Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR613516
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR613516/1
Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Hulst 2018
Geldend van 25-10-2018 t/m heden met terugwerkende kracht vanaf 01-09-2017
Intitulé
Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Hulst 2018Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst, gelezen het advies van 3 juli 2017 en gelet op:
artikel 7 van de Archiefwet 1995;
artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995;
artikel 26b van de Archiefregeling 2009;
Archiefverordening 2012;
Besluit Informatiebeheer 2012.
BESLUIT:
vast te stellen:
Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Hulst 2018
Artikel 1
-
1. Op 5 september 2017 is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst akkoord gegaan met het besluit tot vervanging van analoge archiefbescheiden. Tevens is het ‘Handboek vervanging gemeente Hulst’ vastgesteld waarin procedures zijn vastgelegd die gevolgd dienen te worden alvorens analoge inkomende, uitgaande en interne archiefstukken vervangen mogen worden. Vervanging betekent dat analoge, gedigitaliseerde archiefstukken na inscannen worden vernietigd. De digitale bestanden worden na vernietiging van de analoge archiefstukken beschouwd als de originele archiefstukken.
-
2. De digitale reproductie van archiefbescheiden geschiedt met ingang van de in artikel 4 genoemde datum, dan wel de datum vanaf wanneer voor een proces is bepaald dat de analoge archiefstukken vervangen mogen worden die zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van het betreffende proces.
Artikel 2
-
1. Reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het bij dit besluit horende handboek, te weten het ‘Handboek vervanging gemeente Hulst’, versie d.d. 3 juli 2017.
-
2. De analoge, gedigitaliseerde archiefbescheiden zullen na een periode van één jaar daadwerkelijk worden vernietigd.
Artikel 3
Alvorens de daadwerkelijke vervanging plaatsvindt, wordt het college van burgemeester en wethouders telkens op de hoogte gebracht van het voornemen om vervanging toe te passen op analoge archiefbescheiden van de in artikel 1, tweede lid, bedoelde processen.
Artikel 4
Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking, derhalve met ingang van 1 september 2017.
Artikel 5
Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Hulst 2018.
Ondertekening
Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van 16 oktober 2018
Burgemeester en wethouders van de gemeente Hulst,
de secretaris,
de burgemeester,
Bezwaar
Tegen dit besluit kunnen belanghebbenden, ingevolge de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), binnen zes weken na de dag van deze bekendmaking, bezwaar maken, door het schrijven van een bezwaarschrift aan het college van burgemeester en wethouders, per adres postbus 49, 4560 AA Hulst. Het bezwaarschrift moet op grond van artikel 6:5 van de Awb zijn ondertekend en dient tenminste te bevatten: naam en adres van de indiener, de dagtekening, een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht en de gronden waarop het bezwaarschrift rust.
Daarenboven kan, op grond van het bepaalde in artikel 8:81 van de Awb, de voorzieningenrechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant, Team Bestuursrecht, Postbus 90006, 4800 PA Breda, verzocht worden een voorlopige voorziening te treffen indien onverwijlde spoed, gelet op de betrokken belangen, dat vereist. Van de verzoeker van een voorlopige voorziening wordt een griffierecht geheven. U wordt door de griffie van de rechtbank geïnformeerd over de hoogte van het griffierecht en de wijze van betaling.
Toelichting
De gemeente Hulst neemt het besluit tot vervanging om daarmee het digitaal werken binnen de gemeentelijke organisatie een impuls te geven. Tevens heeft het besluit als doel om de hybride dossiervorming (het naast elkaar bestaan van analoge en digitale dossiers) te verminderen vanwege risico’s rondom vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid.
Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Hulst. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na inscannen niet worden vernietigd) zijn beschreven in het handboek.
Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.
De uitvoering van de in artikel 2, lid 2, genoemde vernietiging vindt periodiek plaats, met in acht neming van de termijn van minimaal één jaar na ontvangst of opmaken van het archiefstuk.
Bij het scannen van analoge archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De gemeente Hulst heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het handboek. Onderdeel van het gehele proces is een periodieke interne monitoring door de archivaris of een aangewezen (externe) auditor om de werkwijze te controleren en evalueren. Voordat er wordt overgegaan tot daadwerkelijke vernietiging van te vervangen archiefbescheiden, wordt er een steekproefsgewijze controle gehouden.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl