Regeling vervallen per 20-03-2014

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Horst aan de Maas

Geldend van 18-10-2013 t/m 19-03-2014

Intitulé

raadsbesluit

Bijlage van gemeenteblad 2011, no. 118.

De raad van de gemeente Horst aan de Maas;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 30 augustus 2011, gemeenteblad 2011, no.118;

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de Wet bescherming persoonsgegevens;

b e s l u i t :

onder intrekking van:

De verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) 2002, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Horst aan de Maas op 18-06-2002;

De verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Meerlo-Wanssum op 11-02-2008;

De verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, zoals vastgesteld door de gemeenteraad van de gemeente Sevenum op 23-09-2002.

vast te stellen de: Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Horst aan de Maas (Verordening GBA)

waarvan de inhoud als volgt luidt:

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

Wet GBA: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

GBA: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

Verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

Beheerder: degene die op grond van de beheerregeling GBA is aangewezen als beheerder;

Bewerker: degene die, niet werkzaam binnen de gemeentelijke organisatie, het gehele of gedeeltelijke geautomatiseerde systeem onder zich heeft waarmee de GBA wordt gevoerd;

Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA in de GBA van de gemeente is opgenomen;

Afnemer: bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1, eerste lid van de Algemene wet bestuursrecht ;

Binnengemeentelijke afnemer: de binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA.

Derde: elke andere persoon, instelling of rechtspersoon dan een afnemer en de ingeschrevene.

Authentiek gegeven: het gegeven zoals bedoeld in artikel 1 van de Wet GBA.

Artikel 2 Beheer van de GBA

Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de teammanager van de afdeling Burgerzaken. De in die hoedanigheid uit te voeren taken zijn via sub-mandaat opgedragen aan de Beleidsmedewerker Burgerzaken.

Artikel 3 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van artikel 96 van de Wet GBA worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties, gegevens verstrekt. Het betreft verstrekkingen aan de in bijlage 2 opgenomen binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van de uitvoering van de aan hen opgedragen taken.

Artikel 4 Rechtstreeks toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang tot de GBA hebben:

a.De beheerder;

b. De door de beheerder aangewezen ambtenaren die werkzaam zijn op de afdeling Burgerzaken;

c. De bewerker en medewerkers, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de bewerker en de gemeente;

d. Tijdelijke (uitzend) krachten en stagiaires, werkzaam onder toezicht van de ambtenaren, genoemd in lid b.

Artikel 4a Binnengemeentelijke afnemers

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4 en 5 regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 Wet GBA kunnen voldoen. In bijlage 2 bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde afnemers aangewezen.

Artikel 5 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 88 en 89 Wet GBA worden aan de binnengemeentelijke afnemers gegevens systematisch verstrekt ten behoeve van de aan hen opgedragen taken, zoals opgenomen in bijlage 2.

Artikel 6 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100 Wet GBA kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in artikel 98 en 99 Wet GBA, aan de in bijlage 1 opgenomen verzoekers gegevens worden verstrekt, voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 6a Terugmeldplicht

1.Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek en niet-authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de beheerder GBA. In bijlage 2 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die mededeling doen in verband met de authentieke en niet-authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn.

De procedure verwerking terugmeldingen binnengemeentelijke (en buitengemeentelijke) afnemers regelt overeenkomstig artikel 62 van de Wet GBA en de artikelen 62 en 63 van het Besluit GBA:

  • a.

    De wijze waarop de mededelingen worden gedaan;

  • b.

    De wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemers naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan.

De procedure is opgenomen in het "Informatiebeveiligingshandboek GBA en waardedocumenten”, zoals vastgesteld door het college.

Artikel 7 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het "Informatiebeveiligingshandboek GBA en waardedocumenten”, zoals vastgesteld door het college.

Artikel 8 Inwerkingtreding en slotbepalingen

  • 1. Deze verordening treedt in werking op 1 november 2011.

  • 2. De verordening ligt ter inzage bij de verantwoordelijke voor het beheer van de GBA.

  • 3. Het College van Burgemeester en Wethouders heeft de bevoegdheid om de in de verordening genoemde bijlage 1 en bijlage 2 te wijzigen.

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens gemeente Horst aan de Maas”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 11 oktober 2011.

De raad voornoemd,

De voorzitter, De griffier,

ir. C.H.C. van Rooij mr. R.J.M. Poels

Bijlage 1 als bedoeld in artikel 7. lid 1 van de verordening GBA

Limitatieve opsomming van vrije derden aan wie gegevens kunnen worden verstrekt.

N.B. De daadwerkelijke gegevensverstrekking wordt altijd eerst getoetst aan de wet GBA.

Aanduiding vrije derde

Taak

Woningbouwcorporaties/woningbouwverenigingen

Ten behoeve van haar administratie, werkzaamheden in het kader van de huursubsidieberekening, woningtoewijzing en controles.

Aangewezen instellingen in het kader van het gemeentelijke welzijnsbeleid en maatschappelijke ondersteuning.

Ten doel van de uitvoering van de aan de instelling opgedragen taken of de taken die de instellingen zich ten doel hebben gesteld.

Organisaties met een maatschappelijk doel

Ten behoeve van de aan de instelling opgedragen taken of aan de taken die de instelling zich ten doel heeft gesteld

De daartoe gemachtigde burger

Ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang, met voorafgaande schriftelijke toestemming van de betrokkene (persoon/gezaghouder) van wie gegevens worden verstrekt

Werknemers- en werkgeversorganisaties

Ten behoeve van het bijhouden van hun ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Buitenlandse EU-overheden

Ten behoeve van een door de betreffende overheid uit te voeren publiekrechtelijke taak en voor zover het verzoek voldoet aan de eisen, gesteld in artikel 13 van de Europese Richtlijnen zoals die 1995 zijn vastgesteld (richtlijn 95/46/EG van 24 oktober 1995).

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Buitenlandse niet-EU-overheden (met passend beschermingsniveau (art. 76 WBP) met betrekking tot persoonsgegevens; zie www.cpbweb.nl)

Ten behoeve van de door de betreffende vertegenwoordiging uit te voeren publiekrechtelijke taak. Er moet sprake zijn van een Nederlands publiek belang!

Advies: toestemming burger vragen.

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

De buitenlandse vertegenwoordigingen hier te lande

Ten behoeve van de door de betreffende vertegenwoordiging uit te voeren publiekrechtelijke taak. Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Instellingen/organisaties ten behoeve van:

-algemene en geestelijke gezondheidszorg

-kinderopvang

-jeugdwelzijnswerk

-ouderenzorg

-gehandicaptenzorg

-werkvoorziening

-maatschappelijke dienstverlening

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Ziekenhuizen

Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg. Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA.

Hulp- en adviesverlenende instellingen die voor afnemers werken

Ten behoeve van de uitvoering van de door hen gestelde of hen door de afnemer opgedragen taken

Begrafenis- en crematieverenigingen, voor zover uit de statuten blijkt, dat het een vereniging zonder winstoogmerk betreft

Ten behoeve van het bijhouden van hun ledenadministratie Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

.

De niet door de minister van BZK geautoriseerde pensioenfondsen

Ten behoeve van de uitvoering van de Pensioen- en Spaarfondsenwet

De organisaties en instellingen, niet zijnde een bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1:1 van de Algemene Wet Bestuursrecht, die taken verrichten op basis van een gemeenschappelijke regeling

Ten behoeve van de werkzaamheden voor zover die vallen binnen de gemeenschappelijke regeling

NLW groep NV

Ten behoeve van de uitvoering van de werkzaamheden voor zover die inwoners van de gemeente Horst aan de Maas betreffen, inclusief bij vertrek de nieuwe gemeente van inschrijving. Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA, inclusief bij vertrek de datum van vertrek en de nieuwe gemeente van inschrijving.

Bureau voor Rechtshulp

Ten behoeve van de door het betreffende bureau uit te voeren taak. Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Universiteiten of personen/bedrijven/instellingen die zich bezighouden met door de overheid gesteunde of gesubsidieerde onderzoeken op het gebied van de gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening of sociale dienstverlening

De gegevensverstrekking dient voor genoemde doeleinden aantoonbaar noodzakelijk zijn. Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA.

Bibliotheek

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA

Reclassering/verslaafdenzorg

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA, indien deze zorg een vrije derde betreft. Is de betreffende instantie aantoonbaar gemandateerd publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, betreft het in dat geval een afnemer.

Stichting Bureau Nieuwkomers

Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA, indien deze zorg een vrije derde betreft. Is de betreffende instantie aantoonbaar gemandateerd publiekrechtelijke taken uit te voeren voor een afnemer, betreft het in dat geval een afnemer.

Onderwijsinstellingen

Voor het bijhouden van de leerlingenadministratie. Maximaal de gegevens genoemd in artikel 100, lid 2 Wet GBA; na toestemming van betrokkene (persoon/gezaghouder) inclusief het burger service nummer (BSN).

Regionaal Inspectie en Informatie Centrum (RIEC)

De gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van het RIEC.

Bijlage 2 als bedoeld in artikel 3 van de verordening GBA

Overzicht van de verbanden tussen de GBA en andere binnengemeentelijke registraties

Administratie van de burgerlijke stand

Deze registratie wordt beheerd door de ambtenaren van de burgerlijke stand van de afdeling Burgerzaken. Ten behoeve van alle werkzaamheden in het kader van de Burgerlijke Stand worden alle in de GBA voorkomende gegevens verstrekt.

BRS (Basisregistratie) - Gegevensmakelaar

Ten behoeve van de uitvoering van de diverse wettelijke gemeentelijke taken worden de volgende gegevens verstrekt:

1.De (geslachts)naam inclusief eventuele voorvoegsels, de voornamen, de geboortedatum, de geboorteplaats, geboorteland en het geslacht van de ingeschrevene,

De (geslachts)naam inclusief eventuele voorvoegsels, de voornamen en de geboortedatum van de echtgenoot dan wel geregistreerd partner,

De datum huwelijkssluiting of de datum aangaan geregistreerd partnerschap, en de eventuele datum ontbinding dan wel nietigverklaring huwelijk of geregistreerd partnerschap,

De naam en de geboortedatum van de kinderen,

De naam en de geboortedatum van de ouders,

De overlijdensdatum, overlijdensplaats en -land van de ingeschrevene,

De gegevens over de nationaliteit en over het verblijfsrecht van de vreemdeling,

De gegevens over de gemeente van inschrijving en het adres in die gemeente inclusief ingangsdatum, alsmede het land van herkomst en over het verblijf in Nederland met datum vestiging Nederland,

de gegevens over het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot, de geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of de eerdere geregistreerde partner,

De burgerlijke staat,

De gegevens over een eventuele adellijke titel,

Het A-nummer,

Het BSN-nummer

Afdeling Onderwijs

De gegevens, noodzakelijk voor de uitvoering van de Leerplichtwet.

Afdeling WIZ

De gegevens, noodzakelijk voor de uitvoering van hun werkzaamheden in het kader van de sociale wetgeving en betreffende niet-EU-ers in het kader van de Wet WIN.

Kabinet

De gegevens, noodzakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van jubilea en aanvraag en uitreiking Koninklijke Onderscheidingen (gedecoreerden)

Brandweer

De gegevens, noodzakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de aan de brandweer opgedragen taken.

Regionaal Inspectie en Informatie Centrum (RIEC)

De gegevens noodzakelijk voor de uitvoering van de werkzaamheden ten behoeve van het RIEC.

Toelichting

Algemeen

Sinds 1 april 2007 is de wet GBA gewijzigd en gaat het formele traject in waarin de GBA dé basisregistratie personen is voor de overheid. De GBA-verordening zal door elke gemeente moeten worden herzien. Immers, elke gemeente zal de GBA als basisregistratie ook binnengemeentelijk moeten invoeren.

Door deze verordening te bewerken conform het gemeentelijk privacybeleid inzake de GBA voldoet de gemeente aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Bij het opstellen van deze verordening is uitgegaan van de aanpassingswet WBP (Stb. 2001, 180) en de Wet bescherming persoonsgegevens (Stb. 2000, 302).

De gemeenteraad zal de verordening na bewerking dienen vast te stellen en in werking te laten treden. Hieronder volgt nog een artikelsgewijze toelichting, die ingaat op de wijze waarop de gemeente invulling kan geven aan het model. De verordening bestaat uit een aantal onderdelen. Allereerst zijn er algemene bepalingen (artikel 1 tot en met 3), die gelden voor de GBA. Vervolgens worden de vereisten van de aanpassingswet Wbp uitgewerkt voor de Wet GBA (artikel 4 tot en met 6). Daarin worden alleen zaken geregeld waartoe de Wet GBA verplicht. Voor de gegevens die aangehaakt zijn aan de GBA, verwijzen wij naar de ledenbrief van 26 februari 2001 (nummer Lbr. 01/29, kenmerk BJZ/20011000795). Deze persoonsgegevens vallen namelijk sinds 1 september 2001 onder het regime van de Wbp. Ten slotte zijn er overige bepalingen (de artikelen 7 en 8).

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de GBA.

Artikel 2 Beheer

De dagelijkse zorg over de GBA is via mandaat opgedragen aan de teammanager Burgerzaken en via sub-mandaat aan de beleidsmedewerker Burgerzaken.

Meestal is het hoofd van de afdeling of dienst Burgerzaken belast met de dagelijkse zorg over de GBA. Het kan natuurlijk ook iemand anders zijn. In de beheerregeling is aangegeven wie de beheerder is. Zie hiervoor eveneens de NVVB-uitgave Burgerzaken en de procesaudit. Een dergelijke regeling moet er zijn op grond van artikel 14 van de Wet GBA.

Artikel 3 Verbanden met andere registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking, direct of in direct, van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. De te verstrekken gegevens zijn noodzakelijk ter uitvoering van de aan die afdelingen opgedragen taken. Het aanleggen van verbanden hangt samen met het gemeentelijke informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties. Een voorbeeld van een dergelijk verband is die van de (toekomstige) koppeling met een andere gemeentelijke registratie. Aangegeven moet worden welke registraties het betreft, waarvoor de gegevens worden gekoppeld en welke afdeling/dienst de gegevens beheert.

In de artikelen 4 t/m 6 wordt de rechtstreekse en niet rechtstreekse toegang tot de GBA inzichtelijk gemaakt, aan wie gegevens binnengemeentelijk worden verstrekt, onder welke voorwaarden gegevens worden verstrekt aan vrije derden en wie die vrije derden zijn.

Artikel 4 Rechtstreekse toegang tot de GBA

Rechtstreekse toegang wil zeggen: Het via een 'on line verbinding' kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. Onderdeel a en b regelen de toegang van de beheerder en de ambtenaren burgerzaken/publiekszaken tot de GBA. Onderdeel c is alleen nodig als de gemeente gebruikmaakt van een bewerker.

Artikel 4a

Dit artikel verwijst naar de verplichtingen van het College van Burgemeester en Wethouders om de GBA zodanig in te richten dat de aangewezen binnengemeentelijke afnemers aan verplichtingen zoals bedoeld in artikel 3b en 62 Wet GBA kunnen voldoen met inachtneming van de verleende autorisaties.

Artikel 5 Verstrekking van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers

Het is denkbaar dat aan binnengemeentelijke afnemers wel 'systematisch' gegevens worden verstrekt zonder hun rechtstreekse toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Deze verstrekkingen moeten eveneens inzichtelijk worden gemaakt in de verordening. Ook hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA (artikel 88 en 89) . Voor verstrekkingen op papier is reeds een voorziening getroffen in de Wet GBA (artikel 88 1e lid).

Artikel 6 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

In dit artikel kunnen de verstrekkingen, die de raad wil toestaan op grond van artikel 100 van de Wet GBA, worden geregeld. Dat zijn de verstrekkingen aan de "vrije derden". Hier mogen alleen limitatief derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de Wet GBA stelt. Deze voorwaarden zijn:

  • 1.

    Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden commerciële instellingen.

  • 2.

    In de gemeentelijke verordening is op bijlage 1 per vrije derde het doel van de verstrekking aangegeven.

  • 3.

    Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen.

  • 4.

    Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken zijn.

  • 5.

    Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit

  • 6.

    Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet men nagaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens).

  • 7.

    Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke toestemming van de ingeschrevene vereist. Alleen de volgende gegevens mogen worden verstrekt:

    • a.

      Algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner,

    • b.

      Het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner,

    • c.

      het adres,

    • d.

      De gemeente van inschrijving,

    • e.

      De geboortedatum

    • f.

      De datum van overlijden.

Artikel 6a Terugmeldingsplicht

Deze plicht is opgelegd aan binnengemeentelijke (en later aan buitengemeentelijke) afnemers met het oog op de bijhouding van de authentieke basisadministratie persoonsgegevens. Een goede adequate behandeling van een terugmelding is van groot belang voor de kwaliteit van de GBA. Overeenkomstig artikel 62, 4e lid van de wet GBA geeft deze verordening onder andere nadere regels omtrent de terugmelding door de binnengemeentelijke afnemers aan de GBA en nadere regels omtrent de kennisgeving door de verantwoordelijke aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding.

Artikel 7 Beveiliging

Beveiliging: Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

Het daarin gestelde kunt u uitsplitsen naar de volgende aandachtsgebieden:

  • 1.

    Het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

  • 2.

    De maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

  • 3.

    De maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen.

Artikel 8

Slotbepalingen

In dit artikel is ondermeer opgenomen de inwerkingtreding en de mandatering van de bijhouding van

bijlage 1 en 2 aan het College van Burgemeester en Wethouders.