Informatieverordening gemeente Kapelle

Informatieverordening gemeente Kapelle

Informatieverordening gemeente Kapelle

betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie, voor zover die niet is overgeplaatst naar de archiefbewaarplaats;

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  Gemeentelijke organen:

  De overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• b.

  Archivaris:

  De overeenkomstig artikel 32 van de wet en de artikelen 1 c en 3 van de Dienstverleningsovereenkomst Archiefbeheer Zeeuwsarchief – gemeente Kapelle, door burgemeester en wethouders benoemde gemeentearchivaris.

• c.

  Beheer

  Het treffen van maatregelen en voorzieningen die nodig zijn om informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren.

• d.

  Beheerder(s)

  Degenen die ingevolge artikel 4 zijn belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• e.

  Beheereenheden

  Door burgemeester en wethouders als zodanig aangewezen organisatieonderdelen alsmede raadsorganen.

• f.

  Informatie

  Archiefbescheiden zoals gedefinieerd in de wet in artikel 1, onder c.

• g.

  Informatiesysteem

  Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, programmatuur en personeel met behulp waarvan informatie kan worden vervaardigd, bewerkt, ontvangen, verzonden, geraadpleegd en door de zorgdrager kan worden onderworpen aan toetsbare eisen.

• h.

  De wet: de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk 2 De zorg van burgemeester en wethouders voor informatie

Artikel 2

De archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet en artikel 4 van de Dienstverleningsovereenkomst Zeeuws Archief – gemeente Kapelle bevindt zich in het Zeeuws Archief te Middelburg

Artikel 3

Burgemeester en wethouders zorgen voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders zorgen voor de aanwijzing van de beheerder(s) van informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders zorgen dat jaarlijks op de begroting van de gemeente voldoende middelen worden geraamd voor het dekken van de kosten van het informatiebeheer alsmede voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden die aan het beheer van alle gemeentelijke informatie verbonden is.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders stellen voorschriften vast voor het beheer van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders, gehoord de archivaris, zorgen conform artikel 16 van de Archiefregeling voor het inrichten en in stand houden van een kwaliteitssysteem waarin toetsbare eisen worden gesteld aan het beheer van de informatie.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van informatie bij deze rechtspersonen geschiedt volgens de bepalingen van de wet.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders leggen door middel van een verslag tenminste eenmaal per jaar verantwoording af aan de gemeenteraad over hetgeen zij hebben gedaan ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij alle formele verslagen en/of adviezen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk 3 Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is, overeenkomstig artikel 32, lid 2 van de wet, belast met het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, lid 2 van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meerdere ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 12

• 1.

  De beheerder(s) verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, inlichtingen die voor een goede uitvoering van het toezicht noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatie alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatie is opgenomen.

• 2.

  Bij het uitvoeren van handelingen zoals beschreven onder lid 1, worden de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van informatie in acht genomen.

Artikel 13

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• 1.

  Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• 2.

  Bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van archiefruimten;

• 3.

  Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• 4.

  Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• 5.

  Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14

De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen

Artikel 15

Deze verordening treedt in werking op 16 mei 2017.

Artikel 16

De Archiefverordening gemeente Kapelle 2013 wordt ingetrokken.

Artikel 17

Deze verordening wordt aangehaald als Informatieverordening gemeente Kapelle.

Hoogachtend,