Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van de gemeente Hulst op het raadsgedeelte van de gemeentelijke website

Artikel 1 – Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, voor iedereen toegankelijke gedeelte van de gemeenteraad (Bestuurlijk informatiesysteem / RIS) op de website van de gemeente Hulst. Het gaat hierbij nadrukkelijk niet over de publicatie op het gesloten deel van het RIS dat alleen toegankelijk is voor raadsleden, commissieleden en het college van burgemeester en wethouders.

Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.

Artikel 2 – Mogelijkheid tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die dit aangaat kunnen op ieder moment aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd.

Artikel 3 – Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op het RIS van de gemeente Hulst gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen. Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen via de website van informatie worden voorzien over de wijze waarop persoonsgegevens worden gepubliceerd.

• a.

  Persoonsgegevens van publieke ambtsdragers, zoals raadsleden, commissieleden en collegeleden

  Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol of ambt, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, bijvoorbeeld op agenda en besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, amendementen en schriftelijke vragen.

  Gedragslijn:

  Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt, behoudens hetgeen de wet aangeeft, dat gegevens zoals emailadressen, adressen, telefoonnummers en foto’s enkel met toestemming van de betrokkenen, bekend worden gemaakt.

• b.

  Persoonsgegevens van ambtenaren

  Ambtenaren worden regelmatig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffie(r) van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.

  Gedragslijn:

  Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad geldt, ongeacht of zij voor de gemeente Hulst of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun voorletter(s) en achternaam op de website worden gepubliceerd, eventueel met vermelding van de afdeling waarvoor zij werkzaam zijn.

  Het vermelden van de voorletter(s) en achternaam van ambtenaren, eventueel een vermelding van de afdeling en/of het cluster waar zij werkzaam zijn en het weglaten van emailadressen en doorkiesnummer, is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet’ van destijds het College bescherming persoonsgegevens (nu: Autoriteit Persoonsgegevens).

• c.

  Persoonsgegevens van personen en instellingen/organisaties die brieven of andere geschriften aan de raad richten

  Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan de raad of aan een commissie wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

  Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

  Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de voorletter(s) en achternaam van de afzender wordt openbaargemaakt.

  Gedragslijn:

  Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de voorletter(s) en achternaam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.

  Raadsleden en commissieleden kunnen via het digitale vergadersysteem kennisnemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.

• d.

  Personen die tijdens openbare commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen

  Personen die tijdens commissievergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar van het spreekrecht gebruik te maken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van beeld- en geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).

  Gedragslijn:

  De bijdrage van de inspreker wordt te allen tijde op de gebruikelijke wijze uitgezonden via de gemeentelijke website en is daar ook achteraf te raadplegen.

• e.

  Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen of daaraan verwante documenten

  De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Dit is soms het geval in bijlagen van raadsvoorstellen, zoals zienswijzennota’s bij bestemmingsplannen en andere besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college van burgemeester en wethouders.

  Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op het algemeen toegankelijke deel van de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene aangeeft geen bezwaar te hebben tegen publicatie van de persoonsgegevens.

  Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Het is onvermijdelijk dat hierin de voorletter(s) en achternaam van de appellant wordt genoemd. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend.

  Een derde categorie is het indienen van een burgerinitiatief. Dat is een uitgewerkt voorstel over een onderwerp dat een buurt, een wijk of de gehele stad aangaat. Met een burgerinitiatief vragen burgers de gemeenteraad om een voorstel te bespreken en er een standpunt over in te nemen. Het verzoek en de steunbetuigingen moeten worden voorzien van de voorletter(s), achternaam, het adres, de postcode, de geboortedatum en de handtekening of het BSN van degene die het verzoek indient/ondersteunt.

  Gedragslijn:

  De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en daarbij behorende bijlagen, voor zover die op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Dit gebeurd door de betreffende afdeling van de gemeente Hulst of door de raadsgriffier.

  Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de voorletter(s) en achternaam/-namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt.

  Een voorstel van een burgerinitiatief, dat op de website is gepubliceerd, mag de voorletter(s) en achternaam/-namen bevatten van degene(n) die het initiatief hebben ingediend. De adresgegevens en overige persoonsgegevens worden geanonimiseerd en handtekeningen worden afgedekt. De ondersteuningsverklaringen worden niet op de website gepubliceerd.

  Voor alle hierboven genoemde categorieën geldt dat in het besloten gedeelte voor de gemeenteraad alle stukken wel te raadplegen zijn inclusief de persoonsgegevens.

• f.

  Besluiten of zaken als benoemingen

  Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens voorletter(s) en achternaam, niet openbaar gemaakt.

• g.

  Persoonsgegevens in de beantwoording door het college van burgemeester en wethouders

  Brieven aan de gemeenteraad worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het college van burgemeester en wethouders. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar de gemeenteraad gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.

  Gedragslijn:

  De beantwoording door het college van burgemeester en wethouders van brieven aan de gemeenteraad worden als zodanig niet op de website openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de voorletter(s) en achternaam van geadresseerde, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. De lijst met ingekomen stukken wordt op de website gepubliceerd.

  Raadsleden en commissieleden kunnen op het besloten raadsgedeelte kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.

Artikel 4 – Anonimiseren van persoonsgegevens

Geanonimiseerde gegevens zijn gegevens die helemaal geen betrekking meer hebben op individuen. Er mogen bij anonimisering dus géén aanvullende gegevens beschikbaar zijn op basis waarvan iemand alsnog een koppeling kan maken met een specifiek persoon. In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is verwijderen we in elk geval de persoonsgegevens die herleidbaar zijn naar een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor zover het een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde)belanghebbende etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Artikel 5 – Van overeenkomstige toepassing op stukken ingediend door raadsfracties

Bepalingen in de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op stukken die door de raadsfracties worden ingediend.

Artikel 6 – Inzage ingekomen stukken (e.d.) door derden

Ingekomen brieven van burgers en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de voorletter(s) en achternaam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.

Brieven of stukken van afzenders die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat hun brief of ander stuk wel gepubliceerd dient te worden (inclusief persoonsgegevens) worden wel volledig gepubliceerd op de website. Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan kunnen die brieven en stukken door derden dus niet worden ingezien.

Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van Bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij. Met de personen in kwestie wordt, zo nodig, contact opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan bij geen bezwaar en als de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en haar uitzonderingsgronden zich hier niet tegen verzetten, geschieden op de griffie in het bijzijn van griffiepersoneel. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.