Financiele verordening gemeente IJsselstein 2009

FINANCIËLE VERORDENING 2009

De raad van de gemeente IJsselstein besluit,

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

vast te stellen

de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente IJsselstein.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1.Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• b.

  Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente IJsselstein en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 2.Programma-indeling

De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• Artikel 3.

  Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1.

    Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma’s.

  • 2.

    Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. Dit geldt zowel voor uitbreidings- als vervangingsinvesteringen. Van de lopende investeringen wordt per investering het geautoriseerde investeringskrediet en de meerjarige raming van de uitgaven van het krediet weergegeven.

  • 3.

    In de jaarrekening worden de volgende overzichten gegeven van de investeringen:

    • a.

      De staat van activa (samenvatting en per programma). Hierin staan de investeringen met de aanschafwaarde, de afschrijvingen en de rentelasten.

    • b.

      Kredieten (restant en af te sluiten apart). Hierin staat per krediet het geautoriseerde bedrag, de uitgaven die tot dan toe zijn gedaan, het saldo en eventuele verlengingen van het krediet.

• Artikel 4.

  Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

  • 1.

    De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

  • 2.

    De raad autoriseert nieuwe investeringen (zowel uitbreiding als vervanging) bij het vaststellen van de begroting. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

  • 3.

    a. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college aan de raad gemeld, via de instrumenten van de planning en control cyclus. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet (met een dekkingsvoorstel) of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• b.

  In afwijking tot artikel 4.3 a mag een vastgesteld krediet worden overschreden met ten hoogste 5% met een maximum van € 10.000,-. Voorwaarde is dat de afschrijvingen passen in de meerjarenbegroting van het programma waarop de afschrijvingen zullen plaatsvinden. Overschrijdingen van substantiële omvang worden gemeld bij de eerstvolgende raadsvergadering en meegenomen in het eerstvolgende jaarcyclusproduct. Hiervoor is geen toestemming vooraf nodig van de raad en het college.

  • 4.

    Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel (met een dekkingsvoorstel) en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

  • 5.

    In afwijking van lid 4 is het college bevoegd een investering/exploitatieuitgave te doen tot een bedrag van € 25.000,-, indien deze wordt gedekt door een bijdrage van derden en daar een rechtstreekse relatie mee heeft. Het college meldt deze uitgave in de eerstvolgende rapportage van de planning & control cyclus.

  • 6.

    Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting niet worden overschreden en dat de activiteiten van de programma’s binnen de gestelde kaders worden gerealiseerd.

  • 7.

    In afwijking van lid 6 is het college bevoegd de geautoriseerde budgetten op programmaniveau te overschrijden:

    • a.

      bij gebeurtenissen waardoor de lopende bedrijfsvoering schade ondervindt; het gaat hierbij om uitgaven die onvermijdbaar, onuitstelbaar en onvoorzien zijn.

    • b.

      bij uitgaven die gedekt worden door een definitief toegezegde bijdrage van Rijkswege voor dit specifieke doel, waarvoor de gemeente de beschikking reeds heeft ontvangen.

Het college stelt de raad bij de eerstvolgende raadsvergadering op de hoogte van de gebeurtenis, met daarbij een voorstel tot begrotingswijziging.

• Artikel 5.

  Tussentijdse rapportages

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar. De tussentijdse rapportages zijn bedoeld voor het melden van afwijkingen, zowel ten aanzien van het voorgenomen beleid als de inzet van middelen.

• 2.

  De inrichting van de tussenrapportage sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  In de tussenrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting toegelicht. Op programmaniveau worden afwijkingen groter dan € 25.000,- toegelicht. Er mag hierbij niet gesaldeerd worden tussen de baten en de lasten.

3. Financieel beleid

• Artikel 6.

  Investeringskredieten

• 1.

  Een investeringskrediet wordt in principe afgesloten op 31 december van het jaar volgend op het jaar van budget toekenning door de raad. Hiervan kan worden afgeweken als in de aanvraag van het investeringskrediet is aangegeven dat de looptijd van het project deze termijn overschrijdt.

• 2.

  Een reeds toegekend krediet kan alleen langer open blijven met toestemming van de raad.

• 3.

  Bij aanvraag van het uitvoeringskrediet worden de gemaakte voorbereidingskosten integraal meegenomen in de totale kredietaanvraag.

• 4.

  Op voorbereidingskredieten wordt niet afgeschreven. Er wordt wel rente toegerekend aan de producten/programma’s.

• 5.

  De kosten van interne uren maken geen deel uit van de kredietaanvraag.

• Artikel 7.

  Investeringen, waardering en afschrijving

• 1.

  Investeringen hoger dan € 5.000,- met economisch nut worden geactiveerd en afgeschreven.

• 2.

  Investeringen hoger dan € 5.000,- met een maatschappelijk nut worden in beginsel geactiveerd en afgeschreven.

• 3.

  Investeringen met een lagere waarde dan € 5.000,- worden in het jaar van aanschaf ten laste van de exploitatiebudgetten gebracht. Dit geldt niet voor gronden en terreinen, die wel worden geactiveerd, ook als de waarde lager is dan € 5000,-.

• 4.

  Op de investeringen met zowel economisch- als maatschappelijk nut mogen subsidies en bijdragen van derden in mindering worden gebracht. Voorwaarde hiervoor is dat er een direct aantoonbare relatie is met de investering.

• 5.

  Op de investeringen met maatschappelijk nut mogen reserves in mindering worden gebracht. Dit is niet toegestaan bij investeringen met economisch nut.

• 6.

  Op investeringen met maatschappelijk nut mag met instemming van de raad extra worden afgeschreven. Dit is niet toegestaan op investeringen met economisch nut.

• 7.

  De materiële vaste activa worden als volgt afgeschreven:

  • a.

    nieuwbouw woonruimten en schoolgebouwen in maximaal 60 jaar;

  • b.

    kantoren en bedrijfsgebouwen in maximaal 40 jaar;

  • c.

    rioleringen in maximaal 60 jaar;

  • d.

    renovatie, restauratie en aankoop van woonruimten, kantoren, bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen in maximaal 25 jaar;

  • e.

    technische installaties in bedrijfsgebouwen in maximaal 20 jaar;

  • f.

    veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen, telefooninstallaties, kantoormeubilair, schoolmeubilair, aanleg tijdelijke terreinwerken, nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen in maximaal 30 jaar;

  • g.

    zware transportmiddelen, aanhangwagens, schuiten, motorvaartuigen, personenauto’s, lichte motorvoertuigenautomatiseringsapparatuur in maximaal 15 jaar;

  • h.

    (buiten)sport en spelvoorzieningen, voorzieningen in de openbare ruimte in maximaal 40 jaar;

  • i.

    wegen, bruggen, bestrating en overige materiële vaste activa met maatschappelijk nut in maximaal 50 jaar;

  • j.

    gronden en terreinen worden niet afgeschreven.

• 8.

  In principe worden alle activa lineair afgeschreven. Alleen indien er voldoende argumenten zijn om hier van af te wijken, wordt in het kredietvoorstel – als onderdeel van de besluitvorming –aangegeven waarom er annuïtair moet worden afgeschreven. Bij de producten riolering en reiniging wordt annuïtair afgeschreven.

• 9.

  Het afschrijven op een actief begint in het jaar volgend op het jaar waarin het actief wordt opgeleverd of in gebruik genomen wordt.

• 10.

  Er wordt rente toegerekend aan het product vanaf dag 1 van het kwartaal waarin de investering wordt gedaan.

• 11.

  Ongeacht de methode wordt bij het bepalen van het afschrijvingsbedrag geen rekening gehouden met restwaarde.

• 12.

  Indien een actief wordt verkocht, worden de inkomsten hiervan eerst aangewend voor het afboeken van een eventuele restboekwaarde en komen ze daarna ten gunste van de algemene middelen.

• 13.

  De rente die wordt toegerekend aan de geactiveerde kapitaaluitgaven wordt gebaseerd op een (marktconforme) vaste rente voor een 15 jarige lineaire lening. Deze rente wordt jaarlijks vastgesteld in de paragraaf financiering van de begroting.

• 14.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• Artikel 8.

  Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1.

  Voor openstaande vorderingen betreffende:

  • a.

    onroerende zaakbelasting gebruikers;

  • b.

    onroerende zaakbelasting eigenaren;

  • c.

    hondenbelasting;

  • d.

    rioolrechten;

  • e.

    afvalstoffenheffing,

    wordt met uitzondering van individuele vorderingen groter dan € 10.000,- een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

• 2.

  Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

• Artikel 9.

  Vorming en besteding van bestemmingsreserves

• 1.

  Bestemmingsreserves worden ingesteld en opgeheven bij raadsbesluit. Bestemmingsreserves zijn vrij besteedbaar door de raad.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    Het specifieke doel van de reserve;

  • b.

    De voeding van de reserve;

  • c.

    De maximale hoogte van de reserve;

  • d.

    En de maximale looptijd.

• 3.

  Een bestemmingsreserve wordt onderbouwd met een bestedingsplan.

• 4.

  De bestedingsplannen worden jaarlijks geactualiseerd. De wijzigingen worden meegenomen in de eerstvolgende begroting.

• 5.

  Indien een bestemmingsreserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een uitgave, wordt de bestemmingsreserve opgeheven.

• 6.

  Wanneer een bestemmingsreserve wordt opgeheven vervalt het eventuele voordelige saldo automatisch aan de algemene reserve.

• 7.

  Een reserve mag nooit een negatief saldo vertonen.

• 8.

  Er wordt er geen rente toegerekend aan de reserves.

• Artikel 10.

  Vorming en besteding van voorzieningen

• 1.

  Voorzieningen worden ingesteld en opgeheven bij raadsbesluit. Voorzieningen zijn niet vrij besteedbaar door de raad.

• 2.

  Bij een voorstel voor de instelling van een voorziening wordt minimaal aangegeven:

  • a.

    Het specifieke doel van de voorziening;

  • b.

    De voeding van de voorziening;

  • c.

    De maximale hoogte van de voorziening;

  • d.

    En de maximale looptijd.

• 3.

  Een voorziening wordt onderbouwd met:

  • a.

    een beheersplan, indien de voorziening wordt gevormd voor onderhoud of renovatie van kapitaalgoederen, of;

  • b.

    een bestedingsplan, indien sprake is van een geoormerkte voorziening.

• 4.

  Het beheersplan moet minimaal eenmaal in de vier jaar worden geactualiseerd door het college. Eventuele wijzigingen worden toegelicht in de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen van de begroting en de rekening. Bij het opstellen van het beheersplan wordt rekening gehouden met inflatie.

• 5.

  De bestedingsplannen worden jaarlijks geactualiseerd. De wijzigingen worden meegenomen in de eerstvolgende begroting.

• 6.

  Een voorziening mag nooit een negatief saldo vertonen.

• 7.

  Wanneer een voorziening wordt opgeheven, dan vervalt het eventuele voordelige saldo automatisch aan de algemene middelen.

• 8.

  Er wordt geen rente toegerekend aan voorzieningen.

• Artikel 11.

  Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs voor goederen, werken en diensten wordt een systeem van integrale kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

• Artikel 12.

  Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en leges.

• 2.

  Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan de verhuur en verkoop van onroerende goederen. De raad stelt de nota vast.

• 3.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

• Artikel 13.

  Financieringsfunctie

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a.

    Het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b.

    Het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

  • c.

    Het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

  • d.

    Het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  • a.

    Het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal twee A rating;

  • b.

    Overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact is;

  • c.

    Voor het uitzetten van geldmiddelen worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • d.

    Voor het aantrekken van financieringen worden tenminste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  • e.

    Overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro’s.

• Artikel 14.

  Gemeentegaranties

• 1.

  Een gemeentegarantie kan door het college verstrekt worden indien de investering past binnen de doelstellingen opgenomen in de programmabegroting.

  • 2.

    Ingevolge art. 169 lid 4 uit de gemeentewet, zal het college de raad - indien de raad daarom verzoekt of indien de uitoefening ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente - vooraf inlichten over een garantstelling door de gemeente en niet besluiten voordat de raad zijn wensen en bedenkingen ter zake ter kennis van het college heeft kunnen brengen.

  • 3.

    Er wordt alleen een gemeentegarantie verstrekt indien er geen waarborgfonds voor het betreffende beleidsterrein bestaat.

  • 4.

    Gemeentegaranties worden alleen verstrekt voor investeringen die te maken hebben met aankoop van grond, nieuwbouw, verbouw en (her)inrichting van een gebouw of een terrein.

  • 5.

    Wanneer de aanvrager beschikt over eigen grond/accommodatie dan zal in ieder geval een hypothecaire zekerheid worden verlangd, bij voorkeur het recht van eerste hypotheek.

  • 6.

    De aanvrager moet verklaringen overleggen van minimaal twee geldverstrekkende instellingen. Deze instellingen kunnen eventueel door de gemeente worden aangewezen. In de verklaring moet staan welke voorwaarden worden gesteld aan de aanvrager en waarom de geldverstrekkende instelling een gemeentegarantie verplicht stelt.

  • 7.

    Uit de meerjarenbegroting van de aanvrager moet blijken dat de aanvrager aan de verplichtingen kan voldoen.

  • 8.

    In alle gevallen waarbij een nieuwe gemeentegarantie wordt verstrekt zal een vergoeding van 0,2% per jaar worden berekend over de gegarandeerde som aan de aanvragende instelling. De vergoeding wordt berekend over het (restant)bedrag waarvoor de gemeente in dat betreffende jaar garant staat.

  • 9.

    Voor het waarborgfonds ten behoeve van de sportverenigingen (SWS) geldt een uitzondering. Omdat het SWS de gemeente verplicht om voor 50% een gemeentegarantie te verstrekken, moet de aanvrager voldoen aan de verplichting om twee verklaringen van geldverstrekkers te overleggen. Er wordt daarentegen geen vergoeding van 0,2% per jaar doorberekend omdat in deze gevallen het risicobeheer door het SWS wordt waargenomen.

• Artikel 15.

  Grondbeleid

• 1.

  In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    de verwerving en uitgifte van gronden;

  • b.

    te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

• 2.

  Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een (bijgestelde) nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

  • a.

    De strategische visie van het toekomstige grondbeleid van de gemeente;

  • b.

    De verwerving en de uitgifte van gronden;

  • c.

    De uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden;

  • d.

    De uitgangspunten voor en wijze van winstneming.

• 3.

  Het college biedt de raad jaarlijks een geactualiseerde versie van de lopende grondexploitatie(s) aan. De raad stelt deze vast.

4. Financieel beheer en interne controle

Artikel 16.Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a.

  Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b.

  Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten.

• c.

  Het verschaffen van informatie over besteding van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  Het verschaffen van informatie over sturingsindicatoren;

• e.

  Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de relevante wet- en regelgeving;

• f.

  De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• Artikel 17.

  Interne controle

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2.

  Het college stelt jaarlijks een intern controleplan vast en een verslag van de interne controles. Het intern controleplan en het verslag worden ter kennisneming van de raad gebracht.

5. Financiële organisatie

• Artikel 18.

  Financiële organisatie

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  Een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b.

  Een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  De verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  De kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productenraming en de productenrealisatie;

• e.

  De regels voor investeringen en afschrijvingen;

• f.

  Het treasury statuut

• g.

  De regels voor reserves en voorzieningen;

• h.

  De regels voor weerstandsvermogen en risicomanagement;

• i.

  De regels voor gemeentegaranties;

• j.

  de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen;

• k.

  de regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

• 2.

  De regels genoemd onder lid d, f, g, h, i, j en k worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

6. Slotbepalingen

Artikel 19.Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Financiële verordening gemeente IJsselstein 2009”.

• Artikel 20.

  Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2009.

• 2.

  De “Financiële verordening gemeente IJsselstein” (Raadsbesluit van 3 november 2003) wordt ingetrokken.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de in artikel 18, tweede lid, genoemde regelingen in overeenstemming worden gebracht met deze verordening. Wijzigingen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.