Verordening van het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier houdende regels omtrent financieel beheer Verordening inzake de controle op het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie

1. Het dagelijks bestuur zorgt ervoor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties een jaarlijkse interne toetsing plaatsvindt.

2. Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden neemt het dagelijks bestuur tijdig maatregelen tot herstel.

3. Op basis van de activiteiten zoals bedoeld in lid 1 en 2 van dit artikel wordt periodiek een rechtmatigheidsrapportage opgesteld. Deze rapportage wordt ter kennisneming aan het algemeen bestuur aangeboden.

1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant.

2. Aanbesteding van de accountantscontrole op grond van Europese of Nederlandse wetgeving vindt plaats conform het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier.

1. Voorafgaande aan de accountantscontrole van de jaarstukken legt het algemeen bestuur in het ‘controleprotocol’ in ieder geval vast wat de reikwijdte van het interne rechtmatigheidstraject is en wat de rol van de accountant ten aanzien van rechtmatigheid is.

2. In het eerste lid bedoelde protocol wordt in ieder geval ingegaan op:

• a.

  de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidstraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);

• b.

  de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;

• c.

  de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;

• d.

  de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;

• e.

  de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;

• f.

  de looptijd van het controleprotocol;

• g.

  de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

1. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

2. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat alle aan de jaarstukken ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

3. Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarstukken aan het algemeen bestuur.

4. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarstukken in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarstukken geven, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole kan periodiek afstemmingsoverleg plaatsvinden tussen de accountant en vertegenwoordigers van het algemeen en dagelijks bestuur alsmede van de organisatie.

1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen en waardepapieren en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het hoogheemraadschap.

2. De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

1. Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

2. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van subsidies bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het hoogheemraadschap is.

3. Indien door een accountant overige controlewerkzaamheden moeten worden uitgevoerd voor de verantwoording aan derden, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van het hoogheemraadschap is.

1. De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarstukken en zijn verslag van bevindingen aan het algemeen bestuur.

2. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd, waarbij het dagelijks bestuur de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

3. Het dagelijks bestuur zendt na behandeling het bij de verslagen toegevoegde commentaar van de concerncontroller naar het algemeen bestuur.

4. De accountant bespreekt, indien daartoe verzocht, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken door het algemeen bestuur, de controleverklaring en het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) het algemeen bestuur.

5. Ingeval de concerncontroller commentaar aan de verslagen van de accountant heeft toegevoegd, deelt het dagelijks bestuur het commentaar in afschrift mee aan de accountant.