Regeling elektronisch verkeer Hoogheemaadschap Hollands Noorderkwartier 2011

Regeling elektronisch verkeer Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2011

Algemene toelichting

Op 1 juli 2004 is de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer in werking getreden en opgenomen in afdeling 2.3 van de Awb. De wet heeft zowel betrekking op geadresseerde verzending, bijvoorbeeld e-mail, als het op elektronische weg openbaar maken van stukken. Het ziet zowel op de fase van de primaire bestuurlijke besluitvorming (aanvragen, vergunningen, e.d.), als op de bezwaarschriftenprocedure, de klachtenprocedure en het administratief beroep.

De wet dwingt bestuursorganen niet om van de elektronische weg gebruik te maken, maar biedt de randvoorwaarden waaraan een bestuursorgaan moet voldoen als het voor een bepaald onderwerp voor de elektronische weg kiest. De wet biedt een algemeen kader waarin wordt geregeld wanneer verkeer langs elektronische weg is toegestaan en aan welke voorwaarden dat verkeer moet voldoen, wil het even betrouwbaar zijn als het reguliere schriftelijk verkeer. Dit algemene kader moet door waterschappen nader worden ingevuld. Het hoogheemraadschap geeft middels deze Regeling hieraan invulling.

Tot op heden is binnen het hoogheemraadschap terughoudend omgegaan met het openstellen van de elektronisch weg in het bestuurlijke verkeer. Het Besluit informatiebeheer HHNK 2005 geeft aan dat het versturen van formele e-mail aan externe relaties slechts is toegestaan nadat het dagelijks bestuur daarvoor toestemming heeft verleend (artikel 9, vierde lid). In de Regeling archivering email Hollands Noorderkwartier 2003 is daarnaast vastgelegd dat de aangeboden e-mailfaciliteiten alleen zijn bedoeld voor berichten met een informeel karakter.

In 2007 is door het dagelijks bestuur toestemming verleend voor het elektronisch indienen van bezwaarschriften tegen een aantal bestuursbesluiten (keurontheffing, RVV-ontheffing, handhavingsbeschikking). Dit was een uitvloeisel van het project eDienstverlening is in 2007 vastgelegd in de Regeling elektronisch bestuurlijk verkeer HHNK 2007.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze Regeling wordt een onderscheid gemaakt tussen formele en informele elektronische post.

Bij formele elektronische post kan onder andere gedacht worden aan aanvragen voor een bepaalde vergunning, bezwaarschriften, klachten en zienswijzen.

Artikel 2. Reikwijdte

De Regeling is van toepassing op het elektronisch berichtenverkeer tussen het hoogheemraadschap en externe partijen. Uit de toelichting van het begrip elektronische post onder artikel 1 blijkt dat het daarbij gaat om e-mailberichten en berichten afkomstig via een webformulier vanaf de website van het hoogheemraadschap. Hoewel de verzending van berichten per fax eveneens een vorm van elektronisch verkeer is, is de Regeling hierop niet van toepassing. De ontvangst van berichten per fax wordt op dit moment namelijk op een zelfde manier afgehandeld als de schriftelijke post.

Overige vormen van elektronisch verkeer, bijvoorbeeld sms-berichten, zijn uitgesloten.

De Regeling beoogt geen regels te geven omtrent privé gebruik van e-mail. Dat onderwerp is geregeld in de Gedragscode e-mail en internetgebruik Hollands Noorderkwartier.

Artikel 3. Verantwoordelijkheid

In dit artikel wordt aangegeven op welke wijze medewerkers van het hoogheemraadschap met elektronische post en hun postbus dienen om te gaan. Dit artikel schept zowel voor het hoogheemraadschap als de burger duidelijkheid.

Hierbij zij nog opgemerkt dat als tijdstip waarop een bericht door het hoogheemraadschap is ontvangen, het tijdstip geldt waarop het bericht het systeem van het hoogheemraadschap heeft bereikt (artikel 2:17, tweede lid Awb). De ontvangst vindt niet plaats op het moment dat het bericht wordt geopend, maar op het moment dat het bericht het systeem heeft bereikt.

Artikel 4. Ontvangen van elektronische post

Volgens artikel 2:13, tweede lid van de Awb is elektronisch verkeer niet mogelijk, wanneer in een wet of verordening is bepaald dat elektronisch verkeer niet is toegestaan, of wanneer een vormvoorschrift zich tegen elektronisch verkeer verzet. Ten aanzien van bezwaarschriften heeft de Afdeling bestuursrechtspraak overigens bepaald dat geen wettelijk voorschrift zich verzet tegen de aanvaarding van bezwaarschriften per e-mail (ABRS 17 december 2003, JB 2004, 81).

In andere gevallen is elektronisch verkeer mogelijk wanneer het hoogheemraadschap dit kenbaar heeft gemaakt (het kenbaarheidsvereiste) en wordt voldaan aan de nadere eisen die zijn gesteld.

Dit artikel heeft betrekking op het kenbaarheidsvereiste uit artikel 2:15 uit afdeling 2.3 van de Awb. Het hoogheemraadschap geeft hiermee aan bereikbaar te willen zijn voor zijn burgers en andere partijen via de elektronische weg. Om te voorkomen dat een situatie ontstaat waarbij elektronische berichten naar willekeurige postbussen in de organisatie gezonden worden, stelt dit artikel eisen aan het gebruik van de elektronische weg.

In lid 1 wordt gesteld dat formele elektronische post (bijvoorbeeld aanvragen voor vergunningen, ontheffingen, subsidies, of bezwaarschriften, klachten en zienswijzen) alleen in behandeling genomen worden wanneer er gebruik is gemaakt van het bij het betreffende product of de betreffende dienst op de website van het hoogheemraadschap geplaatste webformulier of het voor dat product of die dienst genoemde specifieke e-mailadres. Hieruit volgt dus dat als er geen webformulier is geplaatst of e-mailadres staat vermeld, het betreffende product niet elektronisch beschikbaar is bij het hoogheemraadschap. Een voordeel van deze gestructureerde invoer is ook dat het voor burgers duidelijk is welke informatie aangeleverd moet worden.

Voor overige elektronische berichten is in lid 2 als voorwaarde gesteld dat deze alleen behandeld worden indien deze verstuurd worden naar de algemene postbus info@hhnk.nl of via een daarvoor bestemd webformulier op de website van het hoogheemraadschap.

Door eisen te stellen aan elektronisch berichtenverkeer ontstaat een beheersbare situatie. Net zoals papieren post komen elektronische berichten via een beperkt aantal kanalen binnen bij het hoogheemraadschap. Ook vanuit de techniek wordt een aantal voorwaarden gesteld aan elektronisch berichtenverkeer. Wanneer de bijlage(n) van een bericht niet geopend kunnen worden, bijvoorbeeld omdat de benodigde applicatie niet in gebruik is bij het hoogheemraadschap, dan kan het betreffende bericht niet in behandeling genomen worden. Verder stelt de mailserver eisen aan de maximale grootte van een bericht. Wordt deze grootte overschreden, dan komt het bericht niet aan en kan het dus ook niet behandeld worden.

Hierbij zij opgemerkt dat het elektronische communicatiekanaal de papieren versie niet vervangt. Immers niet iedereen heeft toegang tot een computer. Het hoogheemraadschap mag dus niet bepaalde zaken alleen langs elektronische weg verrichten. Het bericht zal door het hoogheemraadschap in de papieren versie moeten worden verzonden, tenzij uitdrukkelijk is ingestemd met het elektronisch verzenden van het bericht.

Ook voor elektronische berichten geldt de doorzendplicht. Wanneer het bericht ten onrechte bij het hoogheemraadschap terechtkomt, moet het worden doorgezonden naar het juiste bestuursorgaan.

Op grond van artikel 4:3a van de Awb dient het hoogheemraadschap de ontvangst van het elektronische bericht te bevestigen. Dit vergroot de betrouwbaarheid van het elektronisch berichtenverkeer, de ontvanger weet dat zijn bericht is gearriveerd.

Artikel 5. Identiteit zender

Het is niet nodig aan de identificatie van de zender hoge eisen te stellen als dit niet bij wet is verplicht.

Bij reguliere communicatie via e-mail is het voldoende naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer te weten. Ter verificatie kan gebeld worden.

Wanneer het gaat om het aanvragen van bepaalde producten of diensten en de identiteit van de zender is van belang voor het product of de dienst, moet tevens worden vermeld de geboortedatum en het BSN.

Artikel 6. Cluster DIV

In de centrale postbus info@hhnk.nl of in specifiek voor bepaalde producten of diensten benoemde e-mailadressen worden de elektronische berichten ontvangen. Het cluster DIV beheert deze postbussen. Deze cluster zorgt voor de verzending van de berichten in de organisatie naar de betreffende behandelend ambtenaren/bestuurders. Deze cluster draagt verder zorg voor de registratie en archivering van de ontvangen berichten.

Individuele medewerkers hebben een eigen e-mailadres. Formele elektronische post zal in hoofdzaak in de centrale postbus of specifiek benoemde e-mailadressen binnenkomen. Wanneer formele externe elektronische post echter toch wordt ontvangen op het persoonlijke e-mailadres, moet deze worden doorgezonden naar het cluster DIV. Deze cluster kan dan vervolgens zorgdragen voor de registratie van de, op het persoonlijk e-mailadres ontvangen, berichten.

Hetzelfde geldt voor verzonden formele elektronische berichten. Het gestelde in dit artikel doet geen afbreuk aan het gestelde in artikel 4.

De Archiefwet 1995 hanteert de volgende definitie van archiefbescheiden: "bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten". De toevoeging ‘ongeacht hun vorm' dient om aan te geven dat dit niet uitsluitend papieren documenten hoeft te betreffen, maar dat hieronder ook digitale documenten worden verstaan. De toevoeging ‘en naar hun aard' geeft aan dat er een relatie moet zijn met het takenpakket van de organisatie. Dit betekent dat alleen formele elektronische berichten (ontvangen en verzonden) als archiefbescheiden hoeven te worden aangemerkt.

Artikel 7. Verzenden van formele elektronische post.

Formele elektronische post kan via de elektronische weg verzonden worden aan de burger/een instelling. Deze burger of instelling moet dan wel kenbaar hebben gemaakt dat de elektronische weg openstaat. Dit blijkt niet uit de enkele aanwezigheid van een e-mailadres. De burger/instelling moet aangeven via de elektronische weg bereikbaar te zijn. Uit het feit dat de burger of instelling zelf gebruik maakt van het elektronisch verkeer naar het hoogheemraadschap, kan worden afgeleid dat de burger via de elektronische weg benaderd kan worden (voldoende kenbaar).

Wanneer formele elektronische post uitgaat, wordt tegelijkertijd een digitale kopie verzonden naar het cluster DIV ter archivering. Tevens wordt de uitgaande mail geregistreerd. Dit is van belang voor de termijnen uit onder andere de Awb.

Bij beantwoording van het elektronische bericht wordt het oorspronkelijke bericht opgenomen. Op deze wijze kan de zender controleren of het gehele oorspronkelijke bericht juist is ontvangen door het hoogheemraadschap.

Het is van belang de bereikbaarheid van de burger extra grondig te verifiëren wanneer sprake is van belastende besluiten, dit in verband met de termijnen die gaan lopen. Extra grondige verificatie kan bestaan uit het verzenden van een elektronisch bericht met een verzoek om een reactie of telefonische controle. Is niet met zekerheid vast te stellen dat de burger elektronisch bereikbaar is, dan wordt het besluit ook per reguliere post verzonden.

Een disclaimer bevat meestal drie elementen:

• •

  het manen van de onbedoelde ontvanger van een e-mailbericht, dit te vernietigen en niet verder bekend te maken;

• •

  het afwijzen van enige vorm van aansprakelijkheid veroorzaakt door een e-mailbericht verzonden door een medewerker van het hoogheemraadschap;

• •

  het erop wijzen dat aan de inhoud van het e-mailbericht al dan niet rechten kunnen worden ontleend c.q. dat de e-mail het hoogheemraadschap als rechtspersoon of één van zijn bestuursorganen al dan niet bindt.

De disclaimer wordt geautomatiseerd aan elk verzonden e-mailbericht verbonden.

Als alternatief voor een disclaimer kan er ook voor worden gekozen aan de verzonden emailberichten een link toe te voegen naar een disclaimer van het hoogheemraadschap op de website. Het voordeel hiervan is dat je in een dergelijke diclaimer meer ruimte hebt om genuanceerder en uitgebreider aan te geven wat het standpunt is van het hoogheemraadschap met betrekking tot de verschillende soorten e-mail die worden verzonden door medewerkers van het hoogheemraadschap. Het draagt er tevens toe bij de lengte van e-mailberichten te beperken.

Artikel 8. Handtekening

Wanneer de wet een handtekening eist van de burger of het hoogheemraadschap, dient een elektronische handtekening te worden bijgevoegd. Een elektronische handtekening moet voldoen aan de eisen gesteld in de Wet elektronische handtekeningen. Onder een elektronische handtekening wordt verstaan: een handtekening die bestaat uit elektronische gegevens die zijn vastgehecht aan of logisch geassocieerd zijn met andere elektronische gegevens en die worden gebruikt als middel voor het vaststellen van de identiteit van de ondertekenaar.

De elektronische handtekening heeft dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening, wanneer de methode die daarbij is gebruikt voor authentificatie voldoende betrouwbaar is, gelet op het doel waarvoor de elektronische gegevens worden gebruikt en op alle overige omstandigheden van het geval. PKIoverheid en DigiD bieden een voldoende betrouwbare authentificatie. Er is dan sprake van een geavanceerde elektronische handtekening. Voor bedrijven wordt in de nabije toekomst waarschijnlijk eHerkenning ingevoerd. Een andere manier voor bedrijven om een handtekening van een voldoende betrouwbare authentificatie te voorzien is het gebruik maken van een unieke inlogcode en/of wachtwoord. Ook dan is er sprake van een geavanceerde handtekening.

Voor zowel de gewone als geavanceerde elektronische handtekening geldt dat de rechter bepaalt of een elektronische handtekening rechtsgeldig is. Daarnaast onderkent de Wet elektronische handtekening de volgende twee aanvullende kwaliteitseisen:

• •

  zij is gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat dat voldoet aan strenge eisen zoals gesteld in de Telecommunicatiewet; en

• •

  zij is gegenereerd door een veilig middel voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (bijv. een smartcard).

Mocht een elektronische handtekening, naast de eisen aan een geavanceerde elektronische handtekening, ook aan de bovenstaande twee kwaliteitseisen voldoen, dan heeft de elektronische handtekening per definitie dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening. Deze laatst bedoelde handtekening wordt meestal aangeduid als een gekwalificeerde elektronische handtekening.

Het hoogheemraadschap maakt bij elektronisch indienen van een bezwaarschrift tegen een bestuursbesluit al gebruik van DigiD, waardoor het voor de burger mogelijk is elektronische handtekeningen aan de documenten te verbinden. Voor het elektronisch indienen van aangiftebiljetten voor bedrijven wordt gebruik gemaakt van een ter beschikking gestelde inlogcode met wachtwoord. In de toekomst zal deze mogelijkheid verder worden uitgebreid naar andere producten en diensten.

Op dit moment heeft het hoogheemraadschap PKIoverheid nog niet geïmplementeerd.

Zolang DigiD, eHerkenning en PKI Overheid nog niet werkzaam zijn en de wet een handtekening eist, kan:

• •

  de burger volstaan met een weergave van persoonlijke gegevens waaruit de identiteit van deze burger blijkt;

• •

  het bedrijf of de instelling volstaan met gegevens waaruit de bevoegdheid van de betreffende ondertekenaar blijkt.

• •

  het hoogheemraadschap volstaan met een gescande handtekening.

Artikel 9. Verzenden en ontvangen van informele elektronische post

Als een informeel elektronisch bericht van belang is voor de dossiervorming wordt een archiefexemplaar verzonden aan het cluster DIV.

Ook informele elektronische berichten dienen te worden voorzien van een disclaimer of een elektronische verwijzing naar een disclaimer. Zie hiervoor de toelichting op artikel 7.

Artikel 10. Inwerkingtreding en citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.