Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2016

De Gemeente spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk.

De gemeente Katwijk wil met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid duurzaam inkopen, de kansen voor lokale ondernemers vergroten en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen door ondernemers bevorderen. Daarnaast wil de gemeente Katwijk professioneel, doelmatig en rechtmatig inkopen en aanbesteden conform het beleid zoals in deze notitie is geformuleerd en in overeenstemming met de (toekomstige) geldende wet- en regelgeving.

De gemeente Katwijk staat een integrale aanpak voor, wat inhoudt dat zij op integere, efficiënte en op vergelijkbare wijze opdrachten gunt voor diensten, leveringen en werken. Integriteit, objectiviteit, non-discriminatoir handelen (gelijkheidsbeginsel) en transparantie zijn hierbij sleutelwoorden voor zowel de gemeente als opdrachtnemer.

In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 1). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente Katwijk. Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:

• 1.

  Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de relevante regelgeving? (zie verder hoofdstuk 2)

• 2.

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie verder hoofdstuk 3)

• 3.

  Economische uitgangspunten: hoe gaat de Gemeente om met de markt en Ondernemers? (zie verder hoofdstuk 4)

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Gemeente in? (zie verder hoofdstuk 5)

Met het oog op continu verbeteren is in 2015 de contractenmodule in het zaaksysteem ingericht en gerealiseerd. De contracten zijn grotendeels in het zaaksysteem ingevoerd. Met de succesvolle afronding van dit project is een belangrijke basis gelegd om onze contracten goed te beheren.

De Aanbestedingswet

De Europese regelgeving uit 2004 is gemoderniseerd. Op 28 maart 2014 zijn de aanbestedingsrichtlijnen voor het plaatsen van overheidsopdrachten, Richtlijn: 2014/24/EU en 2014/25/EU vastgesteld. Ook is er een nieuwe richtlijn met bepalingen ten aanzien van concessies voor werken en diensten, concessierichtlijn: 2014/23/EU vastgesteld. De bepalingen uit de richtlijnen zijn via het wetsvoorstel geïmplementeerd in de Gewijzigde Aanbestedingswet 2012. In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de wijzigingen meegenomen en de kaders en uitgangspunten geformuleerd voor het handelen van de gemeente Katwijk ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Deze kaders en uitgangspunten zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie en voor alle inkoop gerelateerde uitgaven. Ook is het inkoopbeleid aangepast conform het VNG model.

Inkooptoolkit

De in dit beleid gegeven kaders staan nader praktisch ingevuld in een digitaal inkoophandboek voor intern gebruik op het intranet van de gemeente (de ‘inkooptoolkit’). In de toolkit zijn de processen en handelingen ten aanzien van inkoop verder uitgewerkt.

1.1 Algemene doelstellingen

De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

  Het op een transparante, objectieve en niet-discriminerende wijze besteden van overheidsgelden, waarbij de beste prijs / kwaliteitverhouding centraal staat. Het op een doelmatige, rechtmatige en verantwoorde manier besteden van publieke gelden.

• b.

  Rechtmatig inkopen

  De Gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na.

• c.

  Het creëren van een eenduidige en transparante werkwijze binnen de gemeente Katwijk

  Door hantering van heldere procedures door de gemeentelijke organisatie.

• d.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

  Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop.

• e.

  Het beperken van zowel juridische als financiële risico’s

  Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

2.1 Algemeen juridisch kader

De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:

• •

  Aanbestedingswet: dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Recht beschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• •

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• •

  Het EU-verdrag en het Verdrag betreft de Werking van de Europese Unie: de overheidsinstellingen uit de lidstaten van de Europese Gemeenschap zijn voor wat betreft al hun handelen, dus ook bij het inkopen en aanbesteden, onderworpen aan de basisbepalingen van het EU-verdrag inzake de interne markt.

• •

  Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• •

  De Algemene Wet bestuursrecht: met daarin opgenomen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

• •

  Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten.

2.2 Uniforme documenten

De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe:

• •

  Gids Proportionaliteit: De naleving van de Gids Proportionaliteit is verplicht boven en onder de drempel voor Europees aanbesteden. Het proportionaliteitsbeginsel houdt in dat de keuzes die de gemeente maakt en de eisen en voorwaarden die zij stelt bij een aanbesteding, in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de betreffende opdracht.

• •

  Aanbestedingsreglement werken (‘ARW’): Het ARW is een reglement voor de aanbesteding van werken en aan werken gerelateerde leveringen en diensten. In het ARW staan aanbestedingsprocedures zowel boven als onder de Europese drempel beschreven. Het toepassen van het ARW is verplicht voor opdrachten onder de Europese drempel en kan worden toegepast bij Europese aanbestedingen.

• •

  Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA): Dit document vervangt het Nederlandse model Eigen Verklaring zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel. In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument verklaart de inschrijver dat hij voldoet aan de gestelde eisen, (uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen, selectiecriteria).

• •

  Algemene Inkoopvoorwaarden gemeente Katwijk

2.3 Algemene beginselen bij Inkoop

• a.

  Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht

  De Gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:

  • •

    Gelijke behandeling: De gemeente behandelt inschrijvers op gelijke wijze.

  • •

    Non-discriminatie: De gemeente mag niet discrimineren op grond van nationaliteit.

  • •

    Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn.

  • •

    Objectiviteit: De gemeente mag geen voorkeur hebben.

  • •

    Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.

  • •

    Wederzijdse erkenning: Het erkennen van elkaars normen en wet- en regelgeving.

• b.

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur

  De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.

2.4 Grensoverschrijdend belang

Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.

Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.

Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.

2.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. In het ‘Mandaatregister’ en de ‘Regeling Budgethoudersregeling’ is opgenomen wie er bevoegd is rechtshandelingen namens de gemeente te verrichten en de gemeente te binden aan een derde.

2.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het College en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Het voorstel dient altijd voorzien te zijn van het advies van de inkoopadviseur. (Zie het mandaatregister).

3.1 Integriteit

• a.

  De Gemeente stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop

  De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde ‘Gedragscode integriteit gemeente Katwijk’. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Ook houdt de gemeente Katwijk zich aan de beroepscode van de ‘Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement’ (NEVI). Deze beroepscode is te vinden op de website van de NEVI.

• b.

  De Gemeente contracteert enkel met integere Ondernemers

  De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’.

3.2 Duurzaam Inkopen

• a.

  Algemeen

  Gemeente Katwijk vindt duurzaam inkopen belangrijk. In 2015 is de Duurzaamheidsagenda van Katwijk opgesteld. Deze is in concept vastgesteld door het college. Hierin is duurzame inkoop als focusgebied benoemd.

  De rijksoverheid heeft de ambitie geformuleerd om alle diensten en producten 100% duurzaam in te kopen. Gemeente Katwijk wil, in navolging van de landelijke ambitie in 2020 100% duurzaam inkopen. Hiervoor wordt een uitvoeringsprogramma voor (centrale) inkoop opgesteld met concrete doelen. Dat betekent tevens dat een toetsinstrument wordt ontwikkeld om te kunnen meten of bij de verschillende afdelingen en sectoren daadwerkelijk 100% duurzaam is ingekocht.

  Duurzaam inkopen komt momenteel volgens vigerend inkoopbeleid o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • •

    Binnen het thema ‘Duurzaam Handelen’ is het project ‘Duurzaam Inkopen’ opgezet, waaruit het hier beschreven ‘Duurzaam Inkoopbeleid’ en de ‘Handleiding Duurzaam Inkopen gemeente Katwijk’ is voortgevloeid. Deze handleiding staat op intranet.

  • •

    Binnen de gemeente Katwijk zijn de budgethouders verantwoordelijk voor het aan de orde stellen van duurzaamheidaspecten in de specificatiefase van de aanbestedingsprocedure.

  • •

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert de gemeente welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.

  • •

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. De criteria zijn per productgroep te vinden op: https://www.pianoo.nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen

  • •

    De gemeente kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

  • •

    De gemeente zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de gemeente en haar werkwijze.

• b.

  Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

  Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – Social Return. De gemeente heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van arbeidsgehandicapten in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

• c.

  Social Return

  Social Return is het stellen van sociale voorwaarden bij het inkopen en aanbesteden van de gemeente. Het doel is het creëren van kansen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

  Social Return wordt waar mogelijk opgenomen in aanbestedingen, ook in geval van een werk, met een geraamde waarde boven de vigerende Europese drempelwaarde voor diensten (2016: € 209.000).

  De gemeente kan bijzondere uitvoeringsvoorwaarden als Social Return verbinden aan de uitvoering van de overheidsopdracht, mits deze voorwaarden verband houden met het voorwerp van de opdracht. Een Social Return eis moet worden gerealiseerd binnen de aanbestede opdracht en niet op een andere wijze.

  Uitgangspunt is dat bij een opdracht voor een levering het stellen van SROI-voorwaarden in beginsel als niet proportioneel moet worden beschouwd vanwege het lage arbeidscomponent van een dergelijke opdracht.

4.1 Product- en marktanalyse

Inkoop vindt waar nodig plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse

De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk

  De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.

  Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.

4.3 Lokale economie en MKB

• a.

  De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt

  De gemeente Katwijk vindt het stimuleren van lokale en regionale economie/ondernemers belangrijk. In gevallen waar een enkelvoudig en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Er zal zoveel mogelijk worden gekozen voor het uitnodigen van (een) lokale partij(en) dan wel regionale partij(en) om een aanbieding te doen met als voorwaarde dat dit de prijs / kwaliteitverhouding niet schaadt. Hierbij geldt dat een lokale partij is gevestigd binnen de gemeentegrenzen van Katwijk en dat een regionale partij is gevestigd in de ‘Duin en bollenstreek’ en/of een aan Katwijk grenzende gemeente. Wanneer lokale/regionale partijen worden uitgenodigd tot het doen van een aanbieding is het de verantwoordelijkheid van de (deel)budgethouder om de marktconformiteit van de offertes te toetsen en (in geval van een meervoudig onderhandse aanbesteding) te zorgen dat er voldoende concurrentie in de procedure zit om scherpte in de aanbesteding te houden.

• b.

  De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB)

  Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.

4.4 Samenwerkingsverbanden

De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de invulling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid, het delen van capaciteit en kennis en de verdere professionalisering van de inkoop. Bij inkoop en aanbesteden hoort een adequate analyse van de markt, dit geldt te meer bij inkoopsamenwerkingen. Een inkoopsamenwerking moet niet verward worden met clusteren van opdrachten en een inkoopsamenwerking mag ook niet per definitie leiden tot het clusteren van opdrachten.

4.5 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure is de geraamde waarde van de opdracht (excl. BTW) bepalend. Deze waardebepaling vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

Om bij het sluiten van een overeenkomst de optimale prijs-kwaliteitsverhouding te realiseren en te voldoen aan de Gids Proportionaliteit zal de gemeente bij onderstaande bedragen (geraamde opdrachtwaarde excl. BTW) de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij de complexiteit, het type van de opdracht en het karakter van de markt. Deze keuze dient, overeenkomstig de Gids Proportionaliteit, deugdelijk en schriftelijk te worden gemotiveerd.

Tabel 1 Europese drempelbedragen (vanaf 1-1-2016) en bedragen onder de Europese drempel met passende aanbestedingsvorm conform Gids Proportionaliteit (bedragen excl. BTW)

* Diensten vanuit bijlage XIV met 15 categorieën die vallen onder ‘sociale en andere specifieke diensten’. Opdrachten met een waarde boven € 750.000 dienen op TenderNed te worden (voor)aangekondigd en voorzien van een gunningsbericht. Voor opdrachten met een waarde tussen € 50.000 en € 750.000 zal vaak een meervoudige onderhandse procedure gebruikt worden (afhankelijk van de opdrachtwaarde en potentiële inschrijvers).

** Bedragen volgens vigerende Gids Proportionaliteit.

*** Tenzij uit een gedegen overweging van de markt en de opdracht of uit signalen van de markt/marktpartijen blijkt dat een meervoudig onderhandse procedure gezien de opdracht en transactiekosten passender is.

De keuze van de procedure onder de Europese drempel dient gemotiveerd te worden deze motivering dient te worden toegevoegd aan het interne (aanbesteding)dossier.

4.6 Criteria voor bepalen Leveranciersselectie

Aan de hand van objectieve criteria bepaalt de aanbestedende dienst welke ondernemers worden toegelaten tot de meervoudig onderhandse procedure. Objectieve criteria voor de keuze voor bepaalde ondernemers kunnen onder meer zijn: ervaring in de sector, tevredenheidsverklaringen, omvang en infrastructuur van de onderneming en technische en professionele vaardigheden (eventueel in combinatie met een loting).

Indien de gemeente overgaat tot een meervoudig onderhandse aanbesteding dan selecteert de gemeente de drie tot vijf uit te nodigen leveranciers indien mogelijk op basis van onderstaande criteria:

• •

  De uit te nodigen leveranciers dienen (aantoonbaar) een goede prestatie te hebben geleverd in de sector (binnen 3 jaar voorafgaand aan de opdracht);

• •

  Een leverancier die in de afgelopen 3 jaar (aantoonbaar) geen goede prestatie heeft geleverd voor de gemeente wordt niet uitgenodigd;

• •

  De huidige leverancier dan wel de leverancier die als laatste de opdracht heeft uitgevoerd wordt uitgenodigd;

• •

  Tenminste één leverancier is gevestigd binnen de gemeentegrenzen van Katwijk (als dat mogelijk is);

• •

  Tenminste één leverancier heeft in de afgelopen 3 jaar niet eerder een opdracht uitgevoerd voor de gemeente.

4.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.

5.1 Inkooporganisatie

Activiteiten op het gebied van inkoop en aanbesteden vinden binnen de gemeente Katwijk op twee niveaus plaats, namelijk centraal en decentraal.

De centrale activiteiten worden uitgevoerd door een centraal adviserende inkoopfunctie (inkoopadviseur). De inkoopadviseur (afdeling Bedrijfsvoering) opereert als een centraal aanspreekpunt en vraagbaak op inkoop- en aanbestedingsgebied voor de gehele gemeente. Daarnaast heeft de inkoopadviseur een begeleidende, adviserende, signalerende en controlerende rol.

De decentrale activiteiten worden uitgevoerd door (dan wel onder verantwoordelijkheid van) de inkopende (deel)budgethouders. Alle bestedingen zijn gebudgetteerd en onderverdeeld naar budgethouders. Daarbinnen zijn er deelbudgethouders vastgesteld, die de verantwoordelijkheid dragen over de deelbudgetten. Iedere (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de naleving van het inkoop- en aanbestedingsbeleid bij de besteding van de budgetten, waarvoor hij de verantwoordelijkheid draagt.

Inschakeling inkoopadviseur

Europese en nationale aanbestedingen dienen altijd door de (deel)budgethouder samen met de inkoopadviseur uitgevoerd te worden, tenzij de aanbesteding op (sub) regionaal niveau plaatsvindt (bijvoorbeeld in Holland-Rijnland verband). De inkoopadviseur dient reeds bij de opstart van het traject te worden betrokken in het verwervingsteam. Doel van deze samenwerking is om naast de benodigde inhoudelijke expertise ook de aanbestedingstechnische en inkooptechnische expertise bij de aanbesteding te betrekken.

Voorop staat dat de (deel)budgethouder eindverantwoordelijk blijft voor het te leveren product, dienst of werk. Om deze reden bepaalt de (deel)budgethouder dan ook WAT er wordt ingekocht/aanbesteed. Het verwervingsteam kan naar behoefte uitgebreid worden met aanvullende expertise (bijvoorbeeld aanvullende materie-deskundigheid, financiële deskundigheid, juridische deskundigheid, etc.).

De (deel)budgethouder is ook verantwoordelijk voor de gekozen procedure voor opdrachten met een waarde beneden de Europese drempel. (Meervoudig) onderhandse aanbestedingen worden door de (deel)budgethouder zelfstandig uitgevoerd. Bij deze aanbestedingen kan uiteraard de inkoopadviseur altijd om advies worden gevraagd.

5.2 Verantwoordelijken

Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor Inkoop. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid.

5.3 Aanbestedingsregister

Alle inkopen en aanbestedingen van leveringen, diensten boven € 50.000 en werken boven

€ 150.000 moeten door de budgethouder worden gemeld in het Aanbestedingsregister.

5.4 Contractenmodule

Contracten met een looptijd langer dan een jaar en een totale opdrachtwaarde boven € 5.000 worden geregistreerd in de contractenmodule van het zaaksysteem. Vanuit de contractenmodule worden aflopende contracten tijdig gesignaleerd om hierop vroegtijdig te kunnen acteren. De budgethouders zijn verantwoordelijk voor het registreren van de contracten.

5.5 Klachtenregeling

De ‘Klachtenregeling’ biedt een kader voor aanbestedende diensten en ondernemers bij de afhandeling van klachten over aanbestedingen en is een interne regeling die door aanbestedende diensten individueel kan worden gehanteerd. Binnen de gemeente Katwijk kunnen ondernemers hun klachten ten aanzien van de betreffende aanbestedingsprocedure indienen bij de afdeling Juridische Zaken, ter attentie van de ‘klachtencoördinator’ (zie: ‘klachtenregeling’ website gemeente Katwijk). Bij iedere aanbesteding zal in het document worden opgenomen op welke wijze klachten kunnen worden ingediend en hoe deze zullen worden afgedaan.