Verordening op de vertrouwenscommissie herbenoeming en klankbordgesprekken gemeente Kerkrade 2020

Artikel 2. Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit alle fractievoorzitters.

• 2. De commissie kiest de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter uit haar midden.

• 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3. Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2. De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.

• 3. De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 4. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.

Artikel 4. Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  a. de leden van de commissie, secretaris en eventuele adviseur(s);

  b. de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.

• 3. De in het tweede lid bedoelde oproep wordt ten minste zes dagen voorafgaand aan de vergadering aan de leden verzonden. Indien bijzondere omstandigheden een spoed bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken. De oproep wordt ten minste vierentwintig uren voorafgaand aan de vergadering verzonden.

Artikel 6. Verslag

• 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:

  a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

  b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.

  c. aangegeven wordt of er sprake is van unanimiteit binnen de commissie.

Artikel 7. Geheimhouding

• 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.

• 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden en het voeren van correspondentie.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.

Artikel 8. Archivering

• 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Bepalingen inzake de herbenoeming

Artikel 9. Adviseur

• 1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders toevoegen als adviseur.

• 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie.

• 3. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 10. Informatie over en gesprek met de burgemeester

• 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel 11. Bijzondere bepaling inzake verslaglegging

• 1. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.

• 2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.

Artikel 12. Aantal gesprekken

• 1. De commissie houdt na het eerste, derde en vijfde jaar met de burgemeester een klankbordgesprek.

• 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Artikel 13. Voorbereiding en inhoud

• 1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

• 2. De burgemeester krijgt de mogelijkheid om voorafgaand aan de klankbordgesprekken gesprekpartners voor de commissie en agendapunten aan te dragen.

• 3. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 14. Bijzondere bepalingen inzake het verslag

• 1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.

• 2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

• 3. Raadsleden kunnen het verslag onder geheimhouding inzien bij de raadsgriffier. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.