Controleprotocol voor de jaarlijkse accountantscontrole

Artikel 1 Inwerkingtreding

Bij besluit van 24 november 2015 heeft de gemeente-raad aan Deloitte Consulting opdracht verstrekt de accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 gemeentewet voor de gemeente Hof van Twente uit te voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen op hoofdlijnen in dit controle-protocol plaatsvindt. Dit controleprotocol treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2016. Het controleprotocol 2011, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 4 oktober 2011, wordt ingaande 1 januari 2016 ingetrokken.

Artikel 2 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel nadere aan-wijzingen te geven aan de accountant over de reik-wijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hof van Twente. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

Artikel 3 Wettelijk kader

De gemeentewet, artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wet-boek voor de controle van de in art 197 GW bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aan-wijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Aan de accountant dient bovendien inzichtelijk gemaakt te worden welke wet- en regelgeving van toepassing is.

Artikel 4 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid)

Zoals in art 213 GW is voorgeschreven, zal de controle gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

• q

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• q

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• q

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• q

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten;

• q

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten), de Kadernota en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werk-zaamheden.

Onder rechtmatigheid wordt volgens de definitie van het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) begrepen dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen ”.

Artikel 5 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeurings-tolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

In het hierna opgenomen schema is de goed-keuringstolerantie opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld. De percentages komen overeen met het wettelijk minimum.

De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij afzonderlijke posten waarin dit bedrag wordt overschreden, vindt rappor-tering plaats in het verslag van bevindingen. Wij stellen de rapporteringstolerantie vast op 10% van de goedkeuringstolerantie.

De rapporteringstolerantie heeft als doel dat niet over allerlei kleine fouten, zoals een verkeerde boeking, dient te worden gerapporteerd. Indien integriteit in het geding is, zoals bijv. bij fraude, worden onrechtmatig-heden gemeld, ook al bevinden de bedragen zich onder de rapporteringstolerantie.

Deze percentages van goedkeurings- en rappor-teringstoleranties worden in de regel ook bij andere gemeenten toegepast.

Artikel 6 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheid toetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:

• A.

  Rechtmatigheid wet- en regelgeving

• B.

  Begrotingsrechtmatigheid

  C.Misbruik en oneigenlijk gebruik

  Ad A. Rechtmatigheid wet- en regelgeving

  • 1.

    Externe wetgeving (Europese richtlijnen & lande-lijke wetgeving)De externe wetgeving omvat algemeen verbindende voorschriften van de Europese Unie, zoals de Euro-pese aanbestedingsrichtlijnen en de regeling omtrent Staatssteun, de wetgeving van het Rijk, waaronder de Gemeentewet (inclusief Besluit begroting en verantwoording), Aanbestedingswet en Algemene wet bestuursrecht en voorts overige wetgeving, voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreft of kan betreffen. Hiertoe behoren ook de specifieke geldstromen in de vorm van subsidies of specifieke uitkeringen die de gemeente ontvangt, voortvloeiend uit verschillende medebewindswetten. In het normen- en toetsings-kader worden de wet- en regelgeving opgenomen. Dit wordt jaarlijks geactuali-seerd en vastgesteld door het college. Met betrekking tot de externe wetgeving is ook de zogeheten SISA-regelgeving (Single information, single audit) van toepassing. Op grond hiervan maken controles die voorheen afzonderlijk van de rekeningcontrole werden uitgevoerd, thans onderdeel uit van de jaarlijkse controle van de rekening.

  • 2.

    Verordeningen (vastgesteld door gemeenteraad)

  De gemeentelijke verordeningen (Controleverorde-ning art. 213 en Financiële verordening art. 212 Gemeentewet) en alle overige verordeningen voor zover die bepalingen over financiële beheers-handelingen bevatten, maken onderdeel uit van het normenkader. Dit geldt eveneens voor andere kaderstellende besluiten van algemene strekking, zoals door de raad vastgestelde beleidsregels. Ten aanzien van de gemeentelijke verordeningen vindt uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en object/doelgroep van bepalingen die resulteren in financiële beheershandelingen.

  3.Kaderstellende collegebesluiten (bepaalde beleids-regels)

  Met de dualisering is een scherpere grens getrokken tussen bevoegdheden van raad en college. Voor de rechtmatigheidstoets betekent dit dat beleidsregels die door het college worden vastgesteld niet onder het rechtmatigheidsoordeel vallen. Hierop zijn twee uitzonderingen.

  Ten eerste kan uit hogere regelgeving of uit een verordening de verplichting voor het college volgen om een beleidsregel vast te leggen, waarbij in die regelgeving is voorgeschreven dat een rechtmatig-heidstoets moet worden uitgevoerd, bijvoorbeeld over de toepassing van de hardheidsclausule. Controle van de naleving van die beleidsregels hoort wel standaard onder de accountantstoets. Ten tweede kan de raad op eigen initiatief besluiten om ook nog andere beleidsregels van het college aan het normenkader toe te voegen. In dat geval zal de accountant die betrekken in de rechtmatigheidstoets.

  Ad B. Begrotingsrechtmatigheid

  De controle op begrotingsrechtmatigheid kent drie aspecten: verantwoording op het juiste begrotings-onderdeel (programma, algemene dekkingsmiddelen enz.), verantwoording in het juiste begrotingsjaar en de toereikendheid van het begrotingsbedrag. Voor de beoordeling van dit laatste aspect hanteert de raad het volgende uitgangspunt: Als het college bij de uitgaven die overschrijdingen veroorzaken binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven, is er geen strijd met het budgetrecht. Als het college heeft gehandeld binnen de afspraken die met de raad zijn gemaakt, maar door externe en/of onvoorziene omstandigheden de uitgaven hoger zijn uitgevallen, zijn de uitgaven rechtmatig.

  Om dat nader in te vullen geldt het navolgende normenkader voor begrotingsrechtmatigheid:

  • • a.

      Kostenoverschrijdingen per programma die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct daaraan gerelateerde inkomsten worden als rechtmatig beschouwd.

    • b.

      Kostenoverschrijdingen per programma, die binnen het vastgestelde (bestaande) beleid passen, maar die niet tijdig (dus pas na de 2e bestuursrapportage) konden worden gesignaleerd. Bijvoorbeeld vanwege een open einde (subsidie-) regeling, vorderingen die niet geïnd kunnen worden, aanspraken op verleende garanties. Deze overschrijdingen worden als rechtmatig aangemerkt.

    • c.

      Kostenoverschrijdingen per programma, die verband houden met het toerekenen van interne kosten vanuit de kostenplaatsen zijn als rechtmatig te beschouwen, indien voldaan wordt aan de eis, dat op de betreffende kostenplaatsen (dat zijn: kostenplaatsen kapitaallasten, huis-vesting, algemeen beheer, tractie, personeel/ afdelingskostenplaatsen) in zijn totaliteit geen kostenoverschrijdingen hebben plaatsgevonden en deze passen binnen het geformuleerde beleid. Hierbij worden de personeelskosten in zijn totaliteit beoordeeld en niet naar de verschillende kosten-plaatsen.

    • d.

      Kostenoverschrijdingen per programma die passen binnen het bestaande beleid maar ten onrechte niet tijdig (dus pas na de 2e bestuurs-rapportage) zijn gemeld. Indien deze kosten-overschrijdingen op basis van tussentijdse informatie wel bekend waren, maar niet voor behandeling van de jaarrekening in de raad zijn gemeld bij de raad, dan zijn deze overschrijdingen als onrechtmatig aan te merken.

    • e.

      Kostenoverschrijdingen per programma die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor ook geen voorstel tot begrotingsaanpassing is ingediend worden als onrechtmatig beschouwd. Bijvoorbeeld de doelgroep c.q. de activiteiten zijn in de praktijk aantoonbaar ruimer geïnterpreteerd dan in de subsidieregeling was gedefinieerd.

    • f.

      Bij lasten, c.q. baten die weliswaar binnen de begroting blijven, doch waarbij aantoonbaar minder prestaties zijn geleverd, c.q. minder activiteiten zijn ontplooid dan aangegeven in de programmabegroting, is er sprake van een bijzondere vorm vanonrechtmatigheid. Wanneer de accountant deze vorm van onrecht-matigheid waarneemt (maar waar hij niet standaard op toetst) zal dit geen gevolgen hebben voor de strekking van de accountantsverklaring. Wel zal de accountant deze waarnemingen opnemen in zijn verslag van bevindingen.

    • g.

      Kostenoverschrijdingen per programma die passen binnen het bestaande beleid en betrekking hebben op de toevoegingen aan, c.q. onttrek-kingen uit egalisatiereserves (zoals voor automatisering, sociaal domein, economisch sociaal fonds en duurzaamheid) worden als rechtmatig beschouwd, onder voorwaarde dat deze vallen binnen door de raad geaccordeerde beleids- of uitvoeringsplannen.

    • h.

      In de mei-circulaire wordt het accres van het afgelopen jaar definitief vastgesteld. Het wordt als rechtmatig beschouwd dat de in de meicirculaire gemelde effecten over voorgaande uitkeringsjaren worden verantwoord in het jaar dat de mei-circulaire verschijnt.

  • Ad. C :Misbruik en oneigenlijk gebruik

  De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing en volledigheid van de gegevens, die door de belang-hebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O criterium). Hiervoor zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren.

  Bij het M&O criterium gaat het in het bijzonder om het vaststellen dat in de organisatie effectieve maat-regelen zijn getroffen (en feitelijk worden nageleefd) om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen en dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast aan actuele omstandigheden en handhaafbaar. Het M&O beleid dient gelet op de mogelijkheden die er zijn voldoende actueel te zijn.

  Artikel 7 Communicatie met en rapportering door de accountant

  In de Controleverordening gemeente Hof van Twente 2016 is het communicatietraject tussen gemeente en accountant vastgelegd. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt:

  Interim-controles

  In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht. Bestuurlijk relevante zaken worden – op grond van de overeen-gekomen rapportagewensen - ook aan de gemeente-raad gerapporteerd in de vorm van een boardletter.

  Verslag van bevindingen

  Overeenkomstig de Gemeentewet wordt omtrent de controle een accountantsverslag uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders.

  In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

  Uitgangspunten voor de rapportagevorm

  Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).

  Fouten of onzekerheden die de rapporterings-tolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controle-protocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevin-dingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehan-teerde geautomatiseerde informatieverzorging.

  Accountantsverklaring

  In de accountantsverklaring wordt op een gestan-daardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weerge-geven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

  Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hof van Twente d.d. 12 april 2016

  De raad van Hof van Twente,

  de griffier, de voorzitter,

  mr. A. Venema drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM