Evenementenbeleid 2013

Sluitingsuur

Er wordt onderscheidt gemaakt tussen evenementen in de open lucht en in een gebouw (niet zijnde een horeca-inrichting). Voor evenementen, voor zowel buiten als binnen, geldt een uiterlijke sluitingstijd van 00.00 uur. Voor evenementen waar veel publiek komt, is het mogelijk om tot 01.00 uur een ‘cooling down’ periode te hanteren. Dit betekend dat er vanaf 00.00 uur een geleidelijke afbouw is van muziek met een lager geluidsvolume (achtergrond) en alcoholverstrekking. Hierdoor is er sprake van een geleidelijk vertrek van publiek. Voor jaarlijks terugkerende evenementen die de afgelopen 5 jaar een vergunning hebben gehad op basis van de foutieve grond van een bijzonder evenement geldt een overgangsregeling van een jaar.

Voor bijzondere maatschappelijke en/of culturele evenementen (denk aan WK finale, koninklijk bezoek) kan de burgemeester andere eindtijden vaststellen. Hier vallen dus niet evenementen onder die jaarlijks terugkeren. Voor bijzondere evenementen in de open lucht kan de sluitingstijd gesteld worden op uiterlijk 01.00 uur. Voor bijzondere evenementen in een gebouw is er geen uiterlijke sluitingstijd.

Een evenement in een horecagelegenheid is een festiviteit. Hiervoor kan er geen evenementenvergunning worden aangevraagd. Hiervoor is in de APV de regeling voor collectieve en incidentele festiviteiten opgenomen. Deze bepalingen hebben alleen betrekking over de hoeveelheid geluid.

Buitentapbeleid

Voor het plaatsen van een buitentap voor het schenken van zwak-alcoholische dranken tijdens een evenement wordt in principe geen ontheffing verleend. Er kan van het beleid worden afgeweken wanneer het gaat om een evenement waarbij in de directe omgeving geen horecagelegenheden aanwezig zijn. Hiernaast zijn buitentaps niet toegestaan tijdens nationale feestdagen, carnaval en kermis.

Op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet kan de burgemeester, aan een ondernemer die enig horecabedrijf uitoefent, ontheffing verlenen van het in artikel 3, lid 1 gesteld verbod, namelijk, het verstrekken van zwak-alcoholische drank voor gebruik ter plaatse, tijdens bijzondere gelegenheden van zeer tijdelijke aard. Het gaat hier dus om incidentele gevallen als feesten en vermakelijkheden (bv. stadsfeesten).

Bij een aanvraag om ontheffing dienen de doeleinden van de Drank- en Horecawet te moeten worden afgewogen, te weten, de sociale hygiëne, de sociaal-economische belangen en de openbare orde, veiligheid en zedelijkheid.

Verder zegt artikel 15, lid 1 van de Drank- en Horecawet dat het verboden is in één ruimte van een horeca-inrichting waarin goederen worden verkocht (bv. vlooienmarkt) gelijktijdig alcoholische dranken aanwezig te hebben/te schenken. Hiermee wordt beoogd te voorkomen dat het winkelend publiek in de verleiding wordt gebracht tot het nuttigen van alcoholhoudende drank.

c. Zondagswet

Ter verzekering van de openbare rust op zondag (en enige andere christelijke feestdagen, zoals Pasen en Kerstmis) kent de Zondagswet verboden, waarbij de artikelen 3 en 4 de meest relevante zijn met betrekking tot evenementen.

Volgens artikel 3 van de Zondagswet is het verboden op zondag zonder strikte noodzaak gerucht te verwekken dat op een afstand van meer dan 200 m van het punt van verwekking hoorbaar is. Dit verbod is niet van toepassing op samenkomsten tot het belijden van godsdienst en op vergaderingen of betogingen als bedoeld in de Wet Openbare Manifestaties. Lid 3 van dit artikel zegt dat de burgemeester voor de tijd na 13.00 uur ontheffing kan verlenen. Voor 13.00 uur is geen ontheffing van het verbod mogelijk.

Volgens artikel 4 is het verboden op zondag voor 13.00 uur openbare vermakelijkheden te houden, daartoe gelegenheid te geven of daaraan deel te nemen. De burgemeester is ingevolge artikel 3 bevoegd ontheffing te verlenen.

d. Bouw- en brandveiligheid

Wabo

Onder bouwwerk wordt verstaan elke constructie van enige omvang van hout, steen, metaal of ander materiaal, die op de plaats van bestemming hetzij direct hetzij indirect met de grond verbonden is of steun vindt in of op de grond, bedoeld om ter plaatse te functioneren.

Alle Horeca- en sportaccommodaties en bedrijven zijn bouwwerken en hebben een gebruiksvergunning. Evenementen die plaatsvinden in bouwwerken moeten voldoen aan de gebruiksvergunning die voorschriften stelt met betrekking tot de brandveiligheid (bv. aantal nooddeuren, maximaal aantal personen).

Brandbeveiligingsverordening

Onder een inrichting in het kader van de Brandbeveiligingsverordening wordt verstaan een voor mensen toegankelijke ruimtelijke begrensde plaats (bv. feesttent).

Ingevolge art. 2.1.1 van de Brandbeveiligingsverordening is het verboden zonder vergunning een inrichting in gebruik te hebben of te houden waarin meer dan 50 personen tegelijk aanwezig kunnen zijn. Dit houdt in dat als er een evenement plaatsvindt waarbij een tent (voor meer dan 50 pers.) wordt geplaatst, hiervoor door B&W vergunning moet worden verleend. Aan deze vergunning kunnen voorschriften worden verbonden in het kader van de brandveiligheid (bv. aantal nooddeuren, max. aantal personen).

Vuurwerk (onderdeel van evenement)

Om een activiteit wat op te luisteren wordt incidenteel toestemming gevraagd om vuurwerk af te steken. Dit kan zowel buiten- als binnenvuurwerk betreffen.

Benodigde vergunningen buiten- en binnenvuurwerk.

Een vuurwerkbedrijf heeft een toepassingsvergunning nodig van de provincie waarin het bedrijf is gevestigd. Gecontroleerd wordt: inschrijving bij KvK, financiële zekerheidsstelling 2,5 miljoen euro per gebeurtenis, certificaat vakbekwaamheid en het KIWA-cerificaat.

Deontstekingsvergunning wordt afgegeven door de Provincie waarin het evenement zal plaatsvinden. Indien de aanvraag ontvankelijk is verklaard wordt deze doorgezonden naar de regionale brandweer voor advies en de betreffende gemeente voor een verklaring van geen bezwaar.

De burgemeester verleent, indien akkoord, een verklaring van geen bezwaar. De toetsingsgrond voor de gemeente voor het afgeven van de “verklaring van geen bezwaar” is volgens het Vuurwerkbesluit de veiligheid in het kader van de openbare orde. De burgemeester toetst derhalve de aanvraag en ontbrandingstoestemming alleen op veiligheidsaspecten die verband houden met de openbare orde.

Aan deze verklaring kunnen eventueel aanvullende voorschriften worden gesteld.

De afdeling Vergunningen zal bekijken of het advies van de regionale brandweer tegelijkertijd met de verklaring van geen bezwaar geretourneerd kan worden. De gemeentelijke brandweer zal worden geïnformeerd en indien nodig om advies worden gevraagd.

Na verlening van de vergunning ontvangt de gemeente hiervan een afschrift. De provincie Noord-Holland publiceert de aanvragen niet. Aan de vergunning van GS worden vooralsnog geen legeskosten verbonden.

Vuur in de open lucht

Artikel 5.34 van de Algemene plaatselijke verordening zegt dat het verboden is in de open lucht vuur aan te leggen, te stoken of te hebben. Burgemeester en wethouders kunnen ontheffing verlenen van dit verbod en kunnen aan deze ontheffing voorschriften verbinden in het belang van de openbare orde, ter bescherming van de woon- en leefomgeving en flora en fauna en ter voorkomen of beperken van nadelige gevolgen voor het milieu.

Bij het beoordelen van een aanvraag tot het verlenen van een ontheffing van het verbod tot open vuur weegt het belang van het voorkomen van gevaar en hinder voor de omgeving en het zoveel mogelijk beperken van milieuschade zeer zwaar.

Gezien het bovenstaande is er alleen ruimte voor ontheffing voor traditionele vreugdevuren en andere open vuren met een belangrijke sociaal-culturele functie (bv. huttenverbranding, kerstboomverbranding en Hindoestaans nieuwjaarsfeest).

e. Wet rampen en zware ongevallen

Het doel van de Wet rampen en zware ongevallen is het geven van regels voor de rampenbestrijding en de voorbereiding daarop. Art. 2 van deze wet geeft aan dat Burgemeester en Wethouders belast zijn met de voorbereiding van de bestrijding van rampen en zware ongevallen in de gemeente en dat zij de totstandkoming van afspraken bevorderen die nodig zijn voor een doelmatige bestrijding van rampen en zware ongevallen. In dat kader zou men ook kunnen denken aan het maken van afspraken met organisatoren van evenementen.

Art. 2a legt een informatieplicht vast voor Burgemeester en Wethouders om onder andere de bevolking te informeren over rampen en zware ongevallen die haar kunnen treffen, de maatregelen die getroffen zijn om deze te voorkomen en de te volgen gedragslijn bij het werkelijk optreden ervan. In het geval van een voorgenomen evenement zal het zelden of nooit voorkomen dat Burgemeester en Wethouders van deze informatieplicht gebruik moeten maken. Bij zulke gevaarlijke omstandigheden is het immers niet waarschijnlijk dat een vergunning voor het houden van een evenement wordt afgegeven.

Verder moet iedere gemeente ingevolge de Wet rampen en zware ongevallen een overzicht hebben van de risico’s in die gemeente. Het gaat hier met name om risicovolle objecten, maar ook grootschalige evenementen vormen een risico aan de hand waarvan gemeente haar rampenplan moet inrichten en de benodigde capaciteit van de hulpverleningsdiensten bepaald. Het doel van de risicoinventarisatie is een overzicht te krijgen van mogelijk risicovolle objecten/activiteiten per gemeente en het vergaren van voldoende gegevens over deze objecten om de schade-effecten en de hulpvraag te kunnen bepalen.

Vanuit hun wettelijke taak hebben operationele diensten politie, brandweer en geneeskundige hulpverlening en verantwoordelijkheid waar het de voorbereiding op en de taakuitvoering bij (zware) ongevallen betreft. Op grond van afspraken in het gemeentelijk rampenplan hebben diverse andere gemeentelijke diensten een verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld t.a.v. opvang en verzorging en voorlichting. De kwaliteit van het operationeel optreden bij incidenten wordt voor een groot deel bepaald door de kwaliteit van de voorbereiding van de verschillende betrokken (gemeentelijke) diensten en functionarissen.

f. Algemene wet bestuursrecht

Zowel bij de voorbereiding, afgifte als naleving van de vergunning dienen de bepalingen uit de Algemene wet bestuursrecht in acht te worden genomen.

Zo moet alvorens een vergunning wordt verstrekt alle betrokken belangen tegen elkaar afgewogen worden en in bepaalde gevallen de aanvrager of derde-belanghebbenden worden gehoord. Als een evenementenaanvraag niet volledig is kan op grond van artikel 4.5 om aanvulling van bepaalde gegevens worden gevraagd.

Verder dient de beslissing te berusten op een deugdelijke motivering, die wordt vermeld bij de bekendmaking van het besluit, waarbij tevens de wettelijke grondslag en bezwaar- en beroepsmogelijkheden worden aangegeven.

3. VEREENVOUDIGING

Vanaf 2008 wordt er onderscheid gemaakt tussen vier instrumentkeuze mogelijkheden:

1. Algemene regels hebben als kenmerk dat de overheid voor het bereiken van het publieke doel voor een ieder volstaat met het vastleggen van wettelijke regels. De ondernemer/burger behoeft in verband met door die regels beheerste plannen geen actie richting overheid te nemen (geen melding of vergunning).

2. Algemene regels met meldingsplicht hebben als kenmerk dat in de wettelijke regels een informatieplicht aan de ondernemer wordt opgelegd. Hij moet bepaalde informatie aan de overheid leveren om die in staat te stellen met gericht toezicht het bereiken van het publieke doel beter te waarborgen.

3. en 4. Standaardvergunning en maatwerkvergunning hebben beide als kenmerk dat de ondernemer pas tot realisatie van zijn plannen mag overgaan, nadat op grond van voorafgaande beoordeling de overheid daarvoor toestemming heeft gegeven. Bij een standaardvergunning is er sprake van vaste vergunningvoorschriften. Bij de maatwerkvergunning worden de voorschriften afgestemd op het specifieke geval.

In sommige gevallen kan ermee worden volstaan de eisen in algemene wettelijke regels vast te leggen. Waar nodig draagt het bevoegde overheidsorgaan bij aan het gewenste effect door het uitvoeren van toezicht.

De efficiency en effectiviteit daarvan kan worden vergroot door in de algemene regels een meldingsplicht op te nemen. In bepaalde situaties ligt het in de rede te kiezen voor het verlangen van een individuele beslissing in de vorm van een vergunning.

Zo'n voorafgaande beoordeling ligt in de rede als er sprake is van:

• -

  grote risico's voor het publieke belang en/of veiligheid

• -

  belangrijke conflicten met ander belangen, zoals verkeer, veiligheid, uiterlijk aanzien

• -

  de noodzaak tot het stellen van voorschriften voor het individueel geval

Digitale aanvraag

Met het vereenvoudigen van het vergunningstelsel wordt het voor de burger of ondernemer makkelijker om een evenementenaanvraag in te dienen. Veel aanvragen kunnen zoals geschetst door middel van een melding worden afgedaan. Een evenementenaanvraag kan ook digitaal worden aangevraagd en ingediend. De aanvrager hoeft dan niet meer naar het stadhuis te komen, maar kan vanuit “huis” een aanvraag indienen.

4. EVENEMENTEN NAAR CATEGORIEËN

Er worden per jaar een kleine 300 evenementen georganiseerd. Dit aantal is de afgelopen jaren niet toe of afgenomen, wel is de verdeling per categorie verschoven. Bij de indeling zijn de risico’s en geluidsoverlast van het evenement leidend. Het gaat om risico’s die van invloed zijn op verkeer, soort bezoekers, geschiktheid terrein, openbare orde en het gebruik alcohol/drugs (conform risicoscan Veiligheidsregio).

Meerdaagse evenementen worden gezien als 1 evenement en dienen toegerekend te worden aan de locatie waar het accent van het evenement ligt en de meeste overlast ondervonden wordt. Er kunnen meerdere locaties aangewezen worden als de activiteiten in relatie tot overlast hier om vragen. Een meerdaags evenement kan maximaal 4 dagen duren en er mogen maar 2 meerdaagse evenementen op een locatie per jaar plaatsvinden.

De evenementen zijn in 3 verschillende categorieën ingedeeld.

Categorie I (melding): kleinschalige evenementen met een laag risico. Voorbeelden zijn buurtbarbecue, wandeltochten, tentoonstelling

Categorie II: middelgrote evenementen met een gemiddeld risico. Voorbeelden zijn markten, kleine en kortstondige muziekevenementen, fietswedstrijden

Categorie III: grootschalige evenementen met een vergroot risico. Voorbeelden zijn circussen, dansfeesten en carnaval.

5. BEGRENZING NAAR CATEGORIE EN LOCATIE

De evenementen uit categorie I veroorzaken nauwelijks tot geen overlast. Het streven is dat grootschalige evenementen gelijkmatig verspreid binnen Hoorn plaatsvinden, waardoor niet iedere keer een zelfde bewonersgroep hinder ondervindt. Een belangrijke reden bij de keuzebepaling van de locatie voor een evenement is de kwetsbaarheid van de omgeving en de geluidsoverlast. Daarnaast speelt de bereikbaarheid een belangrijke rol en of de locatie voldoende parkeermogelijkheden biedt. Veel organisatoren willen graag evenementen organiseren in de binnenstad omdat daar vanwege de winkels en het uitgaan vaak publiek aanwezig is.

In 2002 en 2003 was het totaal 285 per jaar en de verdeling als volgt:

Categorie I : 220 evenementen

Categorie II : 30 evenementen

Categorie III: 35 evenementen

In 2007 en 2008 was het totaal 260 per jaar en de verdeling als volgt:

Categorie I : 120 evenementen

Categorie II : 100 evenementen

Categorie III : 40 evenementen

In 2009, 2010 en 2011 was het totaal 255 per jaar en de verdeling als volgt:

Categorie I : 100 evenementen

Categorie II : 120 evenementen

Categorie III : 35 evenementen

Qua inrichting bieden de drie horecaconcentratiegebieden, te weten Roode Steen, Kerkplein en Dubbele Buurt/Vale Hen goede mogelijkheden om evenementen te organiseren. Dit blijkt ook uit de aanvragen. De terreinen liggen in de binnenstad, zijn redelijk ruim en redelijk goed te bereiken. De bewoners van deze gebieden hebben min of meer ook “gekozen” voor de bedrijvigheid van een centrumgebied, waardoor het acceptatieniveau daar hoger ligt dan in een buitenwijk. De bewoners van de binnenstad hebben in 2002 aangegeven dat de grens bereikt is. Uit de gesprekken met bewoners is gebleken dat geluid de belangrijkste bron van overlast vormt. Zij zien de evenementen jaarlijks toenemen en accepteren niet meer evenementen dan er in 2002 hebben plaatsgevonden. Voor traditionele evenementen en evenementen met een sociaal en/of maatschappelijk karakter is het acceptatieniveau hoger.

De begrenzing per locatie is uitgebreid besproken in een klankbordgroep, bestaande uit binnenstadbewoners, horecaondernemers en organisatoren van evenementen. In de klankbordgroep is overeenstemming bereikt over de begrenzing. Er is voor gekozen dat het aantal evenementen uit 2002 de begrenzing voor toekomstige evenementaanvragen vormt, waarbij enige verschuiving heeft plaatsgevonden teneinde een evenwichtige spreiding te bewerkstelligen en reeds rekening is gehouden met een toenemend aantal aanvragen. Vanwege het lage hinderniveau kent categorie I geen begrenzing per locatie.

	Categorie II	Categorie III
Roode Steen	10	10
Kerkplein	10	10
Vale Hen/Dubbele Buurt	10	10
Gedempte Turfhaven	6	3
Holenweg	2	3
Havengebied	2	2

Verdeling evenementen per categorie en locatie in 2010

Locatie	Cat II	Cat III	bijzonderheden
Roode Steen	13 (*)	3	(*) 10x kaasmarkt
Kerkplein	3	3
Vale Hen/Dubbele Buurt		2
Julianapark	4	1
Pelmolenpad		1
Ged. Turfhaven	8	2
Holenweg		2
Havengebied	2	2
Totaal	29	11

Bij de beoordeling geldt, dat wie het eerst komt, het eerst maalt. Traditionele evenementen en evenementen met een sociaal, cultureel en/of maatschappelijk karakter, genieten wel enigszins de voorkeur, maar de APV biedt niet de mogelijk om op dit aspect te sturen.

a. Alternatieve locaties

Naast de hierboven genoemde locaties vinden er ook op andere locaties in Hoorn evenementen plaats. Deze zijn niet meegenomen in de begrenzing omdat de druk veel minder groot is. Mocht in de toekomst het aantal evenementen op een bepaalde locatie drastisch toenemen dan kan tot begrenzing worden overgegaan.

De komende jaren zal onderzocht worden of het terrein bij de nieuwe Schouwburg mogelijkheden biedt om evenementen te organiseren en in de toekomst als opvang voor de Vale Hen kan dienen. Andere locaties (o.a. Nieuwe Wal, Noorderveemarkt en Blauwe Berg) zijn onderzocht, maar met name vanwege de ligging zijn deze terreinen minder interessant om regelmatig evenementen te laten plaatsvinden.

b. Oostereiland

Met de begrenzing voor het havengebied kunnen we geen evenementen toestaan op het Oostereiland omdat het maximaal toegestane reeds wordt benut door bestaande evenementen (waterweken, sinterklaasintocht, smartlappenfestival en havenconcerten). Veel organisatoren vinden het Oostereiland een unieke plek om iets te organiseren. Wij zelf vinden ook dat evenementen de toeristische aantrekkelijkheid van Hoorn als ‘Stad aan het blauwe hart’ en in het bijzonder van het Oostereiland versterken. Daarom lijkt het wenselijk om het Oostereiland als locatie aan het evenementenbeleid toe te voegen. Bewoners van het Oostereiland weten ook dat op het binnenplein evenementen kunnen plaatsvinden. Er is zelfs in de koopakte een bepaling hierover opgenomen.

Overigens zijn de mogelijkheden beperkt. Met uitzondering van de nieuwe botenbeurs, richten de aanvragen zich voornamelijk op het binnenplein. Deze plek wordt vaak gezien als de locatie om het evenement te organiseren en daar is qua geluid weinig mogelijk vanwege de weerkaatsing. Het binnenterrein is vanwege de vluchtmogelijkheden beperkt in het aantal bezoekers. Ook zijn er geen mogelijkheden om te parkeren voor bezoekers, hiervoor zal altijd een alternatieve locatie aangewezen moeten worden. De aanwezige parkeerplaatsen achter het gebouw zijn in particulier bezit, dus daar kunnen organisatoren ook geen gebruik van maken, tenzij zij dit zelf regelen met de eigenaar.

Wij denken aan de volgende begrenzing:

Lokatie	Cat II	Cat III	Bijzonderheden
Oostereiland	3	1

Categorie I mag in Hoorn ongelimiteerd plaatsvinden, dus ook op het Oostereiland. Als een van de gevestigde ondernemers of een ander een kleinschalig evenement wil organiseren, dan kan dit. Dit evenement dient wel bij de gemeente gemeld te worden.

Voor het bepalen van de begrenzing is aansluiting gezocht bij het huidige aantal voor het havengebied. Echter de verdeling per categorie is anders omdat er qua openbare orde en overlast minder mogelijk is. Het categorie III evenement is bedoeld voor een eventuele botenbeurs. In principe is het niet mogelijk vanwege de geschetste beperkingen om grootschalige evenementen op het Oostereiland te organiseren. Als we in de toekomst iets grootschaligs willen toestaan, dan dienen hiervoor passende maatregelen te worden ontwikkeld.

Reactie bewoners havengebied en bewoners en ondernemers Oostereiland

De bewoners van het havengebied en de bewoners van het Oostereiland is om een mening gevraagd ten aanzien van de uitbreiding. Er is door beide bewonersgroepen afzonderlijk gereageerd. De bewoners uit het havengebied vinden dat er genoeg drukte in de haven is en zijn van mening dat de huidige begrenzing niet losgelaten mag worden. Het toevoegen van het Oostereiland als locatie waar evenementen mogen plaatsvinden vinden zij dus ongewenst. De bewoners en ondernemers van het Oostereiland kunnen zich vinden in de geschetste verruiming en noemen deze zelfs aan de voorzichtige kant. Zij zijn van mening dat het Oostereiland een unieke plek is en zich goed leent voor het houden van evenementen.

Reactie commissie.

Op 15 januari 2013 is de verruiming op het Oostereiland besproken met de raadscommissie. De meerderheid was voor de voorgestelde verruiming.

c. Samenvallen van evenementen

Het kan voorkomen dat er twee evenementen voor een zelfde tijdstip worden aangevraagd. Dit kan botsen met elkaar. Zo kan de locatie die men op het oog heeft al bezet zijn, maar het kan ook vanwege de handhaving, de overlast van omwonenden en het verkeer niet gewenst zijn om voor beide evenementen vergunning te verlenen. Vaak dienen grotere evenementen ondersteund te worden door publieke handhavers, m.n. politie en brandweer. Dit kan bij het gelijktijdig laten plaatsvinden van twee evenementen capaciteitsproblemen opleveren.

Een cumulatie van evenementen kort na elkaar kan ook problemen opleveren, in die zin dat op een bepaalde plaats overlast ontstaat in de vorm van bijvoorbeeld geluidsoverlast en verkeersbewegingen, welke voor omwonenden voor één keer aanvaardbaar zijn, maar bij snelle herhaling al gauw onacceptabel worden geacht en frustraties opleveren.

Indien sprake is van het onverenigbaar samenvallen van evenementen geldt over het algemeen dat wie het eerst komt, het eerst maalt. Wanneer sprake is van een botsing zal in overleg met betrokkenen gezocht worden naar een oplossing (bv. andere datum of locatie).

d. Eindtijden

Voor zowel binnen- als buitenevenementen geldt op zondag t/m donderdag een eindtijd van 23.00 uur en op vrijdag en zaterdag een eindtijd van 24.00 uur. Van de genoemde tijdstippen kan worden afgeweken als het gaat om bijzondere activiteiten, die maatschappelijk en cultureel van belang zijn. Voor buitenevenementen is dit maximaal één uur later.

De praktijk wijst uit dat voor binnen-evenementen een ander eindtijdenbeleid gevoerd kan worden als het gaat om evenementen in een gebouw die qua openbare orde en geluid geen overlast veroorzaken. De evenementen die in een gebouw/inrichting worden georganiseerd vallen onder de Festiviteitenregeling. In deze regeling zijn de geluidsnormen opgenomen die tijdens het evenement van toepassing zijn.

Er kan alleen van de genoemde standaardeindtijden afgeweken worden als de RUD en de politie hieromtrent positief adviseren. Er geldt een maximale eindtijd van 03.00 uur, waarbij minimaal een half uur voor sluiting sprake moet zijn van een geleidelijke afbouw van muziek met een lager geluidsvolume (achtergrond) en alcoholverstrekking. Hierdoor zal het publiek geleidelijk vertrekken. Voor een binnen-evenement tijdens oud&nieuw kan een later tijdstip gehanteerd worden vanwege het karakter van oud&nieuw.

Voor de kermis gelden andere eindtijden. Deze zijn vastgelegd in de kermisverhuurvoorwaarden. Voor evenementen op en gelijktijdig met de kermis mogen dezelfde eindtijden worden gehanteerd. Dit betreft op zondag t/m donderdag een eindtijd van 24.00 uur en op vrijdag en zaterdag een eindtijd van 01.00 uur.

e. Beveiliging en toiletvoorzieningen

Het aantal in te zetten professionele beveiligingsmedewerkers, aangevuld met eigen personeel van de organisator hangt af van het soort evenement waarvoor zij worden ingezet. Wat meetelt is de locatie, het aantal toegangsdeuren, het aantal bezoekers, het soort publiek etc.

Landelijk worden, voor het organiseren van een evenement op één locatie, de volgende normen gehanteerd: bij een evenement waar 1500 mensen op afkomen worden meestal 6 tot 8 professionele medewerkers ingezet, aangevuld met 10 tot 15 man personeel van de organisator.

Voor het aantal toiletten is het ook moeilijk een maatstaf aan te geven. Het aantal hangt af van het soort evenement, het soort publiek, pauzes. De algemene regels zijn dat er één toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers is (met een minimum van twee toiletten). Hierbij kan 75% van de herentoiletten vervangen worden door urinoirs of plaskruizen. Of er is één toilet per 75 gelijktijdig aanwezige bezoekers bij evenementen waarvan op voorhand bekend is dat er veel gedronken wordt. Hierbij kan 75% van de herentoiletten vervangen worden door urinoirs of plaskruizen.

f. Toeristisch- en economische evenementen

Naast de rubricering in categorieën is bekend dat er evenementen zijn die toeristisch en/of economisch van groot belang zijn voor de stad. Een gegeven is dat bepaalde evenementen een specifieke aantrekkingskracht hebben op bezoekers aan de stad. Voorbeelden van dit soort evenementen zijn: de Hoornse Stadfeesten, Lappendag en de kermis. Het organiseren van toeristische evenementen is een belangrijke methode om vooral bezoekers van buiten de regio naar de stad te trekken. Het is dan vaak een eerste bezoek aan de stad, waarbij mensen kennismaken met de aantrekkelijkheid van de stad. Dit levert vaak herhalingsbezoek op. Hierbij staat dan niet het evenement centraal, maar de stad als geheel met haar verschillende elementen.

Het organiseren van kwalitatief hoogwaardige en op toerisme gerichte evenementen levert daarnaast ook veel lokale en regionale bezoekers op. Dergelijke evenementen verlevendigen de binnenstad en maken de stad als geheel ook voor eigen ondernemers en inwoners aantrekkelijker.

In de toerismenota komen daarom de evenementen inhoudelijk aan de orde, inclusief de organisatie, coördinatie en afstemming alsmede de mogelijkheden tot verstrekking van subsidies door de gemeente of andere overheden en derden.

In ieder geval wordt bij het onderdeel subsidie altijd gekeken naar de aard van het evenement en de mate waarin de organisator zelf moeite heeft gedaan om anderszins geld te genereren (bv. sponsoren).

6. DE EVENEMENTENAANVRAAG EN -BESCHIKKING

Procedure

a.De aanvraag, behandeltermijn en publicatie

De gemeente moet voldoende tijd hebben om een vergunningaanvraag zorgvuldig te kunnen behandelen. De behandeltermijn is afhankelijk van verschillende omstandigheden, zoals de aard, omvang en de locatie waarop het evenement moet gaan plaatsvinden.

Een evenementenvergunning moet digitaal of schriftelijk bij de burgemeester worden aangevraagd. De aanvraag voor een evenement uit categorie I dient te geschieden middels een melding. Bij deze evenementen kan worden volstaan met het invullen van een relatief eenvoudig meldingsformulier. Daarnaast is er een aanvraagformulier voor evenementen uit categorie II en III. Voor deze evenementen dient een uitgebreider aanvraagformulier ingevuld te worden.

De aanvraag voor een categorie I evenement dient uiterlijk 2 weken voor aanvang van het evenement te worden ingediend. Categorie II dient 8 weken voor aanvang te worden ingediend en categorie III aanvragen 12 weken voor aanvang. Een langere termijn kan worden verlangd indien de aard van de aanvraag daar om vraagt. Indien de aanvraag op een later tijdstip wordt ingediend, kan besloten worden de aanvraag niet in behandeling te nemen.

In verband met een zorgvuldige belangenafweging worden evenementaanvragen gepubliceerd in het Westfries Weekblad en op de website van de gemeente Hoorn.

Sommige evenementen zijn complex, waardoor mondelinge afstemming noodzakelijk is. In dit soort gevallen zal de coördinerende afdeling, de organisator uitnodigen voor een gesprek. Dit kan middels een intakegesprek of een gesprek met alle betrokken instanties in een multidisciplinair overleg, zodat afstemming kan plaatsvinden (casemanagement). De coördinerende afdeling is aanspreekpunt voor de organisator. De afdeling Veiligheid, Vergunningen en Handhaving (VVH), Bureau Vergunningen en Bouwtoezicht (VBT) coördineert en behandelt de aanvraag.

b. Advisering.

Voor een melding (categorie I) is geen advisering nodig. Voor categorie II is ook geen specifieke advisering nodig. Aanvragen worden afgedaan middels standaardvoorschriften. Deze standaardvoorschriften zijn per activiteit van te voren opgesteld door onze adviseurs.

De aanvragen voor categorie III evenementen worden ter advisering voorgelegd aan de politie, toezichthouder brandveilig gebruik, Bureau Stadstoezicht, Bureau Verkeer en Vervoer, de Milieudienst en desgewenst de GHOR.

Afhankelijk van de aanvraag kan deze ook nog worden voorgelegd aan het Bureau Groen en Reiniging, Sportzaken, Economische Zaken en Welzijn. Bij een negatief advies zal omtrent de afhandeling terugkoppeling plaatsvinden.

c. De toetsing.

De aanvraag voor een evenementenvergunning wordt getoetst aan de criteria van de APV, andere wetgeving en de beleidscriteria zoals opgenomen in deze nota onder hoofdstuk 4. Het uitgangspunt bij de beoordeling van een aanvraag is in principe positief.

d. Vergunningverlening.

Het beslissen op aanvragen voor vergunningen en ontheffing op grond van de artikelen 2:25, 4:5 en 4:6 is door de burgemeester respectievelijk het college van burgemeester en wethouders gemandateerd aan het bureauhoofd Vergunningen en Bouwtoezicht. Het verlenen van vergunningen en/of ontheffingen waarin afgeweken wordt van de standaardcriteria en het weigeren van een evenementenvergunning en/of ontheffing is ook gemandateerd, maar worden in veel gevallen aan het bevoegde bestuursorgaan voorgelegd. Ook evenementen die qua aard, locatie e.d. politiek gevoelig liggen worden aan het bestuursorgaan voorgelegd.

e. Beslistermijn.

Een aanvraag wordt pas in behandeling genomen als deze volledig is en dit wordt ook duidelijk gecommuniceerd naar de organisator.

Categorie I: binnen 1 week

Categorie II: binnen 8 weken

Categorie III: binnen 8 weken

Ingevolge artikel 4:13 van de Algemene wet bestuursrecht dient binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag door het bestuursorgaan te worden beschikt. Deze termijn is in ieder geval verstreken wanneer het bestuursorgaan binnen acht weken na het indienen van de aanvraag geen beschikking heeft afgegeven. Het artikel in de Algemene wet Bestuursrecht is alleen van toepassing als nadere wetgeving of specifiek beleid geen termijnen stelt.

f. Vergunningvoorschriften.

Aan een evenementenvergunning worden standaard- en specifieke voorschriften gesteld. Zie voor de standaard voorschriften bijlage 2. De specifieke voorschriften zijn afhankelijk van de omstandigheden van het evenement.

g . Bezwaarmogelijkheden en verzoek tot voorlopige voorziening.

In artikel 3:45 Awb is bepaald dat het bestuursorgaan verplicht is belanghebbenden te wijzen op bestaande bezwaar- en beroepsmogelijkheden. Op grond van artikel 7:1 Awb moet, voordat beroep bij de rechtbank kan worden ingesteld, eerst een bezwaarschrift worden ingediend bij het bestuursorgaan dat het primaire besluit heeft genomen. De termijn voor het maken van bezwaar bedraagt 6 weken. Het bezwaar schorst niet de werking van het besluit waartegen het is gericht. Indien bezwaar is gemaakt kan de voorzieningenrechter van de rechtbank te Alkmaar, Postbus 252, 1800 AG Alkmaar, op verzoek een voorlopige voorziening treffen, indien onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist. Van de verzoeker wordt door de griffier een griffierecht geheven.

h . Informeren omgeving.

Indien verwacht mag worden dat een evenement overlast voor de omgeving veroorzaakt, dan zullen omwonenden (persoonlijk) in kennis worden gesteld. Deze verantwoordelijkheid ligt bij de organisator en wordt meegenomen in de vergunningvoorschriften.

Dit kan middels brief huis aan huis te verspreiden of middels een publicatie in de krant. Door het vooraf informeren van belanghebbenden ontstaat meer begrip en een breder draagvlak voor het evenement.

7. COÖRDINATIE EVENEMENTEN EN EVENEMENTENKALENDER

7.1 Coördinatie

In het kader van de klantvriendelijkheid is het met name voor derden van belang dat er binnen de gemeente een duidelijk coördinatiepunt aanwezig is, waar men met alle vragen over evenementen terecht kan. Dit coördinatiepunt is tegelijkertijd aanspreekpunt voor gemeentelijke sectoren en eventueel andere betrokkenen.

De coördinatie speelt met name een rol ten aanzien van de organisatorische aspecten. Deze rol is ondergebracht bij de afdeling VBT. Zij heeft tot taak, de door de verschillende afdelingen en adviserende instanties gestelde eisen, voorschriften en beschikkingen te coördineren. Zij dient er voor te zorgen dat alle benodigde vergunningen/ontheffingen met betrekking tot de aanvraag behandeld worden en indien mogelijk met de evenementenvergunning verstuurd worden, zodat de aanvrager een gezamenlijk pakket ontvangt.

7.2 Kalender

Voor de bevordering van het kwaliteitsniveau van evenementen is samenhang en spreiding van de evenementen gedurende het jaar van belang. Door middel van onderlinge afstemming kan een zo volledig mogelijk aanbod van evenementen worden bereikt. Daarbij kan het hanteren van thema's, waarbij bijvoorbeeld wordt ingespeeld op de karakteristieke punten van de gemeente Hoorn uitgangspunt zijn. Bij twee onverenigbare evenementen genieten traditionele en toeristisch en/of economisch voor Hoorn van belang zijnde evenementen de voorkeur, maar afhandeling geschiedt volgens het “wie het eerst komt, die het eerst maalt” principe.

Het is dus noodzakelijk een evenementenkalender op te stellen. Deze kalender geeft een overzicht van de ingediende aanvragen. De organisatoren van de steeds terugkerende evenementen worden in de maand september voorafgaande aan het evenementenjaar schriftelijk verzocht de datum en locatie van het evenement vroegtijdig kenbaar te maken. Een evenementenjaar loopt van 1 april tot 1 april.

Er is een regionale evenementenkalender. De gemeente dient voor 1 november zijn categorie III evenementen aan te melden.

De gemeente moet in haar rol als “coördinator” er enerzijds voor zorgen dat evenementen met een gemeenschappelijk belang en thema elkaar ondersteunen en aanvullen en anderzijds dat evenementen die zich niet met elkaar verenigen en (bijna) gelijktijdig moeten plaatsvinden evenwichtig verspreid doorgang vinden.

De evenementenkalender kan dus dienen als hulpmiddel voor organisatoren ten behoeve van de onderlinge afstemming. Ook kunnen de handhavers op basis van deze kalender vroegtijdig hun inzet bepalen.

8. HANDHAVING

De handhaving ten aanzien van evenementen is een gezamenlijke taak van de Gemeente (bureau Stadstoezicht, afdeling milieu, brandweer) en de politie. Preventieve handhaving proberen wij te bewerkstelligen door middel van het voorafgaand voeren van overleg, stellen van voorschriften en het geven van advies. Voor het organiseren van categorie III evenementen is het mogelijk dat een geluidsrapportage verplicht gesteld wordt. Daarvoor kan een evenementenorganisator een beroep doen op een akoestisch bureau.

Verdere handhaving richt zich op overtreding van de voorschriften uit de evenementenvergunning en het zonder vergunning verrichten van activiteiten

Zoals reeds eerder aangegeven zijn sommige evenementen complex, waardoor mondelinge afstemming noodzakelijk is. In dit soort gevallen zal de coördinerende afdeling, de organisator met alle betrokken instanties voor een gesprek uitnodigen in het overleg Coördinatie Toezicht Binnenstad en Evenementen (CTBE), zodat afstemming kan plaatsvinden. Dit overlegorgaan vergadert 1x in de 3 weken over de categorie II en III evenementen. De evenementen worden in dit overleg voorbesproken en geëvalueerd.

Door de handhavende instanties wordt dus regelmatig vooroverleg gevoerd om te bezien welke controles noodzakelijk worden geacht. Meestal wordt door de instantie zelf aangegeven of gecontroleerd zal worden, maar het kan ook voorkomen dat het bestuur of de coördinerende afdeling bepaalde controles noodzakelijk acht.

De categorie I en II evenementen worden structureel door de afdeling Stadstoezicht gecontroleerd, meestal op basis van opgedane ervaring. Afhankelijk van de aard van het evenement zal op verzoek van de coördinerende afdeling door de andere handhavende instanties worden gecontroleerd.

Middels een integraal handhavingsteam wordt er naar gestreefd om 100% van de categorie III evenementen te controleren, waarvan een hoog hinderniveau mag worden verwacht. De vaste deelnemers in dit team zijn de afdelingen Stadstoezicht en Milieu, brandweer en politie. In de maand maart zal aan de hand van de evenementenkalender door de vaste deelnemers bepaald worden welke evenementen dat jaar gecontroleerd worden.

Het constateren van een overtreding tijdens een evenement kan, afhankelijk van de ernst, verschillende consequenties tot gevolg hebben. Zowel het bestuursrechtelijke als strafrechtelijke traject dienen te worden ingezet bij overtreding van de voorschriften uit de evenementenvergunning. Het meest wenselijke is om tijdens het evenement, middels het aanspreken van de organisator, een einde te maken aan de overtreding. De voorschriften met betrekking tot de openbare orde en veiligheid en het geluid, op basis van de artikelen 2:25, 4:5 en 4:6, wegen het zwaarst. Indien voorschriften uit deze categorieën door de organisator worden overtreden zal, na eerst in de gelegenheid te zijn gesteld een einde te maken aan de overtreding, ter plekke een dwangsom van € 500,= worden opgelegd. Namens het bevoegde bestuursorgaan dienen enkele medewerkers hiervoor gemandateerd te worden. Daarnaast maakt de politie proces verbaal op. Verder kan ook nog besloten worden de organisator in de toekomst geen vergunning meer voor het evenement te verlenen. Het overdragen van bevoegdheden (opleggen dwangsom) wordt nader uitgewerkt in een mandaatbesluit. Als het om een zeer ernstige overtreding gaat kan een evenement door de politie of de burgemeester stilgelegd worden.

In het Uitvoeringsplan Toezicht en Handhaving zal dit onderwerp ook nog nader aan de orde komen.

Bij het indelen van de categorieën is gekeken naar met name (veiligheids)risico’s en overlast. De evenementen uit categorie I hebben een laag risico en veroorzaken nauwelijks tot geen overlast. Handhaving is hier alleen aan de orde als uit de historiegegevens van het evenement of de organisator blijkt dat er klachten zijn geweest. Voor categorie II kan dezelfde norm gehanteerd worden, maar omdat de risico’s iets hoger zijn, is het wel wenselijk om nieuwe evenementen te controleren. Categorie III evenementen dienen altijd gecontroleerd te worden.

Voor alle drie de categorieën geldt dat er steekproefgewijse controles plaatsvinden en via het piepsysteem (repressieve handhaving) gehandhaafd zal worden. Nadere uitwerking volgt in het handhavingsprogramma.

Inzet politie

Er vinden in Hoorn redelijk veel grote evenementen plaats, waarbij veel politie-inzet plaatsvindt. Politie-inzet is en blijft een schaars goed. De vraag zal altijd het aanbod blijven overstijgen. Er wordt, tijdens deze grootschalige evenementen, zoveel als mogelijk bij de organisator neergelegd. Het (afgebakende) evenemententerrein is geheel de verantwoordelijkheid van de organisator. Ook de aan- en afvoer naar het terrein toe is aan de organisator. De openbare orde is een verantwoordelijkheid van de burgemeester en politie.

Voor alle vraag naar politiecapaciteit, en dus zeker ook voor grote evenementen, is het belangrijk dat vooraf deze inzet goed en zorgvuldig wordt beoordeeld. Het is aan de lokale bestuurder (burgemeester) en/of regionale partners om te bepalen wat die inzet moet of kan zijn en in welke verhoudingen deze door politie of gemeentelijke handhavers moet worden ingevuld. Daarbij kan worden opgemerkt dat de meeste evenementen voorzienbaar zijn en dat er dus vooraf met de benodigde inzet rekening gehouden kan worden. Het is vervolgens aan de burgemeester om te bepalen of de evenementen, onder meer gelet op de politie-inzet, doorgang kunnen vinden.

De gemeente maakt in samenspraak met de politie voor de beoordeling van evenementen een risicoanalyse. Aspecten die worden beoordeeld zijn o.a. aantal bezoekers, aard evenement, locatie, alcoholgebruik. Op basis van de risicoanalyse wordt het evenement ingedeeld in 1 van de 3 categorieën: reguliere evenementen, aandacht evenementen, en risico evenementen. Op basis van deze analyse wordt de politieinzet bepaald. Zelfs al heeft een organisator de beveiliging goed geregeld, dan nog dient de politie rekening te houden met mogelijke openbare orde verstoringen en dus politiemensen hiervoor in dienst te hebben. Na het invullen van een meldingsformulier wordt het geplande evenementen op de regionale evenementen kalender geplaatst.

Alle organisatoren krijgen in september een brief. Hierin worden ze opgeroepen om hun aanvraag voor 1 oktober in te dienen. Het is na die datum, in de genoemde periode, dus niet meer mogelijk om categorie III evenementen aan te vragen omdat de politiecapaciteit dit niet toelaat. Met de organisatoren die toch iets willen organiseren en waarvan wij een meerwaarde van het evenement voor de stad zien, worden de mogelijkheden buiten de genoemde periode uitvoerig besproken.

9. Conclusie.

De uitgangspunten uit het evenementenbeleid 2004 en 2008 zijn nog actueel. Een categorie-indeling en begrenzing per gebied blijkt in de praktijk een goede methode om overlast van evenementen enigszins te spreiden.

Gezien de bedoelingen met het Oostereiland lijkt het gewenst om het Oostereiland als locatie waar evenementen plaats kunnen vinden toe te voegen. De bewoners van het havengebied hebben uitgesproken tegen uitbreiding te zijn, de bewoners van het Oostereiland vinden het prima. Het gaat om drie categorie II evenementen en één categorie III evenement. Met uitzondering van een categorie III evenement zal eventuele overlast zich richten op de bewoners van het Oostereiland en ondervinden andere bewoners van het havengebied nauwelijks tot geen overlast. Dit zorgt voor de volgende verdeling van evenementen.

Verdeling evenementen per categorie en locatie.

	Categorie II	Categorie III
Roode Steen	10	10
Kerkplein	10	10
Vale Hen/Dubbele Buurt	10	10
Gedempte Turfhaven	6	3
Holenweg	2	3
Havengebied	2	2
Oostereiland	3	1

Het beleid zal na twee jaar worden geëvalueerd.