Regeling reiskosten woon-werkverkeer 2016

Bijlage: Toelichting

Berekening vergoeding woon-werkverkeer per maand (= systematiek van de Fiscus)

De werkgever mag een vaste vergoeding geven voor reiskosten woon-werkverkeer op basis van 214 werkdagen per jaar. Dit geldt voor iemand die 5 dagen per week werkt, voor een parttimer is dit naar rato van het aantal werkdagen per week. De Belastingdienst gaat er wel vanuit dat je minimaal 70% van de 214 werkdagen ook daadwerkelijk naar je werk hebt gereisd.

Voorwaarden:

• ·

  een reispatroon van gemiddeld 5 of meer dagen per week

• ·

  op ten minste 128 dagen per jaar

• ·

  naar dezelfde standplaats.

Bereken de volgende formule:

(A)Reisafstand x 2 x (B)214 x reisdagen per week :5 x € 0,10

12

Toelichting:

• ·

  A: De reisafstand is de op een decimaal achter de komma afgeronde reisafstand tussen de woning en de standplaats min 10 kilometer, berekend met de routeplanner Google Maps (snelste route) maal 2 (vice versa).

• ·

  B: 214 is het standaard aantal reisdagen per jaar voor een volledige werkweek met 5 reisdagen; daarbij is rekening gehouden met reisonderbrekingen in verband met bijvoorbeeld incidenteel thuiswerken, korte ziekte, vakantie en verlof. Die dagen hoef je niet af te trekken.

• ·

  Als je minder dan 5 dagen per week naar je werkt reist (bijvoorbeeld bij 4x9 of deeltijd) dan bereken je het totaal aantal dagen naar rato. Dat doe je door te vermenigvuldigen met het aantal dagen dat je gemiddeld per week reist en dan weer te delen door 5. Als je een afwisselend rooster hebt over meerdere weken dan bereken je eerst het gemiddelde over die periode om naar een weekgemiddelde. Bijvoorbeeld: je werkt de ene week 4 dagen en de andere week 5. Dan reken je met 9:2=4,5:5=0,9x214=192,6

• ·

  0,10 is de kilometervergoeding (norm 2015).

• ·

  De uitkomst van de berekening wordt op twee decimalen achter de komma afgerond.

De berekening moet dus evenredig lager wordt vastgesteld als:

• ·

  de medewerker reist op gemiddeld minder dan 5 dagen per week;

• ·

  de dienstbetrekking begint of eindigt in de loop van het kalenderjaar;

• ·

  de reisafstand wijzigt door bijvoorbeeld overplaatsing of verhuizing;

• ·

  bij langdurige afwezigheid > 6 weken.

Stopzetten en hervatten

Bij volledige afwezigheid, bijvoorbeeld wegens ziekte, verlof, ziekte of schorsing gedurende een aaneengesloten periode van meer dan zes weken wordt de uitbetaling van de maandelijkse tegemoetkoming na ommekomst van die zes weken gestopt.

Bij hervatting van de reizen gaat de vergoeding weer in vanaf de eerste van de maand volgend op die waarin het reizen weer is begonnen.

Wat te doen bij ziekte of langdurige afwezigheid?

Als je een aaneengesloten periode van ten minste zes weken niet reist in verband met ziekte of langdurige afwezigheid, wordt met ingang van de eerste dag van de opvolgende maand waarin je ziek bent geworden geen tegemoetkoming betaald. Je brengt dan het aantal ziekte- of afwezigheiddagen vanaf de eerste dag van de nieuwe maand volgend op de dag dat je ziek bent geworden in mindering op de 214 werkdagen. Verzuim je deze dagen in mindering te brengen en voldoe je daardoor niet meer aan de eis dat je minimaal 70% van de 214 werkdagen naar je werk hebt gereisd, dan is dit fiscaal onzuiver en zijn hier consequenties aan verbonden.

Overstappen eigen vervoer – openbaar vervoer en vice versa

Voor het streekvervoer (bus) is een seizoensvariant mogelijk. De medewerker kan de keuze om het OV-gebruik te wijzigen in het gebruik van eigen vervoer v.v. tussentijds slechts doen als dat past binnen de voorwaarden van de aanbieders van de OV-bewijzen.

Als meer incidenteel of in korte periodes van vervoerwijze wordt gewisseld, in geval van bijvoorbeeld slecht weer, dan wordt de vergoeding niet omgezet. Extra gemaakte kosten worden niet vergoed.

Incidenteel extra woon-werkverkeer

De vaste vergoeding wordt op grond van artikel 2 lid 3 en 4 niet aangepast, als de medewerker incidenteel extra moet reizen van en naar de gebruikelijke werklocatie, bijvoorbeeld een extra werkdag, avondvergadering, storingsdienst of ander overwerk. De medewerker kan in bepaalde situaties op grond van lid 3 van artikel 2 de extra kosten (reiskosten en eventueel een maaltijd) als ware het een dienstreis declareren.

Carpoolen

Als werknemers zelf een carpool organiseren, wordt zowel de chauffeur als de meerijders de tegemoetkoming in de reiskosten verstrekt op grond van artikel 2 lid 3 en 4, exclusief de ‘omrijdkilometers’ (omdat deze door de Fiscus worden aangemerkt als privé-kilometers).

Cafetariaregeling en fiscale ruimte

In deze regeling is de mogelijkheid opgenomen om in ruil voor de eindejaarsuitkering een belastingvrije vergoeding te ontvangen tot maximaal de fiscale ruimte. Dit wordt per jaar bepaald door het College van Burgemeester en Wethouders.

De fiscale ruimte bestaat uit het positieve verschil tussen de maximale belastingvrije vergoeding en de, daadwerkelijk belastingvrij ontvangen kilometervergoeding. Het geldt ook voor medewerkers die geen vergoeding krijgen omdat ze binnen de 10 km wonen. Het geldt niet voor de mensen die met het OV reizen.

Het fiscale voordeel dat met deelname kan worden bereikt hangt af van de persoonlijke situatie en wordt grotendeels bepaald door het fiscale jaarloon. Dat bepaalt het percentage loonheffing. Voor het merendeel van het personeel zal dit percentage 42% zijn over het bedrag dat wordt uitgeruild.

Hoe bereken je de fiscaal onbelaste ruimte?

• 1.

  Je bepaalt op jaarbasis de totale reisafstand (vice versa) woon/werkverkeer.

• 2.

  De belastingdienst staat over 2012 een fiscaal onbelaste ruimte toe van € 0,19 per kilometer. De ruimte is dan de totale reisafstand x € 0,19.

• 3.

  Je bepaalt vervolgens wat je aan onbelaste vergoeding woon-werkverkeer hebt ontvangen.

• 4.

  Het saldo kun je uitruilen tegen de eindejaarsuitkering. Je ontvangt dan netto een hoger bedrag in december.