Regeling vervallen per 28-12-2023

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten

Geldend van 16-06-2017 t/m 27-12-2023

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

overwegende:

  • -

    dat een reglement inzake de orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders noodzakelijk is;

  • -

    dat op grond van jurisprudentie van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State de mogelijkheid een parafenbesluit te nemen transparant moet zijn geregeld en bekendgemaakt;

  • -

    dat het wenselijk is het reglement in overeenstemming te brengen met de praktijk;

besluit vast te stellen het volgende:

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE HOUTEN

Artikel 1 Portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden. Elk lid van het college is portefeuillehouder voor een aantal beleidsterreinen.

  • 2. Het college regelt hoe de wethouders elkaar onderling vervangen in geval van verhindering of ontstentenis.

  • 3. Het college regelt wie de burgemeester vervangt in geval van diens verhindering of ontstentenis.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel iedere dinsdag vanaf 9.30 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.

  • 2. Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten verzoeken zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

  • 3. De vergaderingen worden in de regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Agenda en vergaderstukken

Voor elke vergadering zendt de secretaris, in de regel drie etmalen van tevoren, aan de leden van het college een agenda, de vergaderstukken en een concept-besluitenlijst.

Artikel 4 Deelname derden aan de vergadering

Een ambtelijk medewerker of derde kan worden uitgenodigd voor een vergadering, teneinde ondersteunende werkzaamheden te verrichten, zijn mening over een onderwerp te geven dan wel een toelichting op een onderwerp te geven.

Artikel 5 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt wordt mondeling gestemd tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3. a. Indien een lid van het college dat verlangt wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, dan heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 6 Besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst van de vergadering.

  • 2. De besluitenlijst bevat tenminste:

    • a.

      de datum, het aanvangstijdstip en de plaats van de vergadering;

    • b.

      de namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • c.

      een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

    • d.

      een formulering van de door het college genomen besluiten.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

Artikel 7 Parafenbesluit

  • 1. Een besluit komt buiten de vergadering tot stand, wanneer op het collegevoorstel door geen van de leden van het college met een paraaf is aangegeven dat bespreking in een vergadering gewenst is en waarop door de portefeuillehouder en ten minste twee andere leden van het college voor akkoord is geparafeerd.

  • 2. Het in het eerste lid bedoelde besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de eerstvolgende dan wel de meest recente vergadering, wat bepaald wordt door de secretaris en blijkt uit de besluitenlijst.

Artikel 8 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 9 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als: Reglement van orde voor het college.

Artikel 10 Inwerkingtreding en intrekking

Dit reglement treedt in werking opde eerste dag na bekendmaking in het Gemeenteblad. Het reglement, zoals vastgesteld op 14 mei 2014, wordt ingetrokken.

Aldus besloten op 12 juni 2017.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Houten

de secretaris, de burgemeester,

H.S. den Bieman W.M. de Jong

TOELICHTING

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Bij het opstellen van dit reglement en deze toelichting is waar mogelijk het modelreglement van de VNG gevolgd.

Artikel 1 Portefeuilleverdeling en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden wordt de onderlinge vervanging worden geregeld. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 lid 1 Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Het is de laatste jaren geregeld voorgekomen dat het college elders vergaderde dan in het gemeentehuis. Op grond van deze bepaling kan dat dus.

Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook twee wethouders ervoor kunnen zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.

Artikel 3 Agenda en vergaderstukken

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda en stukken aan de collegeleden. Met de bewoordingen “in de regel” wordt aangegeven dat, bijvoorbeeld in spoedeisende gevallen, afgeweken kan worden.

Artikel 4 Deelname derden aan de vergadering

Artikel 57 en 55 lid 1 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Dit artikel maakt het mogelijk dat een ambtenaar verslag legt van de vergadering. Daarnaast vormt dit artikel de basis voor de bij het Houtense college gebruikelijke presentaties door medewerkers of externen.

Artikel 5 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Er is aansluiting gezocht bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen.

Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het reglement gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.

Artikel 6 Besluitenlijst

Dit artikel regelt de taak van de secretaris met betrekking tot de besluitenlijst en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. De Gemeentewet vereist niet dat er een verslag wordt gemaakt van hetgeen tijdens de collegevergadering wordt besproken. Als verslag van de collegevergadering geldt de besluitenlijst.

Voor intern gebruik draagt de secretaris zorg voor aantekeningen van hetgeen besproken is. Deze hebben geen formele status. Dit artikel ziet niet op de aantekeningen.

In artikel 60 lid 3 Gemeentewet is bepaald dat het college de besluitenlijst van zijn vergaderingen op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar maakt. In Houten gebeurt dat door plaatsing in het Bestuurlijk Informatie Systeem. Het college laat de openbaarmaking achterwege voor zover het aangelegenheden betreft ten aanzien waarvan op grond van artikel 55 Gemeentewet geheimhouding is opgelegd of ten aanzien waarvan openbaarmaking in strijd is met het openbaar belang.

Artikel 7 Parafenbesluit

Indien gebruik wordt gemaakt van een zogenaamd parafenbesluit, is de uitspraak van de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (ECLI:NL:RVS:2003:AH9850). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het reglement van orde hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Genoemde uitspraak vormt dan ook de aanleiding om dit artikel in het reglement op te nemen. In Houten worden geregeld parafenbesluiten genomen. Het betreft de zogenaamde ‘loopstukken’, collegebesluiten die veelal vanwege spoedeisendheid tussentijds worden genomen. Daarnaast wordt er gedurende vakantieperiodes gebruik gemaakt van parafenbesluiten.

Artikel 8 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 9 Citeertitel

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.

Artikel 10 Inwerkingtreding en intrekking

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.