Budgethoudersregeling Rijnland 2020

Artikel 1

De budgethouder is de functionaris aan wie op basis van het Besluit Ondermandaten de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

Artikel 2

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de individuele organisatieonderdelen.

Artikel 3

De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is. De grenzen voor de teken- en beschikkingsbevoegdheid voor nieuwe opdrachten en facturen staan vermeld in de tabellen bij artikel 10 resp. artikel 15. De verplichting dient te worden aangegaan volgens de regels van het door het hoogheemraadschap vastgestelde inkoopbeleid.

Artikel 4

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van informatie ten behoeve van het opstellen van overzichten voor bestuur, directie, resultaatmanagers, organisatiemanagers en overige belanghebbenden over de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.

Tevens is de budgethouder in samenspraak met de resultaatmanagers verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens ten behoeve van de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.

Artikel 5

Calamiteiten zijn uitgezonderd van deze regeling. In het Calamiteitenplan zijn de verantwoordelijkheden beschreven. De budgethouder dient achteraf zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding te compenseren.

Artikel 6

Indien er sprake is van meerwerk, is de functionaris, die de oorspronkelijke overeenkomst is aangegaan bevoegd voor de realisatie van dit meerwerk, voor zover de totale som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk zijn budgetbevoegdheid niet te boven gaat. Indien de som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk uitgaat boven de budgetbevoegdheid van dezelfde functionaris, berust de bevoegdheid voor de realisatie van het meerwerk bij de budgethouder die ingevolge deze regeling bevoegd is voor het meerdere.

Artikel 7

1. Het aangaan van een meerjarencontract door een ondergemandateerde (zie schematische weergave budgetbevoegdheden op blz. 11) van de secretaris algemeen-directeur (SAD) of de directeur of een resultaatmanager of een organisatiemanager is alleen toegestaan voor een periode van minder dan 5 jaar. Voor contracten met een looptijd van 5 jaar en langer is de SAD of de directeur of een resultaatmanager of een organisatiemanager of de chief digital officer of de concerncontroller bevoegd.

2. Voor beiden geldt dat dit moet passen binnen het toegewezen budget en het maximale bedrag van de ondermandatering per jaar.

3. Contracten die voortvloeien uit een Europese aanbesteding kunnen alleen worden aangegaan door de SAD of de directeur of een resultaatmanager of een organisatiemanager of de chief digital officer of de concerncontroller.

1.4 Exploitatiebegroting (product- en personeelsbegroting)

Artikel 8

Per bestuursprogramma - met uitzondering van het bestuursprogramma Bestuur, Organisatie en Dienstverlening (BOD) - is door de SAD een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat. Het budget van de beheerproducten (productbegroting) die onder het betreffende bestuursprogramma vallen is door de SAD doorgemandateerd via de directeur aan de resultaatmanager. De resultaatmanager mandateert na het maken van resultaatafspraken de budgetbevoegdheid door aan de teamleiders die voor het betreffende bestuursprogramma werkzaamheden verrichten. Het budget van de beheerproducten (productbegroting), die van het bestuursprogramma BOD onder de digital office, concerncontrol, de staf en de strateeg vallen, wordt door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de chief digital officer, de concerncontroller, de betreffende managers staf en de strateeg. Het budget van de beheerproducten (productbegroting), die van de overige bestuursprogramma’s onder de strateeg vallen, wordt door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de strateeg.

Artikel 9

De SAD mandateert de baten en lasten van de personeelsbegroting via de directeur door aan de betreffende organisatiemanagers en rechtstreeks door aan de chief digital officer, de concerncontroller en de managers staf. De organisatiemanagers mandateren de budgetbevoegdheid voor de in de teambegrotingen opgenomen bedragen door aan de teamleiders.

Artikel 10

De teamleiders kunnen financieel ondermandaat verlenen aan medewerkers binnen het eigen team. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden - van zowel de product- als de personeelsbegroting - per functie en de maximale bedragen (inclusief BTW) nader gelimiteerd. De teamleiders blijven altijd verantwoordelijk voor het beheer van het totaal van alle aan hen gemandateerde budgetten. De SAD en de directeur blijven integraal verantwoordelijk, de resultaatmanagers blijven resultaatverantwoordelijk en de organisatiemanagers blijven personeelsverantwoordelijk.

*Alleen de door DT in een actuele lijst aangewezen medewerkers hebben budgetbevoegdheid voor de aan hen gemandateerde budgetten.

**Deze medewerkers zijn tot € 5.000 bevoegd voor het budget van de Aquademie en het Persoonsgebonden Basis Budget.

Artikel 11

Voor de goedkeuring van declaraties van reis- en verblijfkosten geldt:

- Voor declaraties van de hoogheemraden, m.u.v. de loco-dijkgraaf, en de SAD is de dijkgraaf bevoegd;

- Voor declaraties van de dijkgraaf is de loco-dijkgraaf bevoegd;

- Voor declaraties van de loco-dijkgraaf, de directeur, de chief digital officer, de concerncontroller, de managers staf en de strategen is de SAD bevoegd;

- Voor declaraties van de overige bestuursleden is de manager van de staf Bestuurszaken bevoegd;

- Voor declaraties van de resultaatmanagers en de organisatiemanagers is de directeur bevoegd;

- Voor declaraties van de teamleiders zijn de organisatiemanagers bevoegd;

- Voor declaraties van de overige medewerkers zijn de teamleiders bevoegd.

Artikel 12

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort (kostencomponent) behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per team of per object niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.

• a.

  Binnen team of tussen objecten: Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder budgettaire regeling binnen een team of tussen objecten gecompenseerd worden. Hierbij dienen de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd te worden. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

• b.

  Teamoverschrijdend: Af- en overschrijven tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak.

• c.

  Binnen kostensoorten, die niet of in beperkte mate door de budgethouders kunnen worden beïnvloed, mag alleen binnen dezelfde taak tussen budgethouders worden overgeboekt. Er mag niet van een niet-beïnvloedbare kostensoort naar een andere kostensoort worden overgeboekt of van een andere kostensoort naar een niet-beïnvloedbare kostensoort. Niet-beïnvloedbare kostensoorten zijn:

  . personele lasten;

  . slibverwerking incl. grondstoffen;

  . energie;

  . chemicaliën;

  . afschrijvingen;

  . rentebaten en –lasten.

Artikel 13

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kunnen worden voorzien. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar zullen ter goedkeuring worden voorgelegd aan de directie.

1.5 Investeringsbegroting

Artikel 14

Op basis van de in de begroting opgenomen investeringsplannen wordt door de verenigde vergadering (vv) een krediet verstrekt om een geplande investering te kunnen uitvoeren. Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) dienen kredieten altijd bruto te worden aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.

Artikel 15

De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten, waarvoor de vv een investeringskrediet beschikbaar heeft gesteld, ligt bij de SAD. De SAD draagt de realisatie en budgetbevoegdheid van de projecten van de bestuursprogramma’s via de directeur op aan een resultaatmanager en van de bedrijfsvoering aan de directeur. De resultaatmanager resp. de directeur zijn ook opdrachtgever voor de investeringsprojecten van de bestuursprogramma’s resp. de bedrijfsvoering. De resultaatmanager en de directeur verlenen financiële ondermandatering aan de projectmanager. De projectmanager kan financiële ondermandatering verlenen aan andere medewerkers. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden (inclusief BTW) per opdracht nader gelimiteerd:

*Voor projecten waarvoor deze IPM-rol nog niet is ingevoerd geldt de ondermandatering door de projectmanager niet.

Artikel 16

Per project worden de projectmanager en overige managers aangewezen in het projectcontract. Bij wijziging van één van deze medewerkers dient dit aangepast te worden in het projectcontract.

Artikel 17

De projectmanager is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen het beoogde projectresultaat en het daarvoor vastgestelde projectbudget. De projectmanager is er verantwoordelijk voor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende project.

Artikel 18

Bij afwezigheid van de resultaatmanager worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door een andere resultaatmanager of de directeur. Bij afwezigheid van de projectmanager is dat een andere projectmanager.

Artikel 19

De projectmanager is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en dient zijn resultaatmanager of de directeur (bedrijfsvoeringsprojecten) te informeren over eventuele over- en onderschrijdingen. De resultaatmanager of de directeur (bedrijfsvoeringsprojecten) communiceert hierover met D&H. D&H communiceert hierover - na overleg met de diverse betrokkenen - met de VV.

Artikel 20

In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, of meer dan € 500.000, dient door D&H een aanvullend investeringskrediet te worden aangevraagd bij de VV. Investeringsuitgaven worden niet gedaan, indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is.

Artikel 21

Meevallers worden opgenomen in de ”risicoreserve” en na afloop van het project – en waar mogelijk eerder – teruggegeven.

Meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het betreffende project op te vangen en kunnen niet voor een ander project worden ingezet.

Artikel 22

Meevallers tot € 100.000 mogen door de resultaatmanager of de directeur (bedrijfsvoeringsprojecten) worden benut binnen het project. De portefeuillehouder beslist over meevallers van € 100.000 tot € 500.000 binnen het project. D&H beslissen over meevallers van € 500.000 of meer, scopewijzigingen die buiten het project maar binnen het programma vallen en bij bestuurlijke gevoeligheid.

Artikel 23

Iedere twee maanden wordt in het overleg van de verantwoordelijke portefeuillehouder een investeringsprognose voorgelegd en behandeld van het desbetreffende bestuursprogramma. Deze rapportage wordt opgesteld door de resultaatmanager in overleg met team Financiën, Inkoop & Subsidies.

Artikel 24

Zonder krediet is het na goedkeuring van D&H toegestaan voorbereidingskosten voor investeringen (conform de Nota vaste activabeleid) te maken tot maximaal € 100.000.

Artikel 25

De regeling is vastgesteld op 4 februari 2020, treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking, werkt terug tot 1 januari 2020 en vervangt de Budgethoudersregeling Rijnland 2019.

2. De bevoegdheden

2.1 Exploitatie - bevoegdheden van de actoren

De verenigde vergadering

De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

. Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast;

. Elk jaar zijn er drie momenten waarop gerapporteerd wordt over de voortgang van de begroting, te weten bij de voorjaarsburap, bij de uitgebreide burap en bij de najaarsburap. De bestuursrapportages kunnen voor de vv aanleiding zijn om de begroting te wijzigen.

. Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting.

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

. D&H mandateert het van de VV verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de SAD.

Ambtelijke organisatie

. De SAD en de directeur zijn integraal verantwoordelijk voor de bestuursprogramma’s en de bedrijfsvoering.

. Per bestuursprogramma is door de SAD een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat.

. De organisatiemanagers geven leiding aan de teamleiders van een cluster en sturen op veranderingen en ontwikkelingen met als doel het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie.

. De budgetten worden onderscheiden in productbudgetten (productbegroting) en personeelsbudgetten (personeelsbegroting).

. De SAD mandateert de bevoegdheid voor de door de VV en het college van D&H verleende productbudgetten als volgt door: - via de directeur aan de resultaatmanagers; - rechtstreeks aan de chief digital officer, de concerncontroller, de managers staf en de strateeg.

. De SAD mandateert de bevoegdheid voor de door de VV en het college van D&H verleende personeelsbudgetten als volgt door: - via de directeur aan de organisatiemanagers; - rechtstreeks aan de chief digital officer, de concerncontroller en de managers staf.

. De resultaatmanagers mandateren de productbudgetten door aan de teamleiders nadat goede resultaatafspraken zijn gemaakt.

. De organisatiemanagers mandateren de personeelsbudgetten door aan de teamleiders.

. De teamleiders kunnen financieel ondermandaat verlenen aan medewerkers binnen het eigen team.

2.2 Investeringen - bevoegdheden van de actoren

De verenigde vergadering

De VV heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

. Voor investeringen die een bedrag van € 100.000 te boven gaan, dient de VV een krediet te verstrekken.

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

. D&H mandateert de van de VV verkregen budgetbevoegdheid voor de investeringskredieten door aan de SAD.

. Voor investeringen kan door D&H worden toegestaan dat voorbereidingskosten worden gemaakt tot maximaal € 100.000. Over hogere bedragen beslist de VV.

Ambtelijke organisatie

. De SAD en de directeur zijn integraal verantwoordelijk voor de investeringen binnen de bestuursprogramma’s.

. De door de SAD per bestuursprogramma aangestelde resultaatmanager is verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat van de investeringen. De directeur is verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat van de investeringen t.b.v. de bedrijfsvoering.

. De SAD mandateert via de directeur de bevoegdheid voor de door de VV verleende investeringskredieten per bestuursprogramma door aan de resultaatmanagers.

. De resultaatmanagers en de directeur (voor bedrijfsvoeringsprojecten) mandateren de investeringsbudgetten tot € 250.000 door aan de projectmanagers. De projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het budgetbeheer. De projectmanagers kunnen financiële ondermandatering verlenen aan de contractmanager, de technisch manager en de omgevingsmanager.

3. Toelichting

Door het vaststellen van de begroting geeft de VV aan D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel). De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven en ontvangen om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten en subsidies.

Bijsturen ten aanzien van de begroting kan drie keer per jaar via de Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging. In de Buraps wordt over zowel de lasten en de baten als de geleverde prestaties aan D&H en de VV gerapporteerd. Ambtelijk wordt de voortgang bewaakt door de aangewezen resultaatmanagers.

Exploitatiebegroting

De exploitatiebegroting is gesplitst in een product- en een personeelsbegroting. De productbegroting bestaat uit de budgetten van de beheerproducten die onder de bestuursprogramma’s vallen. De personeelsbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten die gerelateerd zijn aan het personeel zoals kosten voor salarissen, sociale lasten en opleidingenen, en die niet zijn gekoppeld aan een product.

De resultaatmanagers zijn gemandateerd voor de productbudgetten. Na het maken van resultaatafspraken met de teamleiders mandateren zij de budgetten door aan de teamleider. De teamleiders kunnen hun budgetbevoegdheid doormandateren aan aangewezen medewerkers.

Onderdelen van de productbudgetten worden door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de chief digital officer, de concerncontroller, de managers staf en de strateeg.

De organisatiemanagers zijn gemandateerd voor de personeelsbudgetten van de teams die binnen hun cluster vallen en mandateren hun bevoegdheid per team door aan de betreffende teamleider. De chief digital officer, de concerncontroller en de managers staf zijn gemandateerd voor de personeelsbudgetten van hun teams.

Artikel 8: Resultaatverantwoordelijkheid

Per bestuursprogramma is een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat van het betreffende bestuursprogramma. De productbudgetten zijn door de SAD via de directeur gemandateerd aan de resultaatmanagers. Na het maken van resultaatafspraken met de voor het betreffende bestuursprogramma benodigde teamleiders mandateert de resultaatmanager de budgetbevoegdheid door aan de teamleiders met daarbij de mogelijkheid om verder door te mandateren. De productbudgetten van de digital office, concerncontrol, de staf en de strateeg worden rechtstreeks door de SAD gemandateerd aan de chief digital officer, de concerncontroller, de managers staf respectievelijk de strateeg. De resultaatmanagers, de chief digital officer en de concenrcontroller hebben een onbeperkte budgetbevoegdheid. De teamleiders, de managers staf en de strateeg hebben een budgetbevoegdheid tot € 250.000 per opdracht. Voor medewerkers die een ondermandaat hebben van een teamleider is de budgetbevoegdheid tot € 5.000 of tot € 25.000 of tot € 100.000 per opdracht.

Door DT wordt een lijst vastgesteld van aangewezen medewerkers met budgetbevoegdheid. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd.

Artikel 9 en 10: Budgetverantwoordelijkheid

De budgetbevoegdheid van de personeelskosten (kosten salarissen, sociale lasten, opleidingen, e.d.) wordt door de SAD via de directeur gemandateerd aan de organisatiemanagers en rechtstreeks aan de chief digital officer, de concerncontroller en de managers staf. De organisatiemanagers mandateren hun bevoegdheid door aan de teamleiders binnen hun cluster. De teamleiders en de managers staf hebben daarmee bevoegdheid voor het personeelsbudget, echter net als bij de productbudgetten met een beperking tot € 250.000 per opdracht. De chief digital officer en de concerncontroller hebben een onbeperkte bevoegdheid voor het personeelsbudget.

Artikel 12: Budgettaire regeling

Overschrijdingen van budgetten dienen te worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst dient afgewogen te worden of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.

Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per team niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven. Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de budgethouder een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen. Bij een aantal niet-beïnvloedbare kostensoorten mag geen budget van en naar andere kostensoorten worden overgeschreven.

Mocht een budgettaire regeling niet mogelijk zijn dan zal bij de Burap een voorstel tot begrotingswijzing moeten worden ingediend.

Artikel 13: Beschikking onvoorzien

Indien geen compensatie binnen de exploitatiebegroting mogelijk is, dient een voorstel aan de directie ter goedkeuring te worden gericht om te mogen beschikken over de post “onvoorzien” in de begroting. Het moet hierbij gaan om uitgaven die voldoen aan de drie O’s (onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar).

Investeringsbegroting

Rijnland geeft jaarlijks aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken, en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen.

Voor de daadwerkelijke uitvoering van een investeringsproject moet via D&H door de VV een investeringsbesluit worden genomen. Stemt de VV met het voorstel in, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het voorstel te kunnen uitvoeren. In de Nota vaste activabeleid wordt beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en over hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven. De uitgangspunten van ”Projectmatig creëren” en ”Integraal Project Management (IPM)” zijn leidend voor de opzet en uitvoering van projecten van Rijnland.

De uit deze investeringskredieten voortvloeiende kapitaallasten (afschrijving en rente) komen ten laste van de exploitatiebegroting.

Artikel 21: Meevallers Dit artikel is conform het op 31 januari 2018 door de VV genomen besluit om te gaan werken met kredieten voor clusters van projecten of voor individuele, grote projecten.

Schematische weergave budgetbevoegdheden