Regeling vervallen per 05-04-2016

Regels met betrekking tot de verlening van mandaat, volmacht en machtiging aan ambtenaren van de gemeente Houten

Geldend van 16-05-2012 t/m 04-04-2016

Intitulé

Regels met betrekking tot de verlening van mandaat, volmacht en machtiging aan ambtenaren van de gemeente Houten

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Houten, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

overwegende, dat het wenselijk is ter bevordering van een vlotte, burgervriendelijke afdoening van stukken alsmede de efficiency van de gemeentelijke organisatie, de uitoefening van bepaalde bevoegdheden en de ondertekening van bepaalde stukken te mandateren aan ambtenaren;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet, afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de overige van toepassing zijnde wettelijke voorschriften;

B E S L U I T E N :

vast te stellen, de volgende

REGELS MET BETREKKING TOT DE VERLENING VAN MANDAAT, VOLMACHT EN MACHTIGFING AAN AMBTENAREN VAN DE GEMEENTE HOUTEN    ​

 

Paragraaf I Begripsbepalingen

Artikel 1 Definities

  • a. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen;

  • b. Onder volmacht wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten;

  • c. Onder machtiging wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan handelingen te verrichten, die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

  • d. Onder medewerker wordt verstaan: alle functionarissen lager dan het niveau van afdelingshoofd.

Paragraaf II Mandatering van bevoegdheden

Artikel 2 uitoefening bevoegdheden

  • 1.

    De uitoefening van de bevoegdheden, aangeduid in het bij deze regeling behorende register, worden opgedragen aan de daarbij genoemde functionarissen.

  • 2.

    De bevoegdheid op aanvraag een besluit te nemen omvat elk op die aanvraag te nemen besluit, waaronder begrepen buiten behandeling laten, verlenen, verlenen onder voorwaarden, vaststellen en weigeren, tenzij uit de clausulering of de instructie het tegendeel blijkt.

  • 3.

    Indien in het overzicht in het vakje ‘samenvatting clausulering en/of instructie’ verwezen wordt naar een collegebesluit zijn alle instructies/voorwaarden uit dat collegebesluit van toepassing.

  • 4.

    Indien de uitoefening van de in het mandaatregister opgenomen mandaten het beslissen over de besteding van budgetten met zich meebrengt, maakt die beslissing onderdeel uit van het vermelde mandaat. Dit voor zover daarbij te nemen besluiten niet zullen leiden tot overschrijding van het betreffende budget zoals opgenomen in de gemeentelijke begroting en voorts met inachtneming van de in de overzichten opgenomen clausuleringen en instructies.

  • 5.

    Tot het mandaat behoren mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de gemandateerde bevoegdheden, alsmede het treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

Artikel 3 ondermandaat

  • 1.

    Het gemandateerde afdelingshoofd is bevoegd de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheid door te mandateren aan onder hem/haar ressorterende medewerkers, tenzij daartoe in het register een verbod is opgenomen (aangeduid met ‘--‘ in het vakje ondermandaat medewerker of vermeld in de instructie).

  • 2.

    Aan een medewerker die niet in vaste dienst is bij de gemeente Houten wordt geen ondermandaat verleend, tenzij het afdelingshoofd hem/haar die bevoegdheid uitdrukkelijk en schriftelijk heeft gegeven.

  • 3.

    De gemandateerde medewerkers staan in het register vermeld door middel van hun functieaanduiding.

  • 4.

    Op ondermandaat zijn de overige bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4 plaatsvervanging

  • 1.

    Ingeval van ondermandaat aan medewerkers wordt bij afwezigheid of verhindering van de gemandateerde de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden uitgeoefend door degene die het ondermandaat aan hem/haar verstrekt heeft, tenzij anders aangegeven.

  • 2.

    Bij afwezigheid of verhindering van een afdelingshoofd worden de aan hem/haar gemandateerde bevoegdheden, welke niet verder zijn ondergemandateerd, uitgeoefend door de onder hem/haar ressorterende coördinator of unithoofd, voor zover het gaat om aangelegenheden van de unit waar de coördinator resp. het unithoofd de verantwoordelijkheid over draagt. Bij afdelingen zonder coördinator of unithoofd wordt deze bevoegdheid uitgeoefend door de daartoe door het afdelingshoofd aangewezen (senior) beleidsmedewerker.

  • 3.

    Indien de plaatsvervanger als bedoeld in lid 2 evenmin aanwezig is of verhinderd is, wordt de bevoegdheid als bedoeld in lid 2 uitgeoefend door:

  • a. een andere coördinator of unithoofd of (senior) beleidsmedewerker van de betreffende afdeling, indien sprake is van routinematige zaken

    b. de gemeentesecretaris/algemeen directeur, dan wel zijn plaatsvervanger, in andere gevallen.

Paragraaf III Kaders voor de toepassing van het mandaat

Artikel 5 geen mandaat

De beslissing op de hierna te noemen bevoegdheden wordt voorbehouden aan het gehele college c.q. de burgemeester indien:

  • 1.

    het om het vaststellen van algemeen verbindende regels gaat;

  • 2.

    het om onderwerpen c.q. beslissingen gaat, welke nopen tot het vaststellen van nieuwe beleidslijnen;

  • 3.

    het om onderwerpen c.q. beslissingen gaat, waarvoor weliswaar beleidslijnen zijn vastgesteld, doch welke vanwege omstandigheden van bijzondere aard, afwijken van normale gevallen en als zodanig niet als routinebeslissingen kunnen worden gekwalificeerd;

  • 4.

    de mandans, de mandataris of de gemeentesecretaris daartoe de wens te kennen geeft;

  • 5.

    het uitgaven betreft welke niet passen binnen de begroting of de daarvoor ter beschikking gestelde kredieten dan wel wanneer de desbetreffende budgethouder niet daarmee instemt;

  • 6.

    het beslissen op een ingebrachte zienswijze of bezwaarschrift betreft, met uitzondering van belastingzaken.

Artikel 6 kaders

  • 1.

    De mandaten kunnen en dienen eerst te worden uitgeoefend wanneer voor de te nemen besluiten aan alle wettelijk voorgeschreven eisen, die zijn verbonden aan de bevoegdheid, is voldaan.

  • 2.

    De mandaten dienen te worden uitgevoerd in overeenstemming met de ter zake door het college c.q. de burgemeester vastgestelde richtlijnen en voor zover deze nog niet expliciet zijn vastgesteld binnen de door dezen tot op heden gevoerde gedragsregels.

Artikel 7 voorleggen van zaken aan portefeuillehouder

  • 1. Indien in enig geval wordt vastgesteld dan wel sterk moet worden vermoed, dat de voorgenomen uitoefening van de bevoegdheid niet in overeenstemming is met het bepaalde in artikel 6, legt de gemandateerde de betreffende zaak vooraf voor aan de portefeuillehouder als het gaat om een bevoegdheid van het college. Indien deze dat nodig acht, wordt de zaak ter nadere besluitvorming voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders. Wanneer het gaat om een bevoegdheid van de burgemeester wordt de zaak ter besluitvorming voorgelegd aan de burgemeester.

  • 2. Het voorleggen van zaken aan de portefeuillehouder, dan wel voorzover toepasselijk aan de burgemeester, als bedoeld in lid 1, geschiedt in elk geval indien:

    • a.

      het voornemen bestaat tot afwijking of aanvulling van het tot dan toe gevoerde beleid;

    • b.

      rekening moet worden gehouden met de mogelijkheid dat de betrokken portefeuillehouder en/of het college dan wel de burgemeester zal worden aangesproken op zijn verantwoordelijkheid voor het te nemen besluit (bestuurlijke/politieke gevoeligheid);

    • c.

      uit het te nemen besluit niet voorziene financiële en/of andere belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;

    • d.

      de betrokken portefeuillehouder of de burgemeester dat kenbaar heeft gemaakt.

Artikel 8 afdelingsoverstijgende besluiten

  • 1. Indien bij een te nemen besluit een andere gemeentelijke afdeling belang heeft of de betreffende zaak mede het taakgebied van een andere gemeentelijke afdeling raakt, legt de gemandateerde de zaak vooraf voor aan het hoofd van die afdeling.

  • 2. Indien met deze geen overeenstemming wordt bereikt, legt de gemandateerde de zaak ter nadere besluitvorming voor aan het verantwoordelijke bestuursorgaan.

PARAGRAAF IV Ondertekening

Artikel 9 Ondertekening

  • 1. In geval van uitoefening van bevoegdheden namens burgemeester en wethouders of namens de burgemeester worden uitgaande stukken uit naam van het desbetreffende bestuursorgaan opgesteld (stukken van de burgemeester in de ‘ik-vorm’, stukken van het college in de ‘wij-vorm’).

  • 2. De uitgaande stukken van het college worden als volgt door de gemandateerde ondertekend: Met vriendelijke groet, namens het college van burgemeester en wethouders, gevolgd door de functieaanduiding van de (onder)gemandateerde en zijn naam en handtekening.

  • 3. De uitgaande stukken van de burgemeester worden als volgt door de gemandateerde ondertekend: Met vriendelijke groet, namens de burgemeester, gevolgd door de functieaanduiding van de (onder)gemandateerde en zijn naam en handtekening.

Artikel 10 Geen ondertekeningsmandaat

De (onder)gemandateerde maakt geen gebruik van de bevoegdheid tot ondertekening van stukken

indien:

  • a.

    de wens daartoe door of namens het bestuursorgaan kenbaar is gemaakt;

  • b.

    het correspondentie betreft die is gericht aan de gemeenteraad;

  • c.

    het correspondentie betreft waarvan ondertekening door het bestuursorgaan uit een oogpunt van representatie van de gemeente gewenst is;

  • d.

    zich na beslissing van het bestuursorgaan nieuwe feiten voordoen of bekend worden als gevolg waarvan het besluit heroverweging verdient of aan het besluit alsnog bestuurlijke, politieke of andere zwaarwegende aspecten verbonden raken;

  • e.

    het betreft de formele verzending van besluiten van de gemeenteraad en brieven uitgaande van de gemeenteraad.

Uitgaande stukken worden in dat geval niet in de ik-vorm geschreven.

Paragraaf V Volmachten en machtigingen

Artikel 11 volmachten en machtigingen

De paragrafen I tot en met IV zijn van overeenkomstige toepassing indien een bestuursorgaan aan een ander volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Paragraaf VI Het mandaatregister

Artikel 12 mandaatregister

  • 1. Het bij deze regeling behorende mandaatregister geeft een overzicht van de verleende mandaten, volmachten en machtigingen, evenals de van toepassing zijnde ondermandaten.

  • 2. Het mandaatregister geeft ten behoeve van de overzichtelijkheid en compleetheid tevens een overzicht van de verleende mandaten aan externe personen c.q. externe organisaties. De bepalingen van deze algemene regeling zijn niet als zodanig op hen van toepassing. Voor deze gemandateerden gelden de voorwaarden en afspraken die door het bevoegde bestuursorgaan met hen zijn overeengekomen.

Artikel 13 openbaarheid

Het mandaatregister is openbaar en ligt voor een ieder ter inzage.

Paragraaf VII Toezicht

Artikel 15 Verantwoording

  • 1. In geval van ondermandaat draagt de functionaris die rechtstreeks leiding geeft aan de gemandateerde, zorg voor het toezicht op de rechtmatige uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden.

  • 2. In het kader van het toezicht als bedoeld in het eerste lid, rapporteert de gemandateerde in overeenstemming met de daarbij gegeven instructies, over de wijze waarop uitvoering is of wordt gegeven aan de uitoefening van de aan hem gemandateerde bevoegdheden.

Paragraaf VIII Slot- en overgangsbepalingen

Artikel 16 citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als "Mandaatregeling gemeente Houten".

Artikel 17 wijzigingen

De in deze regeling opgenomen mandaten worden geacht te zijn gewijzigd of vervallen voor zoveel en op het tijdstip dat de hierin genoemde wetten, regelingen, beschikkingen en verordeningen zijn gewijzigd, ingetrokken of vervallen.

Artikel 18 nieuwe mandaten

  • 1. De in deze regeling opgenomen algemene regels voor de verlening van mandaat, volmacht en machtiging gelden ook voor de mandaatbesluiten die na inwerkingtreding van deze regeling separaat worden vastgesteld door het bevoegde bestuursorgaan.

  • 2. De mandaatbesluiten als bedoeld in het eerste lid worden na vaststelling digitaal verwerkt door deze in het mandaatregister op te nemen. Daarbij wordt de datum van het collegebesluit vermeld. Daartoe worden deze tussentijdse wijzigingen doorgegeven aan het juridisch cluster van de afdeling Bedrijfsvoering, Communicatie en Juridische zaken.

Artikel 19 inwerkingtreding

  • 1.

    Deze regeling treedt in werking op de dag dat zij is bekendgemaakt.

  • 2.

    Op de dag van inwerkingtreding van deze regeling vervalt de op 16 oktober 2007 vastgestelde Mandaatregeling gemeente Houten 2007. Tevens vervallen alle andere mandaatbesluiten voor zover ze niet zijn opgenomen in de overzichten behorende bij deze regeling.

Aldus vastgesteld op 8 mei 2012.

burgemeester en wethouders van de gemeente Houten

de secretaris,

de burgemeester,

H.Wiegel

C.H.J. Lamers

overzicht 1 - mandaten aan de ambtelijke organisatie

overzicht 2- mandaten aan bestuurders

overzicht 3 - mandaten aan externen

overzicht 4 - vertegenwoordigingsbevoegdheden

overzicht 5 - mandaten van de afdeling PenO

overzicht 6 - mandaten van heffings- en invorderingsambtenaar