Archiefverordening gemeente Hulst 2020

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

De wet bepaalt dat burgemeester en wethouders zorg dragen voor de informatieobjecten die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Dit is uitgewerkt in de Archiefverordening gemeente Hulst 2020.

Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 2 van deze verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de informatieobjecten (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze informatieobjecten op ieder moment kan worden vastgesteld. Wel zijn in hoofdstuk 3 van de Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van informatieobjecten. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van informatieobjecten voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem.

Het ‘beheer’ van de informatieobjecten is in tegenstelling tot het begrip ‘zorg’ wel gedefinieerd: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan de ambtelijke organisatie en het publiek.

Nadere toelichting per artikel

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader behandeld.

Artikel 2.1

Het eerste lid verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van informatieobjecten van de gemeentelijke organen.

Volgens het tweede lid staat de zorg voor informatieobjecten niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het algemene gemeentelijk informatiebeleid. Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor informatieobjecten dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen.

Artikel 2.2

Volgens het tweede lid zijn de taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats belegd in het Besluit Informatiebeheer 2020 van de gemeente Hulst.

Artikel 3

Uit de wet volgt dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd, deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het betreft de informatieobjecten van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).

Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen en eventueel particulieren die zijn overgebracht naar, dan wel opgenomen in de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten in het verleden een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de wet ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over en het beheer van informatieobjecten conform de wet.

Artikel 4

Het verslag van de gemeentearchivaris, zoals bedoeld in artikel 3 eerste lid, wordt door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 4 ter beschikking gesteld aan de gemeenteraad.