Regeling vervallen per 12-07-2012

Regeling vertrouwenspersoon en klachtencommissie ongewenst gedrag 2008

Geldend van 30-10-2008 t/m 11-07-2012

Intitulé

Regeling vertrouwenspersoon en klachtencommissie ongewenst gedrag 2008

Registratienummer: 08.40674

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn;

gelezen het voorstel van de afdeling Advies en Control d.d. 22 januari 2008;

gelet op

  • hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • de artikelen 3 en 4 van de Arbeidsomstandighedenwet;

  • de Algemene wet gelijke behandeling;

  • artikel 160 van de Gemeentewet;

  • de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 1 september 1008;

besluit:

vast te stellen de navolgende

Regeling vertrouwenspersoon en klachtencommissie ongewenst gedrag 2008

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a.

    bevoegd gezag: het bestuursorgaan van de gemeente dat bevoegd is tot afdoening van een klacht met betrekking tot ongewenst gedrag. Ten behoeve van medewerkers van de raadsgriffie is dat de gemeenteraad. Het college van burgemeester en wethouders is het bestuursorgaan ten behoeve van de medewerkers welke tot de ambtelijke organisatie worden gerekend. Het nemen en ondertekenen van besluiten in het kader van deze regeling is gemandateerd conform het geldende mandaatbesluit en –register.

  • b.

    (klachten)commissie: de klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid;

  • c.

    gemeente: de gemeente Hoorn, die zich heeft aangesloten bij de commissie en deze regeling van toepassing heeft verklaard op de behandeling van klachten op het gebied van ongewenst gedrag;

  • d.

    ongewenst gedrag: gedrag dat valt binnen de begrippen seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten zoals bedoeld in artikel 1, derde lid, sub e van de Arbeidsomstandighedenwet, alsmede discriminatie zoals bedoeld in de Algemene wet gelijke behandeling;

  • e.

    klacht: een door de klager ondertekend en van naam- en adresgegevens voorzien geschrift waarin het jegens hem ongewenste gedrag waarop de klacht betrekking heeft is omschreven;

  • f.

    klager: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en een klacht over ongewenst gedrag indient;

  • g.

    aangeklaagde: een persoon, niet zijnde een politieke ambtsdrager van de gemeente, die werkzaam is of werkzaam is geweest in de organisatie van de gemeente en over wiens gedrag geklaagd wordt;

  • h.

    informant: degene die namens het bevoegd gezag informatie verstrekt aan de commissie.

  • i.

    vertrouwenspersoon: een onafhankelijke persoon tot wie de klager zich kan wenden voor advies en ondersteuning, wanneer deze meent dat hij/ zij slachtoffer is van ongewenst gedrag.

Artikel 1a Klachten over politiek ambtsdragers.

Het bevoegd gezag kan in afwijking van artikel 1 onder g de commissie ad hoc belasten met onderzoek naar en advies over een klacht, die betrekking heeft op ongewenst gedrag van een politiek ambtsdrager van de gemeente jegens klager.

Artikel 2 Werkingsgebied

Deze regeling is van toepassing op een ieder die werkzaam is bij de gemeente Hoorn, als medewerker, uitzend- of inleenkracht, stagiair of vrijwilliger.

Artikel 3 Vertrouwenspersoon ongewenst gedrag

  • 1. Een klager kan zich voor advies en ondersteuning tot de vertrouwenspersoon wenden als klager meent dat hij/zij slachtoffer is van ongewenst gedrag.

  • 2. De vertrouwenspersoon is niet afkomstig uit de ambtelijke organisatie van de gemeente Hoorn.

  • 3. Een klager schakelt de vertrouwenspersoon in alvorens een officiële klacht bij de klachtencommissie in te dienen, tenzij de klager gegronde redenen heeft waarom hij/zij de vertrouwenspersoon niet wenst in te schakelen.

  • 4. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding omtrent alle zaken die hij/zij in zijn/haar functie van vertrouwenspersoon verneemt. Deze plicht tot geheimhouding geldt niet ten opzichte van de klachtencommissie, klager, artsen en justitie.

  • 5. De vertrouwenspersoon onderneemt geen stappen zonder toestemming van de klager.

  • 6. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn/haar taken uitsluitend aan het bevoegd gezag verantwoording schuldig.

  • 7. Het bevoegd gezag stelt de vertrouwenspersoon in de gelegenheid zijn/haar taken naar behoren te vervullen.

Artikel 4 Taken vertrouwenspersoon

  • a.

    De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken:

  • b.

    Het verzorgen van de eerste opvang van degene die in aanraking is gekomen met ongewenst gedrag en hulp dan wel advies nodig heeft;

  • c.

    Het informeren van de klager over de verschillende wegen die open staan om het probleem tot een oplossing te brengen en/of zonodig doorverwijzen naar deskundigen;

  • d.

    Het begeleiden en ondersteunen van de klager, indien deze de zaak wil laten bemiddelen of aan de orde wil stellen bij de klachtencommissie;

  • e.

    Het eventueel, op verzoek en eigen rekening van de klager verlenen van bijstand tijdens de hoorzitting van de klachtencommissie;

  • f.

    Het verschaffen van feitelijke informatie aan een eventuele bemiddelaar;

  • g.

    Het verstrekken van informatie aan de commissie bij behandeling van een klacht;

  • h.

    Het geven van nazorg aan de klager en er op toezien dat het indienen van een klacht geen tegenmaatregelen in de werksituatie tot gevolg heeft en na te gaan of, nadat de klacht is afgehandeld, het ongewenste gedrag is opgehouden;

  • i.

    Het bijhouden van een anonieme registratie waarin enerzijds de privacy van betrokkenen wordt gewaarborgd en anderzijds ongefundeerde verdachtmakingen worden vermeden;

  • j.

    Het verzorgen van een geanonimiseerd jaarverslag over het aantal binnengekomen klachten aan het bevoegd gezag, alsmede de afwikkeling daarvan;

  • k.

    Het signaleren van knelpunten in het beleid ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag en het gevraagd dan wel ongevraagd adviseren aan het bevoegd gezag.

  • l.

    De vertrouwenspersoon maakt geen deel uit van de klachtencommissie.

Artikel 5 Instelling, taakstelling en samenstelling van de commissie

  • 1. Er is een klachtencommissie ongewenst gedrag voor de gemeentelijke overheid.

  • 2. De commissie heeft tot taak een klacht te onderzoeken en daarover advies uit te brengen aan het bevoegd gezag.

  • 3. De commissie bestaat uit drie leden waaronder een voorzitter.

  • 4. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen.

  • 5. Een lid van de commissie wordt vervangen als deze direct of indirect betrokken is geweest bij enige vorm van ongewenst gedrag waarover de klacht is ingediend dan wel een persoonlijk belang heeft bij de afhandeling van de klacht.

  • 6. Benoeming, schorsing en ontslag van de voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers geschiedt door de voorzitter van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

  • 7. De voorzitter, overige leden en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een periode van zes jaar.

  • 8. De commissie kan een nadere werkwijze bepalen.

Artikel 6 Secretaris en administratie

  • 1. De voorzitter van het College voor Arbeidszaken wijst na overleg met de voorzitter van de commissie een secretaris en een plaatsvervangend secretaris aan.

  • 2. De administratie ten behoeve van de commissie wordt gevoerd door het secretariaat van het College voor Arbeidszaken van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Artikel 7 Indienen van de klacht

  • 1. De klager dient een klacht bij de commissie in nadat de klager de vertrouwenspersoon heeft ingeschakeld, tenzij de klager gegronde redenen heeft waarom hij/zij de vertrouwenspersoon niet wenst in te schakelen.

  • 2. In de klacht wordt zo mogelijk vermeld de datum, tijd, plaats van het ongewenst gedrag, de omstandigheden, de namen van aangeklaagde en eventuele getuigen, alsmede de stappen die klager reeds heeft ondernomen.

  • 3. Indien de klager de klacht indient bij het bevoegd gezag, bevestigt het bevoegd gezag de ontvangst van de klacht aan de klager en vermeldt daarbij dat de commissie over de klacht zal adviseren. Het bevoegd gezag zendt de klacht, nadat daarop de datum van ontvangst is aangetekend, zo spoedig mogelijk door aan de commissie.

  • 4. De commissie bevestigt de ontvangst van de klacht aan de klager en stelt hem op de hoogte van de termijnen en de wijze van afdoening van de klacht.

Artikel 8 Ontvankelijkheid van de klacht

  • 1. Het bevoegd gezag verstrekt op verzoek van de commissie alle op de klacht betrekking hebbende gegevens waaronder de gemeentelijke klachtenregeling, de adres- en functiegegevens van de klager en de aangeklaagde, een overzicht van eventueel binnen de gemeente ondernomen stappen en reeds geproduceerde stukken met betrekking tot de klacht.

  • 2. De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien deze niet valt binnen de begripsbepalingen van artikel 1 onder c, d, e, f en g van deze regeling.

  • 3. De commissie neemt een klacht niet in behandeling indien verplichte stappen uit de gemeentelijke klachtenprocedure niet zijn doorlopen. De commissie brengt de klager binnen twee weken na ontvangst van de klacht hiervan schriftelijk op de hoogte.

  • 4. De commissie kan de klacht voorts niet in behandeling nemen indien:

    • a.

      de klacht niet binnen een redelijke termijn nadat het ongewenste gedrag heeft plaatsgevonden aan de commissie is voorgelegd;

    • b.

      er sprake is van een uitzondering als bedoeld in artikel 9:8, eerste en tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 9 Onderzoek naar de klacht

  • 1. Indien de commissie dit voor de uitoefening van haar taak noodzakelijk acht stelt zij een onderzoek in.

  • 2. Ten behoeve van het onderzoek is de commissie bevoegd bij het bevoegd gezag alle inlichtingen in te winnen die zij voor de vorming van haar advies nodig acht; het bevoegd gezag verschaft de commissie de gevraagde inlichtingen en stelt de commissie desgevraagd in de gelegenheid de werkomgeving te aanschouwen.

  • 3. Het bevoegd gezag stelt personen werkzaam binnen de organisatie van gemeente in de gelegenheid te worden gehoord.

  • 4. De commissie kan het bevoegd gezag adviseren tussentijdse maatregelen te nemen indien en voor zover dit in het belang is van het onderzoek of van de positie van de in het onderzoek betrokken personen.

Artikel 10 Horen

  • 1. Alvorens een advies uit te brengen stelt de commissie de klager, de aangeklaagde en de informant in de gelegenheid om te worden gehoord. De commissie kan het horen opdragen aan de voorzitter of een ander lid van de commissie.

  • 2. Van het horen kan worden afgezien indien de klacht kennelijk ongegrond is dan wel indien de klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

  • 3. De commissie zendt tijdig voorafgaand aan de hoorzitting aan de aangeklaagde - en voor zover nodig aan klager en informant - een afschrift van de klacht en van andere stukken die op de klacht betrekking hebben.

  • 4. De commissie hoort de klager en de aangeklaagde in beginsel buiten elkaars aanwezigheid. De commissie stelt klager en aangeklaagde in de gelegenheid van elkaars zienswijze kennis te nemen en daarop te reageren.

  • 5. De klager en aangeklaagde kunnen zich ter zitting laten bijstaan door een (raads)persoon.

  • 6. De commissie is bevoegd om getuigen, andere betrokkenen en deskundigen schriftelijk of mondeling te raadplegen.

  • 7. De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

  • 8. Van het horen wordt een verslag gemaakt.

  • 9. De zittingen vinden zoveel mogelijk plaats op een voor partijen goed bereikbare locatie.

Artikel 11 Omgang met persoonsgegevens

  • 1. De commissie verzamelt en verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitbrengen van een advies. Bij de verwerking van persoonsgegevens zorgt de commissie voor beveiliging van de gegevens tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

  • 2. Voor de commissie alsmede de secretaris geldt de plicht tot geheimhouding van persoonsgegevens voor zover overdracht van informatie niet noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van de commissie. Wanneer de inhoud van bepaalde informatie uitsluitend ter kennisneming door de commissie dient te blijven wordt dit aan de commissie meegedeeld.

  • 3. De commissie wijst personen die worden gehoord of geraadpleegd op de vertrouwelijkheid van hetgeen ter zitting aan de orde komt.

Artikel 12 Advies over de klacht

  • 1. De commissie brengt binnen acht weken na ontvangst van de klacht advies uit aan het bevoegd gezag over de gegrondheid van de klacht vergezeld van een rapport van bevindingen. Het rapport bevat een verslag van het horen. Een afschrift van het advies wordt aan klager en aangeklaagde toegezonden.

  • 2. In het advies kunnen aanbevelingen worden gedaan over door het bevoegd gezag te nemen maatregelen.

  • 3. Indien de commissie op grond van artikel 7, tweede of vierde lid, van deze regeling een klacht niet in behandeling neemt brengt de commissie zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen acht weken na ontvangst van de klacht advies uit aan het bevoegd gezag de klacht niet ontvankelijk te verklaren. Een afschrift van het advies wordt aan klager toegezonden.

Artikel 13 Afdoening van de klacht

  • 1. Het bevoegd gezag stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 12, eerste lid, klager en aangeklaagde schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de gegrondheid van de klacht alsmede de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. Indien de conclusies van het bevoegd gezag afwijken van het advies van de commissie wordt de reden van die afwijking vermeld.

  • 2. Het bevoegd gezag kan de afdoening bedoeld in het eerste lid voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan klager en aangeklaagde.

  • 3. Het bevoegd gezag stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de commissie bedoeld in artikel 12, derde lid, klager schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de ontvankelijkheid van de klacht alsmede de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

  • 4. Het bevoegd gezag kan de afdoening bedoeld in het derde lid voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager. Indien de conclusies van het bevoegd gezag afwijken van het advies van de commissie wordt de reden van die afwijking vermeld

  • 5. Het bevoegd gezag zendt een afschrift van de conclusies bedoeld in het eerste en derde lid naar de commissie.

Artikel 14 Jaarverslag

  • 1. Jaarlijks wordt een verslag opgesteld door de commissie.

  • 2. In dat verslag worden in geanonimiseerde zin en met in achtneming van de terzake geldende wettelijke bepalingen vermeld:

    • a.

      het aantal klachten dat de commissie heeft ontvangen;

    • b.

      het aantal niet-ontvankelijk, (gedeeltelijk) gegrond en ongegrond geachte klachten;

    • c.

      de aard van de klachten;

    • d.

      statistische gegevens over klagers en aangeklaagden (man-vrouw

    • e.

      leeftijdscategorieën; leidinggevend of niet; geboren in Nederland of niet);

    • f.

      de doorlooptijd van de adviezen;

    • g.

      aanbevelingen en tendensen.

  • 3. Het verslag wordt toegezonden aan het bevoegd gezag van de gemeenten waarin deze regeling van toepassing is verklaard.

Artikel 15 Slotbepalingen

  • 1. Dit besluit dient te worden aangehaald als ‘regeling vertrouwenspersoon en klachtencommissie ongewenst gedrag 2008’.

  • 2. Ingetrokken wordt de ‘klachtenregeling ongewenste omgangsvormen’ d.d. 17 december 2002.

  • 3. Dit besluit wordt bekend gemaakt in het gemeenteblad en Intranet.

  • 4. Dit besluit treedt in werking na publicatie.