Mandaat -, volmacht - en machtigingsbesluit 2014 (Mandaatbesluit)

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

• 1)

  afdelingshoofden en bureauhoofden: de (bureau)hoofden van de afdelingen Advies en Control, Informatiemanagement & Control, Publiekszaken, Sociale Zaken, Stadsbeheer, Veiligheid, Vergunningen & Handhaving en Stadsontwikkeling;

  • a)

    De bureauhoofden Advies en Control zijn aan te merken als afdelingshoofd Advies en Control omdat de functie van afdelingshoofd in verband met de ombuigingen niet meer wordt ingevuld.

  • b)

    de directeur/archivaris van het Westfries Archief, de directeur van het Westfries Museum en de commandant van de Brandweer worden geacht afdelingshoofd te zijn.

• 2)

  directie: het hoogste ambtelijke orgaan bestaande uit de algemeen directeur en de directeur bedrijfsvoering, door ons benoemd als eindverantwoordelijken voor de algemene leiding en bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie;

• 3)

  project: Een (groot)project is een geheel van activiteiten buiten de gewone lijnactiviteiten om, om een uniek resultaat te realiseren voor een duidelijke opdrachtgever binnen duidelijke kaders door een team van verschillende specialisten. Een (groot)project wordt vastgesteld door de directie.

• 4)

  Projectleider: realiseert het project binnen de gestelde kaders en is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de projectgroep. Een projectleider kan, in een door de ambtelijk opdrachtgever goedgekeurde projectplan, ondergemandateerd worden als budgethouder. Het betreffende budget is genoemd in het door de ambtelijk opdrachtgever goedgekeurde projectplan. In geval van inkoop of aanbesteding dient de inkoopmatrix te worden aangehouden.

• 5)

  Ambtelijk opdrachtgever: stuurt de projectleider aan en is budgethouder voor het project. De ambtelijk opdrachtgever is een afdelingshoofd of directie of bureauhoofd.

• 6)

  medewerker: een binnen de directie, een afdeling of bureau of project werkzame medewerker;

• 7)

  (bevoegdheden)register; overzicht van bevoegdheden die het college en de burgemeester hebben opgedragen aan een aantal functionarissen.

Artikel 2 Bevoegdheden

In bijlage 1 ‘Bevoegdhedenregister’ zijn alle bevoegdheden en in bijlage 2 is de wijze van ondertekenen weergegeven. De bevoegdheden in het register zijn onder te verdelen in:

• 1.

  Mandaat

• 2.

  Volmacht

• 3.

  Machtiging

• 4.

  Ondermandaat mogelijk?

ad 1 Mandaat (Mt)

Mandaat is de bevoegdheid om namens het college dan wel de burgemeester besluiten in zin van de Awb te nemen. Een besluit is een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling.

Ook al is er mandaat verleend, het bestuursorgaan mag het besluit altijd nog zelf nemen en blijft verantwoordelijk.

Het bestuursorgaan kan een algemeen mandaat verlenen of mandaat voor een bepaald geval. Algemene mandaten worden schriftelijk gegeven. Mandaten voor bepaalde gevallen kunnen ook mondeling worden verleend. In dit register gaat het uitsluitend om algemene mandaten die schriftelijk worden verleend.

ad 2 Volmacht (V)

Volmacht is de bevoegdheid om namens de burgemeester privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten die daarmee verband (kunnen) houden.

Opgemerkt wordt dat het voorafgaande besluit tot het aangaan van een overeenkomst of het starten van een privaatrechtelijk geding door het college genomen worden.

ad 3 Machtiging (Mg)

De bevoegdheid om namens het college dan wel de burgemeester feitelijke handelingen te verrichten en (interne) beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld het verstrekken van informatie.

Ad 4 Ondermandaat mogelijk?

Ondermandaat mogelijk is de bevoegdheid om het verleende mandaat door te geven aan een ander. De mogelijkheid wordt gegeven in het bevoegdhedenregister. Als Ondermandaat mogelijk is volgens het bevoegdhedenregister dan moet dit schriftelijk worden verleend en het bestuursorgaan moet daarover worden geïnformeerd. In sommige gevallen is ook publicatie in het gemeenteblad noodzakelijk.

De regels die gelden voor mandaat zijn overeenkomstig van toepassing op verstrekte volmachten en machtigingen.

Artikel 3 Toelichting kolommen bevoegdhedenregister

• 1)

  In de kolom ‘Omschrijving bevoegdheid’ is de bevoegdheid beschreven/toegelicht?

• 2)

  Mandaterend bestuursorgaan In de kolom ’Bestuursorgaan’ is het bestuursorgaan genoemd dat het mandaat, de volmacht en de machtiging verleent. Dit kan het college of de burgemeester zijn.

• 3)

  In de kolom ‘Aan wie’ is aangegeven aan welke functionaris het mandaat wordt verleend of aan welke functionaris de machtiging/volmacht wordt gegeven. Mandaten worden altijd verleend aan functionarissen en niet op naam.

In de kolom ‘Soort bevoegdheid’ is aangegeven om welke bevoegdheid het gaat. Het algemene bevoegdhedenregister kent vier bevoegdheden:

• a)

  Mandaat (Mt) (publiekrecht)

• b)

  Volmacht (V) (privaatrecht)

• c)

  Machtiging (Mg)

Dit onderscheid is van belang voor mogelijke rechtsgevolgen die zo’n bevoegdheid met zich meebrengt. Zo staat tegen een besluit van een bestuursorgaan volgens de Algemene wet bestuursrecht bezwaar en beroep open. Als het om een mandaat (Mt) gaat, betekent dit dat er altijd een bezwaarclausule of beroepsclause onder het besluit moet staan.

In de kolom ’Ondermandaat mogelijk? ’staat aangegeven of de mogelijkheid van ondermandaat geboden wordt.

• 4.

  In de kolom ‘Wettelijke grondslag’ is de wettelijke grondslag opgenomen.

Artikel 4 Vervangingsregeling

• 1.

  Als mandaat aan een afdelingshoofd is verleend en deze afwezig is, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die door het college schriftelijk als plaatsvervangend afdelingshoofd is aangewezen.

• 2.

  Als een plaatsvervangend afdelingshoofd ook afwezig is of er geen is aangewezen, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die in hiërarchische en functionele zin met de leiding aan het afdelingshoofd is belast.

• 3.

  Als mandaat aan een bureauhoofd is verleend en deze afwezig is, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die door het afdelingshoofd schriftelijk als plaatsvervangend bureauhoofd is aangewezen.

• 4.

  Als een plaatsvervangend bureauhoofd ook afwezig is of er geen is aangewezen, wordt de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die in hiërarchische en functionele zin met de leiding aan het bureauhoofd is belast.

• 5.

  Indien het mandaat is verleend aan meerdere functionarissen of personen (bijvoorbeeld bij de figuur van horizontale vervanging) wordt pas bij afwezigheid van allen de gemandateerde bevoegdheid uitgeoefend door degene die in hiërarchische en functionele zin met de leiding aan hen is belast.