Verordening van het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier houdende regels omtrent beleids- en verantwoordingscyclus Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie

Geldend van 29-12-2017 t/m heden

Intitulé

Verordening inzake de beleids- en verantwoordingsfunctie

1 Begripsbepalingen

1.1 Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het hoogheemraadschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

  • b.

    algemeen bestuur: het college van hoofdingelanden. Dit stelt als hoogste bestuursorgaan binnen het hoogheemraadschap het strategisch beleid en de financiële kaders vast;

  • c.

    dagelijks bestuur: het college van dijkgraaf en hoogheemraden, bestaande uit de dijkgraaf en de door het algemeen bestuur gekozen leden;

  • d.

    beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen (BBVW): BBVW is het kader waaraan de jaarverslaggeving van waterschappen dient te voldoen. In de BBVW zijn de verslaggevingsvoorschriften vastgelegd;

  • e.

    rechtmatigheid: het handelen in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van het hoogheemraadschap alsmede besluiten van algemeen bestuur;

  • f.

    doelmatigheid: de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd;

  • g.

    doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde doelen en maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

  • h.

    effect vanuit de structuur effect, resultaat en prestatie : een maatschappelijk effect beschrijft kort en bondig de maatschappelijke opgave waar het hoogheemraadschap voor staat in een bepaald tijdsbestek (periode van 20 tot 40 jaar);

  • i.

    financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie omvat, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • •

      de financiële positie;

    • •

      het financieel beheer;

    • •

      de uitvoering van de begroting;

    • •

      de uitvoering van investeringen;

    • •

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

  • j.

    kosten- en opbrengstsoorten: indeling waarmee de lasten en baten naar hun aard worden gerangschikt;

  • k.

    kostendragers: indeling waarmee de kosten worden gerangschikt naar de taken (bij HHNK zijn deze Zuivering, Watersystemen en Wegen) die in het Reglement van bestuur aan het hoogheemraadwaterschap worden opgedragen of door het algemeen bestuur worden onderscheiden en waarvoor een aparte belasting wordt geheven;

  • l.

    programma: een programma omvat een verzameling projecten/processen met hetzelfde doel of in hetzelfde gebied. Een programma kan worden gefinancierd met een krediet of uit de exploitatie. Programma's vallen als prestatie onder een resultaat van een effect;

  • m.

    netto-kosten: kosten die aan een bepaald effect, een bepaald product of een bepaalde kostendrager worden toegerekend en waarvan zijn afgetrokken de baten (met uitzondering van de belastingopbrengsten en andere algemene opbrengsten) die aan hetzelfde effect of product dan wel dezelfde kostendrager worden toegerekend;

  • n.

    Waterschapsbesluit: Besluit van 29 november 2007, houdende regels met betrekking tot de waterschappen (Staatsblad 2007, 497).

2 Beleidsvoorbereiding en verantwoording

2.1 Kaderstelling

Artikel 2 Beleids- en verantwoordingscyclus

  • 1. Het algemeen bestuur stelt de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus vast.

  • 2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de onderdelen van de beleids- en verantwoordingscyclus voldoen aan de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit (BBVW), aan relevante overige wetgeving en aan datgene wat in deze verordening wordt bepaald.

Artikel 3 Effecten

  • 1. Het algemeen bestuur stelt de effecten vast.

  • 2. De vastgestelde effecten wordt toegepast in het meerjarenraming, begroting, tussentijdse rapportages en jaarstukken.

2.2 Beleidsbepaling

Artikel 4 Meerjarenraming

  • 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks een meerjarenraming aan het algemeen bestuur aan, waarin voorstellen worden gedaan voor het beleid in het volgende begrotingsjaar en ten minste drie daaropvolgende jaren.

  • 2. De eerste jaarschijf uit de meerjarenraming is de begroting van dat betreffende jaar.

Artikel 5 Ontwerpbegroting en vaststelling

  • 1. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks ter vaststelling een ontwerpbegroting aan het algemeen bestuur aan waarin voorstellen worden gedaan voor de beleidsuitvoering in het volgende begrotingsjaar.

  • 2. Het dagelijks bestuur zorgt er ten aanzien van de raming van de kosten en opbrengsten naar effecten voor dat deze, door middel van kostentoerekening, eenduidig kunnen worden toegewezen aan de beleidsproducten en de beheerproducten.

2.3 Uitvoering, sturing en beheersing

Artikel 6 Inrichting administratie

Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in het hoogheemraadschap als geheel en in zijn organisatieonderdelen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, betalingen, kosten en opbrengsten;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan budgethouders voor zowel de planning, de uitvoering als de verantwoording van de realisatie;

  • d.

    een doelmatig beheer van geldstromen en financiële posities;

  • e.

    een goede interne en externe informatieverstrekking over de uitvoering van de financieringsfunctie.

Artikel 7 Financiële administratie

Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat alle door het algemeen bestuur genomen besluiten waaraan financiële gevolgen zijn verbonden, alsmede alle overige gegevens en stukken tijdig worden verstrekt aan de financiële administratie. Dit is nodig ten behoeve van een juiste verzorging van de financiële administratie, de verslaggeving en het beheer van de vermogenswaarden.

Artikel 8 Ruimte bij begrotingsuitvoering

Het dagelijks bestuur is bevoegd overschrijding van de geautoriseerde netto-kosten te dekken uit het bedrag voor onvoorzien uit de begroting.

2.4 Interne informatieverstrekking

Artikel 9 Administratie ten behoeve van beleidsdoelen

Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is aan het inzicht krijgen in en bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 10 Verantwoordingsrapportages en begrotingswijziging

  • 1. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur over de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen en over de uitvoering van investeringen door middel van tussentijdse rapportages.

  • 2. De rapportages gaan in op afwijkingen van betekenende mate, zowel wat betreft de middeleninzet, de prestaties die worden geleverd, als de resultaten en effecten die worden bereikt.

  • 3. De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de effectenindeling van de begroting.

  • 4. Indien noodzakelijk doet het dagelijks bestuur in de tussentijdse rapportages voorstellen voor wijziging van de oorspronkelijke begroting en investeringskredieten alsmede bijstellingen van het beleid. Zo nodig legt het dagelijks bestuur een voorstel tot begrotingswijziging voor aan het algemeen bestuur.

  • 5. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

2.5 Controle en interne verantwoording

Artikel 11 Controle

  • 1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de administratie zodanig van opzet en werking is, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 12 Jaarstukken

  • 1. Het algemeen bestuur stelt de jaarrekening en het jaarverslag vast in het jaar volgend op het begrotingsjaar. De jaarrekening betreft alle baten en lasten van het hoogheemraadschap.

  • 2. Het dagelijks bestuur legt na afloop van ieder begrotingsjaar verantwoording af aan het algemeen bestuur over de realisatie van de effecten door middel van het ter vaststelling aanbieden van het jaarverslag en de door de accountant gecontroleerde jaarrekening.

  • 3. Het algemeen bestuur bepaalt aan de hand van de realisatie van de effecten, of de beleidsdoelen van de effecten voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

2.6 Externe verantwoording

Artikel 13 Verantwoordingsverplichting

Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de vereiste informatie tijdig wordt verstrekt aan het Rijk, de provincie, de Europese Unie en het Centraal Bureau voor de Statistiek, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan het hoogheemraadschap.

3 Administratieve organisatie

Artikel 14 Administratieve organisatie

  • 1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het bestaan van:

    • a.

      een eenduidige indeling van de organisatie van het hoogheemraadschap en een eenduidige toewijzing van de taken van het hoogheemraadschap aan organisatorische eenheden;

    • b.

      een adequate scheiding van taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en functies zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie is gewaarborgd;

    • c.

      de wijze waarop wordt gewaarborgd dat de werkzaamheden conform de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend worden uitgevoerd;

    • d.

      de te maken afspraken met de verantwoordelijken voor organisatorische eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

    • e.

      de regels voor de verlening van decharge over het gevoerde beheer van de organisatorische eenheden;

    • f.

      de wijze waarop wordt voorkomen dat misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het hoogheemraadschap wordt gemaakt;

    • g.

      de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken, diensten en leveringen die waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Europese en nationale regels ter zake;

    • h.

      regels ter uitvoering van de financieringsfunctie, die samen met regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening in een Treasurystatuut worden opgenomen.

  • 2. Het dagelijks bestuur actualiseert de in het eerste lid bedoelde organisatie en regeling zodra hiertoe aanleiding is op basis van voorstellen van de directie.

  • 3. Het dagelijks bestuur zendt de in het eerste lid onder a. bedoelde indeling van de organisatie ter kennisneming aan het algemeen bestuur.

Artikel 15 Rol directie, secretaris-directeur en concerncontroller

  • 1. De rol van de directie is vastgelegd in het directiestatuut.

  • 2. Het dagelijks bestuur waarborgt de onafhankelijke positie van de concerncontroller en draagt ervoor zorg dat deze gevraagd en ongevraagd aan de bestuursorganen van het hoogheemraadschap kan adviseren en rapporteren.

4 Uitgangspunten die de budgettaire ruimte beïnvloeden

Artikel 16 Financieel beleid algemeen

  • 1. Het dagelijks bestuur doet voorstellen aan het algemeen bestuur die zijn gericht op een volledig en actueel beleid van het hoogheemraadschap ten aanzien van de volgende onderwerpen. Deze onderwerpen zijn uitgewerkt in afzonderlijke kadernota's:

    • a.

      activeringsbeleid;

    • b.

      risicomanagement;

    • c.

      reserves en voorzieningen;

    • d.

      kostentoedelingsverordening;

    • e.

      financiering (treasury).

  • 2. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat de in het eerste lid bedoelde voorstellen in overeenstemming zijn met de relevante bepalingen van hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit, met andere regelgeving die van toepassing is en met de in het vervolg van deze verordening opgenomen aanvullende eisen.

Artikel 17 Kostentoerekening en onderbouwing tarieven

  • 1. Kosten en opbrengsten worden zoveel mogelijk direct verantwoord op de betreffende producten (kostendragers). Afdelingskosten en andere indirecte kosten worden op basis van tijdschrijven doorbelast aan de producten.

  • 2. Uurtarieven worden berekend op basis van algemeen aanvaarde principes.

  • 3. De hoogte van leges wordt gebaseerd op heffingsmaatstaven en tarieven zoals opgenomen in de legesverordening van het hoogheemraadschap.

  • 4. Erfpachttarieven (canon) worden bepaald volgens een berekeningswijze zoals opgenomen in de meest recente nota erfpacht.

  • 5. De hoogte van aan derden in rekening te brengen kosten voor verleende diensten of werkzaamheden wordt gebaseerd op een kostprijsberekening waarvan werkelijke tijdsbesteding en overige kosten onderdeel zijn of op basis van onderlinge afspraken.

5 Bestuurlijke vaststelling en slotbepalingen

  • 1. Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die van de bekendmaking en is voor het eerst van toepassing op de begrotings- en rekeningcyclus over het jaar 2017.

  • 2. De Verordening op de beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier 2009, registratienummer 08.20114, vastgesteld bij besluit van 19 november 2008, registratienummer 08.23391, wordt ingetrokken.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van het college van hoofdingelanden van 13 december 2017.
de secretaris-directeur,
M.J. Kuiprs
de voorzitter,
drs. L.H.M. Kohsiek