Regeling vervallen per 01-01-2015

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

Geldend van 01-06-2011 t/m 31-12-2014 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2011

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie.

De raad van de gemeente Houten;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 29 maart 2011;

gelet op de bepalingen in artikel 212 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende:

VERORDENING OP DE UITGANGSPUNTEN VOOR HET FINANCIEEL BELEID, ALSMEDE DE REGELS VOOR HET FINANCIEEL BEHEER EN DE INRICHTING VAN DE FINANCIËLE ORGANISATIE

HOOFDSTUK 1 INLEIDENDE BEPALINGEN

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a)

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Houten en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b)

    termijnagenda: bestuurlijke planning voor de behandeling van stukken, waarop ook de producten van de P&C-cyclus staan ingepland.

HOOFDSTUK 2 BEGROTING EN VERANTWOORDING

Artikel 2 Programma-indeling

  • 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3 Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per programma weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per programma weergegeven.

  • 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde krediet weergegeven. Voor vervangingsinvesteringen wordt een totaalbedrag in de begroting opgenomen.

  • 3. In de jaarrekening wordt de uitputting van de kredieten weergegeven.

Artikel 4 Kaders begroting

  • 1. Het college biedt aan de raad een perspectiefnota aan met beleids- en financiële kaders voor de begroting van het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze perspectiefnota vervolgens vast.

  • 2. De ramingen van onderhoudsbudgetten in de begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen, zoals die door de raad zijn vastgesteld.

Artikel 5 Autorisatie begroting, kredieten en begrotingswijzigingen

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma en het overzicht van algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling autoriseert de raad de nieuwe vervangingsinvesteringen. De raad kan tijdens de begrotingsbehandeling aangeven, dat zij over een bepaalde specifieke nieuwe vervangingsinvestering op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het krediet wil ontvangen. Dit geldt ook voor alle nieuwe investeringen, welke tijdens de begrotingsbehandeling nog niet bekend waren.

  • 3. Bij de behandeling van de bestuursrapportages en separate voorstellen in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en nieuwe kredieten en bijstelling van het beleid.

  • 4. Voor investeringen/ wijziging geautoriseerde budgetten in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen en uitgaan boven de grens zoals genoemd in het Algemeen delegatiebesluit, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel of een voorstel tot wijziging van het geautoriseerde budget aan de raad voor.

Artikel 6 Bestuursrapportages

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de verwachte afwijkingen in de realisatie van de begroting van de gemeente. De momenten waarop dat gebeurt worden vastgelegd in de planningscyclus en de termijnagenda. De raad stelt deze bestuursrapportage(s) vervolgens vast.

  • 2.

    De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting van de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

    • a)

      de baten en lasten per programma.

    • b)

      het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen.

    • c)

      het effect op het resultaat voor bestemming, volgend uit de onderdelen a en b.

    • d)

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves.

    • e)

      het begrotingssaldo na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d.

    • f)

      Kredieten.

Daarnaast wordt er gerapporteerd over de voortgang van aangenomen moties en door het college gedane toezeggingen.

3.In de bestuursrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van programma’s en kredieten in de begroting groter dan de rapportagetolerantie voor de jaarrekening toegelicht. Administratieve wijzigingen tussen de programma’s worden in één bedrag gepresenteerd.

HOOFDSTUK 3 FINANCIEEL BELEID

Artikel 7 Waardering en afschrijving vaste activa

  • 1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief worden lineair in 5 jaar afgeschreven.

  • 2. Kosten voor agio en disagio worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

  • 3. Materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven. Uitzondering hierop zijn de activa ten behoeve van de producten riolering en afvalinzameling. Op deze activa wordt annuïtair afgeschreven.

  • 4. De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden afgeschreven in:

    • a)

      gronden en terreinen: niet en 10-40 jaar

    • b)

      gebouwen: 15-50 jaar (schoolgebouwen en overige gebouwen per 1-1-2011 ouder dan 10 jaar: 40 jaar en nieuw en jonger dan 10 jaar: 50 jaar)

    • c)

      Grond-, weg en waterbouwkundige werken: 8-70 jaar

    • d)

      vervoermiddelen : 6-11 jaar

    • e)

      machines, apparaten en installaties (incl. theatertechniek): 5-30 jaar

    • f)

      Automatisering: 4-11 jaar

  • 5. Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze laatst genoemden worden altijd geactiveerd.

  • 6. Aankoop en vervaardiging van activa met een maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Financieel technische gronden kan de oorzaak zijn om bij raadsbesluit hiervan af te wijken. Dan wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur.

Artikel 8 Reserves en voorzieningen

  • 1.

    De raad besluit tot het instellen en opheffen van reserves en de dotaties en onttrekkingen aan reserves.

  • 2.

    De raad besluit tot het instellen en opheffen van voorzieningen en de dotaties aan voorzieningen.

  • 3.

    Bij een voorstel voor de instelling van een reserve wordt minimaal aangegeven:

    • a)

      het specifieke doel van de reserve.

    • b)

      de voeding van de reserve.

    • c)

      het plafond van de reserve.

    • d)

      de looptijd en het bestedingsplan.

  • 4.

    Als een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot besteding, dan valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

  • 5.

    Bij een voorstel voor de instelling van een voorziening wordt minimaal aangegeven:

a) het specifieke doel van de voorziening.

  • b)

    de voeding van de voorziening.

  • c)

    het plafond van de voorziening

  • d)

    het bestedingsplan.

Artikel 9 Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de indirecte kosten betrokken, die al dan niet rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betreffende activa betrokken evenals de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. Voor de rentetoerekening aan de activa wordt het vastgestelde rekenrentepercentage gebruikt.

Artikel 10 Vaststelling hoogte belastingen en prijzen

  • 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen. De raad stelt deze tarieven vast.

  • 2. Het college biedt eens in de 4 jaar aan de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden. De raad stelt de nota Grondbeleid vast.

  • 3. De besluiten voor het vaststellen van de gemeentelijke tarieven voor rioolrechten, afvalstoffenheffing, leges en nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen anders dan genoemd in het tweede lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 11 Financieringsfunctie

  • 1. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

    • a)

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren.

    • b)

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s.

    • c)

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen.

    • d)

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2. Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a)

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij overheidsbanken binnen het EMU-gebied met een afgegeven AAA-rating door één van de volgende erkende rating agency’s: Moody’s, Standards & Poors of Fitch IBCA.

    • b)

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

    • c)

      derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s.

    • d)

      voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd.

    • e)

      Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

  • 3. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

HOOFDSTUK 4 DE PARAGRAFEN UIT DE BEGROTING

Artikel 12 Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1. Het college biedt tenminste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Dit plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen, alsmede de kwaliteit van het milieu en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het rioleringsplan vast.

  • 2. Het college biedt tenminste eens in de vijf jaar een beheerplan openbare ruimte aan. Dit beheerplan geeft het kader weer het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het beheerplan vast.

  • 3. Het college biedt eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en buitensportaccommodaties, evenals de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt het plan vast.

Artikel 13 Financiering

De paragraaf Financiering bij de begroting en de jaarstukken bevat naast de verplichte onderdelen:

  • a)

    de kasgeldlimiet. (Fido)

  • b)

    de renterisiconorm. (Fido)

  • c)

    de liquiditeitsplanning voor het begrotingsjaar en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar.

  • d)

    de rentevisie.

  • e)

    de rapportage over het EMU-saldo (Ministeriële richtlijn)

HOOFDSTUK 5 FINANCIEEL BEHEER EN INTERNE CONTROLE

Artikel 14 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

  • a)

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente.

  • b)

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten en soortgelijke informatie.

  • c)

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en kredieten en voor het maken van kostencalculaties.

  • d)

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

  • e)

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

  • f)

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 15 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking. Ook wordt voor het rechtmatig zijn van de baten en lasten en de balansmutaties de rechtmatigheid van de beheershandelingen getoetst. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 16 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

HOOFDSTUK 6 FINANCIËLE ORGANISATIE

Artikel 17 Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

  • a)

    een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de organisatieonderdelen.

  • b)

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

  • c)

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en kredieten.

  • d)

    de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie.

  • e)

    de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

  • f)

    de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

  • g)

    de regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

HOOFDSTUK 7 SLOTBEPALINGEN

Artikel 18 Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht met ingang van 1 januari 2011.

  • 2.

    De ‘Financiële verordening gemeente Houten’ vastgesteld door de raad op 17 juli 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 19 Overgangsbepalingen

Gebouwen ouder dan 10 jaar, die dus zijn geactiveerd voor de inwerkingtreding van deze verordening worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, zijnde 40 jaar. De nieuwe gebouwen of gebouwen jonger dan 10 jaar worden afgeschreven volgens de nieuwe vastgestelde afschrijvingstermijnen methodiek, zijnde 50 jaar.

Artikel 20 Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 24 mei 2011.

de griffier,

de burgemeester,

P.M.H van Ruitenbeek

C.H.J. Lamers