Regeling vervallen per 24-07-2018

Reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van het college

Geldend van 10-08-2016 t/m 23-07-2018 met terugwerkende kracht vanaf 01-06-2016

Intitulé

Reglement van orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van het college

Het college van de gemeente Katwijk;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT

vast te stellen het:

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders en gedurende reces.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de burgemeester.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering onder vermelding van de te bespreken onderwerpen.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt, als regel minimaal twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden ter inzage.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk de dag voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te geven op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

  • 3.

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Besluitvorming en verslag

  • 1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 7 komen besluiten tot stand in een collegevergadering waarvoor mede worden geagendeerd de concept-besluiten, zijnde ambtelijke adviezen, die door een of meer collegeleden binnen de circulatietermijn voor bespreking zijn geparafeerd of waarvoor de secretaris bespreking adviseert. De circulatietermijn loopt van donderdag 12:00 uur tot maandag 10:00 uur.

  • 2. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een verslag van de collegevergadering.

  • 3. Het verslag bevat tenminste:

    • a.

      de namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • b.

      de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten, zijnde de besluitenlijst. Van deze lijst maken tevens deel uit de parafenbesluiten.

  • 4. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 5. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 6. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 9 Parafenbesluit

  • 1. Besluiten komen buiten de vergadering tot stand door een parafenbesluit. Parafenbesluiten zijn concept-besluiten waarop binnen een circulatietermijn die loopt van donderdag 12:00 uur tot maandag 10:00 uur door geen der leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop binnen de genoemde circulatietermijn door de leden van het college buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd. Hierna wordt het als definitief meerderheidsbesluit beschouwd. Indien een lid van het college niet op het concept-besluit voor akkoord heeft geparafeerd of niet erop heeft aangegeven bespreking te willen, wordt het concept-besluit voor bespreking in de eerstvolgende vergadering voorgelegd.

  • 2. De parafenbesluiten worden geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de besluitenlijst.

Artikel 10 Besluiten en handelingen tijdens reces

  • 1. Indien tijdens een reces onvoldoende collegeleden aanwezig zijn om het voor de vergadering vereiste quorum te behalen, wordt de aanwezige (loco)burgemeester gemandateerd namens het college alle spoedeisende besluiten te nemen en andere handelingen te verrichten. Hij plaatst daartoe zijn paraaf op het conceptbesluit.

  • 2. Voor zover de aard van een onderwerp als bedoeld in het eerste lid een zwaarwegend bestuurlijk belang impliceert, dient de gemandateerde voordat deze een besluit neemt dan wel een andere handeling verricht, tenminste twee andere collegeleden te raadplegen. Ook deze plaatsen hun paraaf op het concept-besluit.

  • 3. Direct na het plaatsen van de benodigde paraaf of parafen dateert de secretaris het besluit.

  • 4. Het besluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van dagtekening van de secretaris.

  • 5. Voor zover de aard en de inhoud van het krachtens mandaat genomen besluit zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van dit besluit aan de raad en voor openbaarmaking alsmede bekendmaking van het besluit.

  • 6. Een overzicht van tijdens het reces krachtens mandaat genomen besluiten en verrichte handelingen wordt ter kennisneming als bijlage van de besluitenlijst van de eerste collegevergadering na het reces opgenomen.

Artikel 11 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Inwerkingtreding

  • 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

  • 2. Op dat moment vervalt het op 10 april 2007 vastgestelde reglement van de gemeente Katwijk.

Dit reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college is op mei 2014 aan de gemeenteraad toegezonden.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 6 mei 2014

De loco-secretaris,
mw. B. Engelberts
De burgemeester,
drs. J. Wienen

Toelichting op het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe.

Het modelreglement van orde van de VNG dient als basis voor het reglement van het college van Katwijk, maar wordt niet integraal overgenomen. Er zijn om aan te sluiten bij de huidige praktijksituatie enkele toevoegingen en wijzigingen aangebracht die bij de artikelsgewijze behandeling worden toegelicht.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.

Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken per e-mail worden verzonden.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de voorbeeld organisatiebesluiten waarin de instructie voor de gemeentesecretaris geïntegreerd is opgenomen.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Hierbij zal de secretaris al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 5 geeft de rol van de gemeentesecretaris weer.

Artikel 6 is gebaseerd op artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet. Deze artikelen geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen. Het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het reglement van orde voor de raad zijn opgenomen (in het model artikelen 28, 30, 31 en 32). Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Artikel 59 van de Gemeentewet regelt verder hoe te handelen bij het staken van de stemmen over onderwerpen die zaken betreffen.

Artikel 8 Besluitvorming en verslag

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

Lid 1 is een extra toevoeging aan het artikel, welke niet voorkomt in het modelreglement. De formulering is noodzakelijk om het begrip ‘circulatietermijn’ en de besluitvorming van het college buiten de collegevergadering via een parafenbesluit in een logisch en begrijpelijk kader te plaatsen in relatie tot besluitvorming tijdens de collegevergadering. In de toelichting bij artikel 9 wordt hierop nader ingegaan.

Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9 Parafenbesluit

Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten en komt niet voor in het modelreglement van de VNG. Wel wordt in de toelichting in het modelreglement bij artikel 7 vermeld dat gebruik kan worden gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit. Een parafenbesluit is een concept-besluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien waarna dit door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd. Als hiervan gebruik wordt gemaakt, is de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 van belang (LJN-nr. AH9850, zaaknr. 200200757/1)

In deze uitspraak is bepaald dat doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, deze wijze van besluitvorming bekend gemaakt dient te zijn. Dit kan op grond van het reglement of op grond van een bekendgemaakte vaste praktijk. Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafenbesluit) en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen.

Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het reglement opgenomen. In lid 1 is bepaald wanneer een concept-besluit is aan te merken als een parafenbesluit.

Omdat duidelijk moet zijn wanneer een parafenbesluit genomen is, wordt in lid 2 de datum van een parafenbesluit gekoppeld aan de dagtekening van de in artikel 8 genoemde besluitenlijst.

Artikel 11 Besluiten en handelingen tijdens reces

Artikel 168 van de Gemeentewet biedt de mogelijkheid dat het college een of meer leden kan machtigen tot

uitoefening van een of meer van zijn bevoegdheden. Deze machtiging wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van het college uitgeoefend. Het college kan daarbij aanwijzingen geven. Deze mandaatverlening aan één of meer leden van het college kan gebruikt worden voor spoedeisende besluiten en handelingen tijdens recesperioden. Met name de zomervakantie kan een zodanig lange periode zijn dat aan een dergelijke bevoegdheid behoefte bestaat. Tot nu toe werd jaarlijks voor de zomer een dergelijk besluit genomen. Door opneming in het reglement vervalt die jaarlijkse exercitie. Bij spoedeisende zaken kan gedacht worden aan het aantekenen van bezwaar en/of beroep; een zich plotseling voordoende situatie in de stad die moet worden opgelost of een financieel belang dat geen uitstel vergt.

In de recesperiode krijgt de fungerend (loco)burgemeester dit mandaat. Mocht hij/zij van oordeel zijn dat er een zwaarwegend bestuurlijk belang met het besluit is gemoeid, dan dient hij tenminste twee andere collegeleden mee te laten paraferen. Ook hier gelden weer de eisen van het parafenbesluit van artikel 10: een duidelijke datum van totstandkoming en bekendmaking. Na het eind van het reces moet ter informatie een overzicht van de genomen besluiten als bijlage bij de besluitenlijst van het college worden gevoegd.

Artikel 12 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 12 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.