Klachtenreglement gemeente IJsselstein 2009

Klachtenreglement gemeente IJsselstein 2009

I.Algemene bepalingen

Artikel 1

• 1.

  Klachten worden behandeld overeenkomstig hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht, met uitzondering van afdeling 9.1.3 van die wet.

• 2.

  Klachten kunnen schriftelijk, langs elektronische weg of mondeling worden ingediend.

• 3.

  De Burgemeester rapporteert in het burgerjaarverslag over de geregistreerde klachten.

II. Begripsbepaling

Artikel 2

In dit reglement wordt verstaan onder:

a.klachtencommissie:

de commissie als bedoeld in artikel 21;

b.bestuursorgaan:

b. de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester,

c . gedraging:

het in bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijk persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door:

• 1.

  een bestuursorgaan;

• 2.

  de voorzitter of een lid van een bestuursorgaan;

• 3.

  een ambtenaar of een daarmee op grond van diens werkzaamheid gelijk te stellen persoon (inclusief arbeidscontractanten) in de uitoefening van zijn functie;

  • d.

    klager:

    de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een klacht heeft ingediend;

  • e.

    afdelingsmanager:

de manager van de afdeling waar de ambtenaar, op wiens gedraging(en) de klacht zich richt, werkzaam is;

f.rechterlijke instantie:

personen of colleges, bij of krachtens de wet geheel of ten dele met rechtspraak belast en te dien aanzien van het openbaar bestuur onafhankelijk, voorzover het deze rechtspraak betreft;

g.wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening:

een wettelijk geregelde administratiefrechtelijke voorziening als bedoeld in de Wet Nationale Ombudsman.

III. Uitgangspunten voor de behandeling van klachten gericht tegen gedragingen van

ambtenaren.

Artikel 3

De klachtenbehandeling kent de volgende onderdelen.

a.Formele behandeling in eerste instantie:

een schriftelijk ingediende klacht wordt onderzocht en afgehandeld onder verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager.

b.Formele behandeling in tweede instantie:

indien de klager het niet eens is met de uitkomst van het onderzoek door de afdelingsmanager, wordt de klacht voorgelegd aan de klachtencommissie.

Artikel 4

Indienen van een klacht

leder persoon of rechtspersoon kan een klacht indienen over gedragingen door een of meer ambtenaren in dienst van de gemeente (inclusief arbeidscontractanten). Een klacht moet worden ingediend binnen één jaar, nadat de gedraging heeft plaatsgevonden.

Artikel 5

Wijze van indiening

Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de afdelingsmanager. Deze zendt een afschrift van de klacht aan de desbetreffende portefeuillehouder(s), de burgemeester als coördinerend bestuurder en aan de secretaris van de klachtencommissie.

Artikel 6

Ontvangstbevestiging

De afdelingsmanager zorgt ervoor dat de klager binnen één week een schriftelijke bevestiging van de klacht ontvangt. Hierbij wordt tevens informatie gegeven over het verloop van de procedure.

IV. Formele behandeling in eerste instantie

Artikel 7

Uitgangspunt

Tijdens het onderzoek is steeds het handelen waarover wordt geklaagd, het uitgangspunt.

Artikel 8

Door wie

In principe verricht de afdelingsmanager het onderzoek naar de binnengekomen klacht. Deze is bevoegd het onderzoek over te laten aan een daartoe aangewezen medewerker, niet zijnde degene over wie geklaagd wordt.

Artikel 9

Zorgvuldigheid

De behandeling en het onderzoek van een klacht dienen zorgvuldig te gebeuren. Dit vereist in

elk geval dat de klager wordt uitgenodigd voor een gesprek.

Bij het onderzoek is voor de afdelingsmanager het bepaalde in artikel 27 van dit reglement van

overeenkomstige toepassing.

Artikel 10

Hoor en wederhoor

Indien geklaagd wordt over het handelen van een ambtenaar, wordt ook deze in de gelegenheid

gesteld zijn handelen toe te lichten. Als degene die het onderzoek leidt, dit wenselijk acht en de

betrokkenen daarmee instemmen, kan het gesprek met de klager en de ambtenaar gelijktijdig

plaatsvinden.

Artikel 11

Getuigen

Zo nodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen, zijn verplicht hieraan gehoor te geven.

Artikel 12

Vertrouwenspersoon

Zowel de klager als de ambtenaar kunnen zich in het gesprek laten vergezellen of bijstaan door

een persoon van hun keuze.

Artikel 13

Toezending stukken

Eventuele schriftelijke stukken die betrekking hebben op het handelen, worden tegelijk met de uitnodiging voor het gesprek als bedoeld in artikel 9 in kopie aan de klager en de ambtenaar toegezonden, zodat zij de gelegenheid hebben daarop te reageren.

Artikel 14

Verslag

Degene die het onderzoek leidt, maakt een beknopt verslag van de gevoerde gesprekken.

Artikel 15

Termijn

Het onderzoek naar een klacht dient binnen vier weken te zijn afgerond.

Afdoening.

Artikel 16

Informatie

Nadat het onderzoek is afgesloten, informeert de afdelingsmanager de klager, de eventueel betrokken ambtenaar en de portefeuillehouder direct schriftelijk over de gegrondheid van de klacht en over de eventueel getroffen of te treffen maatregelen.

Artikel 17

Motivering

Deze conclusie dient deugdelijk te zijn gemotiveerd en in te gaan op alle onderdelen van de klacht.

Artikel 18

Conform het bepaalde in de artikelen 7 t/m 19 behandelt de gemeentesecretaris klachten, gericht tegen gedragingen van een afdelingsmanager. Klachten gericht tegen gedragingen van de gemeentesecretaris worden conform artikel 7 t/m 19 behandeld door burgemeester en wethouders.

Artikel 19

Klachtencommissie

Klager wordt medegedeeld dat, indien hij het niet eens is met de conclusie die uit het onderzoek is getrokken, zijn klacht wordt voorgelegd aan de klachtencommissie.

V.Klachten gericht tegen bestuursorganen

Artikel 20

Ieder natuurlijk persoon of rechtspersoon kan een klacht indienen vanwege een gedraging van een gemeentelijk bestuursorgaan. Klachten die betrekking hebben op gedragingen van wethouders worden conform het bepaalde in artikel 7 t/m 19 van deze regeling in behandeling genomen door de burgemeester.

Klachten gericht tegen gedragingen van de burgemeester in zijn hoedanigheid van zelfstandig bestuursorgaan en van voorzitter van het college worden conform artikel 7 t/m 19 van deze regeling in behandeling genomen door de loco burgemeester.

Klachten gericht tegen gedragingen van de burgemeester in zijn hoedanigheid van voorzitter van de gemeenteraad worden conform artikel 7 t/m 19 van deze regeling in behandeling genomen door de plaatsvervangend raadsvoorzitter.

Klachten gericht tegen gedragingen van de raadsleden worden conform artikel 7 t/m 19 van deze regeling in behandeling genomen door de voorzitter van de gemeenteraad.

VI. Klachtencommissie.

Artikel 21

Taak

Er is een klachtencommissie die tot taak heeft te adviseren over klachten die haar worden voorgelegd, alsmede te waken over de juiste toepassing van deze regeling en tekortkomingen in de klachtenbehandeling te signaleren aan het desbetreffende bestuursorgaan.

Artikel 22

Samenstelling

De klachtencommissie bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en twee onafhankelijke leden, die allen niet woonachtig zijn in de gemeente IJsselstein.

Artikel 23

Benoeming

• 1.

  De voorzitter en de leden van de klachtencommissie en hun plaatsvervangers worden op aanbeveling van burgemeester en wethouders door de gemeenteraad benoemd, steeds voor een periode gelijk aan de zittingsperiode van de gemeenteraad. Na afloop van deze periode kunnen de leden voor maximaal één periode opnieuw worden benoemd.

• 2.

  In afwijking van het bepaalde in lid 1. blijft de periode gelegen tussen de benoeming van de voorzitter en de leden van de klachtencommissie en hun plaatsvervangers en de aanvang van de nieuwe zittingsperiode van de gemeenteraad in 2010, bij de bepaling van de zittingsperiode van de leden van de klachtencommissie buiten beschouwing.

• 3.

  Burgemeester en wethouders voorzien in een adequate ambtelijke ondersteuning ten behoeve van het secretariaat van de commissie.

Artikel 24

Onafhankelijke positie

De klachtencommissie is, voor wat betreft de taakuitoefening, niet ondergeschikt aan enig gemeentelijk bestuursorgaan.

Artikel 25

Bevoegdheden

De commissie behandelt in tweede instantie klachten gericht tegen gedragingen van:

• 1.

  ambtenaren als bedoeld in artikel 2, onder c;

• 2.

  bestuursorganen als bedoeld in artikel 2, onder c.

Artikel 26

Taak

• 1.

  De klachtencommissie onderzoekt ingediende klachten over gedragingen.

• 2.

  De klachtencommissie kan gedurende een onderzoek, op verzoek, de klager en het bestuursorgaan en/of de personen tegen wie een klacht is gericht, voorstellen doen teneinde onderling tot een oplossing van de klacht te komen.

• 3.

  De klachtencommissie vergewist zich ervan of de klager het bestuursorgaan en/of de personen,

bedoeld in artikel 2, onder c, waar de klacht betrekking op heeft, in kennis heeft gesteld van de klacht en de gelegenheid heeft gegeven daarop te reageren conform de interne klachtenprocedure.

• 4.

  De klachtencommissie spreekt het oordeel uit of de gedraging, als geheel of gedeeltelijk, wel of niet behoorlijk was. Indien het onderzoek naar het oordeel van de klachtencommissie onvoldoende zekerheid verschaft over de feitelijke toedracht van de gedraging, waarop de klacht betrekking heeft, wordt geen oordeel uitgesproken.

• 5.

  De klachtencommissie kan aan een bestuursorgaan, voorzover dit bevoegd is daaraan te voldoen, aanbevelingen doen maatregelen te nemen. Het betreffende bestuursorgaan deelt aan de klachtencommissie mede of en op welke wijze aan een aanbeveling gevolg is gegeven. Afwijking van een aanbeveling wordt door het bestuursorgaan gemotiveerd.

Artikel 27

Toelichting standpunt

• 1.

  De klachtencommissie stelt het bestuursorgaan en/of de personen, bedoeld in artikel 2, onder c, op wiens gedraging het onderzoek betrekking heeft, in de gelegenheid kennis te nemen van de klacht. Het bestuursorgaan en/of de personen bedoeld in artikel 2, onder c, alsmede de klager, worden in een vergadering van de commissie in de gelegenheid gesteld, al dan niet in elkaars aanwezigheid - een en ander ter beoordeling van de klachtencommissie -, hun standpunt toe te lichten.

• 2.

  De klachtencommissie kan, indien zulks ter beoordeling van een klacht noodzakelijk wordt geacht, ook anderen in de gelegenheid stellen van een klacht kennis te nemen en verzoeken daaromtrent mondeling of schriftelijk verklaringen af te leggen.

• 3.

  De betrokkenen, als bedoeld in het eerste en tweede lid, kunnen zich ter behartiging van hun belangen laten bijstaan en laten vertegenwoordigen door een gemachtigde.

• 4.

  Een gemachtigde moet tijdens de hoorzitting een schriftelijke en door de indiener van de klacht ondertekende machtiging overleggen tenzij:

  • -

    hij als advocaat en procureur is ingeschreven;

  • -

    de indiener van de klacht samen met de gemachtigde verschijnt op de hoorzitting;

  • -

    hij aan de voorzitter in persoon en kwaliteit bekend is.

• 5.

  Van de zittingen van de klachtencommissie wordt een verslag gemaakt. Aan alle betrokkenen wordt een kopie van het verslag verstrekt.

• 6.

  De zittingen van de commissie zijn niet openbaar.

Artikel 28

Verstrekking inlichtingen

• 1.

  De klachtencommissie is bevoegd bij de organen en personen, als bedoeld in artikel 2, onder c, alle inlichtingen te vragen dan wel bescheiden op te vragen of in te zien, die een aangelegenheid betreffen waarop een onderzoek betrekking heeft.

• 2.

  Organen en personen, als bedoeld in het vorige lid, zijn, behoudens het bepaalde in het derde en het vierde lid, verplicht binnen de door de klachtencommissie aangegeven termijn, te voldoen aan een verzoek als bedoeld in het vorige lid.

• 3.

  Organen kunnen bepalen dat inlichtingen, waarvan naar het oordeel van het bestuursorgaan om gewichtige redenen geheimhouding is geboden, slechts worden verstrekt aan de klachtencommissie onder de voorwaarde dat het geheime karakter daarvan door de klachtencommissie wordt gehandhaafd. Zodanige gewichtige redenen zijn in ieder geval niet aanwezig voor zover dat bestuursorgaan op grond van een wettelijk voorschrift verplicht is aan een verzoek om inlichtingen te voldoen.

• 4.

  Ambtenaren kunnen, naar aanleiding van een aan hen gericht verzoek om inlichtingen, uitsluitend een beroep doen op een verschoningsrecht voor zover het verstrekken van de verlangde inlichtingen in strijd is met enige wettelijke bepaling.

Artikel 29

Mededeling oordeel

• 1.

  De klachtencommissie deelt, alvorens het onderzoek te beëindigen, haar bevindingen schriftelijk mede aan het bestuursorgaan en/of de personen bedoeld in artikel 2, onder c, en de klager. Het bestuursorgaan en/of de personen bedoeld in artikel 2, onder c, en de klager worden daarbij in de gelegenheid gesteld zich binnen een aangegeven termijn omtrent deze bevindingen te uiten.

• 2.

  Wanneer een onderzoek is afgesloten, stelt de klachtencommissie een rapport op, waarin zij haar bevindingen en haar oordeel weergeeft.

• 3.

  De klachtencommissie zendt het rapport aan het bestuursorgaan.

• 4.

  De klachtencommissie kan geheimhouding opleggen ten aanzien van de stukken, die zij aan het bestuursorgaan overlegt.

• 5.

  De vorige leden zijn eveneens zoveel mogelijk van toepassing indien de klachtencommissie zich geen oordeel heeft kunnen vormen.

Artikel 30

Termijn

De klachtencommissie handelt de klacht af binnen zes weken. Deze termijn kan, mits voldoende gemotiveerd, met vier weken worden verlengd. Van dit uitstel wordt aan klager mededeling gedaan. Met goedkeuring van klager kan deze termijn langer dan vier weken worden verlengd.

Artikel 31

Jaarverslag

De klachtencommissie brengt jaarlijks aan de gemeenteraad schriftelijk verslag uit van de verrichte werkzaamheden. Dit verslag wordt algemeen verkrijgbaar gesteld.

Artikel 32

Vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen

• 1.

  De leden van de klachtencommissie ontvangen voor het bijwonen van vergaderingen van deze commissie per bijgewoonde vergadering een vergoeding die 206,39% bedraagt van het bedrag, vermeld in tabel IV van het “Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden”.

• 2.

  De voorzitter van de klachtencommissie ontvangt per bijgewoonde vergadering een vergoeding die 259,11% bedraagt van het bedrag, vermeld in tabel IV van het “Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden”.

Artikel 33

Vergoeding reiskosten

Aan de voorzitter en de leden van de klachtencommissie worden de reiskosten voor het bijwonen van de vergaderingen van de commissie vergoed. De vergoeding betreft:

• 1.

  bij gebruik van openbare middelen van vervoer: een volledige vergoeding van de in redelijkheid noodzakelijk gemaakte reiskosten;

• 2.

  bij gebruik van een eigen motorvoertuig of bromfiets: een vergoeding van de in redelijkheid noodzakelijk gemaakte reiskosten overeenkomstig de bedragen in artikel 2 van de Reisregeling binnenland.

Intrekking oude regeling

Het “klachtenreglement gemeente IJsselstein 2006” wordt ingetrokken

Overgangsbepaling

Tot aan het moment van benoeming van de voorzitter en de leden van de klachtencommissie wordt op de ingekomen klachten beslist met toepassing van het klachtenreglement gemeente IJsselstein 2006.

Inwerkingtreding

Dit klachtenreglement treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking.

Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als “klachtenreglement gemeente IJsselstein 2009”.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente IJsselstein in zijn openbare vergadering van 17 september 2009.