Beleidsnotitie Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2011

1. Aanleiding en verantwoording

Deze beleidsnotitie ‘inkoop- en aanbestedingsbeleid 2011’ vervangt de beleidsnotitie van d.d. 26 mei 2009. De aanleiding voor een actualisatie van de notitie uit 2009 is dat de afgelopen jaren diverse besluiten zijn genomen die aanpassing van het beleid noodzakelijk maken. Daarnaast zijn aanpassingen doorgevoerd die het gevolg zijn van de rechtmatigheidstoetsen.

In bijlage 1 van deze notitie staan de belangrijkste wijzigingen vermeld.

Doel inkoop en aanbestedingsbeleid

De gemeente Hoorn is een professioneel opdrachtgever en organiseert een concurrerende en innovatieve markt. Hierdoor behaalt de gemeente Hoorn maximaal maatschappelijk rendement. Publieke middelen worden op een rechtmatige, transparante en doelmatige manier besteed.

Uitgaande van professioneel opdrachtgeverschap zijn de volgende kernvragen relevant om te stellen:

• 1.

  Wat willen we aanbesteden? Wanneer willen we dit aanbesteden? Welke risico’s zijn we bereid te nemen?

• 2.

  Wat kunnen en willen we als gemeente Hoorn zelf doen?

• 3.

  Wat kan de markt voor de gemeente doen?

• 4.

  Welke contracts- en aanbestedingsvorm past daarbij?

Het resultaat van de beantwoording van deze vragen is de aanbestedingsstrategie.

Documentstructuur inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Hoorn

2. Toepassingsgebied

Deze beleidsnotitie schept de kaders voor de inrichting en uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsproces.

De kaders zijn uitgewerkt in een inkoophandboek met uniforme procedures, werkinstructies en gedragslijnen. Het college is verantwoordelijk voor het inkopen en aanbesteden volgens de vastgelegde kaders en het realiseren van de gestelde beleidsdoelen.

De volgende kaders zijn van belang voor de gemeente Hoorn op het gebied van inkoop en aanbesteding:

Juridische kaders:

• ·

  Wet- en regelgeving;

• ·

  Inkoopvoorwaarden.

Ethisch en ideële kaders:

• ·

  Integriteit;

• ·

  Duurzaam inkopen;

• ·

  Social return;

• ·

  Sociale werkvoorziening;

• ·

  Lokale economie.

Economische kaders:

• ·

  Inkoopmatrix;

• ·

  Leveranciersbeleid;

• ·

  Inkoopsynergie;

• ·

  Staatssteun.

Organisatorische kaders:

• ·

  Inkooporganisatie;

• ·

  Standaard werkwijze;

• ·

  Samenwerking in de regio;

• ·

  Evaluatie;

3. Juridische kaders

Wet- en regelgeving

De gemeente Hoorn is als aanbestedende dienst gehouden aan onderstaande wet- en regelgeving bij het inkopen en aanbesteden van opdrachten. Lagere wet- en regelgeving mag niet in strijd zijn met een hogere wet- en regelgeving.

Verdrag EU: de overheidsinstellingen (inclusief gemeenten) uit de lidstaten van de EU zijn voor wat betreft hun handelen, dus ook bij inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EU-verdrag in zake de interne markt, te weten:

• -

  Transparantie

• -

  Gelijkheid

• -

  Non- discriminatie

Richtlijn 2004/18/EG: de Europese unie heeft aan overheidsinstellingen (inclusief gemeenten) van de lidstaten de verplichting opgelegd om aanbestedingen boven een bepaalde drempelwaarde (vastgelegd in de inkoopmatrix) uit te voeren volgens de EU-richtlijn 2004/18/EG.

Besluit voor Aanbestedingsopdrachten (Bao): de Nederlandse overheid heeft bovenstaande richtlijn doorvertaald in de nationale wetgeving via het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheids- opdrachten (verder: Bao).

Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2005): de gemeente Hoorn handelt bij al haar nationale inkopen en aanbestedingen conform het ARW 2005.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Hoorn: voor alle inkoop- en aanbestedingstrajecten gelden de kaders zoals besproken in deze beleidsnotitie.

Naast deze specifiek op inkoop en aanbesteding gerichte wet- en regelgeving zijn nog andere relevante wetten en verordeningen van invloed op de inkooppraktijk van de Gemeente Hoorn:

• §

  Algemene wet Bestuursrecht (AwB): bevat algemene regels van bestuursrecht.

  - Met name van belang zijn de algemene beginselen van behoorlijk   bestuur, het zorgvuldigheids-, motivering-, gelijkheids-,   vertrouwens- en redelijkheidsbeginsel.

• §

  Wet Openbaarheid Bestuur (WOB): regelt de inzage van bepaalde documenten van de overheid.

• §

  Wet BIBOB: Wet bevordering integriteitbeoordelingen door het openbaar bestuur.

• §

  De Gemeentewet: wettelijk kader voor het handelen van de gemeente.

• §

  Het Burgerlijk Wetboek: met name van toepassing op het verbintenissen- en overeenkomstenrecht.

• §

  Wet WIRA: bevat rechtsbeschermingrichtlijnen.

Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn

Door het gebruik van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn wordt een aantal zaken juridisch vastgelegd. Bij de aanbesteding van leveringen en diensten dienen de Algemene Inkoopvoorwaarden van de gemeente Hoorn uitdrukkelijk en specifiek van toepassing te worden verklaard. De voorwaarden zijn wel op onderdelen onderhandelbaar.

4. Ethische en ideële kaders

Integriteit

Voor alle medewerkers geldt dat zij zich gedragen naar de gedragscode van de gemeente Hoorn.

Duurzaam inkopen

De gemeente Hoorn streeft ernaar om zoveel mogelijk duurzaam in te kopen. De doelstelling is om 75% duurzaam in te kopen in 2010 en 100% in 2015 voor inkopen boven de € 50.000. De duurzaamheidscriteria zijn terug te vinden op www.pianoo.nl/duurzaaminkopen.

Social return

Bij social return maakt de gemeente gebruik van haar positie als opdrachtgever om werkgevers te bewegen uitkeringsgerechtigden en/of leerlingen in te schakelen bij het uitvoeren van overheidsopdrachten.

Sociale creteria worden bij alle europese aanbestedingen toegepast, tenzij de markt daar nog echt niet aan kan voldoen. Afhankelijk van de markt wordt gekozen uit een sociale eis, een wens (sociale paragraaf) of een verzoek om ideeën.

Sociale Werkvoorziening

Op basis van artikel 18 Bao kan een alleenrecht aan Op/maat worden verleend voor diensten die betrekking hebben op de Sociale Werkvoorziening. Ons college beslist per dienst om gebruik te maken van de mogelijkheid om een alleenrecht te verlenen.

Lokale economie

De gemeente Hoorn heeft geen voorkeursbehandeling voor het MKB, lokale of regionale leveranciers. De kansen van het MKB worden wel bevorderd door bij aanbestedingen extra te letten op concurrentiegericht en innovatief aanbesteden. Zo worden alleen eisen gesteld die in verhouding staan tot de opdracht. En om het MKB een kans te geven om concurrerend in te schrijven, kan de gemeente Hoorn kiezen om bijvoorbeeld opdrachten op te delen in percelen of te bundelen. De gemeente is gebaat bij een goede inbreng van het lokale en regionale bedrijfsleven bij aanbestedingsprocedures.

5. Economische kaders

De gemeente Hoorn streeft bij inkoop en aanbesteding naar een optimale prijs-, kwaliteit-, en duurzaamheidverhouding.

En door professioneel in te kopen wordt een bijdrage geleverd aan doelmatiger werken: lagere inschrijvingen en minder kosten voor voorbereiding en coördinatie.

Inkoopmatrix

Om te voldoen aan de beginselen van transparantie, gelijkheid en non-discriminatie is in de gemeente Hoorn de keuze gemaakt om ook kaders te stellen beneden de Europese drempelbedragen.

Op basis van de financiële verordening artikel 17 draagt het college zorg voor een matrix van inkoopprocedures met drempelbedragen en beslissingsbevoegdheden. De inkoopmatrix wordt door het college regelmatig geactualiseerd, rekening houdend met de Bao en ARW 2005.

Leveranciersbeleid

Iedere leverancier heeft eerlijke en gelijke kansen om mee te dingen naar een gemeentelijke opdracht. Op basis van objectieve criteria wordt een leverancier geselecteerd. De gemeente doet uitsluitend zaken met betrouwbare en professionele leveranciers, hierbij geldt :

• ·

  De gemeente streeft ernaar zaken te doen met een zo beperkt mogelijk aantal professionele leveranciers. Met deze leveranciers wordt een continue relatie opgebouwd die gebaseerd is op het realiseren van zakelijke doelstellingen. Raamcontracten zullen de looptijd zoals gesteld in de Bao niet overschrijden, behalve in uitzonderingsgevallen.

• ·

  Leveranciers worden zoveel als mogelijk betrokken bij het realiseren van de gemeentedoelstelling en het continu verbeteren van efficiency en effectiviteit.

• ·

  De gemeente maakt gebruik van het innovatieve vermogen, kennis en ervaring van de markt.

Inkoopsynergie

De gemeente Hoorn streeft naar inkoopsynergie ofwel het bundelen van inkoopvolumes. Inkoopsynergie kan worden nagestreefd binnen de eigen gemeentelijke organisatie, maar ook in samenwerking met andere publiekrechtelijke organisaties in de regio. Een hulpmiddel om inkoopsynergie te bereiken is het aangaan van raamcontracten met leveranciers.

Staatssteun

Staatssteun is verboden, tenzij een van de uitzonderingen of vrijstellingsverordeningen op de steun van toepassing is.

6. Organisatorische kaders

Inkooporganisatie

Binnen de gemeente Hoorn wordt gewerkt volgens het principe van centraal gecoördineerde inkoop. Dit houdt in dat afdelingen zelf, het uniforme gemeentelijk inkoopproces moeten volgen. De verantwoordelijkheid, conform de filosofie van integraal management, ligt bij de afdelingen.

De adviseurs van Inkoop en Aanbesteding geven voor- en tijdens inkoopprocedures adviezen en mogelijk ook ondersteuning en begeleiding.

Hanteren van een standaard werkwijze

Uitgangspunt is dat volgens een standaard werkwijze wordt gewerkt. Daarvoor zijn diverse standaard documenten beschikbaar die behulpzaam zijn bij het doorlopen van een inkoopproces.

Samenwerking in de regio

Waar mogelijk wordt samengewerkt met gemeenten in de regio. Het doel hierbij is het bereiken van inkoopsynergie en het delen van kennis en ervaring op het gebied van inkoop en aanbestedingen. De regio’s waarmee de gemeente Hoorn samenwerkt zijn de Westfriese Gemeenten, H3AB Regiogemeenten en de NHN Gemeenten.

Evaluatie

Het inkoopbeleid en het inkoopjaarplan worden jaarlijks geëvalueerd. Een samenvatting van die evaluatie wordt opgenomen in de cyclusdocumenten. Daarin wordt aan de raad gerapporteerd over de doelstellingen van duurzaam inkopen, social return en ook het alleenrecht.

7. Afwijken van het inkoop- en     aanbestedingsbeleid

De keuze van de inkoop- of aanbestedingsprocedure wordt bepaald aan de hand van de inkoopmatrix en de daarbij behorende drempelbedragen. Afwijken van het Europese regime is slechts mogelijk in zeer uitzonderlijke gevallen die staan beschreven in het BAO.

Afwijken mag alleen in een beperkt aantal bijzondere situaties. Afwijkingsvoorstellen moeten aan het college gemotiveerd ter goedkeuring worden voorgelegd. Als het college akkoord gaat met de afwijkingsroute wordt de procedure die is voorgesteld verder gevolgd.

Bijlage 1 Belangrijkste wijzigingen

Hieronder staan de belangrijkste wijzigingen t.o.v. de beleidsnotitie d.d. 26 mei 2009: