Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders

Geldend van 19-05-2011 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 04-05-2011

Intitulé

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders

Het college van Burgemeester en Wethouders van Hulst;

   

 

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

 

 

Besluit vast te stellen het navolgende reglement met bijbehorende artikelsgewijze toelichting:

 

Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de Burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering -onder vermelding van de te bespreken onderwerpen- die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het stadskantoor gehouden.

Artikel 3. Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4. Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt, als regel ten minste twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekpunten toegezonden. De vergaderstukken liggen voor de leden op een vaste plaats ter inzage.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in lid 1 niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

  • 3. Op de agenda worden in ieder geval geplaatst adviezen en nota`s waarop een lid van het college of de secretaris heeft aangegeven dat bespreking tijdens de vergadering gewenst wordt.

  • 4. Op de agenda wordt eveneens geplaatst een lijst van vast te stellen besluiten inzake onderwerpen waarvan noch een lid van het college, noch de secretaris heeft aangegeven afzonderlijke bespreking in de vergadering gewenst te achten.

  • 5. De stukken, betrekking hebbende op de in het voorgaande lid bedoelde onderwerpen worden als regel voor of uiterlijk tegelijk met de verzending van de agenda voor alle collegeleden ter inzage gelegd. Een collegelid dat alsnog afzonderlijke behandeling in de vergadering gewenst acht, kan, tot uiterlijk vóór die vergadering kenbaar maken dat bespreking tijdens de vergadering gewenst wordt. De secretaris plaatst een dergelijk onderwerp zo mogelijk nog op een aanvullingsagenda van de eerstvolgende vergadering.

Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

Een lid van het college kan in overleg met de secretaris en/of voorzitter besluiten (een) ambtelijk medewerker(s) of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn/hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7. Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 4 wordt toegepast.

  • 3.

    • a.

      Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

    • b.

      Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 4.

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8. Besluitenlijst

  • 1. De secretaris draagt zorg voor een besluitenlijst van de vergadering..

  • 2. De besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de aanwezige leden;

    • b.

      de namen van de afwezige leden;

    • c.

      de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • d.

      desgewenst een vermelding van zaken die buiten de agenda aan de orde zijn geweest;

    • e.

      een formulering van de door het college genomen besluiten;.

  • 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5. De besluitenlijst wordt, voor zover aard en inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt, toegezonden aan de voorzitters van de raadsfracties en voor de overige raadsleden op de voor stukken voor de vergaderingen van de raad gebruikelijke wijze ter inzage gelegd.

Artikel 9. Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag volgende op die van de vaststelling.

Vastgesteld in de vergadering van burgemeester

en wethouders op 3 mei 2011.

Burgemeester en Wethouders van Hulst,

De Secretaris, De Burgemeester,

Toelichting op Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het College van Burgemeester en Wethouders

Algemene toelichting

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De achtergrond voor het herzien in 2004/2005 door de Vng van het uit 1994 stammende Vng-modelreglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college is met name gelegen in de ingrijpende wijziging in de positie van de secretaris en de nieuwe functie van griffier. Voor de raad is inmiddels een Reglement van Orde in een dualistisch stelsel vastgesteld. Daarnaast is er een verordening op de ambtelijke bijstand en een instructie voor de griffier vastgesteld. De wet dualisering gemeentebestuur op zich heeft weinig concrete wijzigingen in het vng-modelreglement van orde voor het college als gevolg. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

Toelichting op artikel 1: Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Lid 4 is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Toelichting op artikel 2: Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, lid 1, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 in dit RvO volgt dat ook de Burgemeester, als voorzitter van het college (artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat aan de Burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen in voorkomend geval de stukken voor de extra vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.

Toelichting op artikel 3: Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Toelichting op artikel 4: Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de instructie gemeentesecretaris zoals in werking getreden op 1 januari 2003.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 4, lid 4 en 5, ziet op de zogenaamde parafenbesluiten. Hier is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). De Afdeling acht dit in het algemeen niet ongeoorloofd, mits op grond van het reglement van orde of een bekend gemaakte vaste praktijk besluitvorming niet plaatsvindt zonder dat in de collegevergadering de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen besluit en tevens duidelijk is wanneer het besluit is genomen. Het reglement spreekt in artikel 4 lid 4 van een “vast te stellen besluit”, hetgeen betekent dat de parafen pas officieel worden genomen middels vaststelling van de lijst in de collegevergadering.

Toelichting op artikel 5 en 6: Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan

vergadering

De artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Toelichting op artikel 7: Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt, staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het RvO gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd ten aanzien van personen als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Volledigheidshalve is daarom de tekst hierover uit artikel 59 Gemeentewet integraal opgenomen als lid 3.

Toelichting op artikel 8: Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris. In Hulst gebeurt dit middels een besluitenlijst. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip “besluitenlijst”. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. Gekozen is voor een ruime regeling en een totaaloverzicht van besluiten, waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Toelichting op artikel 9: Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 9 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de Burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Toelichting op artikel 10: Inwerkingtreding

Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 52 van de Gemeentewet zal dit reglement van orde na vaststelling ter kennisname aan de gemeenteraad worden toegezonden.