Algemene InkoopvoorwaardenGemeente Houten (versie 2019)

Artikel 1 Toepasselijkheid

1.1 Deze algemene inkoopvoorwaarden zijn van toepassing op alle offerteaanvragen van en overeenkomsten met de gemeente Houten die zien op de inkoop van zaken, diensten en/of werken van de gemeente Houten bij de betreffende contractant c.q. leverancier.

1.2 Van deze algemene inkoopvoorwaarden kan slechts worden afgeweken, indien en voor zover de gemeente en de leverancier dit uitdrukkelijk schriftelijk met elkaar zijn overeengekomen.

1.3 Indien een bepaling van deze algemene inkoopvoorwaarden nietig is of vernietigd wordt, zullen de overige bepalingen van kracht blijven en treden partijen in overleg teneinde een nieuwe bepaling ter vervanging van de nietige of vernietigde bepaling overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de nietige of vernietigde bepaling in acht worden genomen.

Artikel 2 Totstandkoming overeenkomst

2.1 Een overeenkomst komt alleen tot stand nadat de gemeente uitdrukkelijk een opdracht tot levering van de zaken of diensten dan wel de realisatie van werken heeft verstrekt.

2.2 Aan het voornemen van de gemeente een overeenkomst aan te gaan of een opdracht te gunnen, kan door de leverancier geen rechten worden ontleend.

2.3 Alle handelingen die de leverancier verricht voorafgaand aan de totstandkoming van de overeenkomst zijn voor rekening en risico van de leverancier.

Artikel 3 Algemene verplichtingen leverancier

3.1 De leverancier garandeert dat zij bij de uitvoering van de overeenkomst zowel de inhoud van de overeenkomst, de (huis)regels van de gemeente als alle algemeen geldende normen in acht neemt alsmede dat de door haar geleverde zaken, diensten en gerealiseerde werken aan die normen voldoen. Het gaat hier bijvoorbeeld doch niet uitsluitend om normen met betrekking tot veiligheid, gezondheid en milieu.

3.2 De leverancier zal zijn verplichtingen voortvloeiend uit de overeenkomst nakomen in nauwe samenwerking met de gemeente, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de leverancier. De leverancier zal de gemeente (pro-)actief informeren met betrekking tot voor de gemeente relevante ontwikkelingen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.

3.3 De leverancier kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door derden of uit de overeenkomst voortvloeiende rechten en/of plichten overdragen aan derden doch alleen na uitdrukkelijke en voorafgaande toestemming van de gemeente. De gemeente heeft te allen tijde het recht deze toestemming, gemotiveerd, te weigeren.

3.4 De leverancier heeft alleen dan het recht namens de gemeente te handelen indien en voor zover zij daartoe expliciet is gemachtigd door de gemeente. Eventuele gevolgen van het handelen zonder toereikende volmacht zijn voor rekening en risico van de leverancier.

3.5 De gemeente is gerechtigd om gedurende de looptijd/uitvoering van de overeenkomst op elk redelijk moment en op elke relevante plaats de werkzaamheden van de leverancier alsmede door de leverancier te leveren zaken, diensten of werken te keuren. De leverancier verleent kosteloos alle benodigde medewerking. Aan het wel of niet uitvoeren van een keuring door de gemeente als zodanig kan de leverancier geen rechten ontlenen.

Artikel 4 Algemene verplichtingen gemeente

4.1 De gemeente zal op verzoek van de leverancier alle inlichtingen en gegevens verstrekken voor zover die nodig zijn om de overeenkomst naar behoren uit te voeren.

4.2 De gemeente zal zich inspannen zoals een goed opdrachtgever betaamt en zal zich indien nodig inspannen om haar medewerking, waaronder publiekrechtelijke medewerking, te verlenen die nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, een en ander in alle gevallen onverminderd de publiekrechtelijke verantwoordelijkheden van de gemeente. De gemeente is nimmer aansprakelijk in relatie tot gedragingen die door haar publiekrechtelijke taken en verantwoordelijkheden zijn ingegeven.

Artikel 5 Vertrouwelijkheid

5.1 De gemeente en de leverancier zullen over en weer geheimhouding betrachten en niet te eigen bate gebruik maken van hetgeen hen bij de totstandkoming of de uitvoering van de overeenkomst van de ander ter kennis komt en waarvan het vertrouwelijke karakter bekend is of redelijkerwijs kan worden vermoed, behalve voor zover enig wettelijk voorschrift of een rechterlijke uitspraak tot bekendmaking noopt.

5.2 Partijen zullen de onder hen werkzame personen of door hen ingeschakelde derden verplichten deze vertrouwelijkheid ook te betrachten.

Artikel 6 Intellectueel eigendom

6.1 Alle (aanspraken op) intellectuele eigendomsrechten (IE-rechten) met betrekking tot enig resultaat voortvloeiende uit de overeenkomst, berusten bij de gemeente, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Voor zover nodig en op eerste verzoek van de gemeente zal de leverancier deze (aanspraken op) IE-rechten kosteloos overdragen aan de gemeente.

6.2 Onder resultaat als bedoeld in lid 1 van dit artikel wordt verstaan al hetgeen in het kader van de overeenkomst tot stand wordt gebracht, ongeacht of de leverancier daarbij gebruik maakt van enige bijdrage van de gemeente en/of derden.

6.3 De leverancier doet voor zover mogelijk afstand van alle eventuele persoonlijkheidsrechten op de in het kader van de overeenkomst tot stand gebrachte auteursrechtelijke werken.

6.4 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, behoudt of verkrijgt de leverancier geen gebruiksrecht met betrekking tot enig resultaat van de overeenkomst.

6.5 De Gemeente behoudt zich uitdrukkelijk het auteursrecht voor met betrekking tot ieder in het kader van de overeenkomst aan leverancier openbaar gemaakt werk. De leverancier erkent dit voorbehoud.

6.6 De leverancier garandeert dat de geleverde zaken, diensten en gerealiseerde werken alsmede al hetgeen daarmee gepaard gaat of daaruit resulteert, vrij zijn van alle bijzondere lasten en beperkingen die aan het vrije gebruik daarvan door de gemeente in de weg zouden kunnen staan, zoals octrooirechten, merkrechten, modelrechten of auteursrechten. De leverancier vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken van derden dienaangaande.

6.7 In het geval van aanspraken van derden zal de leverancier alles in het werk stellen om in overleg met de gemeente te bewerkstelligen dat de gemeente alsnog het ongestoorde gebruik van het geleverde krijgt en/of zal kunnen voortzetten.

6.8 In het geval van aanspraken van derden waarvoor de hierboven genoemde vrijwaringverplichting geldt, zal de leverancier alle schade van de gemeente vergoeden, inclusief proceskosten, waaronder tevens begrepen redelijke advocaatkosten voor het voeren van gerechtelijke procedures.

Artikel 7 Nakoming en tekortkoming

7.1 Elk der partijen zal de verplichtingen zoals die voortvloeien uit de overeenkomst naleven. Indien en zodra duidelijk is dat dit niet of niet geheel gaat lukken zal de betreffende partij de ander per omgaande informeren.

7.2 De betreffende partij is alleen dan niet aansprakelijk jegens de andere partij indien en voor zover zij zich op overmacht kan beroepen en zij de ander tijdig en onderbouwd (zo mogelijk met overlegging van bewijsstukken) van de (dreigende) tekortkoming alsmede het bestaan van overmacht heeft geïnformeerd.

7.3 Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: onvoldoende beschikbaarheid van voldoende en gekwalificeerd personeel, stakingen, grondstoffentekort, transportproblemen, tekortschieten van (toe)leveranciers of ongeschiktheid van voor de uitvoering van de werkzaamheden benodigde zaken, het tekortschieten van ingeschakelde derden en liquiditeit- of solvabiliteitsproblemen bij de betreffende partij of door haar ingeschakelde derden.

7.4 De partij die zich op overmacht beroept heeft de verplichting om in overleg met de ander de nadelige gevolgen voor die ander zoveel mogelijk te beperken.

Artikel 8 Aansprakelijkheid en verzekering

8.1 De leverancier garandeert dat zij noch haar medewerkers of door haar bij de uitvoering van de overeenkomst betrokken derden in relatie tot de overeenkomst betrokken zijn of zijn geweest bij handelingen die in strijd zijn met bepalingen van de Mededingingswet.

8.2 De leverancier vrijwaart de gemeente voor strafrechtelijke boetes en bestuurlijke sancties (als bedoeld in artikel 5:2, eerste lid aanhef en onder a van de Algemene wet bestuursrecht, het eventuele kostenverhaal daaronder begrepen) die verband houden met de overeenkomst en die de leverancier of de gemeente krijgt opgelegd.

8.3 De leverancier is aansprakelijk voor de schade die de gemeente lijdt als gevolg van het niet, niet tijdig of niet volledig nakomen van de verplichtingen onder de overeenkomst dan wel het anderszins onrechtmatig handelen van de leverancier of van door de leverancier ingeschakelde medewerkers of derden, behoudens indien en voor zover die aansprakelijkheid ten gevolge van de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden of de overeenkomst is beperkt of uitgesloten. Een en ander is van kracht indien en voor zover in de overeenkomst of, in het geval er sprake is van een door de gemeente georganiseerde aanbestedingsprocedure, in de aanbestedingsdocumenten, niet anders is bepaald.

8.4 De leverancier zal vanaf het aangaan van de overeenkomst adequaat verzekerd zijn in relatie tot het uitvoeren van de overeenkomst en zal zich adequaat verzekerd houden gedurende de looptijd van de overeenkomst. De leverancier zal de gemeente op haar eerste verzoek inzage verstrekken in de polisvoorwaarden van de aansprakelijkheidsverzekering.

8.5 De leverancier zal het verzekerd bedrag en de polisvoorwaarden gedurende de looptijd van de overeenkomst niet ten nadele van de gemeente wijzigen, tenzij de gemeente hiervoor haar expliciete en schriftelijke toestemming heeft gegeven.

8.6 De aansprakelijkheid voor directe schade is per gebeurtenis beperkt tot een bedrag van:

- € 150.000 voor overeenkomsten waarvan de waarde kleiner is dan of gelijk is aan

€ 50.000.

- € 300.000 voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 50.000, maar kleiner of gelijk is aan € 100.000.

- € 500.000 voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 100.000, maar kleiner of gelijk is aan € 150.000.

- € 1.000.000 voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 150.000, maar kleiner of gelijk is aan € 500.000.

- € 2.500.000 voor overeenkomsten waarvan de waarde meer is dan € 500.000.

8.7 De aansprakelijkheid voor indirecte schade is beperkt tot een bedrag van € 1.000.000, tenzij de waarde van de overeenkomst hoger is, in welk geval de schade beperkt is tot het bedrag van die waarde van de overeenkomst;

8.8 Een beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld geldt niet:

a. in geval van aanspraken van derden op schadevergoeding;

b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van de leverancier of aan de zijde van door de leverancier ingeschakelde derden;

c. ingeval van schending van de intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 6 van deze algemene inkoopvoorwaarden.

Artikel 9 Boete

9.1 In geval van enige toerekenbare tekortkoming aan de zijde van de leverancier is de gemeente gerechtigd tot het innen van een direct opeisbare boete ter hoogte van 10% van de waarde van de verplichting ten aanzien waarvan de leverancier tekortschiet.

9.2 Het innen van een boete doet geenszins afbreuk aan de rechten die de gemeente in geval van een tekortkoming aan de zijde van de leverancier heeft, zoals enig recht op schadevergoeding.

Artikel 10 Opzegging en ontbinding

10.1 De gemeente is gerechtigd de overeenkomst op te zeggen met inachtneming van een redelijke opzegtermijn.

10.2 Ieder der partijen heeft het recht de overeenkomst direct en zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, onverminderd enig wettelijk recht tot ontbinding of enig recht anderszins, indien:

• de andere partij een besluit tot beëindiging van haar activiteiten of een substantieel deel daarvan;

• de andere partij fuseert met een andere privaatrechtelijke partij, splitst of op enigerlei wijze een relevant deel van haar activiteiten overdraagt;

• ten aanzien van de andere partij faillissement is aangevraagd dan wel uitgesproken of, al dan niet voorlopig, surséance van betaling is aangevraagd of verleend.

Artikel 11 Toepasselijk recht en geschillen

11.1 De relatie tussen de gemeente en de leverancier alsmede de totstandkoming en de interpretatie daarvan wordt beheerst door Nederlands recht. De toepasselijkheid van het Weens Koopverdrag is uitgesloten.

11.2 Alle geschillen tussen partijen in relatie tot de overeenkomst behoren in eerste aanleg tot de competentie van de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.

Specifieke bepalingen betreffende overeenkomsten tot het leveren van zaken

Artikel 12 Leveringen

12.1 De leverancier levert de zaken bij de gemeente (adres gemeentehuis) conform Delivered Duty Paid (DDP), volgens Incoterms 2010, zoals vastgesteld door de Internationale Kamer van Koophandel (ICC).

12.2 De aflevering geschiedt uitsluitend op werkdagen tijdens de openingsuren van het gemeentehuis.

12.3 Indien de gemeente de zaken gemotiveerd afkeurt, zal de leverancier kosteloos de zaken weer ophalen.

12.4 De zaken worden geacht te zijn goedgekeurd vanaf het moment van volledige operationele ingebruikname door de gemeente.

12.5 De leverancier garandeert de geschiktheid en het goed functioneren van de door hem geleverde zaken gedurende twaalf maanden vanaf het moment dat de gemeente de zaken heeft goedgekeurd, tenzij partijen een langere garantietermijn zijn overeengekomen of de leverancier in het algemeen een langere garantietermijn aan haar afnemers verstrekt voor de betreffende zaken, in welk geval die langere garantietermijn geldt. Deze garantie laat onverlet de (overige) verplichtingen van de leverancier onder de overeenkomst.

12.6 De leverancier garandeert dat voor een periode van tenminste vijf jaar na aflevering van de zaken, onderdelen van de zaken kunnen worden geleverd.

12.7 De leverancier is gehouden om alle bij de zaken behorende gebruiksaanwijzingen en productinformatie, alsmede eventuele kwaliteitskeurmerken of –certificaten, opgesteld zoveel mogelijk in de Nederlandse taal, zonder additionele kosten, aan de gemeente ter beschikking te stellen.

Artikel 13 Verpakking en transport

13.1 De leverancier draagt zorg voor een deugdelijke en duurzame verpakking van de zaken.

13.2 De leverancier neemt alle verpakkingen kosteloos terug.

Artikel 14 Overdracht van eigendom en risico

14.1 De eigendom van de geleverde zaken gaat over op het moment van levering.

14.2 Het risico gaat over op de gemeente na acceptatie van de zaken.

Specifieke bepalingen betreffende het verrichten van diensten

Artikel 15 Diensten

15.1 Feitelijke uitvoering van de diensten door de leverancier of daarmee gepaard gaande handelingen houdt niet in dat de gemeente de diensten zonder meer goedkeurt.

15.2 De Gemeente behoudt zich het recht voor om eventuele verrichtte diensten te keuren, controleren of niet goed te keuren.

Artikel 16 Personeel

16.1 Indien gedurende de uitvoering van de overeenkomst blijkt dat een door de leverancier ingezette medewerker of derde niet functioneert in het belang van de goede uitvoering van de overeenkomst, heeft de Gemeente het recht de desbetreffende persoon door de leverancier te laten vervangen.

16.2 Indien de leverancier een bij de uitvoering van de overeenkomst ingezette medewerker of derde wil vervangen heeft de leverancier daarvoor de voorafgaande expliciete toestemming van de gemeente nodig, behoudens indien en voor zover die toestemming in redelijkheid niet relevant kan zijn of niet geweigerd zou moeten kunnen worden.

16.3 Eventuele kosten die gepaard gaan met vervanging komen voor rekening van de leverancier.

16.4 De leverancier staat ervoor in dat de door hem ingeschakelde medewerkers en derden gerechtigd zijn om in Nederland arbeid te verrichten dan wel diensten te verrichten.

16.5 De leverancier is verantwoordelijk aansprakelijk voor de nakoming van de in relatie tot de overeenkomst uit de belastingwetgeving en de sociale zekerheidswetgeving voortvloeiende verplichtingen, waaronder begrepen verplichtingen die verband houden met het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV). De leverancier vrijwaart de Gemeente tegen alle aanspraken ter zake. De leverancier zal - indien wettelijk vereist dan wel door de gemeente wordt verlangd - met een G-rekening werken. Indien de gemeente geconfronteerd wordt met een naheffing, worden deze kosten een–op-een verhaald op de leverancier.

Specifieke bepalingen betreffende het realiseren van werken

Artikel 17 Werken

17.1 Op de overeenkomst betreffende de realisatie van een werk zullen in de regel (ook) de uniforme administratieve voorwaarden (UAV of UAV-GC) geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn. Dat zal het geval zijn indien en voor zover dit in de overeenkomst is bepaald.

17.2 Alsdan zullen de onderhavige algemene inkoopvoorwaarden aanvullend van toepassing zijn voor zover het onderwerpen betreft die niet in de van toepassing zijnde (delen van de) uniforme administratieve voorwaarden zijn geregeld.

17.3 Voor zover een onderwerp zowel door de uniforme administratieve voorwaarden als de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente worden geregeld, prevaleert de inhoud van deze algemene inkoopvoorwaarden.