Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad

Artikel 1 Algemene bepalingen

• 1.

  De raad voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie samen.

• 2.

  Het verslag van het laatste gesprek in een ambtsperiode weegt mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 2 Procedure en tijdschema

• 1.

  De griffier agendeert en organiseert de functioneringsgesprekken, in samenspraak met de voorzitter van de commissie.

• 2.

  De griffier onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht.

Artikel 3 Samenstelling commissie

• 1.

  De raad kiest op voordracht van het seniorenconvent een commissie uit haar midden om de functioneringsgesprekken te voeren.

• 2.

  De commissie wordt samengesteld uit 3 á 5 leden van de raad, plaatsvervangende leden worden niet benoemd. De plaatsvervangend voorzitter van de raad is in ieder geval lid van de commissie.

• 3.

  Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger.

• 4.

  De commissie laat zich bijstaan door de griffier.

• 5.

  De commissie kan zich laten informeren door wethouder(s) en gemeentesecretaris en de leden van het seniorenconvent.

• 6.

  De commissie wordt ontbonden op de dag waarop na de gemeenteraadsverkiezingen een nieuwe gemeenteraad wordt geïnstalleerd.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

• 1.

  De commissie wordt voorgezeten door de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

• 2.

  De voorzitter leidt het functioneringsgesprek.

• 3.

  De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4.

  De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 5 Geheimhouding

• 1.

  De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de functioneringsgesprekken.

• 2.

  De voorzitter en de griffier zien erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

• 3.

  Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de wethouders en de secretaris en de leden van het seniorenconvent. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

• 4.

  De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 6, lid 1 en artikel 8, lid 4 en lid 5.

• 5.

  De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

• 6.

  De commissie sluit met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, het voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken aan bij de in de gemeente gebruikelijke werkwijze.

• 7.

  De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 8.

  Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de wethouders, de secretaris en de leden van het seniorenconvent en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 6 Voorbereiding van het functioneringsgesprek

• 1.

  Leden van de commissie en burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het verslag van het voorgaande functioneringsgesprek in te zien.

• 2.

  De commissie bereidt zich voor op het gesprek door in een vergadering voorafgaand aan het functioneringsgesprek aan de hand van de meest recente profielschets en de daarin vervatte competenties, alsmede de actuele bestuurlijke situatie in de gemeente bespreekpunten en vragen te formuleren die in het functioneringsgesprek met de burgemeester aan de orde zullen komen.

• 3.

  De bespreekpunten en vragen die in de voorbereidende vergadering van de commissie aan de orde komen worden vervat in een lijst, waarbij de commissie de mogelijkheid heeft de achtergrond van de gesprekspunten en vragen kort toe te lichten.

• 4.

  De burgemeester wordt ter voorbereiding van het gesprek eveneens in de gelegenheid gesteld bespreekpunten en vragen te formuleren.

• 5.

  Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en de bespreekpunten en vragen zoals deze door de commissie en de burgemeester zijn aangedragen.

• 6.

  Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee aan de griffier.

• 7.

  Bij verhindering van meer dan één lid van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak.

Artikel 7 Het functioneringsgesprek

• 1.

  Het functioneringsgesprek vindt plaats in beslotenheid.

• 2.

  Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. Tevens komen de vragen die zijn aangedragen aan de orde.

• 3.

  Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd, in het bijzonder de daarin opgenomen competenties.

• 4.

  De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: de burgemeester

  • a.

    als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;

  • b.

    in het proces van dualisme;

  • c.

    als voorzitter van het college;

  • d.

    als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

  • e.

    die invulling geeft aan de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

  • f.

    en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven;

  • g.

    als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

  • h.

    en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

  • i.

    en zijn nevenfuncties en integriteit;

  • j.

    en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties.

• 5.

  In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente.

Artikel 8 Verslaglegging

• 1.

  Door de griffier wordt een verslag van het functioneringsgesprek in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de commissievoorzitter, de griffier en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.

• 2.

  Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.

• 3.

  Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

• 4.

  De leden van het seniorenconvent worden gedurende twee weken na de vaststelling van het verslag in de gelegenheid gesteld het verslag in te zien bij de griffier.

• 5.

  Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie Utrecht gestuurd.

Artikel 9 Archivering

• 1.

  De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder een afschrift van het vastgestelde verslag.

• 2.

  Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking één dag na de datum van publicatie daarvan in het Houtens Nieuws.

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als:

Verordening functioneringsgesprekken burgemeester en raad

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad d.d. 4 november 2008.