Verordening op de vertrouwenscommissie bij de (her)benoemingsprocedure van de burgemeester en klankbordgesprekken burgemeester 2018

Geldend van 27-06-2018 t/m heden

Intitulé

Verordening op de vertrouwenscommissie bij de (her)benoemingsprocedure van de burgemeester en klankbordgesprekken burgemeester 2018

Artikel 1 Taak vertrouwenscommissie

De vertrouwenscommissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.

Artikel 2 Samenstelling vertrouwenscommissie

  • 1.

    De 3 fractievoorzitters van de coalitie en 3 fractievoorzitters van de oppositie worden in de gelegenheid gesteld lid te worden van de vertrouwenscommissie.

  • 2.

    De gemeenteraad besluit over benoeming van de fractievoorzitters die aangegeven hebben lid te willen zijn van de commissie.

  • 3.

    Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.

  • 4.

    De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

  • 5.

    Lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het fractievoorzitterschap c.q. raadslidmaatschap.

  • 6.

    Bij tijdelijke beëindiging van het fractievoorzitterschap, kan het commissielidmaatschap herleven zodra het fractievoorzitterschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander lid.

 

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

  • 1.

    De plaatsvervangend raadsgriffier is secretaris van de commissie.

  • 2.

    De gemeentesecretaris vervult de in artikel 1 genoemde taak als plaatsvervangend secretaris en

  • 3.

    De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

  • 4.

    De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

 

Artikel 4 Adviseur

  • 1.

    Aan de commissie wordt één wethouder toegevoegd als adviseur in verband met de vervulling van de in artikel 1 genoemde taak.

  • 1.

    De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

  • 1.

    Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 5 Geheimhouding

  • 1.

    De vergaderingen

  • 2.

    De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

  • 3.

    De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de

  • 4.

    De commissie treft, met inachtneming van

  • 5.

    De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

  • 7.

    Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op

Artikel 6 Vergaderingen

  • 1.

    De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of een van de

  • 2.

    De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie,

  • 3.

    De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.

  • 4.

    De commissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van uitgebrachte stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Bij het staken van de stemmen over de uit te brengen bevindingen wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen in het verslag opgenomen. De commissie streeft naar unanimiteit. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag tot uitdrukking gebracht.

Artikel 7 Contactpersoon bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure

  • 1.

    De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon,

  • 2.

    Alle stukken bestemd voor de commissie worden gericht aan de voorzitter. De stukken worden onder vermelding van ‘geheim’ in de onderwerp regel van de e-mail en op de bijgevoegde stukken gemaild naar de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.

  • 3.

    Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van ‘geheim’ in de onderwerp regel en op de bijgevoegde stukken door de voorzitter en secretaris ondertekend en vanaf het persoonlijk zakelijke e-mail adres van de secretaris of voorzitter verzonden.

Artikel 8 Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure 

  • 1.

    De Gemeentewet bepaalt in artikel 61 lid 4 dat de commissie zich slechts door tussenkomst van de commissaris van de Koning de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten verschaft. Elk overleg met derden, schriftelijk of mondeling, is uitgesloten.

  • 2.

     De secretaris nodigt, op verzoek van de commissie, de kandidaten uit voor een gesprek met de

     commissie. De commissie treft voorzieningen met betrekking tot de wijze waarop de privacy van de sollicitanten wordt beschermd, bijvoorbeeld door de plaats en het tijdstip van de gesprekken zodanig te kiezen dat de vertrouwelijkheid van de gesprekken is gewaarborgd.

Artikel 9 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure

  • 1.

    De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

  • 2.

    Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag opgemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.

  • 3.

    Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 10 Verslag (her) benoemingsprocedure

  • 1.

    De commissie brengt over haar werkzaamheden ter zake van de voorbereiding van de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming verslag uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning door middel van een verslag van bevindingen. Dit schriftelijke en geheime verslag bevat tenminste:

    • 1.

      een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht,

    • 2.

      een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op de aanbeveling gemotiveerd,

    • 3.

      aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

      En heeft in ieder geval de volgende bijlagen:

      d. bij benoemingen: de conceptaanbeveling van twee personen,

      e. bij herbenoemingen: het verslag van het gesprek met de burgemeester over het conceptverslag van bevindingen en de conceptaanbeveling.

  • 2.

    Van het gesprek genoemd onder artikel 10 lid 1e wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de (plaatsvervangend) raadsgriffier.

  • 3.

    Een afschrift van het verslag van het gesprek genoemd onder artikel 10lid 1e wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Artikel 11 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 12 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop:

  • 1.

    bij benoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature van burgemeester is voorzien;

  • 2.

    bij herbenoeming: door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister van BZK door een Koninklijk besluit is gevolgd.

Artikel 13 Archivering

  • 1.

    De secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 12 alle archiefbescheiden onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als “geheim” worden overgebracht naar de op grond van artikel 31 van de Archiefwet door de gemeenteraad aangewezen archiefbewaarplaats.

  • 2.

    De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en herbenoemingsprocedure zorg voor dat van de in het eerste lid bedoelde overbrenging een verklaring van overbrenging als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 wordt opgemaakt. In deze verklaring wordt melding gemaakt van de met toepassing van artikel 15, lid 1 sub a en c, van de Archiefwet 1995 gestelde beperkingen aan de openbaarheid, geldende voor een periode van 75 jaar.

  • 3.

    De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er bij de benoemings- en

  • 4.

    De (plaatsvervangend) raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de (plaatsvervangend) raadsgriffier vernietigd.

Hoofdstuk 2 Klankbordgesprekken burgemeester en raad

Artikel 14 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • 1.

    gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

  • 2.

    commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die het klankbordgesprek voeren;

  • 3.

    adviseurs: wethouder(s) en/ of de gemeentesecretaris en (plaatsvervangend) griffier die de commissie van informatie voorzien;

  • 4.

    commissaris: Commissaris van de Koning in de provincie.

Artikel 15 Algemene bepalingen klankbordgesprekken

  • 1.

    De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

  • 2.

    De commissie voert tenminste drie en maximaal zes gesprekken per ambtsperiode, het 100-dagen gesprek is hier onderdeel van.

  • 3.

    Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

  • 4.

    De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

6. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 16 Procedure en tijdschema

  • 1.

    De (plaatsvervangend) griffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

  • 2.

    Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de Commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

  • 3.

    De (plaatsvervangend) griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de Commissaris van de Koning in de provincie.

Artikel 17 Samenstelling commissie

  • 1.

    De raad kiest een commissie uit haar midden tenminste acht weken voor het klankbordgesprek, als bedoeld in artikel 3 lid 2.

  • 2.

    De commissie wordt samengesteld uit 3 à 5 leden van de raad, plaatsvervangende leden worden niet benoemd.

  • 3.

    Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.

  • 4.

    De commissie laat zich bijstaan door de (plaatsvervangend) griffier.

Artikel 18 Voorzitterschap van de commissie

  • 1.

    De commissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter.

  • 2.

    De voorzitter leidt het klankbordgesprek.

  • 3.

    De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

  • 4.

    De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 19 Geheimhouding

  • 1.

    De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

  • 2.

    De (fungerend) voorzitter van de commissie wijst bij de benoemingsprocedure in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht, die rechtstreeks voortvloeit uit artikel 61c van de Gemeentewet.

  • 3.

    De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 9, vierde lid, 10, tweede lid, en 2 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.

  • 4.

    De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

  • 5.

    De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.

  • 6.

    De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

  • 7.

    Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de (plaatsvervangend) secretaris en, indien van toepassing, de adviseur en/of externe gespreksleider.

Artikel 20 Voorbereiding klankbordgesprek

  • 1.

    Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand verslag in te zien.

  • 2.

    Leden commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

  • 3.

    Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

  • 4.

    Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

  • 5.

    Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de (plaatsvervangend) griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 21 Het klankbordgesprek

  • 1.

    Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

  • 2.

    Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

  • 3.

    Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd.

  • 4.

    De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester

    • 1.

      als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;

    • 2.

      in het proces van dualisme;

    • 3.

      als voorzitter van het college;

    • 4.

      als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

    • 5.

      die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

    • 6.

      en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

    • 7.

      als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

    • 8.

      en zijn contacten met ambtenaren, vooral de gemeentesecretaris, de (plaatsvervangend) griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

    • 9.

      en zijn nevenfuncties en integriteit;

    • 10.

      en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

  • 5.

    In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 22 Verslaglegging klankbordgesprek

  • 1.

    Door de (plaatsvervangend) griffier wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

  • 2.

    Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

  • 3.

    Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

  • 4.

    Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.

Artikel 23 Archivering

  • 1.

    De (plaatsvervangend) griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

  • 2.

    Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de (plaatsvervangend) griffier vernietigd.

Artikel 24 Vervallen oude verordening

De Verordening voortgangsgesprekken burgemeester en raad Hollands Kroon vastgesteld in de raadsvergadering van 4 februari 2014 vervalt.

Artikel 25 Inwerkingtreding 

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

 

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening op de vertrouwenscommissie bij de (her)benoemingsprocedure van de burgemeester en klankbordgesprekken burgemeester 2018.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 juni 2018

Ondertekening

Namens deze,

Plaatsvervangend Griffier, J.van der Plas