Organisatieverordening gemeente Hoorn 2010

Artikel 3 Verhouding tot het college

• 1. De secretaris draagt, met inachtneming van de richtlijnen van het college en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, zorg voor een goede voorbereiding van de vergadering van het college.

• 2. De secretaris adviseert het college bij het nemen van besluiten.

• 3. De secretaris draagt zorg voor de vastlegging van besluiten van het college met inachtneming van het reglement van orde voor de vergaderingen van het college.

• 4. De secretaris bewaakt een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

• 5. De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college.

• 6. De secretaris draagt er op verzoek of uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken die zij nodig hebben om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 7. De secretaris is voor de leden van het college het eerste aanspreekpunt richting de organisatie.

Artikel 4 Verhouding tot de ambtelijke organisatie

• 1. Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college is de secretaris/algemeen directeur van de ambtelijke organisatie.

• 2. De secretaris richt zich op het totstandkomen van een gemeentebrede strategische visie en de beleidsontwikkeling en -uitvoering.

• 3. De secretaris is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van de ambtelijke advisering aan het college, toetst of de aan het college gezonden ambtelijke stukken volledig, van voldoende kwaliteit en beslissingsrijp zijn en kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het college.

• 4. De secretaris is als directielid eindverantwoordelijk voor:

  • a.

    het aansturen van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie;

  • c.

    het formuleren, bewaken en coördineren en (doen) realiseren van doel- en taakstellingen van de organisatie;

  • d.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van de organisatie;

  • e.

    de integrale strategische beleidsontwikkeling, -kaderstelling en –uitvoering;

  • f.

    de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering en inzet van middelen;

  • g.

    de afspraken over de taakverdeling tussen de gemeentesecretaris en de adjunct secretaris over de directe aansturing van de afdelingshoofden en de directiestaf.

  • h.

    het direct aansturen van de adjunct secretaris/ directeur bedrijfsvoering, de afdelingshoofden en de directiestaf, binnen de onder punt g. gemaakte afspraken.

  • i.

    het direct aansturen van de directeuren in het geval er geen nadere afspraken zijn gemaakt in de oprichtingdocumenten van de specifieke organisatorische eenheden.

• 5. De secretaris is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

• 6. De secretaris wordt bij afwezigheid voor de taken voortvloeiende uit artikel 3 en 4 vervangen door een loco-secretaris.

Artikel 5. Verticale en horizontale coördinatie

• 1. De secretaris vervult een schakelfunctie tussen het dagelijkse bestuur van de gemeente, overige bestuursorganen, de griffie en de ambtelijke organisatie en kan in daartoe aangewezen gevallen de gemeente vertegenwoordigen op regionaal bestuurlijk niveau.

• 2. De secretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college en de portefeuillehouders enerzijds en de afdelingshoofden anderzijds, alsmede tussen de afdelingen onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten.

Artikel 6. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• 1. De adjunct-secretaris is directeur bedrijfsvoering en als zodanig verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de organisatie.

• 2. De adjunct-secretaris is verantwoording verschuldigd aan de secretaris.

• 3. De adjunct-secretaris is als directielid verantwoordelijk voor:

  • a.

    de aansturing van de ambtelijke organisatie;

  • b.

    de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie;

  • c.

    het formuleren, bewaken, coördineren en (doen) realiseren van doel- en taakstellingen van de organisatie;

  • d.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van de organisatie;

  • e.

    de integrale strategische beleidsontwikkeling, -kaderstelling en –uitvoering;

  • f.

    de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering en inzet van middelen;

  • g.

    de directe aansturing van de afdelingshoofden en de directiestaf binnen de onder artikel 4 lid 4 punt g. gemaakte afspraken.

• 4. De adjunct-secretaris is als directeur bedrijfsvoering verantwoordelijk voor:

  • a.

    de ontwikkeling en uitvoering van de gemeentebrede bedrijfsvoering en inzet van middelen;

  • b.

    de ontwikkeling en implementatie van planning, sturing en control instrumenten;

  • c.

    de administratieve organisatie en het organiseren en bewaken van (werk)processen;

  • d.

    de advisering en rapportage aan het college over de gemeentebrede bedrijfsvoering en inzet van middelen.

• 5. De adjunct-secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de secretaris.

• 6. De adjunct-secretaris is eerste loco-secretaris.

Artikel 7 Verhouding tot de afdeling

• 1. Het afdelingshoofd geeft leiding aan de afdeling, waaronder de verantwoordelijkheid voor:

  • a.

    het direct aansturen en de ontwikkeling van de bureauhoofden en medewerkers van de afdeling;

  • b.

    het formuleren, bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen van de afdeling;

  • c.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van de afdeling;

  • d.

    het zorgdragen voor afstemming en samenwerking tussen verschillende afdelingen;

  • e.

    de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel op de afdeling.

• 2. Het afdelingshoofd informeert en adviseert de directie en draagt bij aan de ontwikkeling en het functioneren van de organisatie.

• 3. Het afdelingshoofd is verantwoordelijk voor integrale strategische beleidsinitiëring, beleidsontwikkeling en kaderstelling op het werkterrein van de afdeling.

• 4. Het afdelingshoofd zorgt voor de afstemming en samenwerking met andere afdelingen bij de totstandkoming van een product.

• 5. Het afdelingshoofd adviseert en rapporteert aan de directie en bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en strategische beleidsontwikkelingen betreffende het werkterrein.

• 6. Het afdelingshoofd draagt zorg voor een vervanger bij afwezigheid.

• 7. Het afdelingshoofd adviseert de adjunct-secretaris over het actueel houden van het mandaatbesluit en register.

Artikel 8 Advisering

• 1. Het afdelingshoofd draagt zorg voor een deskundige en volledige integrale advisering waarin alle voor de beslissing relevante onderwerpen en zo mogelijk alternatieven aan de orde komen.

• 2. Indien bij afdelingsoverstijgende adviezen er niet gekomen kan worden tot een eensluidend advies dan overlegt het afdelingshoofd met de secretaris en/of adjunct-secretaris.

• 3. Het afdelingshoofd beoordeelt of de adviezen passen in het vastgestelde kader zoals beschreven in artikel 4, lid 3.

Artikel 9 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

• 1. Het bureauhoofd geeft leiding aan het bureau, waaronder de verantwoordelijkheid voor:

  • a.

    het direct aansturen en de ontwikkeling van de medewerkers van het bureau;

  • b.

    het bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen van het bureau;

  • c.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van het bureau;

  • d.

    de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel binnen het bureau.

• 2. Het bureauhoofd draagt de zorg voor de totstandkoming van de aan hem toebedeelde producten en is daarover verantwoording schuldig aan het afdelingshoofd.

• 3. Het bureauhoofd informeert en adviseert het afdelingshoofd en is dientengevolge medeverantwoordelijk voor de ontwikkeling en het functioneren van de afdeling.

• 4. Het bureauhoofd zorgt voor afstemming en samenwerking met andere medewerkers, bureau’s en/of afdelingen bij de totstandkoming van een product.

• 5. Bij afwezigheid wordt het bureauhoofd vervangen door het afdelingshoofd.

Artikel 10 verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

• 1. De directeur geeft leiding aan deze specifieke organisatorische eenheid waaronder de verantwoordelijkheid voor:

  • a.

    het direct aansturen en de ontwikkeling van de medewerkers van de organisatorische eenheid;

  • b.

    het formuleren, bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen van de organisatorische eenheid;

  • c.

    de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van de organisatorische eenheid;

  • d.

    de bedrijfsvoering en inzet van middelen en personeel op de organisatorische eenheid.

• 2. De directeur is verantwoordelijk voor integrale strategische beleidsinitiëring, -ontwikkeling en -kaderstelling op het werkterrein van de organisatorische eenheid.

• 3. De directeur zorgt voor de afstemming en samenwerking met andere afdelingen bij de totstandkoming van een product.

• 4. De directeur adviseert en rapporteert, afhankelijk van wat hierover is bepaald in de oprichtingsdocumenten, aan de directie en/of het bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en strategische beleidsontwikkelingen betreffende het werkterrein.

• 5. De directeur draagt zorg voor een vervanger bij afwezigheid.

• 6. Artikel 10 is van toepassing tenzij nader is bepaald in de oprichtingsdocumenten.

Artikel 11 Directievergadering

• 1. De directievergadering is het hoogste ambtelijk overleg waarin de secretaris en adjunct-secretaris gezamenlijk de eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie en bedrijfsvoering invullen.

• 2. In de directievergadering komen de volgende punten aan de orde:

  • a.

    strategieontwikkeling en uitvoering collegeprogramma

  • b.

    politiek-bestuurlijk gevoelige zaken

  • c.

    bedrijfsvoering

  • d.

    maatschappelijke ontwikkelingen en omgevingsfactoren

  • e.

    personele aangelegenheden

• 3. De directievergadering wordt in de regel wekelijks gehouden.

• 4. Verslaglegging van de directievergadering wordt verzorgd door de directiesecretaris.

• 5. Op verzoek van de directie kunnen andere functionarissen bij de directievergadering worden uitgenodigd.

Artikel 12 Managementteam

• 1. Het managementteam is een adviserend orgaan richting directie voor gemeentebrede aangelegenheden.

• 2. Het managementteam heeft als doel het bevorderen van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie.

• 3. Het managementteam is als volgt samengesteld:

  a. Directie (voorzitter);

  b. Afdelingshoofden.

• 4. In het managementteam komen (themagewijs) de volgende punten aan de orde:

  • a.

    strategie en organisatiedoelstellingen;

  • b.

    kaderstelling, controle en bedrijfsvoering;

  • c.

    afstemmen van planning, prioriteiten en voortgang van de beleidsvoorbereiding, -uitvoering en –verantwoording;

  • d.

    managementthema’s;

  • e.

    coördinatie van activiteiten tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

  • f.

    informatie-uitwisseling van algemene gemeenschappelijke zaken;

  • g.

    het tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en risico's;

• 5. Het managementteam komt doorgaans tweewekelijks bij elkaar.

• 6. Op verzoek van de directie kunnen andere functionarissen bij het managementteam worden uitgenodigd.

• 7. Verslaglegging van het managementteam wordt verzorgd door de directiesecretaris.

Artikel 13 Werkoverleg

• 1. Ter bewaking van de eenheid in advisering en ter bevordering van de onderlinge coördinatie wordt per organisatorische eenheid werkoverleg gevoerd.

• 2. Aan het werkoverleg nemen in beginsel alle medewerkers deel.

• 3. Elke leidinggevende voert werkoverleg met de leidinggevenden en medewerkers welke rechtstreeks worden aangestuurd.

• 4. Bij het werkoverleg geldt de Gedragslijn werkoverleg 2006 als richtlijn voor zowel leidinggevenden als medewerkers.

Artikel 14 Overleg met de portefeuillehouder

• 1. Het afdelingshoofd voert regelmatig overleg met de portefeuillehouder over:

  • a.

    het voorbereiden van zaken die voor een besluit in aanmerking komen;

  • b.

    de voortgang en planning van diverse zaken van de afdeling/portefeuille;

  • c.

    bespreking van politiek-bestuurlijk gevoelige zaken;

  • d.

    nieuwe activiteiten.

    Dit is ook van toepassing op de directeur van het Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland en de directeur van het Westfries Museum tenzij anders is vastgesteld in de oprichtingsdocumenten.

• 2. Het bureauhoofd, individuele beleidsmedewerker en/of projectleider voert in voorkomende gevallen overleg met de portefeuillehouder over collegeprioriteiten, beleidskeuzes, planning en voortgang van de specifieke beleidsthema’s en producten.

Artikel 16

• 1. Voor aangelegenheden waarvoor het college een kader wenselijk acht voor de inbreng van de ambtelijke organisatie bij het ontwikkelen van beleid geven zij een bestuursopdracht.

• 2. De directie draagt zorg voor de uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 17

• 1. De mogelijkheid om bestuursbevoegdheden te mandateren en/of ten aanzien van andere bevoegdheden volmacht of machtiging te verlenen, wordt in een mandaatbesluit vastgelegd. Bij dit mandaatbesluit behoort een bijlage in de vorm van een register waarin de bevoegdheden zijn omschreven.

• 2. De adjunct-secretaris draagt zorg voor een tijdige actualisering van het mandaatbesluit en register, daarbij geadviseerd door de afdelingshoofden.