Regeling vervallen per 28-02-2013

Controleverordening Hoogheemraadschap van Delfland

Geldend van 01-01-2009 t/m 27-02-2013

Intitulé

CONTROLEVERORDENING HOOGHEEMRAADSCHAP VAN DELFLAND

Het algemeen bestuur van het Hoogheemraadschap van Delfland besluit,

gelet op artikel 109 van de Waterschapswet en hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit,

vast te stellen:

de Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het Hoogheemraadschap van Delfland.

Artikel 1 definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. accountantscontrole:

de in artikel 109 van de Waterschapswet bedoelde controle uitgevoerd door de door

de verenigde vergadering benoemde accountant van:

  • 1.

    het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten alsmede grootte en samenstelling van het vermogen;

  • 2.

    de rechtmatigheid van de totstandkoming van de baten en lasten, alsmede de balansmutaties;

  • 3.

    het in overeenstemming zijn van de door het opgestelde jaarrekening

  • 4.

    met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a van de Waterschapswet;

  • 5.

    het verenigbaar zijn van het jaarverslag met de jaarrekening;

  • 6.

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels in hoofdstuk 5 van het Waterschapsbesluit in acht worden genomen;

 

accountant:

de door de verenigde vergadering benoemde accountant die voldoet aan het in artikel 109, tweede lid van de Waterschapswet opgenomen criterium en die is belast met de zojuist omschreven accountantscontrole;

 

administratie:

het systematisch verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens alsmede het verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het waterschap en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

 

doelmatigheid:

de mate waarin bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen worden gerealiseerd.

 

doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde doelen en effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

 

financieel beheer:

het totaal van de activiteiten die er voor zorgen dat de uitvoering van het in de begroting

opgenomen, vastgestelde beleid volgens de gestelde plannen en doelen en binnen de gestelde kaders plaatsvindt en dat de financiële positie daarmee in overeenstemming is;

 

rechtmatigheid:

de mate waarin in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving, waaronder verordeningen van de verenigde vergadering en besluiten van de verenigde vergadering die verplicht voortvloeien uit externe regelgeving of verordeningen van het waterschap en waarbij voor al deze regels geldt dat alleen degenen met financiële consequenties worden betrokken. De toetsing van besluiten van het college die niet rechtstreeks voortvloeien uit externe regelgeving of verordeningen van de verenigde vergadering worden buiten het rechtmatigheidtraject te houden;

 

rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole:

de mate waarin in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, vallend

binnen de door de verenigde vergadering gemaakte keuzes ten aanzien van de reikwijdte van de rechtmatigheidscontrole, wordt gehandeld;

 

financiële rechtmatigheid:

de mate waarin het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de

vastlegging daarvan en voor zover deze beheershandelingen leiden tot baten, lasten

en balansmutaties die in de jaarrekening worden verantwoord in overeenstemming

zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Waterschapsbesluit.

 

deelverantwoording:

een in opdracht van de verenigde vergadering opgestelde verantwoording van een deel

van de organisatie van het waterschap.

Artikel 2 verbijzonderde interne controle

  • 1.

    Het college van dijkgraaf en hoogheemraden, in het vervolg genoemd college, zorgt er voor dat ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de daarin opgenomen baten, lasten en balansmutaties een jaarlijkse interne toetsing plaatsvindt. Daarnaast kan het college onderzoek laten verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur

  • 2.

    Het strategische kader van het auditproces wordt vastgelegd in het auditstatuut. De verenigde vergadering stelt het auditstatuut vast.

  • 3.

    Het kader en de planning voor de jaarlijkse interne toetsing wordt vastgelegd in het controleplan. Het college stelt het controleplan vast en informeert hierover de verenigde vergadering.

  • 4.

    Bij afwijkingen die tijdens de in het eerste lid bedoelde toetsing worden gevonden neemt het college tijdig maatregelen tot herstel.

  • 5.

    Het college zorgt er voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen, schulden en het vermogen van het waterschap systematisch worden gecontroleerd, met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de 3 jaar.

  • 6.

    Bij afwijkingen in de registratie zoals bedoeld in het derde lid neemt het college tijdig maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

  • 7.

    De resultaten van de controle en eventuele maatregelen tot herstel zoals bedoeld in het voorgaande deel van dit artikel worden ter kennisneming aan de verenigde vergadering aangeboden.

Artikel 3 aanbesteding accountantscontrole

  • 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de verenigde vergadering te benoemen accountant.

  • 2. Het college bereidt in overleg met de verenigde vergadering, in deze geadviseerd door de rekeningcommissie, de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

  • 3. De verenigde vergadering stelt het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

    • a.

      de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

    • b.

      de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

    • c.

      de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

    • d.

      de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

    • e.

      de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering.

  • 4. In geval van aanbesteding van de accountantscontrole op grond van Europese of Nederlandse wetgeving stelt de verenigde vergadering voor de selectie van de accountant de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 4 protocol accountantscontrole

  • 1. De verenigde vergadering stelt het controleprotocol voor de accountant vast.

  • 2. Het controleprotocol bevat in ieder geval:

    • a.

      de regelgeving die in het kader van het rechtmatigheidstraject in beschouwing moet worden genomen (het normenkader);

    • b.

      de rechtmatigheidscriteria die in beschouwing worden genomen;

    • c.

      de aspecten die binnen het voorwaardencriterium in beschouwing worden genomen;

    • d.

      de goedkeuringstoleranties die worden gehanteerd;

    • e.

      de rapporteringstoleranties die worden gehanteerd;

    • f.

      de looptijd van het controleprotocol;

    • g.

      de eventuele posten van de jaarrekening, posten van deelverantwoordingen en programma’s, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

  • 3. De invulling van de in lid 2 genoemde onderwerpen moeten passen binnen hetgeen gesteld is in het ‘programma van eisen’ bij de aanbesteding van de accountant.

  • 4. In die gevallen waarin de interne wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader niet voorziet, dan wel (interpretatie)ruimte laat, is het college bevoegd om daarover beslissingen te nemen. Wanneer het college van deze bevoegdheid gebruik maakt legt het hierover verantwoording af in het jaarverslag.

Artikel 5 informatieverstrekking door het college

  • 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne en externe wet- en regelgeving en legt deze voor aan de accountant voor controle.

  • 2. Het college zorgt er voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

  • 3. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening overeenkomstig het daarover bepaalde in de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Hoogheemraadschap van Delfland aan de verenigde vergadering.

  • 4. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de verenigde vergadering beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de verenigde vergadering en de accountant gemeld.

  • 5. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

Artikel 6 inrichting accountantscontrole

  • 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

  • 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

  • 3. Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (minimaal twee keer per jaar) (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en (leden van) de rekeningcommissie (inclusief ambtelijk secretaris). De rekeningcommissie bepaalt de te bespreken onderwerpen en nodigt deelnemers uit die naar haar inzicht bij de bespreking aanwezig dienen te zijn.

Artikel 7 toegang tot informatie

  • 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van het waterschap.

  • 2. De accountant is bevoegd om van alle bestuurders en ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college zorgt er voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 8 overige controles en opdrachten

  • 1. Het college is bevoegd om een accountant opdracht te geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden.

  • 2. Afhankelijk van het onderwerp kan het college een andere dan de door de verenigde vergadering benoemde accountant aanwijzen.

  • 3. Het college informeert de verenigde vergadering over deze aan de accountant verstrekte opdrachten.

Artikel 9 rapportering

  • 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die zouden kunnen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze afwijkingen terstond schriftelijk aan het college en vraagt hij het college daarop te reageren. Indien de accountant na antwoord van het college daarover de mening blijft toegedaan dat de geconstateerde afwijkingen leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij dit aan de verenigde vergadering en vermeldt hij daarbij de reactie van het college.

  • 2. In aanvulling op het in de Waterschapswet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit aan de directie over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn.

  • 3. De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de verenigde vergadering door de accountant aan het college voorgelegd, waarbij het college de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

  • 4. De accountant zendt zijn verklaring bij de jaarrekening en zijn verslag van bevindingen aan de verenigde vergadering.

  • 5. Voorafgaand aan de behandeling door de verenigde vergadering van de jaarverslaggeving bespreekt de accountant de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen met (leden van) de commissie tot onderzoek van de rekening (inclusief ambtelijk secretaris).

Artikel 10 inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2013, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) vanaf het begrotingsjaar 2013.

  • 2. De Controle Verordening Hoogheemraadschap van Delfland die op 9 oktober 2008 is vastgesteld vervalt, met dien verstande dat zij van kracht blijft ten aanzien van de begrotingsjaren 2009 tot en met 2012.

Artikel 11 (citeertitel)

Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Controleverordening Hoogheemraadschap van Delfland’