Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Huizen

1. De paragrafen geven die onderdelen van de financiële functie weer welke betrekking hebben op de algemene beleidslijnen van beheersmatige aspecten

2. Het college geeft in de productenraming en productenrealisatie uitvoeringsinformatie op productniveau met betrekking tot de realisatie van het binnen de paragrafen geformuleerde beleid.

3. Aanvullend op de binnen deze verordening en de paragrafen geformuleerde kaders en uitgangspunten kunnen voor specifieke zaken nadere beleidsregels worden geformuleerd.

1. Bij iedere begroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van welke producten uit de productraming onder welke programma's horen.

2. De onderverdeling van de programma's in de producten staat tenminste voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen; dit wordt dan bij de begroting expliciet gemeld.

1. Het college biedt uiterlijk in het eerste kwartaal van het begrotingsjaar een nota van uitgangspunten aan over de kaders en uitgangspunten voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren. In deze nota worden tevens richtlijnen gesteld ten behoeve van de opzet en inhoud van voorjaarsnota alsmede begroting en rekening.

2. De raad stelt deze nota uiterlijk 1 april vast.

Uitvoering

1. Het college waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

2. Het college draagt er zorgt voor dat:

• a.

  de gemeentelijke (deel -)producten in de financiële administratie waaraan de werkelijke lasten en baten door middel van kostentoerekening worden toegerekend, eenduidig zijn toe te wijzen aan de producten van de door het college vastgestelde productraming;

• b.

  de budgetten uit de productraming en kredieten voor investeringen van de vastgestelde investeringsbesluiten eenduidig worden toegewezen aan de diensten;

• c.

  de lasten van de programma's niet worden overschreden;

• d.

  de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat het verwezenlijken van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komen.

  Beheersing en Interne controle

1. Het college informeert de raad drie keer per jaar omtrent de financiële positie van de gemeente, e.e.a. in relatie tot de begrotingsuitvoering van het lopende dienstjaar.

2. De onder art. 1 genoemde informatie wordt de raad aangeboden bij gelegenheid van de voorjaarsnota (medio mei), de aanbieding van de begroting voor het volgend dienstjaar (medio september) en in november ten behoeve van de laatste raadsvergadering van het jaar.

3. Ontwikkelingen welke van invloed zijn op het financiële beeld worden dan wel budgettair vertaald (b.v. bestuurlijke rapportages , majeure ontwikkelingen), danwel opgenomen in het financieel perspectief d.m.v. verwerking in een risicoparagraaf . De ontwikkelingen binnen de totale financiële positie kennen een rubricering welke verwijst naar corresponderende producten en programma’s

4. De rapportages gaan in op substantiele/relevante afwijkingen, zowel wat betreft de lasten/baten (input/revenuen), de geleverde producten (output) en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten (outcome). In de rapportages wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

• ·

  inkomsten uit de algemene uitkering;

• ·

  de renteontwikkelingen op de kapitaalmarkt

• ·

  resultaten uit grondexploitatie

• ·

  uitgaven in het kader van open einderegelingen

• ·

  uitgaven in de sfeer van bijstand c.a.

• ·

  suggesties voor bijsturing en herprofilering

5. Algemeen uitgangspunt is voorts dat er sprake moet zijn van een actieve informatieplicht vanuit het college naar de raad toe; bepalend hierbij zijn niet alleen de in deze verordening beschreven situaties maar veeleer de politiek bestuurlijke relevantie van de omstandigheden.

1. De jaarrekening dient te voldoen aan de bepalingen zoals deze zijn opgenomen in hoofstuk 4 van het Besluit Begroting en verantwoording (B.B.V.)

2. Via de jaarlijkse nota van uitgangspunten ten behoeve van begroting en rekening kan de raad aanvullende eisen en uitgangspunten formuleren

HOOFDSTUK 2: Financiële positie

Kaderstellen

1. Het college draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe de raad heeft besloten, actueel wordt vertaald in overzichten als maandberichten, voorjaarsnota en begrotingspresentaties. Daarnaast worden bij voorjaarsnota en bij de (toelichting op de) begroting tevens die zaken toegevoegd welke nog niet budgettair vertaald (kunnen) worden maar wel de financiële positie verduidelijken en completeren.

2. De raad autoriseert met het vaststellen van de programmabegroting de kredieten voor (vervangings -) investeringen voor zover deze zijn benoemd en gekwantificeerd in de begrotingsstukken. Niet benoemde investeringen en/of benoemde investeringen met een afwijkend investeringsbedrag zullen via afzonderlijk voorstel aan de raad worden voorgelegd

3. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een definitief besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen inzake :

• ·

  het aangaan of verlenen van geldleningen, anders dan in het kader van het liquiditeitenbeheer

• ·

  het garanderen van geldleningen

• ·

  de aankoop en verkoop van onroerend goed, behoudens rechtshandelingen die als niet-ingrijpend voor de gemeente kunnen worden beschouwd (zoals aangegeven in het protocol artikel 169 Gemeentewet).

• ·

  nieuwe (meerjarige) verplichtingen waaraan financiële verplichtingen zijn verbonden.

• ·

  besluiten welke niet passen binnen het kader van de begroting.

1. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden lineair in maximaal 5 jaar afgeschreven.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen, ( dis)agio komen rechtstreeks ten laste c.q. ten gunste v. de exploitatie.

3. De materiele vaste activa met economisch nut of investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden afgeschreven volgens de termijnen en criteria zoals opgenomen in een bijlage van de nota van uitgangspunten.

1. Kosten toerekening aan producten vindt plaats op basis van het principe van de integrale kostprijsbepaling .

2. Bij de bepaling van de rentecomponent wordt niet alleen uitgegaan van rentelasten en renteopbrengsten maar tevens van gecalculeerde renten over eigen en (eventueel) vreemd vermogen .

3. Compensabele b.t.w. maakt deel uit van kostprijsberekeningen welke ten grondslag liggen aan daar vanaf geleide tarieven voor derden.

4. Kostprijsberekeningen welke leiden tot tarieven welke niet marktconform zijn, of anderszins niet haalbaar zijn, blijven basis voor de begrotingsopzet, in die zin dat inzicht in verhouding tussen lasten en baten gewaarborgd is.

1. Het college draagt zorg voor een actuele administratie van activa, zo nodig aangevuld met subadministraties.

2. Het college draagt tevens zorg voor een systematische registratie van bezittingen. welke niet onder de balansactiva vermeld staan.

3. Ter bewaking van een adequate registratie van bezittingen en inzicht in de ontwikkeling hiervan worden maatregelen van interne controle getroffen.

1. Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a.

  Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad gestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren.

• b.

  Het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s.

• c.

  Het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen.

• d.

  Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2. Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

• a.

  De richtlijnen zoals opgenomen in de wet Fido (Financiering decentrale overheden) en de uitvoeringsregels zoals opgenomen in de Ruddo (regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden)

• b.

  De totale som aan uitgezette gelden, met een vaste looptijd van één jaar of langer, is zodanig gespreid dat op het moment van uitzetting nooit meer dan 25 % van de belegde gelden, met een maximum van € 10 miljoen, bij één marktpartij is ondergebracht.

• c.

  Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden , dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is.

• d.

  Voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste 3 prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd.

• e.

  Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro.

• f.

  Het college informeert de raad indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

3. Het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak; hierbij dient het openbaar belang beargumenteerd te worden. Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties bedingt het college zekerheden.

4. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden vast in een besluit treasurystatuut. Het college zendt het besluit treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

1. Jaarlijks ter gelegenheid van de behandeling van de voorjaarsnota en de begroting wordt ingegaan op aspecten van het weerstandsvermogen in relatie tot de financiële positie en de aan de lopende bedrijfsvoering verbonden risico”s. Bij het niet structureel in evenwicht zijn van de begroting worden met inachtneming van de componenten uit de weerstandscapaciteit voorstellen geformuleerd tot het herstellen van het materieel evenwicht.

2. Het college geeft in een paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken de verhouding aan tussen enerzijds de weerstandscapaciteit welke ligt opgesloten in elementen als eigen vermogen, langlopende voorzieningen, onbenutte belastingcapaciteit en de ruimte op de begroting en anderzijds de risico’s en verplichtingen van materieel belang zoals opgenomen in de risicoparagraaf.

1. Uitgangspunt voor het onderhoud aan kapitaalgoederen in de openbare ruimte is het op peil houden van een volwaardig gebruiksnut en een goede technische staat. Maatgevend voor de perioden waarbinnen de onderhoudverplichting geldt zijn de termijnen van afschrijving zoals bedoeld in art.11.

2. Basis voor uit te voeren werkzaamheden vormen meerjarige onderhoudsplannen welke periodiek geactualiseerd worden. Budgettaire vertaling van de plannen vindt integraal plaats in jaar- en meerjarenbegroting.

3. Bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen informatie over gebruiksnut alsmede de stand van het onderhoud en de (mate van ) realisatie van de planning.

1. De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij ín ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel dan wel de afzonderlijke organisatieonderdelen daarvan

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van registergoederen, kapitaalgoederen, voorraden, vorderingen en schulden, c.a.;

• c.

  het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgevang;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

1. De artikelen van deze verordening zijn van toepassing voor zover niet reeds d.m.v. specifieke besluitvorming op deelterreinen anderszins is voorzien.

2. In afzonderlijke situaties kan bij raadsbesluit worden afgeweken van het gestelde in deze verordening, dan wel nadere regels worden gesteld.

HOOFDSTUK IV slotbepalingen