/hergebruik of recycling.

• -

  Het product is demontabel.

• -

  Afvalverwerking vindt plaats met inachtneming van de IAO-normen, waaronder tegengaan kinderarbeid, dwangarbeid en discriminatie en het toestaan van collectieve onderhandelingen en vakbondsvrijheid.

Functioneel specificeren in plaats van voorschrijven: bepaalde echte behoefte.

Functioneel specificeren helpt om de echte inkoopbehoefte in kaart te brengen. Bij functioneel specificeren wordt niet gevraagd naar een product maar naar een oplossing. Bijvoorbeeld : wil je een kleine auto of milieuvriendelijk vervoer?

Functioneel specificeren kan ook helpen wanneer er binnen de organisatie of tussen collega’s veel verschillende voorkeuren zijn. Door deze verschillende voorkeuren te beschrijven op een wat hoger abstractieniveau in het programma van eisen kan er mogelijk een aanbieding komen, die aan alle voorwaarden voldoet.

Bijvoorbeeld: Wanneer de opdrachtgever vraagt naar een hybride auto vanwege milieuvriendelijke uitstraling en de directe collega het liefst een kleine auto wil die snel optrekt, kan door functioneel te specificeren mogelijk in beide wensen worden voorzien.

Geef innovatie een kans.

Soms lijkt iets wat voorgeschreven wordt al heel duurzaam, maar misschien is de markt al verder dan bij de eigen organisatie bekend is. Als je dan naar een specifiek product vraagt, kan een kans gemist worden.

Bijvoorbeeld : Vragen naar micro-vezeldoekjes of naar een schoon bureau?

Vraag dus niet naar micro-vezeldoekjes maar naar een methode om het bureau schoon te maken met zo min mogelijk water en schoonmaakmiddelen. Zo kunnen duurzame middelen en de aanbieders die een innovatieve methode hebben ontwikkeld een kans geboden worden. Zorg er wel voor om een referentie in het achterhoofd te houden om andere voorstellen aan af te meten. Micro-vezeldoekjes zijn in dit voorbeeld het minimum.

Kies de vorm van de inkoop/aanbesteding.

Openbare aanbesteding, niet openbare aanbesteding (preselectie) of onderhands?

Natuurlijk zijn er wettelijke aanbestedingsdrempels waar aan gehouden moet worden bij de keuze voor de vorm van de aanbesteding. (zie inkoopbeleid )

Openbare aanbesteding.

Bij een openbare aanbesteding wordt optimaal gebruik gemaakt van de marktwerking, omdat veel aanbieders kunnen inschrijven. Hierdoor is de kans groot dat er aanbieders reageren die meer duurzaamheid garanderen dan de organisatie gedacht heeft.

Niet openbare aanbesteding.

Een niet openbare aanbesteding geeft weer andere mogelijkheden. Hierbij wordt geselecteerd via een openbare inschrijving welke bedrijven later een aanbieding mogen gaan doen (preselectie). Op voorhand kunnen de duurzaamste en meest ambitieuze bedrijven worden geselecteerd. Alleen die mogen aanbieden in het vervolgtraject.

Onderhandse aanbesteding.

Een onderhandse aanbesteding gaat vaak over kleinere aanbestedingen met minder inschrijvers. Dit biedt als voordeel dat er meer wensen voor de gunning ingebracht kunnen worden, omdat het beoordelen van de inschrijvingen minder tijd kost. Het is wel heel belangrijk om van te voren goed te beschrijven wat je wilt, omdat er minder inschrijvingen terug komen en er dus minder te kiezen valt.

Selecteren

Dit is de stap waarin beoordeeld wordt welke leverancier en/of aanbieding het beste is. Hiervoor moet een transparant, objectief en “non-discriminatoir” (termen uit de EU-richtlijn) afwegingskader gehanteerd worden. In de specificatiefase is bepaald welke duurzaamheidaspecten door de organisatie meegenomen moeten worden. Deze moeten nu vertaald worden in selectiecriteria en gunningscriteria.

Daarbij geldt:

Selectiecriteria gaan alleen over de leverancier en de gunningscriteria over de gewenste levering, werk of dienst.Ook wordt nu bepaald op welke wijze er beoordeeld gaat worden.

Kortom: hier wordt haarfijn aangegeven waar de aanbiedingen aan moeten voldoen.

Let op: voordat begonnen wordt met het ontwikkelen van de criteria, moet eerst de manier van gunnen worden bepaald.

Bepaal de manier van gunnen : laagste prijs of de economisch voordelige inschrijving!

Bij de economisch meest voordelige aanbieding zijn de meeste mogelijkheden aanwezig duurzame inkoop te realiseren. Bij de economisch meest voordelige aanbieding kunnen ook andere criteria naast prijs meegenomen worden en zo wordt de balans gezocht tussen prijs en duurzaamheid.

Toch een laagste-prijs-aanbesteding? Specificeer dan de wens zorgvuldig.

Duurzaamheid en een laagste-prijs-aanbesteding sluiten elkaar niet uit. Het vereist wel dat de organisatie heel goed moet weten wat men wil krijgen. Dit kan alleen als er een goede marktverkenning is gedaan, zodat de wens zorgvuldig gespecificeerd kan worden.

Let op:

Functioneel specificeren is risicovol bij een laagste-prijs-aanbesteding. Als bijvoorbeeld gevraagd wordt naar iets waarop gezeten kan worden, dan kunnen er verschillende aanbiedingen binnenkomen, variërend van een schommelstoel tot een driezitsbank. Deze verschillende aanbiedingen zijn lastig op prijs te vergelijken.

Wat worden de selectiecriteria (eisen) voor de aanbieder? Vragen naar een milieuplan en/of milieuverslag; vragen naar een systeem ( bijvoorbeeld : milieuzorgsysteem ).

Een milieuplan laat zien dat een bedrijf rekening houdt met het milieu, maar het kan nog vrij willekeurig ingevuld zijn. Een gecertificeerd systeem, zoals milieuzorgsysteem (ISO 14001), ARBO-zorgsysteem (OHSAS 18001) is een betere basis voor een duurzame aanbieding. Een bedrijf toont hiermee aan dat men op een systematische manier werkt ( en niet ad hoc) en dat het in ieder geval voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Bij een openbare aanbesteding zijn selectiecriteria knock-out criteria. Als een milieuzorgsysteem wordt geëist en de leverancier heeft er geen, dan valt de leverancier af. Er komt geen kwalitatieve beoordeling aan te pas. Dat is wel het geval bij een niet openbare aanbesteding, dan kan de organisatie selectiecriteria ook inhoudelijk beoordelen en vergelijken.

Een milieuzorgsysteem kan niet altijd geëist worden. Alleen als gangbaar is om bijvoorbeeld een ISO 14001 te hebben in de branche die bevraagd wordt en als er een directe relatie te leggen valt met het gevraagde. Voor werken en diensten is deze relatie makkelijker te leggen dan voor leveringen. Het is juridisch nog onduidelijk of een milieuzorgsysteem bij leveringen geëist mag worden. Als uit de marktverkenning blijkt dat certificering niet of nauwelijks van toepassing is voor de bedrijven uit de branche waar ingekocht wordt door de organisatie, dan is men aangewezen op de gunningscriteria. Er kan dan beter gevraagd worden naar een visie over duurzaamheid in relatie tot de levering.

Advies:

Neem het volgende in de tekst op:

• -

  De leverancier dient aan te tonen dat zijn milieuzorgsysteem aan bepaalde minimumeisen moet voldoen. Dit kan door het indienen van een kopie vaneen ISO 14001-certificaat of een kopie van een EMAS-certificaat. Als een leverancier hierover niet beschikt, moet hij aantonen dat zijn milieuzorgsysteem gericht is op continue verbetering en minimaal aan (een van) de volgende voorwaarden:

• -

  Er is een actuele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring (eventueel als onderdeel van het kwaliteitszorgsysteem).

• -

  Er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie gaat nemen om de milieubelasting te verminderen, en men kan een referentielijst overleggen.

• -

  Er is een formeel aangestelde milieucoördinator of functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert.

• -

  Er is een milieuverslag of andere (management-) rapportage waarin wordt gerapporteerd over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten

• -

  Er is een milieuplan waaruit blijkt hoe het personeel wordt geschoold in milieuvriendelijk gedrag en hoe de controle hierop wordt uitgevoerd. Dit is vooral van belang voor personeel dat op locatie werkt.

Wat zijn de gunningscriteria (eisen en wensen) voor levering/dienst/werk?

Bij het formuleren van de gunningscriteria kan de organisatie een aanbieder als het ware uitdagen om zijn “best practises”op het gebied van duurzaamheid aan te bieden. Bijvoorbeeld door te vragen naar voorstellen om een dienst uit te voeren met zo min mogelijk energiegebruik. Gebruik de tabel om de gunningscriteria te formuleren en formuleer zodanig dat de criteria relevant, uitvoerbaar, beoordeelbaar en controleerbaar zijn.

Gebruik “Total Costs of Ownership”.

In de inkoopwereld wordt gewerkt met het begrip : “Total Costs of Ownership”(TCO). Hiermee wordt bedoeld dat niet alleen de aanschafprijs van een product wordt vergeleken, maar dat ook de kosten van het gebruik en van de afvalverwerking wordt meegewogen. Hieruit kan blijken dat duurzaam inkopen niet altijd duurder is. Voor veel leveringen kan een lange levensduur, laag energiegebruik of weinig en goedkoop onderhoud er toe leiden dat de “Total Costs of Ownership”lager uitvallen, terwijl de aanschafprijs in de eerste instantie hoog was.

Bijvoorbeeld : de aanschaf van een spaarlamp is hoger dan die van een gloeilamp, maar doordat de lamp tien keer langer mee gaat, is de aanschafprijs verspreid over de levensduur, goedkoper.

Ook bij diensten kan een TCO-benadering gebruikt worden.Bijvoorbeeld: Een hoger uurtarief waarin extra advisering of ondersteuning is verwerkt, pakt toch gunstig uit.

Maak gebruik van keurmerken en certificaten.

Als er keurmerken of certificaten beschikbaar zijn voor de in te kopen productgroep, geef dan de voorkeur aan producten met een certificaat of keurmerk boven hetzelfde product zonder certificaat of keurmerk. Dit maakt de invulling van de duurzaamheideisen specifieker en heeft als voordeel dat ze gecontroleerd worden door de certificerende instantie. De organisatie hoeft dus niet zelf te controleren. Hiermee worden algemeenheden voorkomen. Want wat is bijvoorbeeld “duurzaam hout”of “milieuvriendelijk papier”?

Controleer wel of het certificaat voldoende is ingeburgerd in de markt. Ander loopt de organisatie het risico dat er onvoldoende aanbiedingen binnen komen

Let op :

Als de organisatie vraagt naar een certificaat of een keurmerk, zet er dan altijd bij “of gelijkwaardig”!

Meten of iets gelijkwaardig is :

• -

  Vraag in de eerste plaats de leverancier om aan te tonen waarom het om een gelijkwaardig product gaat.

• -

  Daarnaast van te voren onderzoeken waar de bouwstenen van een keurmerk uit bestaan. Zo kan men gelijkwaardige producten naast de criteria voor het keurmerk leggen en deze met elkaar vergelijken.

Er is een woud aan keurmerken en dat maakt het soms best lastig, want wat kan er nu het beste gevraagd worden? Afhankelijk van welk product men wil, zijn er drie algemeen aanvaarde keurmerken die met een gerust hart gevraagd kunnen worden :

• -

  Nordic Swan;

• -

  Europese Ecolabel;

• -

  Nederlands Milieukeurmerk.

In al de drie keurmerken is de gehele levenscyclus van een product meegenomen.

Voor sociale aspecten is een Far Trade keurmerk een goede optie. Echter oppassen met Max Havelaar; dit is een goede optie maar leveranciers met hun eigen duurzaamheidsprogramma beginnen nu te claimen dat Max Havelaar bijna als merk gebruikt wordt. Het als merk gebruiken mag niet. Dus goed oppassen en advies inwinnen.

Bepaal het wegingspercentage voor de duurzaamheidscriteria.

Geïntegreerd in de kwaliteitscriteria of een herkenbare rubriek met een eigen percentage.

Er kan voor gekozen worden om duurzaamheidseisen en –wensen mee te nemen in de gunning als onderdeel van de kwaliteit of om ze juist expliciet te benoemen als milieu of sociale criteria, naast kwaliteit en prijs. Met dat laatste laat de organisatie duidelijk aan de aanbieder zien dat duurzaamheid door de organisatie belangrijk wordt gevonden. Bovendien is het later dan makkelijker om bestekken met elkaar te vergelijken bij het monitoren van duurzaam inkopen.

Voorbeeld:

In het bestek voor de inhuur van schoonmaakdiensten wordt milieu voor 15% meegewogen:

• -

  Prijs 35 %;

• -

  Kwaliteit 25 %;

• -

  Uitvoering 25 %;

• -

  Milieu 15 %.

Als eisen geformuleerd worden ten aanzien van duurzaamheid, is duurzaamheid een knock-out criterium. Bijvoorbeeld de eis om gevaarlijke stoffen uit te sluiten, of de verplichting tot het hebben van een retoursysteem. Als de aanbieding dan niet voldoet aan de eisen, valt deze af.

Aanvullend op de eisen kunnen wensen geformuleerd worden waarop de ondernemer punten kan scoren. Hoe meer ze bieden, hoe meer punten ze verdienen in de beoordeling. In het bestek moet dan wel aangegeven worden hoe de organisatie deze beoordeling gaat doen. Om de punten binnen de weging goed te verdelen is het belangrijk dat de organisatie aangeeft hoe de beoordeling gaat.

Om de punten binnen de weging goed te verdelen is het belangrijk dat er gelet wordt op de ambitie die uit de offerte spreekt. Ook geldt : hoe concreter, hoe beter. Want dat is meetbaar en ook beter controleerbaar.

Bepaal hoe de weging plaats vindt.

Gebruik de afwegingskaders en geef de bronmaatregelen de hoogste score.

Hoe beoordeelt de organisatie de ambities van de leverancier? Veel bedrijven richten zich bijvoorbeeld op een CO2-neutrale bedrijfsvoering door hun uitstoot elders te compenseren. Of men neemt producten terug om ze om te smelten en te recyclen. Het klinkt goed, maar wat levert dat op voor het milieu?

Vuistregel: Bronmaatregelen, dus het voorkomen van energie- of watergebruik of het voorkomen van afval, hebben de voorkeur.

Contracteren en bestellen

In deze stap worden de afspraken uit de gekozen aanbieding vastgelegd in een contract. Het is belangrijk om de beloofde prestaties te waarborgen en er de leverancier ook daadwerkelijk aan te kunnen houden.

Hoe wordt een prestatie optimaalverkregen? Wordt er af en toe een keuring uitgevoerd of gaat de opdrachtgeversamen met de leverancier op afgesproken tijden samen op zoek naar duurzaamheidswinst?

Om er zeker van te zijn dat waar voor het geld verkregen wordt en dat de leverancier in de toekomst ook aan de wensen van de opdrachtgever kan voldoen, is het verstandig om regelmatig met elkaar om de tafel te zitten. Eigenlijk wordt op die manier doorgegaan met het verkennen van de mogelijkheden om de duurzaamheid na te streven. Leg de momenten vast in het contract en spreek af welke inbreng er van de leverancier wordt verwacht.Het is belangrijk om alle afspraken die met leveranciers worden gemaakt, ook ten aanzien van duurzaamheid, vast te leggen in het contract. Ook moet bij de aanbesteding worden aangegeven dat de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hof van Twente van toepassing zijn.

Denk ook aan een artikel over het gebruik van verpakkingen; geef bijvoorbeeld aan dat zaken niet mogen worden verpakt in verpakkingen die, beoordeeld naar de stand van de wetenschap ten tijde van de levering, milieubelastend zijn of worden vermoed dit te zijn of op andere wijze een bedreiging voor de veiligheid, welzijn of gezondheid kunnen vormen.

Hoe kan het eigen inkoopproces verduurzaamd worden?

Het inkoopproces veroorzaakt zelf ook milieubelasting. Denk bijvoorbeeld aan het maken van afspraken met leveranciers op plekken die makkelijk met het openbaar vervoer kunnen worden bereikt. Of probeer papier te sparen door het aantal facturen te reduceren en elektronische afhandeling te stimuleren; efficiënter en minder papier en mobiliteit. (dubbelzijdig printen of kopiëren.)

Communicatie.

Maak communicatie een gepland onderdeel van het gehele traject. Door daar tijdig over na te denken wordt voorkomen dat de communicatie er achteraf bij inschiet. Dit hoeft natuurlijk niet te wachten tot einde van een traject. Tussen tijdse informatie naar collega’s kan op bepaalde momenten in het traject worden ingebouwd.

Bewaken en gebruiken

In deze fase wil de organisatie zeker weten of er verkregen wordt wat is gevraagd en vastgelegd. Als dat het geval is, is er winst geboekt op het gebied van duurzaamheid. Het is nu zaak om die winst ook bij het daadwerkelijke gebruik te verzilveren.

Neem de gemaakte afspraken serieus en controleer en waardeer het als het goed gaat.

Nadat het inkoop of aanbestedingstraject is afgesloten wil de organisatie natuurlijk ook weten of er wat voor het geld verkregen wordt. Houdt de leverancier zich aan de afspraken? Bewaken is meer dan alleen een kwestie van controle. De duurzaamheidaspecten lijken nu wellicht vanzelfsprekend. Maar was dat ook zo in het begin van het inkooptraject? Voor de organisatie, maar ook voor de leverancier kan het inbrengen van duurzaamheidsaspecten een uitdaging zijn geweest. Door hier de waardering voor te uiten en door interesse te tonen in het daadwerkelijk resultaat wordt de leverancier gestimuleerd om de volgende keer weer z’n uiterste best te doen voor een duurzame(re) aanbieding.

Zorg dat de ingekochte levering ook duurzaam wordt gebruikt. Onwetendheid en/of gewoontes kunnen er voor zorgen dat een duurzaam product niet duurzaam wordt gebruikt. Zoals bijvoorbeeld het weggooien van herbruikbare producten, het onnodig laten branden van een spaarlamp enz. Met andere woorden: verspillen is nooit duurzaam. Soms vraagt een duurzaam product ander gedrag van de gebruikers. Besteed hierbij aandacht aan bij de introductie van de nieuwe artikelen of diensten en zorg er voor dat de aanbieder de gebruikersinstructies altijd duidelijk overdraagt aan de gebruikers.

Nazorg

Het inkooptraject is nu zo goed als afgerond. De producten zijn in huis of het gevraagde werk is in uitvoering. Om het traject goed af te sluiten is het nu zaak om terug te kijken: wat zou de andere keer anders moeten worden uitgevoerd? Maar ook trots zijn op de prestatie en anderen mee te laten delen in de kennis en ervaring die is opgedaan.

Beoordeel het gevolgde traject en gebruik nieuwe inzichten bij een volgend inkooptraject.

Duurzaam inkopen is in opkomst. Er is nog weinig ervaring en de markt is volop in beweging. Omdat duurzaam inkopen zich nog volop ontwikkelt is het goed om te evalueren en om na te gaan wat de volgende keer anders zou moeten.

Zou een wens nog verder kunnen worden aangescherpt?

Zou de volgende keer weer een milieuzorgsysteem worden geëist, als wordt vastgesteld dat het product gemaakt is zonder uitbuiting of moet de wens nog explicieter worden gemaakt?

Leg de ervaringen vast in het aanbestedingsdossier.

Deze leidraad bij het aankoop en aanbestedingsbeleid met betrekking tot duurzaam inkopen is een groeidocument. Vragen of opmerking graag doorgeven aan de gemeentelijke inkoopcoördinator. Inkopen is geen solistisch traject maar een traject van gezamenlijkheid.