Procedureregeling Groslijstensystematiek Hof van Twente 2015

Hoofdstuk 1. Definities

In deze procedure wordt verstaan onder:

Aanbestedingsteam Team waarin de afdelingsmanager Bedrijfsvoering en de

inkoopadviseur, aangevuld met (een) vakspecialist(en), zitting hebben.

Gemeente

Groslist

Leveranciers Systematiek

Top 3 leverancier Wildcard

Gemeente Hof van Twente.

Lijst van Leveranciers die in aanmerking komen te worden uitgenodigd naar, bij die Groslijst horende, opdrachten mee te dingen.

Aannemers, dienstverleners en leveranciers.

De groslijstensysternatiek van de gemeente Hof van Twente. Leverancier op de Groslijst staat één van de hoogste 3 scores. Leverancier van de Groslijst die is ingeloot om mee te dingen naar een opdracht.

Hoofdstuk 2. Groslijsten

Groslijsten zijn lijsten per categorie of subcategorie van opdrachten, waarop Leveranciers staan, die hun interesse voor deze opdrachten kenbaar hebben gemaakt. De Leveranciers op aen Groslist zijn gescreend en gekwalificeerd voor de betreffende opdrachtensoort. De Groslijsten worden namens het aanbestedingsteam door afdelingsmanager Bedrijfsvoering, dhr. H. Rietman onderhouden en vastgesteld. Op een Groslijst kunnen zowel Leveranciers voorkomen die al opdrachten hebben uitgevoerd, als Leveranciers die nog geen opdrachten

hebben uitgevoerd. Leveranciers die een opdracht hebben uitgevoerd worden beoordeeld en krijgen een score toebedeeld. Hoe hoger de score, hoe hoger de ranking op de Groslüjst.

Leveranciers die nog geen opdracht hebben uitgevoerd zijn niet gerankt. Indien er een opdracht binnen de GroslFjst meervoudig onderhands wordt aanbesteed, worden de drie Leveranciers die het hoogst gerankt zijn (de ‘top 3’) altijd uitgenodigd voor het doen van een aanbieding. De overige leveranciers (getankt en niet-getankt) kunnen, wanneer er behoefte

is aan meer dan 3 inschrijvers, worden ingeloot om een aanbieding te doen. Dit kunnen er één of twee zijn zodat er in totaal drie tot vijf Leveranciers worden uitgenodigd om in te schrijven.

Hoofdstuk 3. De Systematiek

De belangrijkste doelstellingen van het werken met een groslijstensystematiek zijn gelijkheid en transparantie. Daarnaast zorgt de Systematiek voor een eerlijk en effectief leveranciers- en contractmanagement.

Een voordeel van het werken met de Systematiek is dat bij onderhandse aanbestedingen Leveranciers niet elke keer gecontroleerd hoeven te worden op hun geschiktheid voor het uitvoeren van het werk. Het uitnodigingsbeleid en de selectiefase bij onderhandse aanbestedingen is met de Systematiek transparanter, objectiever en verloopt sneller.

Een aanvullend doel van de Systematiek is kwaliteitstoename door het beoordelen van uitgevoerde opdrachten ('past performance’). Een Leverancier zal bij de uitvoering van de opdracht het kwaliteitsniveau van zijn concurrenten moeten overtreffen om zijn plek in de top 3 te behouden.

De Systematiek gaat uit van een groslijst per specifieke opdrachtensoort en -omvang. Op deze wijze wordt voorkomen dat op éèn groslijst een (te) grote diversiteit aan opdrachten (naar aard en omvang) ontstaat. Er kunnen per opdrachtensoort dus meerdere Groslijsten zijn.

Het staat het Aanbestedingsteam in beginsel vrij om per categorie of subcategorie meer of minder Groslijsten open te stellen.

De 'top 3' van Leveranciers op de Groslijst is openbaar en wordt op de website van de Gemeente bekend gemaakt. Dit in tegenstelling tot de overige Leveranciers op de Groslijst. Van de overige Leveranciers worden er per uitnodigingsronde nul, één of twee ingeloot (de zgn. Wildcards'). Dit om samenspanning te voorkomen. De Leverancier die de aanbesteding wint (dat kan dus ook een Wildcard zijn), wordt vervolgens, overeenkomstig Hoofdstuk 4, onderdeel c, van de procedure, op de uitvoering van de opdracht beoordeeld. Op basis van deze beoordeling wordt de Leverancier (opnieuw) gerankt op de Groslijst.

Hoofdstuk 4. De procedure

De procedure bestaat uit drie onderdelen, te weten:

• 1.

  Aanmelding en toelating tot de Groslijst: Deze is, via het digitale platform Negometrix (www.neoometrix.nl), toegankelijk voor alle geïnteresseerde en geschikte marktpartijen binnen een geografisch gebied. Ook op de gemeentelijke website wordt bekend gemaakt welke groslijsten zijn opengesteld en is een directe link opgenomen naar de aanmelding op Negometrix. Voor de beschreven opdrachtsoorten wordt veronderstelt geen sprake te zijn van een duidelijk grensoverschrijdend belang.

• 2.

  Uitnodigingsbeleid: De Groslijsten zijn onderverdeeld naar opdrachtensoort. Per opdrachtensoort kunnen er sub-lijsten zijn, afhankelijk van de omvang van de opdrachten. Leveranciers die opdrachten hebben uitgevoerd voor de Gemeente, worden daarop beoordeeld en behalen daarmee een score. De 3 Leveranciers met de hoogste score worden bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding van de betreffende opdrachtensoort uitgenodigd om in te schrijven. Buiten de Top 3 leveranciers bestaat de Groslijst uit Leveranciers die zich voor de Groslijst hebben aangemeld. De Leveranciers zijn door het Aanbestedingsteam gekwalificeerd om de opdrachtensoort van de betreffende Groslijst uit te voeren. BFj iedere meervoudig onderhandse aanbesteding van de betreffende opdrachtensoort, worden er naast de

Top 3 leveranciers desgewenst êên of twee Leveranciers vanuit de Groslijst ingeloot. Dat betekent dat er per aanbesteding minimaal drie en maximaal vijf partijen worden uitgenodigd in te schrijven.

3.Beoordeling van de opdracht: Leveranciers die een opdracht uiNoeren worden twee keer beoordeeld. De eerste beoordeling vindt plaats wanneer het project voor ongeveer êên derde deel voltooid is, de zogenaamde tussentijdse beoordeling.

Daarbij wordt aandacht besteed aan waar het goed gaat in de samenwerking en waar verbetering mogelijk is. De verbeteringsmogelijkheden worden omgezet in actiepunten en nadere afspraken. De tweede beoordeling vindt plaats nadat het project is afgerond en opgeleverd, da zogenaamde eindbeoordeling. De eindbeoordeling resulteert in een score die bepalend is voor de rangorde van de Leverancier op de Groslijst (en in de top 3). De Leverancier met de laagste score

wordt het eerst uit de top 3 verwijderd. Het doel van de tussentijdse beoordeling is dat de eindbeoordeling niet als een verrassing komt. Tevens maakt een tussentijdse beoordeling mogelijk dat partijen tijdens het proces werken aan verbetering en bijsturing. De tussentijdse beoordeling resulteert eveneens in een score, maar deze score beïnvloed de rangorde op de GroslFjst niet. Bij het beoordelen van de Leverancier wordt gebruik gemaakt van het beoordelingsformulier van bijlage 4.

4.1Toelating tot de Groslijst

De Leverancier geeft op basis van de kerncompetenties aan voor welke categorie(ën) van werken of diensten hij zich wil aanmelden. De Gemeente beoordeelt of de Leverancier toegelaten kan worden (zich kwalificeert) en tevens voor welke categorie(ën). Daarmee heeft

dit proces van toelating tot de Groslijst, voor de Gemeente tevens de functie van een marktonderzoek. De Gemeente weet op het moment van uitnodigen dat alie Leveranciers op de Groslijst geschikt zijn om opdrachten in de betreffende categorie uit te voeren. Dat is temeer van belang, omdat bij elk offertetraject er mogelijk één of twee (mogelijk nieuwe) Leveranciers kunnen worden ingeloot (‘Wildcards').

Om tot de Groslijst toegelaten te worden, mogen de uitsluitingsgronden van deel 4 van de Eigen Verklaring, horende bij deze procedure (zie bijlage 2), niet op de Leverancier van toepassing zijn.

Verder is per groslijst aangegeven wat de gestelde geschiktheidseisen zijn met betrekking tot de technische bekwaamheid en beroepsbevoegdheid. Wanneer een leverancier zich voor een specifieke lijst aanmeld, dient deze aanvraag vergezeld te gaan van een ingevulde en ondertekende Eigen Verklaring van de betreffende groslijst.

Geografische markt

Bij iedere Groslijst is een geografische markt aangegeven met een straal (r) vanuit het centrum van de Gemeente. Alleen Leveranciers die zich in de geografische markt van een Groslijst bevinden, worden door de Gemeente op de wijze zoals beschreven in paragraaf 4.2, voor de betreffende opdrachtensoort uitgenodigd. Het moet daarbij gaan om een feitelijk

vestigingsadres van de Leverancier. Postbusadressen zijn uitgesloten.

De Leverancier kan zich aanmelden voor èén of meerdere Groslijsten via het aanbestedingsplatform Negometrix: www.neoometrix.com. De aanmelding kan pas in behandeling genomen worden als deze is volledig is ingediend met:

• 1.

  Eigen Verklaring: Moet zijn ingevuld en rechtsgeldig zijn ondertekend. De formele bewijsstukken genoemd in de bijlage moeten worden overlegd na schriftelijk verzoek daartoe van de Gemeente, binnen de in dat verzoek vermelde termijn;

• 2.

  Model K: Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving ten behoeve van de Systematiek groslijsten gemeente Hof van Twente

• 3.

  Portfolio van referentieopdrachten: De kerncompetenties, horende bij de vakbekwaamheidseisen, moeten worden aangetoond door middel van een portfolio van referentieopdrachten;

• 4.

  Certificaten: Het VCA* alsmede het kwaliteitscertificaat, waar toepasselijk.

De door de Leverancier opgegeven referenties moeten voldoen aan het gestelde in artikel

3.7.1van het ARW2012. De Leverancier is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van zijn portfolio van referentieopdrachten en kan deze zo vaak hij zeF wil opwaarderen. Tevens dient de Leverancier een bedrijfspresentatie te kunnen overleggen met daarin een

uitgebreide beschrijving van de bedrijfsactiviteiten, een toelichting op de geleverde producten en diensten, een toelichting op de productontwikkeling en de opleidingsplannen van de medewerkers.

Indien de Leverancier onderdeel is van een concern en er al een onderneming van dat concern op de Groslijst is bijgeschreven, wordt deze Leverancier pas toegelaten (zeFstandig, in combinatie, of als onderaannemer), indien hij -op verzoek van de Gemeente- kan

aantonen dat alle ondernemingen uit dit concern ieder onafhankelijk van de anderen kunnen inschrijven op opdrachten, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht nemen. Kan dit niet door de betreffende Leverancier worden aangetoond, dan wordt deze niet tot de Groslijst toegelaten.

Waar voor opdrachten specialistische competenties gevraagd worden, is het Aanbestedingsteam gerechtigd gemotiveerd, anders dan door het lot bepaald, Leveranciers uit de Groslijst uit te nodigen.

Op de opdrachten is de UAV2012 dan wel de UAV-gc2005 van toepassing. In geval van diensten zijn de Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Hof van Twente (conform model VNG) van toepassing. Algemene voorwaarden van de Leverancier zijn niet van toepassing. Door zich aan te melden voor een Groslijst verklaart de Leverancier zich akkoord met de

voorwaarden die verbonden zijn aan deze procedure. Zowel aanmelding als toelating kunnen het hele jaar door.

4.2Uitnodigingsbeleid

Top 3 leveranciers worden bij iedere meervoudig onderhandse aanbesteding uitgenodigd een inschrijving te doen, tenzij de ingediende referentieprojecten een opdrachtwaarde vertegenwoordigen van minder dan 60% van de onderhavige opdracht. Per drie uitnodiglngen heeft een Top 3 leverancier één keer de mogelijkheid om gemotiveerd niet in te schrijven (te Iaten passeren), zonder dat dit gevolgen heeft voor zijn score en daarmee zijn banking op de Groslijst. In dat geval kan een extra Wildcard worden ingezet. Het uitgangspunt is dat er per aanbesteding minimaal drie en maximaal vijf Leveranciers inschrijven. Het aantal uitnodigingen wordt op basis van loting, aangevuld met Leveranciers uit de Groslijst. De loting vindt digitaal plaats via Negometrix.

De volgende werkwijze is van toepassing op de verdeling van de opdrachten:

• • •

    Alle aanbestedingen worden voorgelegd aan het Aanbestedingsteam;

  • •

    Bij meervoudige onderhandse opdrachten worden in drie tot vijf Laverenciers (de Top 3 leveranciers en maximaal twee overige Leveranciers van de Groslijst) uitgenodigd om in te schrijven. Het Aanbestedingsteam is bevoegd om bij voldoende dwingende redenen schriftelijk gemotiveerd van dit aantal en de door Negometrix gegenereerde selectie af te wijken;

  • •

    Van de uit te nodigen Leveranciers wordt altljd vooraf gecontroleerd of de omvang van de ingediende referentieprojecten zich in voldoende mate verhoudt tot de onderhavige opdracht. Indien dat niet het geval is wordt er gezocht naar de eerstvolgend gerankte Leverancier met referentieprojecten van voldoende omvang;

  • •

    Indien er minder dan drie gerankte Leveranciers (met referentieprojecten van voldoende omvang) op de Groslijst staan, worden er aanvullend niet-gerankte Leveranciers ingeloot;

  • •

    Model K ofwel de Verklaring bestuurder omtrent rechtmatigheid inschrijving moet bij iedere inschrijving worden ingediend;

  • •

    De Eigen Verklaring voor aanbestedingsprocedures van aanbestedende diensten moet bij iedere inschrijving worden ingediend.

• 4.3Beoordeling opdracht

Alle opdrachten worden geëvalueerd en beoordeeld. Dit wordt op een objectieve en transparante manier gedaan. Bij aanvang wn de opdracht wordt de Leverancier hier nogmaals op gewezen. Het beoordelingsformulier wordt meegestuurd. Partijen weten dan vooraf dat een beoordeling plaatsvindt en op welke onderdelen wordt beoordeeld. De tekst in het bestek of de uitnodiging is als volgt: "De opdrachtgever beoordeelt de opdrachtnemer tijdens de uitvoering van de opdracht op /›resenf perfor›ziance’om de samenwarking en kwaliteit te verbeteren. Het beoordelen gaat gedurende de u”itvoeringsperiode over en weer tussen opdracht e ever en opdrachtnemer om uiteindelijk tot een goede ’past performance’

van de opdrachtnemer te komen. Na opleverin e van de opdracht beoordeelt de

opdrachtgever de werkwijze van en samanwarklng met de opdrachtnemer door het invullen

van hef bïjge/e« erde beoorde//ngsformti /ier. Dit formulier komt ineen ges/ofen databank an isa/leen ter inzage voor de Gemeente. De behaalde score is bepalend voor de positie op de Groslijst en daarmee voor het al dan niet behoren tot de Top 3 leveranciers". \n eenRAW- bestek wordt deze tekst in deel 1 opgenomen.

De opdrachten worden beoordeeld op basis van de criteria die in het formulier "Beoordeling Leverancier" zijn opgenomen. Dit formulier bestaat uit 6 hoofdcriteria, die weer onderverdeeld zijn in subcriteria:

• 1.

  Planmatig werken

• 2.

  Pro-activiteit en samenwerking

3 Deskundigheid en kwaliteit

• 4.

  Veiligheid en gezondheid

• 5.

  Omgevingsmanagement

• 6.

  Opïeverit g en revisie

Per criterium is op het beoordelingsformulier een wegingsfactor aangegeven. De beoordeling wordt, ten overstaan van (een vertegenwoordiging van) de Leverancier, uitgevoerd door de projectleider in het bijzijn van de toezichthouder. Bij voorkeur is ook de directievoerder bij de beoordeling aanwezig.

Deze beoordelingscriteria kunnen per opdracht verschillen afhankelijk van de aard, omvang en kenmerken (gecompliceerd of eenvoudig) van de opdracht. De hoofdcriteria zullen beoordeeld worden op basis van een gewogen gemiddelde van de subcriteria. Per criterium kan men een score (cijfer) behalen.

Tussentijds wordt de samenwerking besproken en wordt getoetst of de wederzijdse verwachtingen worden waargemaakt. Op deze momenten worden de beoordelingsformulieren ingevuld, zodat de samenwerking wordt uitgedrukt in een cijfer en motivering daarvan. Op deze manier Iigt vast waar het goed gaat in de samenwerking en waar verbetering mogelijk is. Deze verbetering kan worden omgezet in actiepunten en nadere afspraken. Het belangrijkste van deze tussentijdse beoordeling is dat de eindbeoordeling niet als een verassing komt. Tevens maakt een tussentijdse beoordeling mogelijk dat partijen tijdens het proces werken aan verbetering en bijsturing. Per aspect kan de Leverancier een reactie geven op de beoordeling en feedback geven aan de Gemeente. Wederzijds vertrouwen en transparantie zijn hierbij belangrijke elementen. Tussentijdse beoordelingen worden opgenomen in het projectdossier.

Binnen veertien dagen na de eerste oplevering van een project wordt het beoordelingsformulier ingevuld door de project- of contractverantwoordelijke. De Leverancier krijgt de gelegenheid om op het formulier kanttekeningen te plaatsen bi de beoordeling.

De eindbeoordeling wordt ter vaststelling voorgelegd aan het Aanbestedingsteam. Na vaststelling wordt de eindbeoordeling schriftelijk medegedeeld aan de Leverancier, die in de gelegenheid wordt gesteld om binnen 2 weken een reactie te geven op de vastgestelde eindbeoordeling. Indien de Leverancier van die mogelijkheid gebruik maakt, nodigt de Gemeente hem uit voor een gesprek dat uiterlijk binnen 4 weken daarna zal plaatsvinden.

Na die termijn gaat de Gemeente over tot definitieve vaststelling van de beoordeling en neemt zij de beoordeling op in de databank. Bij de definitieve vaststelling van de beoordeling, wordan betrokken, de door de opdrachtnemer over de beoordeling gemaakte opmerkingen, de inhoud van het gevoerde gesprek, alsmede hetgeen naar aanleiding daarvan nadien eventueel door partijen is gewisseld. De score komt na iedere nieuwe eindbeoordeling te vervallen, alleen de laatstbehaalde eindscore is geldig.

Zowel de tussentijdse- als de eindbeoordeling worden gedaan door minimaal de projectleider en de toezichthouder, bij voorkeur aangevuld met de directievoerder en altijd in het bijzijn

van de (verantwoordelijke medewerkers van de) Leverancier.

Verwijdering uit de top 3

Leveranciers verliezen hun plek in de top 3 in het volgende gevallen:

1. De score van de Leverancier is lager dan die van de Leverancier op de 4de plaats

van da Groslijst;

In het volgende geval verliest de Leverancier zijn score en daarmee zijn ranking (plek in de top 3):

2.De Leverancier heeft onvoldoende gemotiveerd- of vaker dan één keer per drie uitnodigingen niet ingeschreven ('gepast');

In de volgende gevallen verliest de Leverancier zijn plek op de Groslijst

• 3.

  De Leverancier voldoet niet langer aan de geschiktheidseisen van par. 4.1;

• 4.

  Het oontract tussen de Gemeente en de Leverancier is ontbonden vanwege wanprestatie;

• 5.

  De Leverancier is niet te goeder trouw.

De verwijdering (uit de top 3) van de Groslijst wordt schriftelijk en gemotiveerd kenbaar gemaakt aan de betreffende Leverancier. Een Leverancier die het niet eens is met een beoordeling of een verwijderingsbesluit kan bezwaar maken door een klacht in te dienen bij het “Twents Reglement Klachtafhandeling bij Aanbesteden 2013". De Leverancier die op grond van geval 3 van de Groslijst is verwijderd kan zodra hij weer voldoet aan de, in paragraaf 4.1 beschreven eisen, -op zijn verzoek- weer tot de Groslijst toegelaten worden, De Leverancier die op grond van de gevallen 4 en 5 van de Groslijst is verwijderd, kan niet eerder dan na ommekornst van vijfjaar en nadat maatregelen zijn getroffen om herhaling te voorkomen, verzoeken weer tot de Groslijst toegelaten te worden.

Hoofdstuk 5. Dossiervorming en communicatie

Het Aanbestedingsteam van de Gemeente legt alle -voor de procedure relevante- informatie vast in de databank gekoppeld aan het Negometrix platform. De volgende gegevens worden per opdracht geregistreerd:

• 1.

  Leverancier die het werk gegund heeft gekregen;

• 2.

  Aard van het werk (soort werk) en binnen welke Groslijst dit valt;

• 3.

  Gevolgda procedure (enkelvoudig/ meervoudig);

• 4.

  Aantal inschrijvingen;

• 5.

  Namen van de deelnemende Leveranciers;

• 6.

  Aantal Wildcards;

• 7.

  Aantal keren dat per Top 3 leverancier ’gepast’ is;

• 8.

  Score per Leverancier;

• 9.

  Beoordeling van de opdracht die de Leverancier heeft uitgevoerd.

Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt in het kader van deze Systematiek. De informatie wordt niet met derden gedeeld, tenzij de Gemeente hier op grond van wettelijke verplichtingen aan gehouden is. Alleen de Top 3 leveranciers worden met hun eindscores op de website van de Gemeente als 'preferred suppliers’ vermeld.

Goor, 24-11-2015.

burgemeester en wethouders van Hof van Twente, retaris, de burgemeester,

mr ta drs. -van Moorsel MPM