Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Hoorn (Regeling beheer BRP)

Geldend van 23-06-2018 t/m heden

Intitulé

Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Hoorn (Regeling beheer BRP)

Zaaknummer: 1583213

  • -

    Gelezen het voorstel van Gegevensmanagement en Belastingen

  • -

    Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Hoorn (Regeling beheer BRP)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn besluit:

Gelet op de

• Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

• Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);

• Logisch ontwerp GBA.

Overwegende dat:

- het noodzakelijk is de hoofdlijnen van het beheer van de gemeentelijke basisregistratie personen in een regeling vast te leggen;

- gelet op de artikelen 1.10 en 1.11 van de Wet basisregistratie personen;

- gelet op de vragen van de zelfevaluatie BRP gerelateerd aan de Baseline Informatiebeveiliging voor gemeenten;

Vast te stellen de:

• Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen Gemeente Hoorn (Regeling beheer BRP);

Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen

Hoofdstuk 1 Aanwijzen functionarissen

Artikel 1 Begripsbepalingen

De regeling verstaat onder (in alfabetische volgorde):

  • a.

    aangehaakte gegevens: de in de BRP opgenomen gegevens die niet behoren tot de persoonslijst;

  • b.

    afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht;

  • c.

    applicatiebeheer: het onderhouden en ondersteunen van het toepassingssysteem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

  • d.

    autorisatie: het verlenen van rechtstreekse toegang tot de BRP;

  • e.

    AVG: Algemene verordening gegevensbescherming;

  • f.

    Basisregistratie: Basisregistratie personen, bedoeld in artikel 1.2 van de wet;

  • g.

    berichtenverkeer: het verzenden en ontvangen van berichten via het netwerk;

  • h.

    beveiligingsbeheer: het geheel van activiteiten gericht op geautoriseerde toegang tot gebouwen, ruimtes, toepassingssystemen en informatie;

  • i.

    binnengemeentelijke afnemer: elk overheidsorgaan dat een orgaan is van de gemeente;

  • j.

    BRP: Basisregistratie personen;

  • k.

    derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene. Hieronder valt ook te verstaan de door de verantwoordelijke aangewezen instanties die werkzaamheden verrichten met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeenten;

  • l.

    gegevensbeheer: alle activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

  • m.

    gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze opnemen in de Basisregistratie personen;

  • n.

    informatiebeheer: alle activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingenprocedures en privacy procedures en de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

  • o.

    ingeschrevene: degene van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 2.7 van de Wet BRP in de BRP van de gemeente is opgenomen;

  • p.

    kwaliteitsmonitor: een door de overheid beheert systeem dat (mogelijke) fouten in een persoonslijst signaleert en vragenlijsten bevat ten behoeve van de zelfevaluatie;

  • q.

    netwerk: het stelsel van berichtenuitwisseling als bedoeld in artikel 1.9 van de Wet BRP;

  • r.

    persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 2.7, eerste lid, van de wet, over een persoon in de BRP;

  • s.

    privacy beheer: alle activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het gegevens verzamelen, gegevens verwerken en de informatievoorziening;

  • t.

    systeembeheer: alle activiteiten gericht op het goed functioneren van de apparatuur en systeemprogrammatuur ten behoeve van de informatievoorziening;

  • u.

    toepassingssysteem: de programmatuur en apparatuur die worden gebruikt om de BRP te onderhouden;

  • v.

    toezichthouder: de medewerker die toezicht houdt op de naleving van de verplichtingen van de burger volgens de artikelen 2.38 t/m 2.52 van de Wet BRP en de burger aanspoort om deze verplichtingen na te komen;

  • w.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • x.

    verordening BRP: Verordening gegevensverstrekking Basisregistratie personen Hoorn;

  • y.

    zelfevaluatie: een periodiek onderzoek door de verantwoordelijke naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de gemeentelijke voorziening als mede naar de juistheid van de gegevensverwerking. De zelfevaluatie is een onderdeel van de kwaliteitsmonitor.

Artikel 2 Reikwijdte van de Beheerregeling

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de BRP en de in de BRP aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Algemene verordening gegevensbescherming vallen. De informatie in de BRP heeft alleen betrekking op de inwoners van de gemeente en overledenen die ten tijde van hun overlijden in de gemeente waren ingeschreven.

Artikel 3

Het college van burgemeester en wethouders wijst functionarissen aan die belast worden met het:

  • informatiebeheer;

  • gegevensbeheer;

  • systeembeheer;

  • applicatiebeheer;

  • privacy beheer

  • gegevensverwerking;

  • toezicht;

  • beveiligingsbeheer;

Hoofdstuk 2 Het informatiebeheer

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

  • a.

    een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

  • b.

    administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de wet in is voorzien;

  • c.

    periodiek overleg tussen hem en de op basis van de regeling aangewezen beheerders;

  • d.

    neemt deel aan binnen- en buiten gemeentelijk overleg over onderwerpen die het beheer van de

  • e.

    Basisregistratie aangaan of hij zorgt voor vervanging;

  • f.

    richtlijnen voor de bijhouding van de Basisregistratie personen.

Artikel 5

De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de uitvoering van de jaarlijkse zelfevaluatie BRP;

  • b.

    een jaarlijkse rapportage over de resultaten uit de zelfevaluatie BRP en stelt de verbetermaatregelen vast gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  • c.

    de periodieke toezending van een uittreksel van de resultaten van het onderzoek aan het College bescherming persoonsgegevens en aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  • d.

    de naleving van door de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding van de BRP;

  • e.

    de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen;

  • f.

    het beheer van het beveiligingshandboek;

  • g.

    Actualisering van regelingen, reglementen en procedures ten aanzien van inrichting en bijhouding van de BRP;

  • h.

    de communicatie van wijzigingen in het Informatiebeveiligingsbeleid en in de procedures uit het Beveiligingshandboek betreffende BRP, Reisdocumenten en Rijbewijzen naar de medewerkers;

  • i.

    de jaarlijkse test van de back-up voorziening en de uitwijkvoorziening en rapportage daarover;

  • j.

    een juiste en adequate toekenning van autorisaties voor:

    • de in deze regeling genoemde beheerders;

    • de binnengemeentelijke afnemers, vallend binnen de grenzen van de verordening BRP.

Artikel 6

De informatiebeheerder:

  • a.

    adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de BRP, te weten:

    • Kwaliteit van de gegevens;

    • Persoonsinformatievoorziening;

    • Beveiliging;

    • Privacy.

      • b.

        adviseert over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het BRP-toepassingssysteem;

      • c.

        kan de bij deze regeling behorende bijlagen wijzigen of aanvullen. De wijziging of aanvulling wordt aan iedere gebruiker bekend gemaakt.

      • d.

        neemt beslissingen over aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan;

      • e.

        vertegenwoordigt de verantwoordelijke in overleggen betreffende de BRP, of wijst een functionaris aan die dit namens hem doet.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

  • a.

    de behandeling van verzoeken om gegevensverstrekking volgens de bepalingen uit de wet, de Verordening BRP Hoorn, het Reglement BRP en de Algemene verordening gegevensbescherming worden afgehandeld;

  • b.

    binnengemeentelijke overheidsorganen de verplichtingen genoemd in artikel 1.7 wet BRP nakomen;

  • c.

    de door de wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding en de beveiliging van de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen worden nageleefd;

  • d.

    dat alle in artikel 2, genoemde functionarissen op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen en van de gevolgen van deze installatie;

  • e.

    de beveiligingsvoorschriften uit het Informatiebeveiligingshandboek worden nageleefd.

Hoofdstuk 3 Het gegevensbeheer

Artikel 8

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen;

  • b.

    de inhoudelijke controle van de geselecteerde persoonslijsten voor de jaarlijkse zelfevaluatie BRP;

  • c.

    het beheer van documentatie op het gebied van de wet en overige regelgeving op het gebied van de Basisregistratie personen;

  • d.

    De communicatie met de overheidsorganen aan wie gegevens worden verstrekt uit de Basisregistratie personen en andere houders van voorzieningen voor de Basisregistratie personen over gegevensverwerking;

  • e.

    het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de Basisregistratie personen;

  • f.

    het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen;

  • g.

    de afhandeling van verzoeken volgens artikel 15, 16, 20, 21 van de Algemene verordening gegevensbescherming en de daarbij behorende kennisgeving;

  • h.

    de dagelijkse controle of controle d.m.v. steekproeven van de in de Basisregistratie personen aangebrachte actualiseringen;

  • i.

    de verwerking van signalen uit de applicatie;

  • j.

    de toezending van persoonslijsten in geval van:

    • een eerste inschrijving uit het buitenland;

    • een vervolginschrijving uit het buitenland;

    • een correctie van een persoonslijst van een geregistreerde.

Artikel 9

De gegevensbeheerder voorziet in:

  • a.

    de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.59 van de Wet BRP;

  • b.

    controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de Basisregistratie personen.

Artikel 10

De gegevensbeheerder is bevoegd, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen.

Artikel 11

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten in de Basisregistratie personen gecontroleerd door de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De gegevensbeheerder voorziet in:

  • a.

    een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op de handhaving van de kwaliteitsnorm van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

  • b.

    de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening.

Artikel 12

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder c. genoemde overleg.

Hoofdstuk 4 Het systeembeheer

Artikel 13

Het team automatisering is verantwoordelijk voor:

  • a.

    De technische inrichting, het onderhoud en continuïteit van en ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

  • b.

    het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de Basisregistratie personen wordt gevoerd (hierna toepassingssysteem);

  • c.

    de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

  • d.

    de beschikbaarheid van het toepassingssysteem in overeenstemming met de daarover gemaakte afspraken;

  • e.

    een zo spoedig mogelijke oplossing van storingen binnen het toepassingssysteem;

  • f.

    organiseren van de jaarlijkse test en rapportage van de back-upvoorziening (restore), in overleg met de informatiebeheerder;

  • g.

    organiseren van de jaarlijkse test en rapportage van de uitwijkvoorziening;

Artikel 14

Het team automatisering voorziet in:

  • de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

  • een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de apparatuur voor de gemeentelijke voorziening van de BRP is opgesteld;

  • de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

  • de beschikbaarheid van het toepassingssysteem in overeenstemming met wat daarover intern en met derden is overeengekomen;

  • een actueel uitwijkdraaiboek;

  • een uitwijkvoorziening;

  • het transport en een beveiligde opslag van verwijderbare gegevensdragers, evenals een deugdelijke vernietiging van onbruikbare gegevensdragers;

  • logging in het toepassingssysteem voor handelingen van de medewerkers, de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder, systeembeheerder en de leverancier van het toepassingssysteem;

  • een dagelijkse back-up van alle BRP-bestanden die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie, dan de ruimte waarin de BRP apparatuur is opgesteld;

Artikel 15

Het team automatisering is bevoegd:

  • direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf hierover te rapporteren aan de informatiebeheerder;

  • aanwijzingen te geven over:

    • beheer toepassingssystemen;

    • beheer van bestanden;

    • reconstructiemaatregelen.

Artikel 16

Het team automatisering neemt indien nodig deel aan het in artikel 4 onder c genoemde overleg.

Hoofdstuk 5 Het applicatiebeheer

Artikel 17

De functioneel applicatiebeheerder is in samenwerking met de technisch applicatiebeheerder en het team systeembeheer verantwoordelijk voor het functioneren en de beschikbaarheid van de applicatie bij de gemeente.

Artikel 18

De functioneel applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

  • het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

  • het beheer van de gebruikersdocumentatie;

Artikel 19

De functioneel applicatiebeheerder BRP is bevoegd:

  • gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven over het gebruik van het toepassingssysteem;

  • over het gebruik van de Basisregistratie personen gedragsregels op te stellen.

Artikel 20

De functioneel applicatiebeheerder BRP voorziet in:

  • een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

  • de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers,

  • de gegevensbeheerder, de applicatiebeheerder BRP en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

  • de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die volgens artikel 7 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

  • het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

  • de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

  • de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan;

  • een oplossing, eventueel door inschakeling van het team automatisering of een derde, voor de onder punt 7 in dit artikel genoemde problemen en klachten;

  • de voorlichting aan de alle in artikel 2 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

  • de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de Basisregistratie personen worden ontleend;

  • de afhandeling van verzoeken m.b.t. managementgegevens;

  • de behandeling van foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

Artikel 21

De functioneel applicatiebeheerder BRP ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het beveiligingshandboek worden nageleefd.

Artikel 22

De technisch applicatiebeheerder BRP is verantwoordelijk voor:

  • het beheer van de tabellen van de Basisregistratie personen;

  • de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het Informatiebeveiligingshandboek.

Artikel 23

De technisch applicatiebeheerder BRP voorziet in:

  • de communicatie bij storingen in hard- en software;

  • het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

  • de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met het team automatisering;

  • de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en/of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

  • een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het toepassingssysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 24

De functioneel en technisch applicatiebeheerder BRP nemen indien nodig deel aan:

  • a.

    het overleg genoemd in artikel 4 onder c;

  • b.

    het externe gebruikersoverleg.

Hoofdstuk 6 Het privacy beheer

Artikel 25

De privacy beheerder adviseert de informatiebeheerder en het college van burgemeester en wethouders over de privacyaspecten die voortvloeien uit de uitvoering van de Wet BRP, de Verordening BRP Hoorn en het Reglement BRP.

De privacy beheerder is verantwoordelijk voor:

  • a.

    de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de personen over wie gegevens in de BRP zijn opgenomen;

  • b.

    de advisering het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacy voorschriften in relatie tot het gebruik van gegevens uit de BRP die voortvloeien uit de Wet BRP, de Verordening BRP Hoorn, het Reglement BRP en de Algemene verordening gegevensbescherming.

Artikel 26

De privacy beheerder adviseert over:

  • a.

    de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen in overeenstemming met artikel 2.55 van de wet of artikel 15 in de Algemene verordening gegevensbescherming (inzage);

  • b.

    over de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken als bedoeld in artikel 8, onder a van deze regeling;

  • c.

    de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacy toets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet;

  • d.

    de afhandeling van verzoeken volgens artikel 15, 16, 20 en 21 van de Algemene verordening gegevensbescherming en de daarbij behorende kennisgeving;

  • e.

    de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 27

De privacy beheerder is bevoegd:

  • a.

    besluiten te nemen over verzoeken van overheidsorganen om incidentele selectieverstrekking uit de BRP op grond van artikel 3.5 van de wet, verzoeken om incidentele selectieverstrekking ten behoeve van onderzoeksdoeleinden op grond van 3.9 van de wet;

  • b.

    verzoeken van binnengemeentelijke overheidsorganen of derden te toetsen aan de wet en de gemeentelijke verordening;

  • c.

    op grond van het in artikel 26 onder b. genoemde toezicht, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

  • d.

    ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 28

De privacy beheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet BRP en daarbij behorende regelingen en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Hoofdstuk 7 De gegevensverwerking

Artikel 29

De gegevensverwerkers voorzien in:

  • het verwerken van de gegevens in de Basisregistratie personen volgens de voorschriften van de door de wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daarvoor geautoriseerd;

  • het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

  • Het beoordelen van brondocumenten;

  • de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

  • de behandeling van mutaties;

  • de behandeling van het netwerkverkeer;

  • de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan door de wet geen ontleningstatus is gegeven;

  • de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

    • wijziging van het naamgebruik;

    • vervolginschrijving voor zover het een adreswijziging betreft die leidt tot opname in de Basisregistratie personen;

    • de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een inschrijving in de Basisregistratie personen;

  • de afhandeling van de verzoeken om inzage in de Basisregistratie personen in overeenstemming met artikel 2.55 van de Wet (inzage);

  • de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet ingediend worden en de eventuele privacy toets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de Wet;

  • de kennisgeving volgens artikel 19 van de Algemene verordening gegevensbescherming;

  • de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de Basisregistratie personen aan overheidsorganen en derden.

Artikel 30

De gegevensverwerkers:

  • a.

    beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 30 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

  • b.

    beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een overheidsorgaan;

  • c.

    stellen overheidsorganen in kennis van de beslissing volgens sub b. van dit artikel;

  • d.

    De gegevensverwerkers beslissen binnen 5 werkdagen op het in behandeling nemen van een melding van een overheidsorgaan die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de gemeentelijke voorziening van de Basisregistratie personen opgenomen (authentiek) gegeven en stelt het overheidsorgaan in kennis van deze beslissing.

Hoofdstuk 8 De toezichthouder

Artikel 31

De toezichthouder als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP, is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger volgens hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.

Artikel 32

De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (2.43) en de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.

Artikel 33

De toezichthouder ziet er op toe dat, indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen, de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.

Artikel 34

  • De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht.

  • De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 32, bevoegd:

    • met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met mee neming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

    • zich zo nodig toegang verschaffen met behulp van de sterke arm;

    • zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

    • inlichtingen te vorderen;

    • inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

    • zakelijke gegevens te vorderen, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren;

    • onderzoek te doen;

    • rapport op te maken in geval van een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in artikel 32.

Artikel 35

De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.

Artikel 36

  • De toezichthouder is bevoegd om namens burgemeester en wethouders een bestuurlijke boete op te leggen;

  • De toezichthouder neemt bij gebruik van de bevoegdheid als bedoeld in lid 1 van dit artikel binnen de Gemeente Hoorn geldende beleidsregels in acht.

Artikel 37

De toezichthouder legt het resultaat van zijn werkzaamheden vast in een onderzoekrapportage en draagt zorg voor dossiervorming.

Hoofdstuk 9 Het beveiligingsbeheer

Artikel 38

  • De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor de inrichting, organisatie en uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid op het gebied van de persoonsinformatievoorziening.

  • De beveiligingsbeheerder coördineert de opstelling en uitvoering van het beveiligingshandboek voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee de Gemeente Hoorn uitvoering geeft aan de Wet BRP.

Artikel 39

  • De beveiligingsbeheerder ondersteunt en adviseert de informatiebeheerder op het gebied van informatiebeveiliging op zodanige wijze, dat de informatiebeheerder zijn verantwoordelijkheid op grond van de artikelen 4 en 5 van dit reglement op een goede manier kan invullen.

  • De beveiligingsbeheerder controleert de uitvoering van de beveiligingsmaatregelen van het beveiligingshandboek.

Artikel 40

De beveiligingsbeheerder is bevoegd:

  • uit hoofde van diens verantwoordelijkheid als bedoeld in artikel 38, alle gebruikers van gegevens uit de Basisregistratie personen aanwijzingen te geven;

  • ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de Basisregistratie personen, waarbij de beveiliging in het geding is.

Artikel 41

De beveiligingsbeheerder:

  • onderkent en reageert op incidenten en adviseert over de maatregelen die nodig zijn om de gevolgen van een incident te beperken en om herhaling te voorkomen;

  • stelt passende normen en controlemaatregelen op;

  • implementeert beveiligingsmaatregelen;

  • coördineert en handhaaft de uitvoering van de maatregelen als hierboven in dit artikel genoemd.

Artikel 42

De beveiligingsbeheerder is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiliging en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.

Artikel 43

De beveiligingsbeheerder:

  • neemt indien nodig deel aan het in artikel 4, onder c. genoemde overleg;

  • participeert in de ontwikkeling en formulering van het gemeente brede informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 44

De beveiligingsbeheerder rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de gemeente brede managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.

Hoofdstuk 10 Slotbepalingen

Artikel 45

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorzieningen als bedoeld artikel 1.2 en 1.4 van de Wet BRP evenals voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de Basisgegevens uit de BRP in het gegevensmagazijn.

Artikel 46

Deze regeling treedt in werking op de 1e dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

De ‘Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Gemeente Hoorn’ zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hoorn op 23 september 2014 wordt hiermee ingetrokken.

Artikel 47

Deze regeling wordt aangehaald als: ‘Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Gemeente Hoorn (Regeling beheer BRP)’.

Aldus vastgesteld in de vergadering d.d. 12 juni 2018

College van burgemeester en wethouders,

de secretaris,                                de burgemeester,

Bijlage 1 toelichting op de regeling beheer BRP

Inleiding

Gelet op artikel 1.10 en 1.11 van de Wet Basisregistratie personen (BRP) is het noodzakelijk om taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden te beschrijven in een beheerregeling BRP. De Regeling beheer en toezicht BRP geeft hier invulling aan.

Wet BRP

Op 6 januari 2014 is de wet BRP in werking getreden. De wet bepaalt dat alle persoonsgegevens in één centrale registratie komen: de Basisregistratie personen (BRP). De BRP is onderdeel van een stelsel van Basisregistraties en omvat de gegevens van de gemeentelijke administraties en de registratie Niet-Ingezetenen. De gemeenten beheren de gegevens van ‘ingezetenen’, de inwoners van Nederland. In de registratie Niet-Ingezetenen (RNI) staan persoonsgegevens van personen die niet in Nederland wonen, maar wel een relatie met Nederland hebben, of personen die korter dan vier maanden in Nederland verblijven. De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) beheert de RNI.

Verplicht gebruik

Sinds 1 januari 2010 geldt volgens artikel 1.7 van de wet voor bestuursorganen de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van de persoonsgegevens uit de Basisregistratie personen. Naast het verplichte gebruik geldt ook de verplichte terugmelding. Dit houdt in dat alle afnemers en ook gemeentelijke organisatieonderdelen verplicht zijn bij twijfel over een persoonsgegeven hiervan melding te doen bij de betreffende gemeente.

Wettelijk kader

In artikel 1.10 van de Wet BRP stelt de wetgever dat er nadere regels gesteld moeten worden aan de technische en administratieve inrichting, de beveiliging van de Basisregistratie personen en de privacybescherming.

In artikel 1.11 Wet BRP verplicht de wetgever het college van burgemeester en wethouders zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving (vooralsnog Logisch Ontwerp GBA). Het logisch ontwerp schrijft in hoofdstuk 7 voor dat het college van burgemeester en wethouders functionarissen aan moet wijzen die een aantal beheertaken uitvoeren.

De gemeente is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de persoonsgegevens in de BRP. De kwaliteit wordt onder andere gewaarborgd door het doen van een jaarlijkse zelfevaluatie naar de kwaliteit van gegevens en de processen. In de vragenlijst van de zelfevaluatie zijn vragen opgenomen, gerelateerd aan de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG), over de vastlegging van de verschillende beheerstaken.

De taakverdeling

Deze regeling beschrijft een aantal beheerrollen, te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacy beheer. Daarnaast ook de rollen van de gegevensverwerker, toezichthouder en de beveiligingsbeheerder BRP. Sommige rollen kunnen door dezelfde functionaris worden vervuld.

De Regeling Beheer BRP beschrijft de rollen, in bijlage 1 “aanwijzing van beheerfunctionarissen” worden deze rollen aan functies toegekend.

Bijlage 2 aanwijzing functionarissen

Op grond van artikel 3 van de regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen Gemeente Hoorn zijn de volgende beheerfunctionarissen aangewezen:

Informatiebeheer

Als informatiebeheerder is aangewezen de kwaliteitsbeheerder BRP.

Als plaatsvervanger is aangewezen de teammanager Gegevensmanagement.

Gegevensbeheer;

Als gegevensbeheerder is aangewezen de kwaliteitsmedewerker BRP, team Gegevensmanagement;

Als plaatsvervanger is aangewezen de kwaliteitsbeheerder BRP, team Gegevensmanagement.

Systeembeheer

Als systeembeheerder is aangewezen: iedere medewerker die deel uitmaakt van het team automatisering.

Applicatiebeheer Key2Burgerzaken;

  • Als technisch applicatiebeheerder is aangewezen de applicatiebeheerder Key2Burgerzaken, team Informatiemanagement, Control & Automatisering;

  • Als plaatsvervanger is aangewezen de medewerker werkplekbeheer, team Informatiemanagement, Control & Automatisering;

Als functioneel applicatiebeheerders zijn aangewezen de kwaliteitsbeheerder BRP en de kwaliteitsmedewerker BRP, team gegevensmanagement;

Naast de gegevensbeheerder zijn belast met het berichtenverkeer:

  • De kwaliteitsmedewerker BRP, team Gegevensmanagement;

  • De kwaliteitsbeheerder BRP, team Gegevensmanagement;

Privacy beheer

Als privacy beheerder is aangewezen de kwaliteitsbeheerder BRP, team Gegevensmanagement.

Als plaatsvervanger is aangewezen de medewerker kwaliteitsbeheer BRP, team Gegevensmanagement.

Gegevensverwerking

Als gegevensverwerkers zijn aangewezen alle medewerkers van team Dienstverlening Frontoffice en Backoffice en uitzendkrachten van deze teams.

Toezicht

Als toezichthouders zijn aangewezen de daarvoor door het college van burgemeester en wethouders benoemde medewerkers van het team Dienstverlening Backoffice en team Gegevensmanagement.

Beveiligingsbeheer

Als beveiligingsbeheerder en diens plaatsvervanger zijn aangewezen de door het college van burgemeester en wethouders de Chief Information Security Officer (CISO) en de Functionaris Gegevensbescherming (FG), directie.

Afnemen verklaringen artikel 2.8, lid 2 van de Wet.

De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de Wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan de daarvoor benoemde medewerkers van team Gegevensmanagement en medewerkers team Dienstverlening Backoffice;

Aldus vastgesteld d.d. 12 juni 2018

College van burgemeester en wethouders,

de secretaris,                                 de burgemeester,

Ondertekening