Regeling gebruik elektronische middelen

Artikel 2 Doeleinden

• 1. De controle op het gebruik van de elektronische middelen vindt plaats met als doel:

  • a.

    systeem- en netwerkbeveiliging;

  • b.

    verkrijgen van inzicht in de mate van gebruik van de elektronische middelen vanuit het oogpunt van kosten- en capaciteitsbeheersing;

  • c.

    het voorkomen dan wel aantonen van misbruik of oneigenlijk gebruik van de elektronische middelen.

• 2. De omvang van de controle als bedoeld in het eerste lid wordt zo beperkt mogelijk gehouden, zodat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend.

Artikel 3 Gebruik elektronische middelen

• 1. Betrokkenen gebruiken de elektronische middelen in hoofdzaak voor het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

• 2. Incidenteel privégebruik van de elektronische middelen door betrokkenen is toegestaan, mits dit gebruik in overeenstemming is met deze regeling en dit gebruik in geen geval storend is voor dan wel ten koste gaat van het uitvoeren van de aan hen door de gemeente opgedragen taken.

• 3. Het is betrokkenen niet toegestaan bewust dreigende, beledigende, seksueel getinte, discriminerende dan wel anderszins aanstootgevende berichten te versturen.

• 4. Het is betrokkenen niet toegestaan om bewust informatie te zoeken die pornografisch, racistisch, discriminerend beledigend of aanstootgevend is.

• 5. Het is betrokkenen niet toegestaan om bij het gebruik van elektronische middelen onethisch of in strijd met de wet te handelen.

• 6. Betrokkenen zullen bij het gebruik van de elektronische middelen de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente waarborgen.

Artikel 4 Bewaring en verwijdering

• 1. Persoonsgegevens over het gebruik van elektronische middelen als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a en b, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximale bewaartermijn van 6 maanden.

• 2. Persoonsgegevens over het gebruik van elektronische middelen als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder c, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk, met een maximale bewaartermijn van 6 maanden, tenzij:

  • a.

    er een redelijk vermoeden bestaat van misbruik of oneigenlijk gebruik van de elektronische middelen in die periode;

  • b.

    de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

• 3. Indien sprake is van een situatie als bedoeld in het tweede lid onder a worden de gegevens uit die periode bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een betrokkene noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een betrokkene worden de gegevens verwijderd.

• 4. Indien persoonsgegevens om technische redenen niet kunnen worden verwijderd, wordt onder verwijderen verstaan het niet meer verstrekken en raadplegen van deze gegevens voor de in artikel 2 geformuleerde doeleinden.

Artikel 5 Personen aan wie persoonsgegevens worden verstrekt

• 1. De vastgelegde gebruiks- en persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder b, worden door de teamleider Services periodiek verstrekt aan de clustermanagers en de hoofden van de bedrijfsbureau’s.

• 2. De vastgelegde gebruiks- en persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder c, worden na analyse en ordening door de teamleider Services verstrekt aan de verantwoordelijke in verband met een onderzoek als bedoeld in artikel 6.

• 3. Indien er bij afwezigheid van een medewerker een dringende noodzaak is om inzage te krijgen in een elektronisch middel van een medewerker, bijvoorbeeld bij langdurige ziekte van een medewerker en het verstrijken van een belangrijke deadline, kan dat uitsluitend op schriftelijk verzoek van de clustermanager aan de teamleider Services. De clustermanager stelt de betrokken medewerker zo spoedig mogelijk schriftelijk en met vermelding van de reden op de hoogte van de inzage. Van aldus verkregen informatie mag geen gebruik gemaakt worden om misbruik aan te tonen.

Artikel 6 Onderzoek naar misbruik of oneigenlijk gebruik

• 1. Indien er een redelijk vermoeden bestaat dat sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik van een elektronisch middel, kan de verantwoordelijke opdracht geven tot een onderzoek naar het gebruik van de elektronische middelen en daarbij toegang verlenen tot de persoonsgegevens die bij het onderzoek betrokken moet worden. Deze opdracht wordt schriftelijk verstrekt. Het onderzoek kan inhouden dat gedurende een vastgestelde (korte) periode gerichte controle plaatsvindt.

• 2. Voor een in te stellen onderzoek naar misbruik of oneigenlijk gebruik van een elektronisch middel, kan de verantwoordelijke een functionaris aanwijzen die belast wordt met de uitvoering van het onderzoek. Deze functionaris rapporteert rechtstreeks aan de verantwoordelijke. De met het onderzoek belaste functionaris alsmede een ieder die betrokken is bij het onderzoek betracht geheimhouding.

• 3. Elektronische middelen van OR-leden, bedrijfsartsen en andere medewerkers met een vertrouwensfunctie zijn in beginsel uitgesloten van een onderzoek als bedoeld in het eerste lid. Dit geldt niet bij een ernstig vermoeden van misbruik of oneigenlijk gebruik.

Artikel 7 Rechten van de betrokkene

• 1. Aan de betrokkene die bij de verantwoordelijke een verzoek indient, wordt een overzicht verschaft van de hem/haar betreffende persoonsgegevens die worden verwerkt. Indien een gewichtig belang van de verzoeker dit eist, voldoet de verantwoordelijkeaan dit verzoek in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast.

• 2. Degene aan wie overeenkomstig het eerste lid kennis is gegeven van de hem betreffende persoonsgegevens, kan de verantwoordelijke verzoeken deze te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.

• 3. De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre hij daaraan voldoet. Een weigering is met redenen omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht.

• 4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.

Artikel 8 Sancties

• 1. Overtreding van de in artikel 3 genoemde normen kan voor medewerkers in dienst van de gemeente resulteren in disciplinaire maatregelen als bedoeld in de arbeidsvoorwaardenregeling van de gemeente. Tevens kan aangifte worden gedaan bij de politie.

• 2. Overtreding van de in artikel 3 genoemde normen kan voor personen die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente verrichten, anders dan in ambtelijk dienstverband, resulteren in:

  • a.

    maatregelen waardoor deze personen, al dan niet tijdelijk geen beschikking meer hebben over (een deel van) de elektronische middelen;

  • b.

    het ontzeggen van de toegang tot de gebouwen van de gemeente;

  • c.

    contractbeëindiging.

Artikel 11 Slotartikel

• 1. Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie van de Nieuwsbrief P&O op het Huisnet. Op dat moment vervalt de Regeling voor gebruik van e-mail en internet van 1 april 2003.

• 2. Deze regeling wordt driejaarlijks geëvalueerd door de werkgever en de ondernemingsraad.

• 3. Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gebruik elektronische middelen”.