Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente

Inhoud Handboek

Blz.

• 1.

  Inleiding 3

  • 1.1.

    Aanleiding 3

  • 1.2.

    Doelstelling 3

  • 1.3.

    Resultaten 3

  • 1.4.

    Reikwijdte 3

• 2.

  Kaders en verantwoordelijkheden 4

  • 2.1.

    Algemene kaders 4

  • 2.2.

    Kaders Gemeente Hof van Twente 4

  • 2.3.

    Verantwoordelijkheden binnen de gemeente 4

  • 2.4.

    Archivistisch beheer 5

3.De te vervangen archiefbescheiden 6

• 3.1.

  Structuur, inhoud, vorm en samenhang 7

• 3.2.

  Bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed van de 8

archiefbescheiden

• 4.

  Inrichting van het vervangingsproces 9

  • 4.1.

    Selectieproces 9

  • 4.2.

    Voorbereiding scannen 9

  • 4.3

    Het digitaliseringsproces 10

  • 4.4

    Registratieprocedure Zaaksysteem PerfectView 11

  • 4.5

    Opslag in het DMS/RMA QNH 12

  • 4.6

    Terugvindbaarheid 13

  • 4.7

    Archivering en vernietiging 13

• 5.

  Technische inrichting 14

  • 5.1.

    Hardware en Software 15

  • 5.2.

    Onderhoud hardware 15

  • 5.3.

    TESZ. Zaaksysteem PerfectView en DMA/RMA QNH 15

  • 5.4.

    SmartDocuments 16

• 6.

  Kwaliteitsprocedures 17

  • 6.1.

    Kwaliteit vervangingsproces 17

  • 6.2.

    Kwaliteit technische inrichting 18

• 7.

  Slotopmerkingen 20

Bijlagen:

Bijlage 1: Postprocedure 21

Bijlage 2: Proces Post en Archief 25

Bijlage 3 : Uitzondering historie, bewijs- en rechtzoekenden 29

Bijlage 4 : Archivistisch beheer 30

Bijlage 5 : Archief wettelijke kaders 32

Bijlage 6 : Regeling Back up 34

Bijlage 7: Beschrijving serverruimte, klimaat, beveiliging, brandmelding etc.35 Bijlage 8: Schema metadata 36

Bijlage 9: Procedure vernietiging van vervangen analoge archiefbescheiden 39

Bijlage 10: Specificaties gebruikte scanners 40

Bijlage 11: Aanbevelingen PriceWaterhouseCoopers 42

Bijlage 12: Werkinstructies TESZ 43

Bijlage 13: Format audit kwaliteit 44

Bijlage 14: Audit RODIN 46

Bijlage 15: Informatiebeveiligingsbeleid Gemeente Hof van Twente 2013 50

1.Inleiding

1.1Aanleiding

De gemeente Hof van Twente wil een efficiëntere bedrijfsvoering. Digitaal zaakgericht werken levert hieraan een belangrijke bijdrage. Bij digitaal werken past de toestemming om analoge documenten te vervangen door digitale documenten en de aldus vervangen documenten te vernietigen. De gemeente Hof van Twente heeft al toestemming van het college van burgemeester en wethouders (B&W) voor de vervanging van vernietigbare documenten. Dit Handboek gaat over de vervanging van te bewaren documenten. Voor januari 2013 moest voor deze vervanging toestemming gevraagd worden aan het college van Gedeputeerde Staten. M.i.v. 1 januari 2013 is deze toestemming van Gedeputeerde Staten niet meer noodzakelijk. Het college van B&W neemt nu zelf het besluit tot vervanging van te bewaren documenten. Dit is een gevolg van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en wijziging van de Archiefwet. Het besluit moet gepubliceerd worden en worden gemeld aan Gedeputeerde Staten.

De archiefinspecteur is betrokken bij de totstandkoming van dit Handboek. Zijn opmerkingen en aanbevelingen zijn in het Handboek verwerkt.

1.2Doelstelling

Dit handboek beschrijft de overzetting van analoge archiefbescheiden naar digitale vorm en hoe daarbij de eisen van duurzaamheid en betrouwbaarheid worden gewaarborgd. Het beschrijft ook de procedure die wordt gevolgd bij het digitaliseren, registreren en opslaan van de documenten in het digitale archief. Het beschrijft tevens hoe toekomstige wijzigingen in proces en technische inrichting worden gewaarborgd, alsmede hoe wordt voldaan aan toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving, het zgn. archivistisch beheer.

Aan dit Handboek zijn bijlagen toegevoegd waar hierop gedetailleerd wordt ingegaan.

1.3 Resultaten

Het resultaat is een handboek waarin de beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging is vastgelegd, zodat verantwoord een besluit kan worden genomen tot vervanging van te bewaren documenten.

1.4Reikwijdte

Dit Handboek gaat over de vervanging van inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden, die ingevolge de in 2005 vastgestelde “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”, geactualiseerd op 25 juni 2012 en gepubliceerd in de Staatscourant nr. 11906, voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

De ingangsdatum voor de vervanging van bovengenoemde archiefbescheiden is de startdatum waarop alle zaken geregistreerd worden in het zaaksysteem van PerfectView: 13 januari 2014.

2.Kaders enverantwoordelijkheden

2.1Algemenekaders

Voor het vervangen van permanent te bewaren analoge archiefbescheiden door digitale originelen zijn de volgende artikelen van toepassing: (voor wettekst zie bijlage 5)

Artikel 5.2, onderdeel A van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Artikel 7 en 9 lid 1 van de Archiefwet 1995.

Artikel 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 11 en 12 van het Archiefbesluit 1995

Artikel 26a en artikel 26 b van de Archiefregeling 2009. Naast deze regelingen zijn de volgende normen van belang: NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement).

NEN-ISO 23081 (records management processen, metadata voor records).

NEN-ISO 2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur). NEN-ISO 2084 (Indeling en beschrijving van documenttypen).

RODIN referentiekader opbouw digitaal informatiebehee. ED3, eisen te stellen aan duurzaam digitaal depot, versie 2.0.

2.2Kaders gemeente Hof van Twente

Specifiek voor de gemeente Hof van Twente zijn de hierboven genoemde regels uitgewerkt in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer Gemeente Hof van Twente 2014 .

2.3Verantwoordelijkheden binnen de gemeente Hof van Twente

Op basis van het besluit Informatiebeheer 2014 van de gemeente Hof van Twente is de manager Bedrijfsvoering belast met het geheel van de informatievoorziening alsmede met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De manager Bedrijsvoering is bevoegd om medewerkers documentaire informatievoorziening (DIV) aan te wijzen voor de uitvoering. De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de archiefbewaarplaats en is bevoegd om medewerkers DIV aan te wijzen voor de uitvoering.

Met betrekking tot het vervangingsproces houdt de medewerker dienstverlening, team 1e lijn publiekscentrum (medewerker dienstverlening), zich bezig met het ontvangen, selecteren, digitaliseren en registreren van archiefbescheiden. De allround medewerker DIV en de medewerker DIV met controle en beheer van de aan het DMS/RMA aangeboden archiefbescheiden en de allround medewerker DIV met de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Voor de permanente bewaring van archiefbescheiden worden de daarvoor in aanmerking komende bestanden periodiek overgedragen aan de archiefbewaarplaats. De digitale bestanden moeten eveneens overdragen worden aan een digitale archiefbewaarplaats, het e-depot.

In 2013 heeft de provincie Overijssel het Historisch Centrum Overijssel (HCO) de opdracht gegeven om een gemeenschappelijke e-depotvoorziening tot stand te brengen. Daarin kunnen gemeenten, waterschappen en op termijn ook particulieren hun duurzaam te bewaren digitale bestanden onderbrengen. Dit project is samen met de lokale overheden in Overijssel uitgevoerd. Sinds april 2015 is een proefopstelling voorhanden; het elektronisch depot :e-Depot-Overijssel. Er is een definitieve opstelling gereed gemaakt, maar het wachten is nog op de business case: wat gaat het e.e.a. kosten. De informatie die opgeslagen wordt in het e-Depot is en blijft vindbaar en bruikbaar, zelfs wanneer de informatiesystemen waarop ze is gemaakt niet meer bestaan.

Als documenten in het e-Depot staan worden ze automatisch geconverteerd naar het juiste bestandsformaat, mocht dit nodig zijn. Archieven moeten in principe na 20 jaar worden overgebracht naar een e-depot.

2.4Archivistisch beheer

Stelselmatig, op vaste tijdstippen, zullen controles plaats moeten vinden door de allround medewerker DIV en medewerker DIV. Te denken valt hierbij aan de terugvindbaarheid aan de hand van omschrijvingen, gebruik juist zaaktype, juiste interpretatie van de vernietigingstermijn, documenten die uit oogpunt van historisch onderzoek analoog moeten worden bewaard etc.

Het handboek vervanging moet regelmatig onderhouden worden, o.a. veranderingen van wet- en regelgeving, procedures en processen, andere software die wordt aangeschaft etc. Ook kunnen uitkomsten van te houden audits wijzigingen noodzakelijk maken.

(Voor een overzicht van werkzaamheden die dit handboek actueel houden en een overzicht van werkzaamheden die dagelijks, wekelijks etc. moeten worden verricht wordt verwezen naar bijlage 4).

3.De te vervangenarchiefbescheiden

De gemeente Hof van Twente maakt sinds april 2012 gebruik van het zaaksysteem van PerfectView en het DMS/RMA van QNH. Aanvankelijk is gestart met het registreren van klantcontacten. Vanaf april 2013 is begonnen met het volledig digitaal afhandelen van het proces Bestuurlijke Besluitvorming. Vanaf half januari 2014 worden alle zaken geregistreerd in het zaaksysteem van PerfectView. Op dit moment zijn er rond de 200 zaaktypes ingericht. Voor een groot aantal zaaktypen is een generiek proces gevolgd, maar per zaaktype is een en ander wel processpecifiek ingericht. Een aantal zaaktypes zijn zodanig ingericht zodat ze volledig digitaal verlopen. Dit betreft de volgende processen:

melding openbare ruimte; aangifte verhuizing; aanvraag welzijnssubsidies en tegemoetkomen kosten peuteropvang. Waar nodig worden nog meer zaaktypes zodanig ingericht zodat deze volledig digitaal verlopen. (Voor werkinstructies zie bijlage 12).

Tot half januari 2014 werd gebruik gemaakt van het DMS/RMA van Verseon. Verseon wordt nog enige tijd voor het raadplegen van documenten “in de lucht” gehouden. Voor de toekomst zijn voor wat Verseon betreft 3 scenario’s mogelijk. Bij het eerste scenario blijft Verseon beschikbaar als “archief voor te vernietigen zaken” maar wordt niet meer onderhouden. De documenten en gegevens die bewaard moeten blijven worden geconverteerd. In het tweede scenario worden alle documenten en gegevens uit Verseon geconverteerd naar het DMS/RMA van QNH. Het derde senario is het overbrengen van de gegevens naar een e-depot. Op dit moment is nog niet duidelijk voor welk scenario wordt gekozen.

De Archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties. Vervolgens worden de originele analoge archiefbescheiden vernietigd. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. De digitale documenten worden daardoor archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Ze moeten voldoen aan de eisen van duurzaamheid, geordendheid en toegankelijke staat.

De archiefbescheiden zijn:

• ●

  Inkomende documenten. Deze worden door middel van scanning gedigitaliseerd en digitaal ter behandeling aangeboden aan de organisatie.

• ●

  Uitgaande documenten. Deze worden voorzien van een digitale handtekening Het digitale document wordt gekoppeld of aangemaakt vanuit de zaak. Hier is geen sprake van vervanging. Wat digitaal is, blijft digitaal.Daar, waar dit om wat voor reden niet gebeurt, worden uitgaande brieven nagescand en vervangen. (Voor meer informatie over het gebruik van de electronische digitale handtekening zie zaaknummer 366610 (Verseon).

• ●

  Interne documenten. De behandeling van B&W nota’s verloopt volledig digitaal. Hiervoor is het proces Bestuurlijke Besluitvorming ingericht. De B&W nota’s met bijlagen worden digitaal aan de zaak toegevoegd. Hier is eveneens geen sprake van vervanging. Overige door de medewerker digitaal vervaardigde interne documenten worden toegevoegd aan de zaak. In die gevallen waar dit niet mogelijk is, worden de documenten gedigitaliseerd door middel van scanning. Ook documenten met aantekeningen worden nagescand en bij de zaak gevoegd.

Archiefbescheiden die digitaal van oorsprong zijn worden niet vervangen en vallen niet onder de werking van dit Handboek.

3.1Structuur, inhoud, vorm en samenhang

Op grond van de Archiefregeling moet er voor gezorgd worden dat van archiefbescheiden altijd de inhoud, structuur en vorm kan worden vastgesteld. Dit geldt ook voor de samenhang met andere documenten. De Archiefregeling schrijft voor dat vervanging alleen mag, als dit gebeurt met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Ter beoordeling of een document moet worden geregistreerd en gearchiveerd is de vorm en structuur veelal van ondergeschikt belang. De inhoud bepaalt de waarde voor het archief. De vorm en structuur dienen echter te kunnen worden gereconstrueerd.

De gemeente Hof van Twente maakt gebruik van het zaaksysteem PerfectView. In dit zaaksysteem worden geleidelijk de meest gebruikte processen volledig ingericht.Voor bijna alle processen is een processpecifiek zaaktype ingericht, met min of meer een “generiek” proces. Ook is er een algemeen proces “Hof van Twente” voor zaken die niet bij een zaaktype passen.

Bij het inboeken van zaken in het zaaksysteem moet verplicht een aantal stappen worden doorlopen. Zijn deze stappen gevuld dan kan worden vastgesteld wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak het document is ontvangen of opgemaakt. Bij de registratie van een document of zaak worden automatisch metadata meegenomen. Door de aanwezige koppelingen of nog te realiseren koppelingen met andere systemen worden gegevens automatisch gegenereerd. Doordat er zaakgericht gewerkt wordt is de samenhang met andere ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden behorende bij één zaak duidelijk.Bij het archiveren wordt er een XML-bestand aan de zaak toegevoegd waarin metadata over deze zaak worden gezet.

Op dit moment is er een koppeling met de ActiveDirectory t.b.v. gebruikersgegevens en er is een koppeling met Key2datadistributie voor binnengemeentelijke personen en adressen Basisregistratie Personen (BRP) / Basisadministratie Gebouwen (BAG). De koppeling met Key2datadistributie voor doorgifte van Niet Natuurlijke Persoon NNP-objecten (Kamer van Koophandel) is klaar en er is een koppeling met Key2gba-v voor de BRP-v bevraging.

Op termijn (2015/2016) zal er directe koppeling worden gemaakt tussen het zaaksysteem en backofficesystemen zoals Squit, GWS en wellicht nog anderen.

De “identiteit” (authenticiteit) van archiefbescheiden moet altijd vastgesteld kunnen worden. Er moet immers kunnen worden vastgesteld dat met de archiefbescheiden niet is geknoeid of dat informatie verloren is gegaan. Van papieren archiefbescheiden zijn inhoud, structuur en verschijningsvorm fysiek aanwezig in het document en in de fysieke ordening. Deze authenticiteit geldt ook voor de digitale reproducties.

De gemeente Hof van Twente heeft er voor gekozen om in kleur te scannen.

Scannen in kleur is alleen noodzakelijk wanneer de kleur een intrinsieke waarde heeft (bijv. bij een kaart of diagram).

Hiervoor gebruikt de gemeente Hof van Twente een Konica Minolta Bizhub C554E. Uitgaande brieven kunnen via het sjablonenprogramma van Smart Documents opgesteld worden. Brieven die digitaal zijn ondertekend worden zo opgeslagen dat het kleurgebruik van het brondbestand ongewijzigd blijft. De B&W nota’s worden vanaf 9 april 2013 alleen nog digitaal aan het college aangeboden via het proces Bestuurlijk Besluitvorming. Deze worden niet meer uitgeprint en digitaal gekoppeld aan de betreffende zaak.

Bijzondere aandacht verdient de scanning van technische tekeningen die voor vervanging in aanmerking komen. De oorspronkelijke maatvoering en schaal dient volledig en juist te worden gereproduceerd.

Doordat er gescand wordt met OCE TC 4 zal er altijd nagenoeg een identiek exemplaar geproduceerd worden ten opzichte van het originele exemplaar. De scans worden binnengehaald in het zaaksysteem PerfectView. Door opslag in PDF/A is de authenticiteit van deze gedigitaliseerde archiefbescheiden gewaarborgd.

3.2Bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed van de archiefbescheiden

In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als deze bescheiden een meerwaarde hebben juist omdat papier de drager is. Archiefbescheiden kunnen door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, schakelfunctie of ijkwaarde hebben.

Vervanging is ook niet wenselijk als het archiefbescheiden betreft met waarde voor het culturele erfgoed.

Het is echter niet verboden om de categorie archiefbescheiden genoemd in artikel 2 eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995 te vervangen. De vervanging van de bestanden door middel van digitale archiefbescheiden dient dan wel integraal en met een zodanige kwaliteit uitgevoerd te worden dat de belangen zoals beschreven in het Archiefbesluit 1995 voldoende gewaarborgd zijn door de compleetheid van de vervanging, de kwaliteit van de scans en de toegankelijkheid en duurzaamheid ervan.

In bijlage 3 wordt een toelichting gegeven op de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, alsmede met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Bestaat er twijfel over de authenticiteit van het document, waarover alleen onderzoek van het origineel uitsluitsel kan geven, dan wordt het origineel bewaard.

Wanneer de intrinsieke waarde wordt aangetast zullen de betreffende archiefbescheiden niet vervangen worden. Het origineel blijft dan bewaard. De allround medewerker DIV selecteert elke week deze categorie archiefbescheiden. Als extra zekerheid is hier van belang dat de papieren documenten nog 6 maanden worden bewaard. Mocht blijken dat gedigitaliseerde archiefbescheiden alsnog tot deze categorie horen, dan wordt het analoge document bewaard.

Deze categorie archiefbescheiden wordt wel gescand en opgenomen in het DMS/RMA maar niet vervangen. Het merendeel van de ingekomen analoge archiefbescheiden die worden geregistreerd heeft echter geen aparte waarde in de zin van het cultureel erfgoed.

4.Inrichting van hetvervangingsproces

Het vervangingsproces omvat de selectie, scanning, registratie, opslag en beheer van de te vervangen archiefbescheiden en de vernietiging van deze vervangen archiefbescheiden.Ondersteunende middelen hierbij zijn de Konica Minolta Bizhub C554E en de OCE TC 4, het zaaksysteem van PerfectView en het DMS/RMA van QNH op basis van Sharepoint 2010

Zoals aangegeven in hoofdstuk 2.3 van dit handboek zijn de allround medewerker DIV en de medewerker DIV, in samenwerking met de medewerker dienstverlening, belast met de uitvoering van het geheel van de werkzaamheden met betrekking tot het vervangingsproces. Het gaat hier over het ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registeren van analoge archiefbescheiden, vernietigen van de vervangen analoge archiefbescheiden en daarnaast het beheren van de in het DMS/RMA opgenomen archiefbescheiden.

Ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden worden digitaal opgenomen in het zaaksysteem. Dit gebeurt grotendeels automatisch via het betreffende proces in PerfectView of door de ambtenaar zelf. De gemeente Hof van Twente heeft geregeld dat de medewerkers ondertekenen met een digitale handtekening. De gemeente Hof van Twente heeft het proces Bestuurlijke Besluitvorming zodanig geregeld dat het gehele proces digitaal verloopt. Ook de zaaktypen melding openbare ruimte, aangifte verhuizing, aanvraag welzijnssubsidie en tegemoetkoming kosten peuteropvang zijn volledig digitaal ingericht.

Waar nodig zullen nog meer zaaktypen zo worden ingericht zodat deze volledig digitaal verlopen.

4.1Selectieproces

De papieren documenten komen binnen via Post.NL, de brievenbus, de receptie of kunnen worden afgegeven bij een medewerker of collegelid. Digitale post komt binnen via het mailadres info@hofvantwente.nl, het persoonlijke e-mail adres van de medewerker of het collegelid.

Alle post, ongeacht de vorm, wordt aangeboden bij de medewerker dienstverlening. Deze beoordeelt of de analoge post geopend wordt. De criteria op basis waarvan de post geopend mag worden, zijn beschreven in de Postprocedure Hof van Twente (zie bijlage 1). Mag de post niet geopend worden dan wordt deze doorgezonden naar de postverdeler van de betreffende afdeling of het collegelid. Deze beoordeelt of het poststuk alsnog moet worden geregistreerd en opgenomen in het zaaksysteem. Als een poststuk geopend mag worden, beoordeelt de medewerker dienstverlening of het poststuk archiefwaardig is en dient te worden geregistreerd. De criteria hiervoor zijn eveneens opgenomen in de Postprocedure Hof van Twente. Waar vereist worden enveloppen ook gescand en opgenomen bij het poststuk en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Na het scannen worden de analoge documenten achtergehouden.

4.2Voorbereiding scannen

Op basis van het hiervoor omschreven selectieproces worden de documenten scanklaar gemaakt. Documenten worden ontdaan van nietjes, plastic en gelijmde kaften, ringbanden en andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Er wordt gecontroleerd of de te scannen documenten volledig zijn en leesbaar. Documenten die onleesbaar, lastig te scannen of erg omvangrijk zijn, worden door de medewerker dienstverlening geselecteerd. Waar mogelijk wordt naar een praktische oplossing gezocht, zoals het opvragen van het digitale exemplaar. Deze werkwijze is eveneens vastgelegd in de Postprocedure Hof van Twente.

4.3Het digitaliseringsproces

Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de scanprocedure. Het scanproces is centraal georganiseerd en kent de volgende stappen: Er wordt geselecteerd op A-3 en kleiner en formaten groter dan A3 t/m A0. Afhankelijk van het formaat worden ze gescand op de Konica Minolta Bizhub C5554E of de OCE TC 4.

De Konica Minolta Bizhub C554E maakt gebruikt van de scansoftware DigiDocFlow. De documenten worden standaard in kleur gescand.

Voor het scannen in kleur kan de kwaliteit (leesbaarheid) van de reproductie worden berekend met behulp van de kwaliteitsindex: QI. (= Quality Index)

De bepaling van de QI voor gedrukte teksten is anders dan QI voor afbeeldingen. De formule voor gedrukte tekst grayscale en kleur is:

QI = (300 x 0,039 x h)gedeeld door 2

De formule voor afbeeldingen grayscale en kleur is:

QI = (600 x 0.039 x w) gedeeld door 1,5

De projectie heeft plaatsgevonden en voor de ingebruik zijnde scanners betekent dit het volgende:

Algemeen 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Bijscan 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Bodem 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Controleformulieren 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Financiën 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Gemeenten 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

PenO 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Provinciaal 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Uitgaand 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7

Vertrouwelijk 300 Kleur indien gedetecteerd 7,8 11,7 Afbeeldingen:

Tekeningen >A3 300 Kleur Nvt 3,51

Tekeningen >A3 200 Zwart/wit 1,56 Nvt

x QI voor gedrukte teksten in zwart/wit (300x0.039x2)/3= 7,8.

Dit is bijna een hoge kwaliteit. Dit betekent dat alles bijzonder goed leesbaar is. x QI voor gedrukte teksten in kleur (300x0.039x2)2= 11,7.

Dit is een hoge kwaliteit. Dit betekent dat alles bijzonder goed leesbaar is. x QI voor afbeeldingen in kleur (300x0.039 x 0.3)= 3,51.

Dit is een hoge kwaliteit. Dit betekent dat alle relevante details heel goed zichtbaar zijn. x QI voor afbeeldingen in zwart/wit (200x0.039 x 0.3)/1,5= 1,56.

Dit is een gemiddelde kwaliteit. Dit betekent dat alle relevante details zichtbaar zijn.

Na het scannen worden de documenten visueel gecontroleerd. Er wordt gecontroleerd op juistheid, volledigheid en leesbaarheid. Dit houdt expliciet in dat er gecontroleerd wordt of er bladzijden of gedeelten van bladzijden ontbreken. Is dit het geval dan wordt hiervan een aantekening gemaakt of het document wordt opnieuw aangeboden om te scannen. Er wordt gecontroleerd of het document recht is gescand, of er geen vlekken en onleesbare gedeeltes zijn, strepen over de documenten lopen of dat er pixelverstoringen zijn. Is dit het geval dan wordt er opnieuw gescand en zo nodig wordt de scanner schoongemaakt.

Er moet een nagenoeg identiek exemplaar zijn gereproduceerd.

Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als de papieren originelen.

Er kunnen ook archiefbescheiden worden aangeboden om na te scannen. Denk hierbij aan de documenten die persoonlijk aan de ambtenaar worden aangeboden.

Gewijzigde archiefbescheiden worden ook nagescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn, bijv. ondertekende contracten. Deze archiefbescheiden worden dan gekoppeld aan de bestaande registratie.

4.4Registratieprocedure Zaaksysteem PerfectView

Voor de registratie, opslag en archivering van documenten is de gemeente Hof van Twente in 2013 gebruik gaan maken van het zaaksysteem PerfectView en het DMS/RMA van QNH. Het tot deze datum gebruikte DMS/RMA van Verseon wordt nu nog gebruikt voor het raadplegen van zaken (zie hoofdstuk 3). In het zaaksysteem van PerfectView zijn nu de meest gebruikte processen ingericht. Er is een algemeen zaaktype “Hof van Twente” voor zaken die niet bij een ander zaaktype passen.

Alle documenten die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de registratieprocedure. Deze is beschreven in de Postprocedure Hof van Twente. Eén medewerker dienstverlening scant de documenten en controleert deze, een andere medewerker dienstverlening opent de scans in de berichtenrij in het zaaksysteem. Deze medewerker controleert nogmaals de scankwaliteit. Wordt er een afwijking geconstateerd dan wordt het analoge document opnieuw gescand. Na deze extra kwaliteitscontrole registreert de medewerker de documenten in het zaaksysteem.

De scans komen binnen in de scanwachtrij: “te verwerken inkomend” van het zaaksysteem. Vanuit deze wachtrij worden de gescande archiefbescheiden geregistreerd als nieuwe zaak of als bericht behorende bij een bestaande zaak.

Uitgangspunt is dat gescande documenten openbaar zijn. Voor een klein gedeelte geldt dit echter niet. Hier gaat het over documenten waarbij de privacy van de burger in het geding is, documenten met een klacht over een medewerker of zaken met een vertrouwelijk karakter. Documenten die over het eigen personeel gaan worden geregistreerd door P&O. Deze werkwijze is eveneens beschreven in de Postprocedure Hof van Twente.

Bij de registratie is het uitgangspunt dat de documenten terug te vinden moeten zijn daarom is het toekennen van metadata noodzakelijk. Bij de registratie in het zaaksysteem zijn verplichte velden ingericht voor metadata die minimaal moeten worden geregistreerd zoals, registratiedatum, ontvangstdatum, datum poststuk, afzender, onderwerp, documenttype, werkproces. (Voor een overzicht van te gebruiken metadata in PerfectView zie bijlage 8) .

De terugvindbaarheid wordt gecontroleerd tijdens de registratie o.a. door de keuze voor het juiste zaaktype. Achteraf controleren de allround medewerker DIV en de medewerker DIV steekproefsgewijs en bij de archivering van de zaaktypen Bestuurlijke Besluitvorming en Hof van Twente altijd of de documenten terug te vinden zijn aan de hand van de gebruikte metadata. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog toegevoegd.

Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen maar niet kunnen worden gescand, worden op dezelfde wijze geregistreerd als hiervoor omschreven. In het zaaksysteem kan worden aangeven dat er niet te scannen documenten zijn en wat de reden hiervoor is. Deze archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging.

4.5Opslag in het DMSIRMA QNH

De Archiefregeling schrijft voor digitale informatieobjecten geen bestandsformaten voor. De duurzaamheid van de diverse bestandsformaten is volgens de wetgever namelijk niet goed in wet- en regelgeving vast te leggen, ook vanwege de snelle veranderingen ter zake.

Hiervoor geldt wel het algemene voorschrift uit de Archiefregeling dat de archiefbescheiden tijdig overgezet moeten worden op nieuwe dragers bij in onbruik raken van deze dragers.

Bij de gemeente Hof van Twente worden Office documenten opgeslagen in PDF/A, scans in PDF/A, foto’s in PNG of JPG en technische tekeningen in PDF/X. Bij verplaatsing van een document van het DMS naar het RMA wordt een kopie in PDF/A gemaakt. Dit gebeurt alleen bij doc. docx en rtf bestanden. De documenten worden in het DMS/RMA opgeslagen in bibliotheken die per zaaktype zijn ingericht. In het DMS zijn 2 bibliotheken ingericht. Eén voor zaakgebonden documenten en één voor niet zaakgebonden documenten. In de laatste komen o.a. de scandocumenten binnen. In het RMA is er per zaaktype een bibliotheek ingericht. Van de zaaktypen Hof van Twente (hierin komen zaken waarvoor geen specifiek zaaktype is ingericht) en Bestuurlijke Besluitvorming wordt door DIV de archiefstrategie bepaald.

Onderstaand volgt een overzicht van de meest gebruikte bestanden.

4.6Terugvindbaarheid

Om zaken terug te kunnen vinden kan op 2 manieren worden gezocht: in het zaaksysteem van PerfectView of rechtstreeks in het DMS/RMA van Sharepoint. In het zaaksysteem zijn de mogelijkheden beperkt. Bij gebruik in het zoekveld in de weergave “alle zaken” kan alleen worden gezocht door middel van een enkelvoudige zoekterm. Met geavanceerd zoeken is het wel mogelijk om te zoeken door middel van een meervoudige zoekterm. Zoeken naar documenten in Sharepoint is eenvoudiger. Hier kun je in het zoekveld op meerdere zoektermen zoeken en kan de zoekvraag ook als een query worden geformuleerd.

4.7Archivering en vernietiging

Nadat de te vervangen archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en de archiefbescheiden zijn opgenomen in het DMS/RMA, dienen de oorspronkelijke archiefbescheiden te worden vernietigd. Dat gebeurt niet direct na de digitalisering. De analoge originelen worden nog voor een periode van zes maanden bewaard.

Na zes maanden worden de papieren originelen vernietigd. De frequentie is eenmaal per maand. Er is een contract met Van Gansewinkel. Dit bedrijf heeft een CA+ certificering. De digitale scans zijn, door de vervanging originele archiefstukken geworden. De papieren documenten hebben daarmee hun waarde verloren en worden zonder verklaring van vernietiging, vernietigd.

Hiervan uitgezonderd zijn de archiefbescheiden die het vervangingsproces niet doorlopen en archiefbescheiden die nodig zijn voor bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed.

Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt jaarlijks een verklaring van vernietiging, vervanging of vervreemding opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vernietiging, vervanging of vervreemding heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dit is gebeurd. Algemene uitzonderingen worden eveneens in de verklaring vermeld. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard.

5.Technische inrichting

Het DMS/RMA (op basis van Sharepoint 2010) en het PerfectView zaaksysteem (op basis van Microsoft CRM 5) zijn feitelijk twee aparte systemen die ieder op hun eigen virtuele omgeving binnen de VM-WARE serverfarm van de gemeente draaien. Deze serverfarm bevindt zich fysiek in de computerruimte op de 2e verdieping van het gemeentehuis.

DMS/RMA en CRM maken beiden gebruik van het databasesysteem Microsoft SQL Server 2008R2, maar ieder heeft een eigen systeem. Het DMS is een specifieke Sharepoint website met twee bibliotheken (één voor zaakloze documenten, één voor zaakdocumenten). Het RMA is ook één specifieke Sharepoint website. Binnen het databasesysteem van Sharepoint is er een aparte database voor DMS en een aparte database voor RMA.

Een aantal documenthandelingen wordt door gebeurtenissen in CRM aangestuurd, zoals het koppelen van nieuwe scandocumenten (die door de scanner in een serverdirectory worden neergezet) aan een zgn. ‘bericht’ in CRM. Een service tussen CRM en Sharepoint zorgt er dan voor dat het document naar de Sharepoint DMS-site (en database) in de bibliotheek “zaakloze documenten” wordt verplaatst. Als een bericht aan een nieuwe of bestaande zaak wordt gekoppeld, wordt het document naar de bibliotheek ‘zaken’ verplaatst en in een documentset geplaatst (één per zaak). Wanneer voor de metadata relevante veldwaarden in een bericht of zaak ontstaan, dan worden deze veldwaarden bij het opslaan van het bericht of de zaak door de service doorgegeven aan het document in Sharepoint. Als in een documentset de afsluitdatum/tijd wordt gevuld (als een zaak wordt afgesloten), is dat de conditie voor een batchprogramma (in Sharepoint) dat eenmaal per dag de documenten van afgesloten zaken verplaatst van de DMS-site naar de RMA-site. Op de RMA-site komen ze eerst in een afgiftebibliotheek terecht. Op basis van het relevante zaaktype worden ze verplaatst naar een eigen recordsbibliotheek (één per zaaktype).

Rechten op documenten in het DMS worden bepaald door de rechten op het zaaktype, zoals in de ZaaktypeConfiguratie is geconfigureerd. Voor documenten die naar het RMA worden gestuurd, geldt wat leesrechten betreft in principe hetzelfde, maar de documenten worden hier “gerecord” (onwijzigbaar gemaakt) en zijn alleen door de RMA-beheerders te verwijderen met de vernietigingsfunctionaliteit, op basis van een vernietigingslijst.

De overbrenging van de afgesloten zaken in het RMA naar een e-depot moet nog worden geregeld. De provincie Overijssel heeft de aanzet gegeven tot de vorming van een gemeenschappelijke e-depotvoorziening. Hieraan is samen met het Historisch Centrum Overijssel (HCO) gewerkt. Er is een definitieve opstelling gereed gemaakt, maar het wachten is nog op de business case: wat gaat e.e.a. kosten. Of de gemeente Hof van Twente hierbij gaat aansluiten, moet nog worden onderzocht.

De informatie die opgeslagen wordt in eene-depot is en blijft vindbaar en bruikbaar, zelfs wanneer de informatiesystemen waarop ze is gemaakt niet meer bestaan. Als documenten in het e-depot staan worden ze automatisch geconverteerd naar het juiste bestandsformaat, mocht dit nodig zijn.

Een e-depot kan worden ingezet voor beheer en beschikbaarstelling van zowel overgebrachte (statische) archieven als “uitgeplaatste” dossiers. Dat wil zeggen dossiers die al wel afgesloten zijn maar nog niet voor overbrenging in aanmerking komen. Voor uitgeplaatste dossiers blijf de zorg bij de archiefvormer maar het beheer wordt overgenomen door de beheerder van het e-depot. Archieven moeten in principe na 20 jaar worden overgebracht naar het statische archief: e-depot.

5.1Hard- en software

De software die gebruikt wordt voor het digitaliseringsproces bestaat uit het zaaksysteem PerfectView en het DMS/RMA van QNH op basis van Sharepoint 2010.

Scanners die gebruikt worden zijn de Konica Minolta Bizhub C554E en de OCE TC 4 (Voor de specificatie van de scanners zie bijlage 10)

In 2008 is DigiDocFlow aangeschaft. DigiDocFlow zorgt er voor dat de documenten die op de Konica Minolta Bizhub C554E gescand worden op eenvoudige wijze op de juiste plaats binnen het netwerk worden opgeslagen als tekst doorzoekbare PDF bestand.

Er wordt gebruik gemaakt van 24inch schermen met een native resolutie van 1920x1200 pixels. Ze zijn van de leverancier Samsung (Samsung 2443bw) en HP (LA2405wg/x)

5.2Onderhoud hardware

Per 1 december 2013 worden Konica Minolta Bizhub C554E scanners gehuurd van de firma Konica Minolta Business Solutions b.v. Deze firma stelt op werkdagen technisch servicepersoneel beschikbaar voor het onderhoud en verhelpen van storingen. De gegarandeerde oplostijd voor een storing is maximaal 10 werkuren. In geval van langdurige storing (3 volledige werkdagen) zorgt men voor een adequate uitwijkmogelijkheid.

De Océ TC 4 scanner is samen met de Colorwave 600 aangeschaft bij de firma Océ Nederland b.v. Met deze firma is een service-overeenkomst afgesloten

5.3TESZ. Zaaksysteem PerfectView en DMSIRMA QNH

De werknaam van het zaaksysteem van PerfectView en het DMS/RMA van QNH is TESZ. TESZ bestaat dus uit 2 systemen. Een apart systeem Microsoft CRM 2011 met daarboven de specifieke PerfectView oplossing voor behandeling van zaken, met name de workflow en vastleggen van objecten, bijvoorbeeld gegevens uit basisregistraties. Voor het vastleggen van documenten bij zaken wordt een apart systeem gebruik: Microsoft Sharepoint 2010 met daarboven de specifieke DMS/RMA oplossing van QNH.

DMS/RMA

De DMS/RMA applicatie bestaat uit 2 afzonderlijke omgevingen. De 2 omgevingen worden vertegenwoordigd door 2 verschillende SharePoint SiteCollections. Elke omgeving heeft een specifieke taak.

DMS

Het is de DMS zaakomgeving die, via de WebService wordt aangeroepen om er nieuwe zaken, berichten en documenten in aan te maken of metadata te updaten. In de zaakomgeving bevinden zich de lopende zaken. Tevens bevinden zich in deze omgeving de zwevende berichten. Zwevende berichten zijn berichten die nog niet aan een zaak gekoppeld zijn.

RMA

RMA is de omgeving waarbinnen zich alle afgesloten zaken en de bijbehorende documenten bevinden. De RMA is een Site Collection van het type Record Center.

Na afhandeling in het DMS, wordt de zaak gerouteerd naar de definitieve opslagplaats. Alle documenten binnen een zaak worden vervolgens tot record verklaard. Zaken in de RMA zijn er in principe alleen ter inzage. Alleen daarvoor gerechtigde gebruikers (SharePoint RMA beheerders) kunnen eventueel wijzigingen uitvoeren op documenten/zaken in de RMA. Zaken binnen de RMA kunnen jarenlang bewaard worden.

5.4Smart Documents

De gemeente Hof van Twente gebruikt de Standard Edition van SmartDocuments. SmartDocuments is gebruikerssoftware waarmee eenvoudig en efficiënt, consistente documenten kunnen worden aangemaakt. SmartControl ontwikkelt en beheert sjablonen, regelt het organisatiebeheer en documentenrechtenbeheer. Met SmartEditor worden sjablonen ingericht en onderhouden zonder dat hiervoor kennis nodig is van een programmeertaal. Het programma Admintools is een afgeschermde omgeving waarbinnen beheerders worden toegewezen, onderhoud wordt gepleegd aan de datasets en licentie-invoer en actuele werkzaamheden kunnen worden verricht. Er is een nieuw sjablonenprogramma aangeschaft: Xential. Dit is een volledig webbased oplossing voor documentcreatie; een centrale applicatie waarmee sjablonen zonder programmeren gemaakt en beheerd worden. Het programma moet nog in gebruik worden genomen.

6.Kwaliteitsprocedures

De vervanging van analoge documenten door digitale heeft grote voordelen. Door papier af te schaffen en digitaal leidend te maken zijn er geen onbetrouwbare papieren en/of digitale dossiers meer. Er wordt niet meer hybride gewerkt en dus niet meer dubbel. Er worden geen papieren dossiers meer gevormd en er is geen fysieke opslag meer. De digitale informatie is beschikbaar, toegankelijk, betrouwbaar en volledig. Er wordt voldaan aan de wet- en regelgeving. Het totale vervangingsproces is kwalitatief zo goed dat daaraan de zekerheid van behoud van informatie kan worden ontleend.

6.1Kwaliteit vervangingsproces

Digitalisering betekent het gecontroleerd vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale originelen. Dit gebeurt met behulp van een scanproces. Dit proces is zodanig ingericht dat de waarde ten aanzien van de verantwoording en bewijsvoering gehandhaafd blijft. Dit omdat het scanproces van grote invloed kan zijn op het juridisch en cultuurhistorisch belang. Deze belangen mogen niet in het geding komen. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan tenminste dezelfde criteria voldoen als hun papieren originelen. De belangrijkste criteria zijn: juistheid, volledigheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid en kwaliteit reproducties.

Juistheid envolledigheid:

Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt al de eerste controle plaats. Daarbij worden de documenten gecontroleerd op volledigheid. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken wordt overleg gepleegd met de betrokken afdeling of wordt contact opgenomen met de afzender. De medewerker die de documenten scanklaar maakt beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand dienen te worden. Indien nodig worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken apart gescand. Gecontroleerd dient te worden of alle pagina’s van het document zijn gescand of er geen overbodige lege pagina’s zijn gescand en of de pagina’s volledig zijn gescand.

De controle op de kwaliteit van de scans wordt in eerste instantie door de medewerker dienstverlening die de documenten scant, uitgevoerd. Daarna vindt een tweede controle plaats door een andere medewerker dienstverlening die de scan uit de berichtenwachtrij haalt en het document gaat registeren. Dit is van belang voor een onafhankelijk oordeel over de kwaliteit van de scans.

Leesbaarheid kwaliteitreproducties:

Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten getoond op een beeldscherm. Na het scannen wordt gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Dit gebeurt aan de hand van de volgende criteria:

Zijn de pagina’s van het document recht gescand.

Zijn de pagina’s van het document zonder fouten gescand, zoals: vlekken; onleesbare passages; wegval van tekstdelen; horizontale en verticale strepen; pixelverstoringen; verspringingen en andere vervormingen en bovenmatige kleurafwijkingen.

Constateert de medewerker dienstverlening die registreert scanfouten, dan lost de medewerker het probleem op of schakelt zonodig een medewerker van Informatiebeheer in. Daarnaast wordt tijdens het scannen ook gecontroleerd op leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit.

Terugvindbaarheid:

Voor de organisatie is het van belang dat de documenten snel en eenvoudig terug te vinden zijn. De documenten worden met Optical Character Recognition (OCR) gescand zodat met vrijwel alle karakters en woorden de documenten kunnen worden gevonden. De medewerker dienstverlening zorgt voor hoogwaardige registraties.

Om documenten en zaken efficiënt en snel terug te kunnen vinden, is het toekennen van de nodige gegevens (metadata) noodzakelijk. Tijdens het registeren wordt dit gecontroleerd door de medewerker dienstverlening. Steeksproefsgewijs worden de zaken die automatisch worden gearchiveerd gecontroleerd door de medewerker DIV. De zaken van de zaaktypes Hof van Twente en Bestuurlijke Besluitvorming worden door de medewerker DIV gecontroleerd. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de volledig ingerichte processen. De metagegevens worden zowel op document- als op zaakniveau toegekend. Elke registratie wordt hierop gecontroleerd. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog aangevuld.

Kwaliteitreproducties.

De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces wordt gewaarborgd door een periodieke audit op basis van vastgestelde normen. (zie bijlagen 13 en 14). De audit is erop gericht om vast te stellen of het vervangingsproces nog voldoet aan de vastgestelde eisen en of het proces correct wordt uitgevoerd. Deze audit vindt minimaal een keer per jaar plaats. Tijdens de audit wordt nagegaan welke eisen aan hard- en software zijn gesteld en of de hard- en software nog aan deze eisen voldoet. De audit wijst uit of de technische maatregelen om de duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen, zijn beschreven of geïmplementeerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op scan- en opslagapparatuur, op instellingen en bestandsformaten.

6.2Kwaliteit technische inrichting

Informatie is één van de belangrijkste bedrijfsmiddelen van een gemeente. Toegankelijke en betrouwbare overheidsinformatie is essentieel voor een gemeente, die zich verantwoordelijk gedraagt, aanspreekbaar en servicegericht is, die transparant en proactief verantwoording aflegt aan burgers en raadsleden en die met minimale middelen maximale resultaten behaalt. Het gaat om de bescherming van waardevolle informatie. Hoe waardevoller de informatie is, hoe meer maatregelen er getroffen moeten worden.

Op 3 december 2013 is het Informatiebeveiligingsbeleid Gemeente Hof van Twente vastgesteld. Het informatiebeleid geeft algemene uitgangspunten over informatiebeveiliging. Deze beleidsuitgangspunten zijn nader uitgewerkt en er zijn beveiligingseisen en –maatregelen opgenomen, die gemeentebreed voor alle processen en systemen gelden.

Het beleid richt zich hierbij op de volgende doelen:

• ●

  het creëren van besef bij de organisatie hoe met informatiebeveiliging om te gaan;

• ●

  het vormt de basis van het organisatorisch verankeren van informatiebeveiliging;

• ●

  het geeft de betrokkenen houvast bij het opstellen en uitvoeren van een jaarlijks afgeleid informatiebeveiligingsplan.

Voor het Informatiebeveiligingsbeleid Gemeente Hof van Twente zie bijlage 15.

De kwaliteit van de technische inrichting is gewaarborgd door een periodieke audit.De audit is erop gericht om vast te stellen of de technische inrichting, (hardware, software, bestandsformaten en instellingen), het vervangingsproces en duurzame opslag van digitale archiefbescheiden voldoende ondersteunt. Tijdens de audit wordt nagegaan of er eisen aan hard- en software zijn vastgesteld en of de hard- en software aan deze eisen voldoen.

De audit moet uitwijzen of de technische maatregelen om de integriteit en duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen zijn beschreven, of deze maatregelen zijn ingevoerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op scan- en opslagapparatuur en op instellingen en bestandsformaten.

De kwaliteit van de IT-inrichting dient eveneens gewaarborgd te worden door een periodieke audit.

Tijdens de audit wordt gecontroleerd of er een actueel informatie- en automatiseringsbeleid is. Of dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Dit geldt ook voor het beleid ten aanzien van de beveiliging.

Gecontroleerd wordt of taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de IT-beheersing geautoriseerd en vastgelegd zijn en of richtlijnen en procedures geformuleerd zijn en of deze worden toegepast. Gecontroleerd wordt of het beheer van bevoegdheden vastgelegd is en wordt toegepast. Verder dient gecontroleerd te worden of het versiebeheer vastgesteld is en toegepast, hoe vaak back-ups worden gemaakt en hoe de recovery adequaat verloopt. Is er een calamiteiten- en uitwijkprocedure opgesteld en ingevoerd. Is de technische omgeving adequaat voor een duurzaam digitaal archief?

De accountant van de gemeente Hof van Twente monitort structureel bij controle op de jaarrekening de betrouwbaarheid van de IT omgeving omdat deze van essentieel belang is voor de bedrijfsvoering.

Structureel wordt beoordeeld of er voldoende beheersmaatregelen zijn getroffen. De controle richt zich op de volgende aandachtsgebieden:

Change management;

Computeroperations;

IT control en environment;

Program development;

Access to programs and data.

Structureel beoordeelt de accountant de opzet van deze procedures en volgens een roulatieschema vormt de accountant een oordeel over het bestaan en de werking van de procedures. Door de accountant zijn aanbevelingen gedaan. In bijlage 11 is te lezen welke aanbevelingen er zijn en hoe de stand van zaken op dit moment is.

7.Slotopmerkingen

Het handboek is een geen statisch werk, maar een dynamisch geheel. Het dient actueel gehouden te worden. De werkprocessen moeten constant worden aangevuld met de nieuwste werkprocessen en de nieuwste versies. Nieuwe hard- en software moet worden beschreven. Er dienen audits gehouden te worden die de actualiteit en de kwaliteit waarborgen.

7.1Bronnen

De volgende bronnen zijn gebruikt: Website Lopai, de handboeken van de provincie Overijssel en de gemeenten Deventer, Hellendoorn, Tubbergen en Westland.

7.2Lijst van bijlagen

Bijlage 1: Postproces Gemeente Hof van Twente (update begin 2016)

Bijlage 2: Proces Post en archief (update begin 2016)

Bijlage 3: Uitzondering historie, bewijs- en rechtzoekenden

Bijlage 4: Archivistisch beheer

Bijlage 5: Archief wettelijke kaders

Bijlage 6: Beschrijving van de back up

Bijlage 7: Beschrijving serverruimte, klimaat, beveiliging, brandmelding etc.

Bijlage 8: Schema metadata

Bijlage 9: Procedure vernietiging van vervangen analoge archiefbescheiden Bijlage 10: Specificaties scanners

Bijlage 11: Aanbevelingen PwC

Bijlage 12:

Werkinstructies TESZ

Werkinstructie Adviesdeelzaken behandelen

Werkinstructie Bestuurlijke Besluitvorming

Werkinstructie Behandelen van berichten en aanmaken van zaken Werkinstructie E-mails opslaan bij een zaak

Werkinstructie Zaken behandelen

Werkinstructie Digitaal documenten (laten) ondertekenen

Werkinstructie KCS afhandelen terugbelverzoek

Werkinstructie KCS voor TIC

Werkinstructie Meldingen openbare ruimte

Bijlage 13: Format audit kwaliteit

Bijlage 14: Audit RODIN

Bijlage 15: Informatiebeveiligingsbeleid Gemeente Hof van Twente 2013

Bijlage 1: Postprocedure

INLEIDING

Het registreren en scannen van documenten

Het registreren omvat die activiteiten, die nodig zijn om inkomende, uitgaande en interne stukken of elementen ervan, zodanig in een systeem vast te leggen, dat de stukken kunnen worden geïdentificeerd en toegankelijk gemaakt. Tevens dienen de geregistreerde en gescande stukken als basis voor het digitale archief.

De noodzaak om te registreren is gebaseerd op een aantal argumenten:

• a.

  Het bewijsargument

• b.

  Het ordeningsargument

• c.

  Het controleargument

• d.

  Het overzichtsargument

• e.

  Het toegankelijkheidsargument

• f.

  Wettelijke verplichting (Archiefwet)

Wat wordt geregistreerd?

In principe worden alle documenten geregistreerd m.u.v. de documenten met een zuiver informatief karakter en die geen consequentie hebben voor het functioneren van de gemeente. Documenten met een juridische, politieke, beleids en historische waarde moeten worden geregistreerd. Hiertoe behoren in elk geval de:

• Ø

  verzoeken en klachten van burgers en organisaties

• Ø

  documenten die onderdeel uitmaken van de besluitvorming door het college en/of raad;

• Ø

  verzoeken waarop een reactie voor of namens het college wordt verwacht;

• Ø

  besluiten die bekend worden gemaakt;

• Ø

  documenten over het aangaan van verplichtingen, overeenkomsten, het doen van toezeggingen

De gemeente werkt zo veel mogelijk digitaal en daarom worden analoge documenten middels scannen digitaal gemaakt. In het kader van zaakgericht werken, worden alle documenten die ontstaan tijdens de behandeling toegevoegd aan de zaak.Zo wordt een digitale zaak gevormd.

Het systeem dat gebruikt wordt voor postbehandeling, beheer, afhandeling en opslag van zaken is het zaaksysteem van PerfectView in combinatie met het DMS/RMA van QNH. Zie ook de betreffende handleidingen op intranet onder Serviceplein.

PROCEDURE

• 1.Inkomendepost

• Ø

  De analoge documenten komen binnen via Post.NL, de brievenbus, de receptie of kunnen worden afgegeven bij een medewerker of collegelid. Digitale post komt binnen via het mailadres info@hofvantwente.nl, het persoonlijke e-mail adres van de medewerker of een collegelid. (Digitale documenten en e-mail die in mailbox van de medewerkers binnenkomen dienen, indien registratie nodig is, doorgestuurd te worden naar het e-medewerker dienstverlening. Deze beoordeelt bij analoge post of deze geopend mag worden. Post met “vertrouwelijk/persoonlijk” voor het college van B&W en post met “vertrouwelijk/persoonlijk” voor P&O gaat ongeopend naar respectievelijk het directiesecretariaat en de afdeling P&O. Mag de analoge post niet geopend worden dan wordt deze doorgezonden naar de betreffende afdeling of het directiesecretariaat. Deze beoordeelt of het poststuk alsnog moet worden geregistreerd en opgenomen in het zaaksysteem en biedt deze aan bij de medewerker dienstverlening.Als een poststuk geopend mag worden, beoordeelt de medewerker dienstverlening of het poststuk archiefwaardig is en dient te worden geregistreerd.Waar vereist worden enveloppen ook gescand en opgenomen bij het poststuk en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Na het scannen worden de analoge documenten achtergehouden en in dagdozen bewaard. Na het controleren op juiste adressering, openen en stempelen, worden alle archiefwaardige poststukken door de medewerker dienstverlening geregistreerd.

• Ø

  De geregistreerde stukken worden middels het zaaksysteem van PerfectView digitaal aangeboden. Op de afdelingen zorgt de medewerker die de afdelingspost verdeelt ervoor dat alle zaken digitaal toegewezen worden aan de medewerker voor verdere behandeling.

• Ø

  De ongeregistreerde post wordt door de bode, een maal per dag , naar de afdelingen gebracht. De behandelend ambtenaar beoordeelt of een ongeregistreerd papieren stuk alsnog voor registratie in aanmerking komt en stuurt in dat geval het origineel voor registratie naar de medewerker dienstverlening . De e-mailberichten die ontvangen worden in de algemene postbus info@hofvantwente.nl en niet voor registratie in aanmerking komen, worden doorgezonden naar de in Outlook.

  A.Scannen en registratie

  • -

    Analoge post die voor registratie in aanmerking komt, wordt door de medewerkers dienstverlening gescand en vervolgens geregistreerd in het zaaksysteem. Digitale post die daarvoor in aanmerking komt, wordt eveneens geregistreerd in het zaaksysteem

  • -

    De medewerker die de post gaat scannen, verwijdert nietjes, plastic en gelijmde kaften, ringbanden en andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Er wordt gecontroleerd of de te scannen documenten volledig zijn en leesbaar.Documenten die onleesbaar, lastig te scannen of erg omvangrijk zijn, worden door de medewerker geselecteerd. Waar mogelijk wordt naar een praktische oplossing gezocht, zoals het opvragen van het digitale exemplaar.

• -

  Vervolgstukken worden gekoppeld aan de initiatiefzaak. De betreffende medewerkers krijgt hier per mail een bericht van. In geval van gerelateerde zaken die, bijv. verschillende afhandeltermijnen hebben, wordt er een verbinding gelegd tussen de zaken.

• -

  Na het scannen worden de documenten visueel gecontroleerd. Er wordt gecontroleerd op juistheid, volledigheid, leesbaarheid. Dit houdt expliciet in dat er gecontroleerd wordt of er bladzijden of gedeelten van bladzijden ontbreken. Is dit het geval dan wordt hiervan een aantekening gemaakt of het document wordt opnieuw aangeboden om te scannen. Er wordt gecontroleerd of het document recht is gescand, of er geen vlekken en onleesbare gedeeltes zijn, strepen over de documenten lopen of dat er pixelverstoringen zijn. Is dit het geval dan wordt er opnieuw gescand en zo nodig wordt de scanner schoongemaakt.

  Er moet een nagenoeg identiek exemplaar zijn gereproduceerd.

• -

  De originele analoge documenten blijven onder beheer van Informatiemanagement/DIV. Deze documenten worden 6 maanden bewaard in dagdozen.

• -

  De ontvangstbevestiging op een poststuk wordt door het team 1e lijn/postregistratie, 1 dag na de registratie verzonden. De ontvangstbevestiging op een e-mail bericht wordt direct automatisch retour afzender gemaild.

• -

  Alle documenten die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de registratieprocedure. Een tweede medewerker opent de scans (berichten) in het zaaksysteem. Deze medewerker controleert nogmaals de scankwaliteit. Als een afwijking wordt geconstateerd dan wordt het analoge document opnieuw gescand. Na deze extra kwaliteitscontrole registreert de medewerker de documenten in het zaaksysteem.

• -

  De scans komen binnen in de berichtenrij: “te verwerken inkomend” van het zaaksysteem. Vanuit deze wachtrij worden de gescande archiefbescheiden geregistreerd als nieuwe zaak of als document behorende bij een bestaande zaak.

• -

  Bij de registratie is het uitgangspunt dat de documenten terug te vinden moeten zijn daarom is het toekennen van metadata noodzakelijk. Bij de registratie in het zaaksysteem zijn verplichte velden ingericht voor metadata die minimaal moeten worden geregistreerd zoals, registratiedatum, ontvangstdatum, datum poststuk, afzender, onderwerp, documenttype, werkproces. De terugvindbaarheid wordt gecontroleerd tijdens de registratie o.a. door de keuze voor het juiste proces. (Achteraf controleert informatiebeheer/DIV steekproefsgewijs bij de archivering of de documenten terug te vinden zijn aan de hand van de gebruikte metadata.Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog toegevoegd.)

• -

  In het zaaksysteem wordt aangeven dat er niet te scannen documenten zijn en wat de reden hiervoor is.

• B.

  Behandeling

  • -

    Op de afdeling kent een medewerker de zaken uit de wachtrij nog dezelfde dag toe aan een behandelaar.

  • -

    De medewerker neemt de zaak in behandeling.

  • -

    E-mail krijgt dezelfde behandeling als de overige poststukken; men dient dan ook de e-mail die op de werkplek binnenkomen, indien nodig, ter registratie aan te bieden.

  • -

    Informatie uit stukken en dossiers kan, als men het zelf niet kan vinden in het systeem, bij informatiebeheer/DIV opgevraagd worden via e-mail info-archief .

  • -

    De ambtenaar neemt de zaak in behandeling en handelt deze binnen de vastgestelde termijn af.

• C.

  College- en Raadsstukken

Via het proces Bestuurlijke Besluitvorming worden de zaken waarover het college van burgemeester en wethouders moeten adviseren, digitaal aangeboden.

De poststukken gericht aan de raad worden door de griffie digitaal in behandeling genomen.

2.Uitgaande post

Uitgaande documenten worden door de medewerker voorzien van een digitale enkelvoudige handtekening. Het digitale document wordt via een processtap of waar nodig handmatig aan de zaak gekoppeld. Uitgaande documenten met een meervoudige handtekening, bijvoorbeeld van het college van burgemeester en wethouders, worden digitaal ondertekend en aan de betreffende zaak gekoppeld. Daar, waar dit om wat voor reden niet gebeurt, worden uitgaande brieven nagescand. Er wordt in dat geval één uitgaande brief geproduceerd, deze wordt ingescand en daarna verstuurd aan betrokkene.

Op Intranet onder het Serviceplein is een handleiding te vinden.

Het verzenden van de uitgaande post geschiedt door de afdelingen zelf, d.w.z. dat men de brief zelf (elektronisch) ondertekent, de verzenddatum ingeeft en via een processtap of handmatig opslaat als PDFA bij de betreffende zaak. Een afgedrukt identiek exemplaar wordt in een enveloppe in de bak uitgaande post gedeponeerd voor verzending aan betrokkene.

3.Afhandeling

Voordat de zaak wordt beëindigd en opgenomen wordt in het DMS/RMA moeten alle van belang zijnde documenten, die ontstaan zijn tijdens de behandeling van de zaak, zijn opgenomen bij de zaak. Concepten e.d, moeten worden verwijderd. De allround medewerker informatiebeheer en medewerker informatiebeheer controleren de bewaartermijnbij de archivering van de zaaktypen Hof van Twente en Bestuurlijke Besluitvorming voordat de zaak wordt gearchiveerd.

DIV neemt elke dag de zaken in het mapje “wachtrij archief” in behandeling en zorgt voor correcte archivering.

4. Signalering afhandeling zaken

Zaken die binnenkort afgedaan dienen te worden kleuren oranje bij “mijn lopende zaken”, de werkvoorraad van de betreffende ambtenaar. Zaken die al hadden moeten worden afgedaan kleuren rood in de werkvoorraad.

In het algemeen worden zaken oranje gekleurd als de ‘service norm datum’ (streefdatum) wordt bereikt. De zaken worden rood gekleurd als ze nog open staan en de fatale datum is bereikt.

Aanvullend daarop: in het generieke proces is het in bepaalde stappen geregeld dat de oranje/rode kleur ook gebruikt wordt om de streefdatum en maximale duur aan te geven dat een zaak in een bepaalde stap mag staan.

Dus van een zaak die oranje/rood gekleurd is het niet persé zo dat de maximale duur van de hele zaak overschreden is of dreigt te worden.

Voor wat mailherinneringen betreft: op twee stappen staat een mailnotificatie die wordt verstuurd als de maximale duur van de stap is overschreden. Op de stap “inbehandeling” (en uitsluitend op die stap) is een mailnotificatie gezet die zeven dagen voor de fatale datum van de zaak wordt verstuurd. Dan heeft de behandelaar nog genoeg gelegenheid om hier wat mee te doen.

Bijlage 2: Proces Post en Archief

Proces post en Archief

Toelichting to-be procespostregistratieIarchivering

6) Stempelen , sorteren, beoordelen welInietregistreren

Uitgangspunt: zo veel mogelijk scannen, registreren en digitaal doorzetten, zo min mogelijk uitzonderingen hierop. Enveloppen weggooien, m.u.v. enveloppen die als juridisch bewijs gelden. Direct scanstapel maken.

Opmerkingen:

• ●

  facturen: overweging deze wel te scannen en minimaal te registreren (afzender) en digitaal aan financiën aan te bieden;

• ●

  wel registreren, niet scannen, i.v.m. te groot/veel: tot het uiterste minimum reduceren; digitaal origineel opvragen;

• ●

  Stempel nodig i.v.m. herkenbaarheid van die info en hier staat meteen datum ontvangst bij.

• 9)

  Berichtregistratie zaaksysteem.

vastleggen:

• 1.

  datum document

• 2.

  datum ontvangst (default=vandaag)

• 3.

  afzender (GBA of GBA-V, indien bedrijf/vereniging/instelling en nog niet in zaaksysteem aanwezig (pre-NHR) dan opvoeren bedrijf/vereniging/instelling en opvoeren contactpersoon

• 4.

  onderwerp

• 5.

  kenmerk afzender

• 6.

  vertrouwelijk nee/ja

11)Zaak aanmaken

• ●

  Document scannen. Deze komt in wachtrij berichten.

• ●

  Bericht openen en beoordelen of het een nieuwe zaak is of dat het document een aanvulling is op een al bestaande zaak.

• ●

  Activiteiten: Kies zaaktype, maak zaak aan, vullen registratiescherm, evt. relateren andere zaak, zaaknummer op papier, volledigheid controleren, (indien volledig) doorzetten behandelaar

• ●

  registratie kan in principe per zaaktype verschillen. Alleen meest elementaire zaakinformatie registreren; moet snel/eenvoudig te vinden en toe te voegen zijn zonder uitgebreid doornemen van een stuk en uitgebreide interpretatie. Kost dit meer dan ca. 2 minuten dan de behandelaar deze info laten aanvullen o.b.v. zaakdocument;

• ●

  nummer op papier overnemen, document op volgorde van dag en documentnummer in doos plaatsen

• ●

  met aanmaken nieuwe zaak wordt automatisch ontvangstbevestiging gegenereerd met SD (en t.z.t. statusupdate PIP/mijnoverheid). Opmerking: nadeel ontvangstbevestiging: inhoudelijke toets nog nodig, alleen algemene info te geven over wettelijke/normdoorlooptijd en algemene contactinfo.

12)Bestaande zaak opzoeken en bericht koppelen

M.b.t. zaaksysteem: als bericht onjuist aan zaak is gekoppeld, wordt hij door behandelaar ontkoppeld en komt automatisch retour bij te verwerken berichten.

20)Op nummer in B-tussenarchief

Belangrijk verschil t.o.v. ‘as-is’: er worden GEEN papieren dossiers meer gemaakt, maar dossiervorming geschiedt alleen digitaal. Dan zijn alle (logistieke) handelingen die nu plaats vinden voor fysieke dossiervorming niet meer nodig.

Te bewaren papieren stukken kunnen direct na uitsortering worden opgeborgen en komen in principe het archief niet uit. Ontsluiting van de informatie die erin staat, gaat digitaal.

Het vereist dat alle relevante stukken digitaal beschikbaar zijn in het DMS. In eerste instantie zullen alle documenten in het DMS ‘zaakgebonden’ zijn, maar SharePoint kan ook als ‘niet zaakgebonden’ DMS worden gebruikt (bv t.b.v. projecten, afdelingen e.d.). Dossiervorming regelt ordening en ontsluiting: bekeken moet worden hoe dit met SharePoint moet worden gerealiseerd.

Algemene opmerking m.b.t. vervanging

Op het moment dat volledige vervanging is toegestaan voor alle papieren documenten die bij de gemeente binnenkomen, is aanvullende procesoptimalisatie mogelijk:

• 1.

  documenten hoeven niet meer te worden gestempeld;

• 2.

  alle documenten waarvan zeker is dat het niet nodig is ze fysiek de organisatie in te sturen, kunnen na het scannen en controle in principe ‘meteen’ worden weggegooid;

• 3.

  het is dan niet meer nodig bij de zaakregistratie het papier erbij te houden en op elk papieren document het zaaknummer over te nemen;

• 4.

  stap ‘16) uitsorteren te vernietigen of te bewaren papier’ kan dan vervallen;

• 5.

  stappen 17) t/m 21) kunnen dan vervallen.

Aanvullende opmerkingen I openstaande acties

In de ‘as-is’ worden bepaalde documenten niet gescand (maar fysiek doorgestuurd) en/of niet geregistreerd. In de ‘to-be’ verandert dat:

Bijlage 3: Uitzondering historie, bewijs- en rechtzoekenden

In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als die bescheiden een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben juist omdat papier de drager is.

Bovengenoemde archiefbescheiden zullen wel worden gescand en opgenomen in het DMS/RMA maar ze worden niet vervangen.

Waar dient rekening mee te worden gehouden als het gaat om archiefbescheiden van belang voor bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed en hoe wordt de selectie hiervan gewaarborgd.

De volgende archiefbescheiden komen in aanmerking:

• ●

  Archiefbescheiden waarvan de uiterlijke vorm van belang is voor de kennis van de technologische ontwikkeling (b.v. glasnegatief).

• ●

  Archiefbescheiden die een esthetische of artistieke waarde hebben.

• ●

  Archiefbescheiden die unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken hebben zoals zegels, watermerken e.d.

• ●

  Archiefbescheiden die zo oud zijn dat het daaraan zeldzaamheid ontleent.

• ●

  Archiefbescheiden die aanzienlijke waarde hebben als tentoonstellingsobject.

• ●

  Archiefbescheiden waarbij twijfel bestaat over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel hierover kan geven.

• ●

  Archiefbescheiden met aanzienlijk belang omdat er een directe relatie is met beroemde historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

• ●

  Archiefbescheiden die van belang zijn als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie.

• ●

  Archiefbescheiden die van belang zijn om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

De selectie van de archiefbescheiden die cultureel erfgoed zijn is de verantwoordelijkheid van de (allround) medewerker informatiebeheer. Deze controleert dagelijks of er archiefbescheiden zijn die hiervoor in aanmerking komen. De medewerker haalt deze documenten uit de serie die klaar staat om te worden vernietigd en voegt deze toe aan het cultureel erfgoed.

Er zijn ook archiefbescheiden die wel geregistreerd moeten worden maar volgens wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen niet vervangen mogen worden. Deze archiefbescheiden worden wel gedigitaliseerd maar worden niet vervangen.

Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen maar niet gescand kunnen worden, bijvoorbeeld maquettes en formaten groter dan A0, worden fysiek bewaard. Deze worden geregistreerd. De documenten zelf worden uitgezonderd van vervanging. Dit wordt bij de registratie vermeld. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden conform de Selectielijst. Komen ze niet voor vernietiging in aanmerking dan worden ze opgenomen in de archiefbewaarplaats.

Bijlage 4: Archivistisch beheer

In het kader van het archivistisch beheer wordt elke dag het volgende gecontroleerd:

Steekproefsgewijs worden 5 zaken gecontroleerd op de kwaliteit van de scan. Is de scan volledig, zijn er geen gedeeltes weggevallen of bladzijden vergeten. Gecontroleerd wordt of de scan leesbaar. Doordat er in kleur gescand wordt is er geen vervaging van grijstinten en daardoor kunnen deze niet verkeerd geïnterpreteerd worden.

Gecontroleerd wordt of de metadata goed en volledig gebruikt.

Dagelijks worden er uit de “wachtrij archief” zaken van het zaaktype “Hof van Twente” en “Bestuurlijke Besluitvorming” gearchiveerd. Hierbij wordt gecontroleerd of de omschrijvingen zodanig zijn dat de zaken makkelijk terug te vinden zijn. Ook wordt gecontroleerd of de bijbehorende documenten de juist omschrijving hebben en of de juiste documenten zijn toegevoegd, eventueel worden concepten e.d. verwijderd.

Dagelijks wordt gecontroleerd of er zaken zijn geregistreerd die voor historisch onderzoek in fysieke vorm moeten worden gearchiveerd.

Elke maand wordt de kwaliteit van de opslag in DMS/RMA gecontroleerd.

Maandelijks worden van 5 zaaktypes in het RMA, waarvan de zaken blijvend moeten worden bewaard, 5 zaken gecontroleerd.

Als blijkt dat zaken niet compleet zijn en er documenten ontbreken of er zijn andere fouten geconstateerd dan wordt de betreffende ambtenaar hierop aangespoken door de medewerker Informatiebeheer. Verzocht wordt om ontbrekende documenten aan te leveren. De ontbrekende documenten worden door de medewerkers Informatiebeheer toegevoegd aan de zaak of er wordt een vervolgzaak aangemaakt met daarin de ontbrekende documenten. Ook worden overige fouten hersteld door de medewerkers Informatiebeheer. Als er ernstige afwijkingen zijn wordt er tijdelijk een extra stap “archiveren” toegevoegd. Dit betekent dat de zaak automatisch ter controle wordt aangeboden aan het archief.

Controle op:

• ●

  Compleetheid: is de zaak compleet.

• ●

  Terugvindbaarheid: Is de zaak te vinden op basis van de ingevulde metadata.

• ●

  Juiste zaaktype: is het juiste zaaktype gebruikt.

• ●

  Archiefwaardig formaat: zijn de documenten opgeslagen in PDFA.

Er zijn in totaal 20 controlepunten: Bij elke afwijking, per onderdeel, wordt er een punt toegekend.

Actie:

• ●

  Bij een score tussen de 20 en 17 punten wordt de medewerker hierop aangesproken;

• ●

  Bij een score tussen de 16 en 13 wordt de medewerker hierop aangesproken en wordt de teamcoördinator ingelicht;

• ●

  Is de score onder de 13 dan wordt de medewerker hierop aangesproken, wordt de teamcoördinator ingelicht en wordt in het proces van het zaaktype (tijdelijk) een extra stap archiveren toegevoegd (Zie bijlage 13).

Tweejaarlijks of eerder indien veel wijzigingen dit noodzakelijk maken, wordt het Handboek geactualiseerd. Dit gebeurt aan de hand van een lijst met controlepunten. Hiervoor wordt RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) gebruikt. (zie bijlage 14).

Te denken valt hierbij o.a. aan:

• ●

  Wat is de reden om het handboek te actualiseren;

• ●

  Zijn de procesbeschrijvingen actueel;

• ●

  Is er programmatuur opgewaardeerd of vervangen:

• ●

  Is de scanapparatuur vervangen:

• ●

  Is de wet- en regelgeving gewijzigd.

De verantwoordelijkheid ligt bij de manager bedrijfsvoering en de uitvoering bij DIV. Het geactualiseerde handboek wordt ter kennisname toegestuurd aan de archiefinspectie in verband met Wet Revitalisering Generiek toezicht

Jaarlijks wordt er een overleg gepland met als doel te bekijken of de werkwijze, software of criteria rond het scannen zijn gewijzigd of zaken zijn vervangen en of de Postprocedure nog actueel is. Dit zou kunnen gebeuren in een nog op te richten Strategisch Informatie Overleg.

Jaarlijkse vindt er een audit plaats op controlepunten van technische inrichting Hierbij moet duidelijk worden of de technische inrichting (hardware, software,

bestandsformaten en instellingen) het vervangingsproces en duurzame opslag voldoende ondersteunt. Zijn er eisen gesteld aan de hard- en software en voldoet de hard- en software aan deze eisen. Zijn technische maatregelen beschreven om de integriteit en duurzaamheid van digitale bestanden te garanderen. Zijn deze geïmplementeerd en leiden ze tot het gewenste resultaat.

Jaarlijkse vindt er een audit plaats op de Kwaliteit IT beheersmaatregelen. (RODIN bijlage14)Gecontroleerd moet worden of er informatie- en automatiseringsbeleid is, of dit beleid nog actueel is en of dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Dit zelfde geldt voor het beveiligingsbeleid

De volgende vragen moeten worden beantwoord: Zijn taken en verantwoordelijkheden t.a.v. de IT-beheersing geautoriseerd en vastgelegd? Zijn richtlijnen en procedures geformuleerd en zijn deze geïmplementeerd? Is het beheer van bevoegdheden geformuleerd en geïmplementeerd? Is het versiebeheer bepaald en geïmplementeerd? Hoe vaak worden back-ups gemaakt en verloop de recovery adequaat? Is er een calamiteiten- en uitwijkprocedure opgesteld en geïmplementeerd? Is de analoge omgeving adequaat voor een duurzaam digitaal archief?

Jaarlijks wordt er door middel van het invullen van “de 10 KPI’s” (Kritische Prestatie Indicatoren) bekeken hoe de gemeente er voor staat.

Aan de hand van de “10 KPI’s” wordt jaarlijks verslag gedaan aan de raad. Dit verslag wordt aan de archiefinspecteur ter kennisname toegestuurd.

Jaarlijks dient de kennis die aanwezig is bij personeel te worden bijgehouden/opgefrist. Als dit tussentijds wenselijk is dient dit eerder te gebeuren, bijv. bij veranderend inzicht of update systemen. Nieuw personeel krijgt een instructie.

Bijlage 5: Archiefwettelijke kaders

Artikel 5.2, onderdeel A van de Wet Revitalisering generiek toezicht:

De aanvraag machtiging vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden komt te vervallen.

Artikel 7 van de Archiefwet 1995.

De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht.

Artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995

Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent het ontwerpen van lijsten als bedoeld in artikel 5 alsmede omtrent de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden.

Artikel 2 Archiefbesluit 1995:

Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met:

de taken van het betreffende overheidsorgaan, de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het culturele erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.

Artikel 6 Archiefbesluit 1995:

• 1.

  De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.

• 2.

  De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Deze onderdelen gaan over de waarde als cultureel erfgoed, voor recht- en bewijszoekenden en het historisch onderzoek.

Artikel 8 Archiefbesluit 1995:

De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die tenminste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging, of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.

Artikel 11 Archiefbesluit 1995

De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden.

Artikel 12 Archiefbesluit 1995

Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen.

Uitzondering artikel 2 lid c en d Archiefbesluit:

• a.

  De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het culturele erfgoed

• b.

  Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- en bewijszoekende en voor historische onderzoek.

Artikel 26a. Archiefregeling 2009:

Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie.

Artikel 26b. Archiefregeling 2009:

De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces:

• a.

  de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt;

• b.

  de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• c.

  voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen;

• d.

  de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit;

• e.

  de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk;

• f.

  de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• g.

  het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• h.

  de kwaliteitsprocedures.

Bijlage 6: Regeling Back-up

Backup Algemeen:

De backups worden de aangegeven dag om 22:00 uur opgestart en direct de volgende dag gecontroleerd en bijgehouden in een schema.

In dit schema wordt aangegeven hoeveel data is beveiligd, op welke tapes en of de tapes in de kluis liggen

In de kluis (gemeente werf Markelo) worden de de laatste 3 sets van dag- week- en maandbackup bewaard.

Dagbackup:

Dit zijn de sets beginnend met 01_ t/m 12_ .

Deze worden gebruikt van maandag t/m donderdag.

Na de backup wordt op de tape aangegeven achter de XX_ op welke dag deze is gebruikt. Bewaartermijn: 12 weken

Weekback-up:

Dit zijn de sets vrijdag_01 t/m vrijdag_12.

Deze worden gebruikt op de vrijdagen tussen de maandbackups. Bewaartermijn: ± 15 weken

Maandbackup:

Elke 1e vrijdag van de maand wordt er een maandbackup gemaakt, dit zijn de sets met als naam de maand.

Bewaartermijn: 1 jaar [ januari blijft 2 jaar bewaard ]

Bijlage 7: Beschrijving serverruimte, klimaat, beveiliging, brandmelding etc.

De serverruimte bevindt zich op de 2e verdieping in de nabijheid van de afdeling I&A.

Bij totale spanningsuitval wordt bepaalde verlichting in- of juist uitgeschakeld. In kantoorruimten zullen armaturen die niet aangewezen zijn als “noodarmatuur”, uitgeschakeld worden en armaturen die wel aangewezen zijn worden ingeschakeld. Dit om te voorkomen dat de UPS (noodstroom in de vorm van een accu) na spanningsuitval teveel wordt belast.

Een aantal essentiële delen moeten bij calamiteiten langere tijd van stroom worden voorzien. Hieronder valt ook de serverruimte. Deze manier van stroomvoorziening wordt niet geregeld door de UPS maar door een noodstroomaggregaat. Er is in 2008 een nieuwe airco aangeschaft. Deze kan separaat via een externe aggregaat van stroom worden voorzien.

Het gemeentehuis is voorzien van een inbraakalarm. Een storing of alarm (ook sabotage) in de inbraakcentrale zal op het bedieningspaneel te zien zijn. Op basis van het inbraakalarm wordt bepaalde verlichting ingeschakeld.

Het gemeentehuis heeft een brandmeldinstallatie. In geval van storing of alarm zal deze op het bedieningspaneel te zien zijn. Een brandalarm heeft tot gevolg dat bepaalde verlichting wordt ingeschakeld.

Doormelden van storingen gebeurt automatisch naar de brandweer of de particuliere alarmcentrale.

In alle ruimten wordt een draadloze ruimtetemperatuurregelaar geplaatst. Vanuit deze regelaar kan vanuit de neutrale stand in de winter 21C + of – 2K en in de zomer 24C + of – 2K versteld worden.

Bijlage 8: Schema metadata

Digitale informatie is vluchtiger en veranderlijker dan papieren informatie. Om te zorgen dat de waarde ervan niet verdwijnt, moet die waarde worden vastgelegd. Dat kan door er informatie over de informatie aan toe te voegen: metagegevens.

Metagegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen en ze zorgen ervoor dat er zorgvuldig kan worden omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft.

In het zaaksysteem van PerfectView kunnen de volgende metadata worden vastgesteld:

Metadata mapping tussen CRM en DMSIRMA Bericht (zaakstuk) metadata

• ●

  DocumentType

• ●

  RegistratieDatum

• ●

  DatumOntvangstVerzonden

• ●

  DatumDocument

• ●

  Richting

• ●

  Communicatiekanaal

• ●

  Medewerker

• ●

  Onderwerp

• ●

  Afdeling

• ●

  Hoofdcategorie

• ●

  Subcategorie

• ●

  Kerndocument

• ●

  Vertrouwelijk

• ●

  AfzenderBurgernaam

• ●

  AfzenderBurgerBSNnummer

• ●

  AfzenderContactPersoonNaam

• ●

  AfzenderAccountnaam

• ●

  AfzenderAccountKvKnummer

• ●

  AfzenderGebruikerNaam

• ●

  AfzenderStraat

• ●

  AfzenderHuisLetter

• ●

  AfzenderHuisnummer

• ●

  AfzenderToevoeging

• ●

  AfzenderPostcode

• ●

  AfzenderWoonplaats

• ●

  AfzenderNaamvrij

• ●

  OntvangerBurgernaam

• ●

  OntvangerBurgerBSNnummer

• ●

  OntvangerContactPersoonNaam

• ●

  OntvangerAccountnaam

• ●

  OntvangerAccountKvKnummer

• ●

  OntvangerGebruikerNaam

• ●

  OntvangerStraat

• ●

  OntvangerHuisLetter

• ●

  OntvangerHuisnummer

• ●

  OntvangerToevoeging

• ●

  OntvangerPostcode

• ●

  OntvangerWoonplaats

• ●

  OntvangerNaamvrij

• ●

  KenmerkSquit

• ●

  OmschrijvingSquit

• ●

  DatumOntvangenSquit

• ●

  DatumVerzondenSquit

• ●

  AfzenderNaam

• ●

  AfzenderRelatie

• ●

  OntvangerNaam

• ●

  OntvangerRelatie

• ●

  Soort

• ●

  BerichtStatus

• ●

  BerichtVerwerkt

Zaak metadata (mapping tussen CRM velden en DMSIRMA velden)

• • ●

    Zaaknummer

  • ●

    Zaaksoort

  • ●

    Zaaktype

  • ●

    Zaakuitkomst

  • ●

    Burgernaam

  • ●

    BurgerBSNnummer

  • ●

    AccountNaam

  • ●

    AccountKvkNummer

  • ●

    ContactPersoonNaam

  • ●

    GebruikerNaam

  • ●

    Straat

  • ●

    Huisnummer

  • ●

    Huisletter

  • ●

    Toevoeging

  • ●

    Postcode

  • ●

    Woonplaats

  • ●

    Einddatum

  • ●

    Startdatum

  • ●

    Gebruikernaam

  • ●

    Naamvrij

  • ●

    Relatienaam

  • ●

    RelatieType

  • ●

    Lokatie

  • ●

    TerHoogteVan

  • ●

    Volg Andere Zaaknummer

  • ●

    RMA (komt alleen voor in DMS/RMA, wodt gevuld bij invullen Einddatum, als de Workflow start om de Zaak te archiveren nar het RMA)

  • ●

    Retentiedatum (komt alleen voor in DMS/RMA, wordt gevuld door CRM bij archiveren)

  • ●

    Retentieregel (komt alleen voor in DMS/RMA,, standaard op Niet Uitvoeren)

Bijlage 9: Procedure vernietiging van vervangen analoge archiefbescheiden

Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van analoge archiefbescheiden ten behoeve van de gemeente Hof van Twente en heeft betrekking op archiefbescheiden die succesvol zijn vervangen door digitalisering én waarvan is afgesproken om ze te vernietigen.

De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden voornamelijk uitgevoerd door de aangewezen allround medewerker DIV. Deze allround medewerker DIV is het bezit van het diploma SOD-I en SOD-II

Nadat de te vervangen analoge archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en de archiefbescheiden zijn opgenomen in het zaaksysteem PerfectView, dienen de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden vernietigd te worden.

Het analoog archiveren van archiefbescheiden is namelijk overbodig geworden door vervanging. Alleen de archiefbescheiden die het vervangingsproces niet doorlopen, documenten die dus niet voor vervanging in aanmerking komen (zie onder 2.3), moeten analoog bewaard blijven.

De gemeente Hof van Twente bewaart tijdelijk, voor de duur van 6 maanden, de vervangen analoge archiefbescheiden. Deze archiefbescheiden worden chronologisch op datumvolgorde opgeborgen in dagdozen en na de termijn van zes maanden vernietigd.

De dagdozen worden opgeslagen in een kast op de afdeling In deze dagdozen worden de voor vervanging in aanmerking komende archiefbescheiden (inclusief enveloppen die van waarde zijn, bijvoorbeeld bezwaarschriften) geplaatst op datumvolgorde.

Als blijkt dat analoge archiefbescheiden toch bewaard moeten worden, doordat dit bij de documentselectie over het hoofd is gezien of doordat het document onjuist als vervangingsdocument is geïnterpreteerd, dan wordt dit bij de zaak in PerfectView aangegeven. Bij twijfel mogen de analoge archiefbescheiden niet vernietigd worden. Deze archiefbescheiden worden vervolgens ter archivering in een analoog bestand aangeboden. Daarnaast is het mogelijk om archiefbescheiden uit dagdozen te gebruiken voor (her)scanning indien tijdens de steeksproefgewijze controle of bij de behandeling van archiefbescheiden in die periode blijkt dat pagina's onleesbaar zijn of ontbreken.

De allround medewerkers DIV zijn verantwoordelijk voor het vernietigingsbeleid van de vervangen archiefbescheiden binnen de gemeente Hof van Twente.

Na afloop van deze termijn worden de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden via de afdeling Bedrijfsvoering aangeboden aan het CA+ gecertificeerde bedrijf Van Gansewinkel, welk bedrijf voor daadwerkelijke vernietiging zorgt.

Er wordt per jaar een verklaring van vernietiging opgesteld. Deze verklaring wordt bewaard.

Bijlage 10: Specificatie gebruikte scanners

Specifications Océ TC4 wide format colorscanner

Scan technology • Océ Direct Scan (single camera, single mirror, innovative light

source)Océ Color Image Logic (intelligent image processing for color and monochrome)

2 Configurations • Océ TC4 (for original thickness up to 3 mm)

•Océ TC4XT (for original thickness up to 15 mm)

Speed • B/W 5 m/min.

•Color 4 m/min.

Resolution • 600 dpi

Scan accuracy • 0.1% ± 1 pixel

1:1 accuracy • <0.3% for A0

Warming-up time • None, instant behavior

Original sizes • Image width: 200 – 914 mm

• •

  Original width: 200 – 1016 mm

• •

  Original length: 200 mm – 15 m

Size recognition • Automatic width detection

•Measured width displayed on the user interface

User interface • Intuitive and multi-language support

• •

  5 user-defined scan-to-file templates

• •

  Select scan destination from user interface

Data formats • TIFF (uncompressed, PackBits, G3, G4 and LZW), PDF (uncompressed, FLATE, LZW and G4), CALS , JPEG

Océ Power Logic controller • Memory: 1 GB

•Hard disk capacity: 250 GB

Océ Scan Logic • View scans at the scanner (optional monitor required)

• •

  Manage scan jobs

• •

  Automatically generates unique file name

• •

  10 programmable destinations, selectable from user interface

• •

  Scan destinations:

• –

  to web using FTP

• –

  to network directory

• –

  to controller

Océ remote applications • View system status

• •

  Customize default settings

• •

  Password-protected user rights

Dimensions • 1300 × 650 × 1050 mm (W × D × H)

Weight • 70 kg

Electrical • 100–230 V, 50–60 Hz

Optional • Océ Account Center (accounting application)

Specificaties Konica Minolta BizhubC554EScansnelheid: Kleur - Z/W: max. 55 - 80 (enkelzijdig), max. 90 - 130 originelen per minuut (dubbelzijdig)

Resolutie: Max. 600 dpi (TWAIN: 1.200 dpi) Origineelformaat: Max. 279 mm x 432 mm Bestandsformaat (uitvoer): PDF, JPEG, TIFF Gebundelde drivers: Netwerk TWAIN, WIA, WSD Scan to e-mail: SMTP, TCP/IP Bestemmingsadressen: Max. 500 per taak Opgeslagen bestemmingsadressen:

Max. 2.000

Adresboek: Via LDAP of lokaal op de harde schijf Scan to folder: Via SMB-, FTP- of NCP-protocol

Bij de aanbesteding van de nieuwe scanners zijn de volgende eisen gesteld Zwart/wit Grijswaarden Kleur Eenheid

Scanresolutie 300 300 300 Dpi/Ppi

Bitdiepte 1 8 24 Bit Kleurruimte sRGB sRGB sRGB Helderheid 128 192 140

Contrast 50 50 50

Er wordt in tiff of jpg-formaat gescand of PDF of PDF/A-1 Hieraan wordt voldaan.

Bijlage 11: Aanbevelingen PriceWaterhouseCoopers

Specificatie gebruikte scanneers

Bijlage 12: WerkinstructiesTESZ

Voor de actuele werkinstructies TESZ (26-05-2015) zie intranet gemeente Hof van Twente

• ●

  Werkinstructie Adviesdeelzaken behandelen (Versie 2, 25 nov 2014)

• ●

  Werkinstructie Bestuurlijke Besluitvorming (versie 1.5, 25 nov 2014)

• ●

  Werkinstructie Behandelen van berichten en aanmaken van zaken (versie 1.0, 21 oktober 2014)

• ●

  Werkinstructie e-mails opslaan bij een zaak (versie 1.2, 21 oktober 2014)

• ●

  Werkinstructie zaken behandelen (versie 2.1, 20 oktober 2014)

• ●

  What's new in Tesz? (oktober 2014)

• ●

  Werkinstructie digitaal documenten laten ondertekenen

• ●

  Werkinstructie digitaal documenten ondertekenen

• ●

  Werkinstructie KCS afhandelen terugbelverzoek

• ●

  Werkinstructie KCS voor TIC

• ●

  Werkinstructie Meldingen openbare ruimte

• ●

  werkinstructie versturen van getekende documenten

• ●

  Werkinstructie wachtrij beoordeling

• ●

  Werkinstructie wachtrijafhandeling Meldpunt Zorg en welzijn

• ●

  What's new? Belangrijke veranderingen met CRM 2011

Bijlage 13: Werkinstructie

Werkinstructie