Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein

1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van het openbaar lichaam UW Samenwerking ligt in handen van het dagelijks bestuur.

2. De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een programmaregisseur. De programmaregisseur is ook de budgethouder. De budgethouder kan voor de uitvoering deelbudgethouders aanwijzen. De (deel)budgethouder kan voor de uitvoering budgetbeheerders aanwijzen. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor voortgangs- en budgetbewaking en rapporteert, conform de Planning & Control cyclus, aan het dagelijks bestuur.

3. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemeentebegroting van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten ligt in handen van het college.

1. De budgetbeheerder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen middelen (= budget).

2. De budgetbeheerder informeert de (deel)budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

3. De deelbudgethouder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrij-dingen.

4. De budgethouder informeert de programmaregisseur tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

5. De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

1. De financiële mandaten worden schriftelijk (c.q. electronisch) vastgelegd. Dit geldt zowel voor de aanwijzing van de programmaregisseur door de hoofdbudgethouder als voor de budgetten die door het college dan wel het dagelijks bestuur aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de budgethouder (programmaregisseur), door de budgethouder aan deelbudgethouders en door de (deel)budgethouders aan de budgetbeheerders zijn gemandateerd.

2. Doormandateren en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de desbetreffende programmaregisseur.

3. Een kopie van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan wordt verstrekt door de financiële administratie.

4. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle gemandateerde medewerkers.

1. De hoofdbudgethouder, budgethouders, deelbudgethouders en budgetbeheerders gaan namens UW Samenwerking dan wel namens de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht.

2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

3. Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het college / dagelijks bestuur aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.

4. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college / dagelijks bestuur, verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

5. Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college / algemeen bestuur terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelwijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college / dagelijks bestuur een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

6. Alleen de desbetreffende (deel)budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Bij afwezigheid van budgetbeheerder of (deel)budgethouder, als betaling van een factuur geen uitstel kan dulden, accordeert de naasthogere budgetverantwoordelijke volgens het principe van verticale vervanging.

7. De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 5.000,- mede accorderen door de (deel)budgethouder.

8. Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, (deel)budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

9. De hoofdbudgethouder, de (deel)budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen:

10. De (deel)budgethouder en/of budgetbeheerder heeft de verantwoordelijkheid om de prestatieverklaring vast te leggen bij ontvangst van een factuur.

11. De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de (deel)budgethouders en budgetbeheerders en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording, autorisatie van verplichtingen en lagere maximale hoogtes van bevoegdheden.

1. Verschuiving van inkomsten en/of uitgaven tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van het algemeen bestuur respectievelijk van de betrokken gemeenteraad. Voor verschuivingen van inkomsten en / of uitgaven tussen programma’s en / of van de algemene dekkingsmiddelen van of naar een programma is een besluit van het algemeen bestuur / gemeenteraad nodig. Het vereist een door een raadsbesluit of besluit van het algemeen bestuur vastgestelde begrotingswijziging.

2. Verschuivingen van budgetten tussen taakvelden binnen het programma (productniveau): Het dagelijks bestuur dan wel het betrokken college stelt, op voorstel van de programmaregisseur, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen taakvelden binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De programmaregisseur (budgethouder) is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

3. Verschuiving van middelen binnen een taakveld: Het is de (deel)budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een taakveld met dezelfde kostencategorie (dus schuiven binnen kostensoort). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

1. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende programmaregisseurs, deelbudgethouders en budgetbeheerders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

2. Toezicht op de naleving van deze regeling wordt vormgegeven volgens het PDCA (Plan, Do, Check, Act) principe.

1. Iedere programmaregisseur, (deel)budgethouder en budgetbeheerder heeft toegang tot financiële informatie over de toegewezen budgetten.

2. De financiële administratie houdt een register bij waarin programmaregisseurs, deelbudgethouders en budgetbeheerders per budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

1. De hoofdbudgethouder, (deel)budgethouders en budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

2. De hoofdbudgethouder, programmaregisseurs, (deel)budgethouders en budgetbeheerders handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

• a.

  Deze budgethoudersregeling;

• b.

  De mandaatbesluiten en mandatenlijsten;

• c.

  Het inkoop- en aanbestedingsbeleid;

• d.

  De Nederlandse wet.

3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het dagelijks bestuur/college.

1. De op 14 maart 2017 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Montfoort, op 28 februari 2017 door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente IJsselstein en op 27 februari 2017 door het dagelijks bestuur van UW Samenwerking vastgestelde “Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein”, wordt ingetrokken.

2. Deze regeling treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2018.