Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR77132
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR77132/1
Regeling vervallen per 12-07-2013
Archiefverordening
Geldend van 01-06-2003 t/m 11-07-2013
Intitulé
ArchiefverordeningVerordening betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
- a.
de wet: Archiefwet 1995
- b.
het besluit: het Archiefbesluit 1995
- c.
de gemeentelijke organen: de in artikel 1, onder b, van de wet bedoelde overheidsorganen, voor zover behorende tot de gemeente;
- d.
archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c, van de wet bedoelde bescheiden van de gemeentelijke organen;
- e.
de archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad ingevolge artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
- f.
de archiefruimte: de bewaarplaats voor de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;
- g.
de archivaris: de ingevolge artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
- h.
de beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
- i.
de beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel
- j.
het informatiesysteem: Het systeem van documentatieprocedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd.
Hoofdstuk II De aanwijzing van de Archiefbewaarplaats
Artikel 2
De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats die zich bevindt op het adres Molenstraat 28 te Kampen.
Hoofdstuk III De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 2 van deze verordening, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerders.
Artikel 5
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 6
- 1.
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd
- 2.
Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen gelden als archiefbescheiden die voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders bevorderen dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen, die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen zo veel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Artikel 10
Burgemeester en wethouders doen tenminste eenmaal per jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer en het toezicht, bedoeld in de artikelen 15 en 21.
Hoofdstuk IV Het beheer van de archiefbewaarplaats
Artikel 11
Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de archivaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 12
De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen, indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Artikel 13
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld, zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.
Artikel 14
Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Zij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen die zonodig door haar worden gecollationeerd of geauthentiseerd.
Artikel 15
De archivaris brengt de kosten voor het verstrekken van gegevens, afbeeldingen, afschriften uittreksels of bewerkingen van of uit de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen aan de bezoeker in rekening volgens een door burgemeester en wethouders krachtens delegatie door de raad vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.
Artikel 16
De gemeentearchivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats
Hoofdstuk V Toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 17
De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.
Artikel 18
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 19
- 1.
De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen
- 2.
De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 20
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 21
De beheerders doen aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid, of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, een ander overheidsorgaan of een andere rechtspersoon.;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
Artikel 22
De archivaris doet eenmaal per jaar aan burgemeester en wethouders verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 23
De verordening, regelende de zorg voor, het beheer van en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden der gemeente Kampen (1972), de instructie voor de gemeentearchivaris van Kampen (1972), alsmede de Archiefverordening IJsselmuiden (1996) en het Besluit Informatiebeheer IJsselmuiden (1996) komen hiermee te vervallen.
Artikel 24
Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2003.
Artikel 25
Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening van Kampen 2002.
Ondertekening
Nota-toelichting
Memorie van toelichting
Archiefverordening
Deze archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het College van Burgemeester en Wethouders te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Aw 1995
Zij bestaat in hoofdzaak uit vier gedeelten, namelijk de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.
Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Aw 1995 niet wordt gedefinieerd.
Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Ab 1995.
Hoofdstuk IV bevat bepalingen die vroeger vaak werden opgenomen in een instructie voor de archivaris, maar die met het oog op de externe werking beter in één verordening passen. Ondanks het feit, dat dit model beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Het beheer hiervan geschiedt door de archivaris op dezelfde wijze.
Hoofdstuk V is een uitwerking van het toezicht bedoeld in art. 32 tweede lid van de wet.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.
Artikel 2
De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit.
Artikel 3
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995, vast aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen . Zie hiervoor de regeling Bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.
Artikel 4
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: het hierna opgenomen Besluit Informatiebeheer.
Artikel 6
Een ministeriële regeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Ab 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Zie hiervoor de regeling Duurzaamheid archiefbescheiden. Op grond van het verschijnen van deze regeling kan het eerste lid van artikel 6 vervallen waarbij het tweede lid als enige overblijft.
Artikel 11 van het Ab 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 8
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden worden de voorschriften gegeven in de Verordening betreffende de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden, het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht door de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening)
Artikel 10, artikel 21
De gemeenteraad verneemt aldus tenminste éénmaal per jaar wat er op het gebied van de archiefzorg en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden heeft plaatsgevonden.
Artikel 11
De wet draagt de archivaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit de cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de archivaris.
Artikel 13
De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archief-bewaarplaats berusten, afbeeldingen afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken.
Artikel 18
De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden “. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.
Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden“ kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer “. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machineleesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan artikel 52 van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen en aan artikel 45 van de Wet Persoonsregistraties. Artikel 17 van het AP 1995 regelt op overeenkomstige wijze het door de algemene rijksarchivaris uit te oefenen toezicht op de rijks- en andere overheidsorganen.
Artikel 20
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Besluit Informatiebeheer
(Voorschriften betreffende het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats)
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1
Dit besluit verstaat onder:
a. archiefverordening de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van Burge-
meester en Wethouders
b. documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbe-
scheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar
de archiefbewaarplaats
c. beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voor-
zieningen, die nodig zijn om documenten in goede, ge
ordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren
d. informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische
ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel
gebracht kan worden
e. informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voor-
ziening inrichting en het beheer van informatiesystemen
en documenten.
Hoofdstuk II Verantwoordelijkheid
Artikel 2
Als beheerseenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: afdeling Facilitair en Informatisering.
Artikel 3
Het hoofd van de beheerseenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 4
Het hoofd van de beheerseenheid kan de uitvoering van de bepalingen van dit besluit mandateren aan één of meer medewerkers. Voor Kampen is hierin reeds voorzien bij de fungerende mandaatregeling.
Hoofdstuk III Archiefvorming en –ordening
Productie van documenten
Artikel 5
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt, dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen . Zie hiervoor ook de regelingen Duurzaamheid archiefbescheiden en Geordende ten toegankelijke staat archiefbescheiden.
Artikel 6
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Artikel 7
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander exemplaar bewaard als minuut (archiefexemplaar).
Artikel 8
Het hoofd van de beheerseenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Identificeren van documenten
Artikel 9
1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.
2. Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.
3. Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Artikel 10
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.
Ordening en toegankelijkheid van documenten
Artikel 11
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek. (Zie hiervoor ook de regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden).
Artikel 12
Het hoofd van de beheerseenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.
Artikel 13
Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Hoofdstuk IV Beheer van documenten
Bewaring van documenten
Artikel 14
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Artikel 15
Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van de archiefruimten, die onder zijn beheer staan, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Artikel 16
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van ruimten bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van burgemeester en wethouder, de gemeentearchivaris gehoord.
Beveiliging en raadpleging van documenten
Artikel 17
Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen. (Zie hiervoor ook de regelingen Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden en Duurzaamheid archiefbescheiden. Voor het bewaren en overbrengen van digitale bestanden zullen aparte voorschriften worden opgesteld).
Artikel 18
Het hoofd van de beheerseenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan de andere functionarissen aan verkregen toestemming van het hoofd van de beheerseenheid.
Artikel 19
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.
Artikel 20
1. Het hoofd van de beheerseenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.
2. Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheerseenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
3. Het hoofd van de beheerseenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 4 de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlening van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.
4. Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kunnen burgemeester en wethouders voorwaarden verbinden.
Vervanging van documenten
Artikel 21
Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reprodukties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Vervreemding en overdracht van documenten
Artikel 22
Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het besluit, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.
Artikel 23
Overdracht van documenten aan andere beheerseenheden, waarbij het bepaalde in artikel 27 niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van burgemeester en wethouders, de gemeentearchivaris gehoord.
Selectie en vernietiging van documenten
Artikel 24
De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan burgemeester en wethouders tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.
Artikel 25
1. Het hoofd van de beheerseenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften
2. Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.
3. Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in artikel 12 bedoelde inventaris.
Artikel 26
Het hoofd van de beheerseenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheerseenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als machtiging tot vernietiging (zie hiervoor de fungerende mandaatregeling).
Overbrenging van documenten
Artikel 27
Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht (Zie de tussen haakjes geplaatste opmerkingen bij artikel 17).
Hoofdstuk V Slotbepalingen
Artikel 28
Dit besluit kan worden aangehaald als het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Kampen 2002.
Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van Kampen in hun vergadering van ....
Ing. J. Oosterhof, burgemeester
M. Snijder, interim-secretaris
Memorie van toelichting
Informatiebeheer
Dit model Besluit Informatiebeheer is gebaseerd op artikel 8 van de Archiefverordening van de gemeente Kampen 2001. Met dit besluit wordt beoogd de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten, het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van bewaren van documenten te regelen. Het besluit is daarbij zowel van toepassing op digitale documenten als op papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.
Het besluit bevat bepalingen inzake de verantwoordelijkheid voor het beheer, de ar-chiefvorming en –ordening en inzake het beheer van documenten.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
Onder d en e, informatiebestand en informatievoorziening: definitie van deze begrippen is met name opgenomen om ten aanzien van specifieke aspecten van digitale documenten regels te kunnen opstellen.
Artikel 2
Tenminste die onderdelen, die belast zijn met zelfstandige uitvoering van taken en zelfstandig documenten registreren, ordenen en beheren worden hier als beheerseenheid aangemerkt.
Artikel 5
Tot die bij of krachtens de wet gestelde eisen behoort ook de in artikel 11, tweede lid, Archiefbesluit 1995 bedoelde ministeriële regeling.
Artikel 6
De bepalingen in dit artikel hebben een algemene strekking, maar zijn specifiek van belang voor digitale informatiesystemen, waarin selectie en vernietiging dikwijls in de systemen is ingebouwd, zonder met de wettelijke voorschriften inzake selectie en vernietiging rekening te houden.
Artikel 7
Een minuut is de vastgestelde versie van een document, waarnaar de uitgaande versie wordt opgemaakt. Een minuut bestaat in de praktijk veelal uit een kopie, die door middel van kenmerken is geauthentiseerd. Deze bepaling van algemene strekking dient ook in een digitale omgeving te worden nagevolgd.
Artikel 8
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 9
In tegenstelling tot traditionele registratiebepalingen schrijft dit artikel niet voor hoe re-gistraties van documenten dient plaats te vinden. Voorgeschreven wordt alleen het resultaat. Voortschrijdende technische ontwikkelingen leiden daarom niet automatisch tot de noodzaak dit artikel te wijzigen. Gezien het arbeidsintensieve karakter van registratie worden in het derde lid belangrijke uitzonderingen gemaakt op de plicht tot registratie.
Artikel 10
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 11
In tegenstelling tot traditionele ordeningsvoorschriften schrijft dit artikel geen specifieke ordeningssystematiek voor. Verandering van opvatting ten aanzien van ordeningsmethoden en de voortschrijdende technische ontwikkelingen maken dit weinig zinvol. De toetsing van ordeningssystematieken als doelmatig en doeltreffend dient te geschieden door de toe-zichthouder(s).
Artikelen 12 en 13
De bepaling van deze artikelen heeft een algemene strekking, maar is specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiebestanden. Papieren informatiebestanden worden traditioneel al opgenomen in een dossierinventaris. De verplichting geldt ook voor niet centraal bewaarde informatiebestanden.
Artikel 15
Tot deze bij of krachtens de wet gesteld eisen behoort ook de in artikel 13, vierde lid, Archiefbesluit 1995 genoemde ministeriële regeling.
Artikel 17
De opstelling van de procedures wordt aan het hoofd van de beheerseenheid overgelaten, omdat deze het best in staat is de relaties met de verschillende werkprocessen te leggen. Wijziging in die werkprocessen of in de technische ondersteuning daarvan door middel van informatiesystemen kan op deze wijze leiden tot snelle en eenvoudige aanpassing van de procedures.
Artikel 19
Archiefrechtelijke regels maken verwijdering mogelijk, bijvoorbeeld ingeval vervanging, vernietiging, vervreemding of uitlening plaatsvindt. De Wet Persoonsregistratie bepaalt – evenals verschillende andere privacywetten – in welke gevallen persoonsgegevens uit registraties verwijderd dienen te worden. Vervolgens dienen de archiefrechtelijke regels inzake selectie en vernietiging te worden toegepast.
Artikel 20
Dit artikel beoogt te voorkomen, dat documenten, ten aanzien waarvan uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur worden gehanteerd, in strijd daarmee openbaar gemaakt worden of door ondeskundig beheer verloren gaan.
Artikel 21 en 22
Bij vervanging en vervreemding dient ingevolge het bepaalde in het Archiefbesluit 1995 rekening te worden gehouden met culturele en historische aspecten. Bemoeienis van de archivaris is derhalve op zijn plaats.
Artikel 24
Het initiatief tot het ontwerpen van selectielijsten kan op grond van dit artikel door de archivaris worden genomen. Ook de hoofden van beheerseenheden kunnen dit voor hun onderdeel doen.
Artikel 25
De bepaling, dat de selectie in een zo vroeg mogelijk stadium dient plaats te hebben, is van algemene strekking. De bepaling is echter specifiek van belang ten aanzien van digitale informatiesystemen. Wanneer in de conceptiefase daarvan geen rekening wordt gehouden met de selectie-eisen, kan dit tot onherstelbaar verlies van informatie leiden.
Artikel 26
Deze lijst is enerzijds noodzakelijk als onderdeel van de in artikel 8 Archiefbesluit 1995 bedoelde verklaring, en dient anderzijds om de toezichthouder een toetsingsinstrument te verschaffen voor het correct toepassen van de selectielijst.
Artikel 27
Voor het op lange termijn toegankelijk houden van met name digitale informatie, zijn naast de gegevens ook de programmatuur, documentatie en apparatuur noodzakelijk. Wanneer dit nodig is, dienen ook deze te worden overgebracht. Van toepassing zijn met name ook de op grond van artikel 12 Archiefbesluit 1995 te stellen ministeriële regels
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl