Instructie voor de griffier van de gemeente Hoorn 2018

Begripsbepalingen

• •

  griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

• •

  griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

• •

  werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd;

• •

  agendacommissie: een door de raad ingesteld overleg ten behoeve van het voorbereiden van de agenda’s van de raad (en de raadscommissies);

• •

  bestuurlijke planning: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van de raad.

Artikel 1 Algemene ondersteuning

• 1.

  De griffier draagt zorg voor de strategische advisering van de raad, en de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning van de leden.

• 2.

  De griffier draagt er, desgevraagd of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van de raad via de in de gemeente gebruikelijke kanalen de informatie krijgen die zij nodig hebben voor de uitoefening van het raadslidmaatschap.

• 3.

  De griffier draagt er, desgevraagd of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van de raad inhoudelijke bijstand krijgen bij het formuleren van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen, verzoeken om inlichtingen, interpellaties, het stellen van (schriftelijke) vragen en dergelijke.

• 4.

  De griffier draagt zorg voor het uitvoeren van de werkzaamheden die de griffie betreffen en die worden aangegeven in andere verordeningen van de raad, of in raadsbesluiten.

Toelichting Artikel 1.

In dit artikel wordt de griffier gepositioneerd als de eerste strategische adviseur van de gemeenteraad. Het gaat om strategische advisering aan de raad als bestuursorgaan, maar ook de inhoudelijke en procesmatige ondersteuning aan leden afzonderlijk. Nadere invulling van die inhoudelijke ondersteuning, staat in lid 3. In de verordening Ambtelijke bijstand en Fractieondersteuning wordt nader invulling gegeven aan deze taak. In lid 2 wordt geregeld dat de griffier een belangrijke rol speelt in de informatievoorziening naar de raad toe. De griffier kan hierbij ten behoeve van de raad optreden als intermediair tussen de raad enerzijds en het college en de burgemeester anderzijds. Naast de wettelijke taken en bevoegdheden die aan de raden toekomt en waar de griffier ambtshalve bevoegdheden heeft, zijn er vaak nog andere verordeningen waarin taken aan de griffier toebedeeld worden of waaraan de griffier rechten of plichten aan kan ontlenen. In lid 4 wordt daar kortheidshalve naar verwezen. Hierbij kan gedacht worden aan bepalingen uit onder andere het Reglement van Orde voor de raad en op de raadscommissie(s), de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, verordening op de werkgeverscommissie, de mandaatregeling van de raad.

Artikel 2 Agendering

• 1.

  De griffier of iemand van de griffie ondersteunt de agendacommissie bij het vaststellen van de (voorlopige) agenda van de raadsvergaderingen en de commissievergaderingen.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor een jaarplanning van de raadsvergaderingen en de commissievergaderingen.

Toelichting Artikel 2

In artikel 19 Gemeentewet wordt nog steeds gesproken over de burgemeester die de oproeping voor de raad verzendt. In de meeste gemeenten wordt inmiddels gewerkt met een commissie die zich bezig houdt met de agendering voor de bijeenkomsten van de raad en raadscommissie. In Hoorn is dat de agendacommissie. Het is vanzelfsprekend dat de griffier deze commissie ondersteunt. De ondersteuning kan ook worden opgedragen aan een andere medewerker van de griffie.

De jaarplanning van de raadsvergaderingen wordt eerst in het presidium vastgesteld, waarna de agendacommissie lopende het jaar de vergadermomenten verder vult en wijzigingen in het schema kan doorvoeren.

Artikel 3 Bijstand raadsvoorzitter en overige voorzitters

• 1.

  De griffier ondersteunt de voorzitter van de raad bij een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor een goede voorbereiding en ondersteuning van de voorzitters van Presidium, agendacommissie en de commissies van de raad, voor een goed verloop van de vergaderingen.

Toelichting Artikel 3

Artikel 107 b Gemeentewet schrijft voor dat de griffier in de vergaderingen van de raad aanwezig is. De griffier of een van zijn vervangers treedt daarnaast ook op tijdens andere formele vergaderingen als ambtelijk ondersteuner van de voorzitter. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het commissievergaderingen maar ook ad hoc ingestelde raadscommissies of raadswerkgroepen.

Artikel 4 Secretariaat en verslaglegging

• 1.

  De griffier draagt zorg voor het tijdig ter beschikking stellen van de (concept)agenda’s, raadsbrieven, digitale besluitenlijsten en overige agendastukken die raadsleden voor vergaderingen nodig hebben.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen van een Ingekomen stukkenlijst van de raadsvergaderingen en voor lijsten waarop de informatie van het college en van raadsvragen door fracties is weergegeven.

• 3.

  De griffier draagt zorg voor het registreren van bestuurlijke toezeggingen die door het college van B & W gedaan worden in de vergaderingen van de raad of de raadscommissie(s), en ziet er op toe dat het college tijdig over de afdoening van de toezeggingen rapporteert aan de raad.

• 4.

  De griffier of zijn vervanger is secretaris van de agendacommissie en het presidium.

• 5.

  De griffier draagt zorg voor het opstellen van een commissieadvies aan de raad bij commissievergaderingen en verslaglegging van de agendacommissie en het presidium.

Toelichting Artikel 4

De griffier voert het secretariaat voor de door de raad ingestelde commissies en is verantwoordelijk voor de verslaglegging. De griffier draagt zorg voor het opstellen van een toezeggingenlijst. Het gaat hierbij om toezeggingen die tijdens een raadsvergadering of formele commissievergadering door het college aan de raad worden gedaan. Als er sprake is van afgesproken termijnen of deadlines voor het voldoen aan een toezegging, dan kan de griffier, veelal in overleg met de gemeentesecretaris, het signaal geven dat er gerapporteerd moet worden aan de raad over de afdoening.

Artikel 5 Raadscommunicatie en bestuurlijke vernieuwing

• 1.

  De griffier is verantwoordelijk voor de externe en interne communicatie van de raad.

• 2.

  De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners van de gemeente als het gaat om de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.

• 3.

  De griffier verleent ondersteuning aan inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad.

• 4.

  De griffier doet voorstellen voor verbetering van de communicatie van de raad, en vernieuwing van werkzaamheden zoals in het kader van een betere relatie en samenspel raad- inwoners.

Toelichting Artikel 5

De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente. Het is van belang dat inwoners ook worden geïnformeerd over alles wat zich in en rondom de raad afspeelt. De griffier draagt hier zorg voor, bijvoorbeeld door het publiceren van raadsagenda’s, raadsvoorstellen en besluitenlijsten op internet e.d. Communicatie door de griffier vindt altijd plaats namens de gehele raad. Burgers en instellingen kunnen op hun beurt ook interesse tonen in de raad. De griffier verstrekt informatie over de werkwijze van de raad en de mogelijkheden tot burgerparticipatie.

Bestuurlijke vernieuwing, in de vorm van allerlei nieuwe experimenten met een beter samenspel inwoners-raad, is een belangrijk aandachtspunt voor de komende bestuursperiodes. Het ligt voor de hand dat de griffier hier dan ook voorstellen voor kan doen, hoe de raad dit goed kan vormgeven.

Artikel 6 Afstemming

• 1.

  De griffier voert periodiek overleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

• 2.

  De griffier voert periodiek overleg met de voorzitters van de raadscommissies.

• 3.

  De griffier onderhoudt contacten met de (voorzitters van) de Auditcommissie en de rekenkamercommissie en overige door de raad ingestelde commissies.

• 4.

  De griffier onderhoudt contacten met collega´s op regionaal en bovenregionaal niveau. Deze afstemming heeft onder meer betrekking op gemeenschappelijke regelingen en bevordering van regionale samenwerking.

Toelichting Artikel 6

De griffier ondersteunt de gemeenteraad onder meer door afstemmingsoverleggen te voeren met de burgemeester en de gemeentesecretaris, de zogenaamde bestuurlijke driehoek. Met de voorzitters van de raadscommissies onderhoudt de griffier ook contacten. Met de (voorzitters van) de Auditcommissie en de rekenkamercommissie onderhoudt de griffier eveneens contacten. Uiteraard kan dit ook gebeuren door daartoe aangewezen medewerkers van de griffie of de loco-griffier.

Artikel 7 Werkplan griffie

De griffier ziet toe op een zorgvuldige uitvoering van de taken van de griffie zoals aangegeven in een tweejaarlijks werkplan, dat in overleg met de werkgeverscommissie van de griffie wordt vastgesteld en ter kennisname aan de gehele raad wordt gestuurd.

Toelichting Artikel 7

De griffier is in grote mate volgend ten opzichte van de raad maar heeft als belangrijkste adviseur van de raad binnen de raadskaders wel eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden b.v. ten aanzien van personele trajecten of maatregelen. Ook een bedrijfsmatige taak als verdeling van werkzaamheden over de griffiemedewerkers, kan worden volstaan met een omschrijving van de urenverdeling en taakverdeling in het griffie-werkplan. Het werkplan wordt in principe in overleg met de WGC afgestemd en ingevuld. De raad krijgt dit ter kennisname. Naast reguliere taken, kunnen ook incidentele taken worden opgenomen, zoals gemeenteraadsverkiezingen, de uitrol van bepaalde projecten e.d.

De griffier stelt het werkplan vast, het is het spoorboekje van de griffie voor een bepaald jaar, vergelijkbaar met een afdelingsplan. Ook zorgt de griffier voor de evaluatie die ook weer kan worden besproken met de WGC. De WGC treedt namens de raad op als werkgever (opdrachtgever) voor de griffier.

Artikel 8 Bevoegd gezag

• 1.

  De raad is het bevoegd gezag over de griffier en zijn medewerkers en bepaalt zelf op welke wijze de griffier verantwoording aan hem aflegt. Nadere regels hierover worden gesteld in de verordening op de werkgeverscommissie van de raad en de mandaatregeling van de raad.

• 2.

  De griffier kan een of meer van zijn taken laten uitvoeren door personeel dat werkzaam is op de griffie. De griffier is verantwoordelijk voor alle door of namens hem verrichtte werkzaamheden.

Toelichting Artikel 8

De Gemeentewet bepaalt in artikel 107 dat de raad de griffier benoemt, schorst en ontslaat. Ten aanzien van het personeel op de griffie is in artikel 107e lid 2 bepaald dat de raad bevoegd is de op de griffie werkzame ambtenaren te benoemen en te ontslaan. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag, maar kan deze bevoegdheid in mandaat overdragen aan de werkgeverscommissie of de griffier. In de verordening op de werkgeverscommissie Griffier worden nadere regels gesteld over de wijze waarop de griffier verantwoording aflegt aan de raad. Ook in de mandaatregeling zijn extra regels voor de griffier opgenomen.

Artikel 9 Vervanging griffier

De griffier draagt er zorg voor dat tijdens zijn verlof of afwezigheid vanwege andere redenen zijn vervanging adequaat geregeld is. Hierin wordt voorzien door het aanwijzen door de raad van een loco-griffier.

Toelichting Artikel 9

In artikel 72 bepaalt de Gemeentewet dat als de burgemeester langer dan zes weken afwezig is, hij hiervoor toestemming nodig heeft van de Commissaris van de Koning. Gelet op de positie die de griffier vervult is het van belang een soortgelijke regeling te treffen en te blijven voorzien in informatieverstrekking aan de werkgeverscommissie Griffier en de burgemeester als voorzitter van de raad.

Artikel 10 Overig

• 1.

  In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie van de raad. Indien noodzakelijk wordt over de uitslag van het overleg informatie verstrekt aan het presidium en/of de agendacommissie.

• 2.

  Deze gewijzigde instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking.

• 3.

  De Instructie voor de griffier 2003 wordt gelijktijdig ingetrokken.

Toelichting Artikel 10

In dit artikel wordt geregeld op welke wijze om dient te worden gegaan met onvoorziene situaties. In de regel vindt overleg plaats met de werkgeverscommissie Griffier en de voorzitter van de raad. Zo nodig worden de fractievoorzitters en/of de agendacommissieleden vervolgens geïnformeerd.

De gemeenteraad van Hoorn, 26 maart 2019

de griffier,                                    de voorzitter,