Beleidsregel subsidieverstrekkingen algemeen

1. Een aanvraag moet schriftelijk en volledig worden ingediend. Volledig betekent in ieder geval in aanwezigheid van de in artikel 2.3, 2.10, 3.3 en 3.11 van de Algemene subsidieverordening genoemde bescheiden, te weten:

• a.

  bij een aanvraag tot subsidieverlening moeten in ieder geval aanwezig zijn:

  • -

    het ingevulde, gedagtekende en ondertekende aanvraagformulier subsidieverlening;

  • -

    een activiteitenplan;

  • -

    een begroting;

  • -

    het eigen vermogen en de reserves van het voorgaande jaar

  • -

    een bestedingsplan van bestemmingsreserves; en

  • -

    een vermelding van de omvang van een egalisatiereserve (art. 4:61 Awb)

• b.

  bij een aanvraag tot subsidievaststelling moeten in ieder geval aanwezig zijn:

  • -

    het ingevulde, gedagtekende en ondertekende aanvraagformulier subsidievaststelling;

  • -

    een financieel verslag, dan wel een jaarrekening (met eigen vermogen en reserves);

  • -

    een activiteitenverslag;

  • -

    een bestedingsplan van bestemmingsreserves;

  • -

    een vermelding van de omvang van een egalisatiereserve (art. 4:61 Awb); en

  • -

    een goedkeurende accountantsverklaring bij een verleende subsidie van € 50.000,-- of meer.

2. Onvolledige aanvragen worden niet in behandeling genomen, tenzij zij tijdig door de aanvrager worden gecompleteerd.

1. De termijnen van de Algemene wet bestuursrecht zijn van toepassing op aanvragen en beslissingen op aanvragen.

2. De aanvraag tot subsidieverlening moet uiterlijk 13 weken voor de aanvang van het boekjaar (= kalenderjaar) worden ingediend bij het college (vóór 1 oktober).

3. De aanvraag tot subsidievaststelling moet worden ingediend binnen een bij de subsidieverlening te bepalen termijn (art. 4:44,lid 2 Awb). In de beschikking tot subsidieverlening wordt deze termijn bepaald op 1 juni van het kalenderjaar volgende op die van de subsidieverlening, tenzij de uitvoering van de activiteiten en/of prestaties een andere termijn rechtvaardigen.

4. Het college beslist binnen een redelijke termijn na ontvangst van de aanvraag tot subsidieverlening en tot subsidievaststelling.

5. Een redelijke termijn is een termijn van 8 weken, tenzij het college een kennisgeving aan de aanvrager heeft gedaan dat deze termijn niet wordt gehaald onder vermelding van een (andere) redelijke termijn waarbinnen de beschikking tegemoet kan worden gezien.

6. Een aanvraag kan tot leiden tot nader overleg tussen de aanvrager en de gemeente en/of tot het geven van aanvullingen door de aanvrager.

7. Gedurende de overlegperiode en/of de periode waarin de aanvrager wordt uitgenodigd de aanvraag aan te vullen wordt de beslistermijn op de aanvraag opgeschort en wordt er een nieuwe, laatste datum ter completering gesteld.

1. Iedere aanvraag tot subsidieverlening wordt inhoudelijk, juridisch en financieel beoordeeld.

2. De inhoudelijke toets houdt in:

• a.

  Het gebruik van het aanvraagformulier is verplicht.

• b.

  De aanvraag moet op tijd worden ingediend.

• c.

  De aanvraag moet volledig zijn (zie artikel 7).

• d.

  De aanvrager moet een rechtspersoon zonder winstoogmerk zijn.

• e.

  Alleen activiteiten en/of prestaties voor de Houtense inwoners komen voor subsidiëring in aanmerking.

• f.

  Er wordt geen subsidie verstrekt voor exploitatiekosten, huurkosten of personeelskosten.

• g.

  De activiteiten en/ prestaties moeten een bijdrage leveren aan de gemeentelijke beleidsdoelen, zoals vermeld in het “Overzicht van beleidsdoelen ten behoeve van het subsidiebeleid.”

• h.

  De activiteiten en/of prestaties moeten passen binnen het gemeentelijk beleid. Onder beleid vallen vastgestelde beleidsnota’s, de programma- en gemeentebegroting, de beleidsdoelen, genoemd in het overzicht onder g, en andere vastgestelde besluiten van de raad en het college, waarin beleidsvoornemens en ontwikkelingen worden genoemd. Als de gemeente geen beleid heeft vastgesteld dan past een aanvraag niet in het gemeentelijk beleid.

• i.

  De activiteiten en/of prestaties moeten maatschappelijk nuttig en belangrijk zijn voor de Houtense inwoners. Hiervan is sprake als de activiteiten en/of prestaties een bijdrage leveren aan de vastgestelde beleidsdoelen of als met een prestatie het beoogde maatschappelijke effect wordt bereikt.

• j.

  De activiteiten en/of prestaties mogen geen politieke, godsdienstige of levensbeschouwelijke vorming beogen.

3. De juridische toets houdt in dat de aanvraag wordt getoetst aan de wettelijke voorschriften, genoemd in de Algemene wet bestuursrecht en in de Algemene subsidieverordening en de aanvraag mag niet daarmee in strijd zijn.

4. De financiële toets houdt in:

• a.

  Aan de hand van de begroting en jaarrekening van de subsidieaanvrager wordt beoordeeld of er voldoende gelden, hetzij uit eigen middelen, hetzij uit middelen van derden aanwezig zijn om de kosten van de activiteiten te dekken.

• b.

  In de gemeentebegroting moeten gelden aanwezig zijn voor de activiteiten en/of prestaties, die voor subsidieverlening in aanmerking komen.

• c.

  Ontoereikende budgetten van de gemeente kunnen leiden tot een weigering van de subsidie.

• d.

  De overschrijding van een vastgesteld subsidieplafond leidt tot een weigering van de subsidie.

1. Iedere aanvraag tot subsidievaststelling wordt inhoudelijk, juridisch en financieel beoordeeld.

2. De inhoudelijke toets houdt in:

• a.

  Het gebruik van het aanvraagformulier is verplicht.

• b.

  De aanvraag moet op tijd worden ingediend.

• c.

  De aanvraag moet volledig zijn (zie artikel 7).

• d.

  De activiteiten en/of prestaties moeten uitgevoerd zijn.

• e.

  De subsidieontvanger moet verklaren dat de verleende subsidiegelden zijn besteed aan activiteiten en/ prestaties, die vermeld staan in het besluit tot subsidieverlening.

3. De juridische toets houdt in dat de aanvraag wordt getoetst aan de wettelijke voorschriften, genoemd in de Algemene wet bestuursrecht en in de Algemene subsidieverordening en de aanvraag mag niet daarmee in strijd zijn.

4. De financiële toets houdt in:

• a.

  De subsidiegelden moeten besteed zijn aan de afgesproken activiteiten en/of prestaties.

• b.

  De aanwezigheid en de omvang van het eigen vermogen, bestemmingsreserve(s) (bestedingsplan) en een egalisatiereserve.

• c.

  De jaarlijkse toevoeging van maximaal 10% van het verleende subsidiebedrag aan de egalisatiereserve.

• d.

  Beoordeling van de jaarrekening aan de hand van de beleidsregel “Eigen vermogen en reserves subsidiebeleid” en de “Aanwijzing verantwoording en controle subsidies.”

1. Het niet gebruiken van het aanvraagformulier en onvolledige aanvragen kunnen leiden tot buitenbehandelingstelling van de aanvraag. Er wordt geen subsidie verleend.

2. Niet voldoen aan één of meerdere beoordelingscriteria subsidieverlening kan leiden tot het weigeren van de subsidieverlening. De weigeringsgronden in de Algemene wet bestuursrecht en de Algemene subsidieverordening zijn van toepassing.

3. Niet naleving van de verplichtingen of het niet voldoen aan één of meerdere beoordelingscriteria subsidievaststelling kan leiden tot het lager vaststellen van de subsidie of tot intrekking of wijziging van de subsidieverstrekking (verlening en vaststelling).

1. Verplichtingen worden opgelegd ter verwezenlijking van het doel van subsidieverstrekking.

2. De verplichtingen moeten door de subsidieontvanger worden nagekomen.

3. De verplichtingen, die aan iedere subsidieverlening worden verbonden, luiden:

• a.

  het subsidiebedrag moet gebruikt c.q. aangewend worden voor de hiervoor genoemde activiteiten;

• b.

  de activiteiten moeten uitgevoerd worden ten behoeve van de Houtense inwoners;

• c.

  de subsidieontvanger is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te leveren activiteiten;

• d.

  de subsidieontvanger moet vóór 1 september van het subsidiejaar schriftelijk verslag uitbrengen over de voortgang van haar activiteiten en een prognose geven voor het komende jaar, indien de subsidieverlening € 5.000,-- of hoger is;

• e.

  de subsidieontvanger is verplicht alle informatie over de afgesproken activiteiten aan de gemeente te verstrekken, die zij in dat verband nodig acht;

• f.

  op verzoek van de gemeente vindt er regelmatig (1 of 2 x per jaar) overleg plaats tussen de subsidieontvanger en de accounthouder van de gemeente;

• g.

  het niet naleven van de verplichtingen, activiteiten en/of prestaties kan leiden tot een subsidieverlaging, een intrekking of wijziging van de verleende of vastgestelde subsidie;

• h.

  de weigeringsgronden, genoemd in artikel 4:25 en 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht en in artikel 1.9 van de Algemene subsidieverordening zijn van toepassing;

• i.

  de subsidieontvanger moet een accountantscontrole laten uitvoeren als bedoeld in artikel 4:78 van de Algemene wet bestuursrecht, indien de subsidieverlening € 50.000,-- of meer bedraagt; de goedkeurende accountantsverklaring moet bij de aanvraag tot subsidievaststelling van het subsidiejaar worden gevoegd;

• j.

  de subsidieontvanger, die € 50.000,-- of meer subsidie ontvangt, moet de bepalingen in de bijgevoegde “Aanwijzing verantwoording en controle subsidies” in acht nemen en in handen van zijn accountant stellen, zodat de accountant hiermee rekening houdt bij de opstelling van de accountantsverklaring;

• k.

  de subsidieontvanger, die minder dan € 50.000,-- ontvangt, wordt vrijstelling voor het laten uitvoeren van een accountantscontrole verleend (art. 4:78, lid 5 Awb);

• l.

  de aanvraag tot subsidievaststelling voor het jaar, waarvoor subsidie is verleend, moet vóór 1 juni van het komend jaar worden ingediend bij het college, onder overlegging van het aanvraagformulier subsidievaststelling, een financieel verslag, dan wel een jaarrekening, een activiteitenverslag, een bestedingsplan van bestemmingsreserves en een vermelding van de omvang van een egalisatiereserve (art. 4:61 Awb) en een goedkeurende accountantsverklaring (bij € 50.000,-- of meer subsidie);

• m.

  de aanvraag tot subsidieverlening voor het komend kalenderjaar moet vóór 1 oktober van het voorafgaande subsidiejaar worden ingediend bij het college onder overlegging aanvraagformulier subsidieverlening, een activiteitenplan, een begroting, een bestedingsplan van bestemmingsreserves en een vermelding van de omvang van een egalisatiereserve (art. 4:61 Awb);

• n.

  het gebruik van het aanvraagformulier subsidievaststelling en van het aanvraagformulier subsidieverlening is verplicht; beide zijn te downloaden op www.houten.nl.;

• o.

  het boekjaar gelijk gesteld aan het kalenderjaar (art. 4:68 Awb); en

• p.

  afdeling 4.2.8 van de Awb is van toepassing en de bepalingen van de Algemene subsidieverordening.

4. De verplichtingen kunnen veranderen of worden uitgebreid, indien het onderwerp of de te dienen belangen zulks nodig of wenselijk maken.

1. Op grond van artikel 4:43 Algemene wet bestuursrecht kan het college gelijk een beschikking tot subsidievaststelling afgeven, indien:

- de aanvraag tot subsidieverlening maximaal € 5.000,-- bedraagt;

- de aanvraag volledig is;

- het een structurele subsidie betreft;

- reeds twee jaar of meer een structurele subsidie wordt veleend;

- de activiteiten niet of vrijwel niet veranderd zijn ten opzichte van voorgaande jaren; en

- de subsidieontvanger na uitvoering van de activiteiten een verklaring aflegt, inhoudende dat de subsidiegelden aan de afgesproken activiteiten zijn besteed.

2. In de beschikking tot subsidievaststelling worden de activiteiten aangeduid waarvoor de subsidie bestemd is onder oplegging van de gebruikelijke verplichtingen. Voor het aflegging van een verklaring moet de aanvrager na uitvoering van de activiteiten het aanvraagformulier subsidievaststelling indienen, voorzien van dagtekening en handtekeningen.

1. Deze beleidsregel geldt voor aanvragen voor structurele subsidies en budgetsubsidies en voor besluiten door of namens het college genomen naar aanleiding van die subsidieaanvragen.

2. De beleidsregel “Eigen vermogen en reserves subsidiebeleid” en de “Aanwijzing verantwoording en controle subsidies” zijn van toepassing.