Instructie voor de secretaris van de gemeente Kerkrade

1. Onverminderd het bepaalde in artikel 9 van de 'instructie voor de griffier van de raad en regeling ambtelijke bijstand', draagt de secretaris er desgevraagd of eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen en voor zover bedoelde leden, in hun hoedanigheid van raadslid daarover beschikking behoeven.

2. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is, met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.

3. Van de op basis van het eerste en tweede lid verstrekte informatie doet de secretaris onverwijld mededeling aan de griffier.

1. Onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester, draagt de secretaris zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert hij het college ten behoeve van de te nemen collegebesluiten.

4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

5. De secretaris draagt er zorg voor dat de door het college genomen besluiten en hun presentie tijdens hun vergaderingen, worden vastgelegd.

6. De secretaris in zijn hoedanigheid als algemeen directeur zoals bedoeld in artikel 10, derde lid van de regeling ambtelijke organisatie, oefent zijn taak op grond van dit artikel van deze instructie; waar nodig uit in nauwe samenwerking met het direktieteam.

7. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college nadere regels stellen.

1. De secretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid var bestuurlijk coördinator ter zijde.

2. De secretaris en de griffier bevorderen samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

3. Voorts is de secretaris de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

4. Het bepaalde in artikel 3 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

5. Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan de burgemeester nadere regels stellen.

1. Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het direktieteam en met inachtneming van de in de artikelen 7 tot en met 9 van de regeling ambtelijke organisatie omschreven bevoegdheden van de direkteuren van de onderscheiden organisatorische eenheden, heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college, de burgemeester en/of door beide bestuursorganen ingestelde commissies zoals bedoeld in artikel 5;

b. het tijdig en voldoende voorzien van het college, de burgemeester en/of de door beide bestuursorganen ingestelde commissies zoals bedoeld in artikel 5 van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

c. een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid;

d. de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatorische eenheden;

e. een goede kwaliteit van het direktieteam en de organisatie van het ambtelijk apparaat in organisatorische en functionele zin;

f. het op doelmatige wijze ter zijde staan door het ambtelijk apparaat van het college, de burgemeester en/of de door beide bestuursorganen ingestelde commissies zoals bedoeld in artikel 5.

2. Onder verwijzing naar artikel 12 van de regeling ambtelijke organisatie bevordert de secretaris in zijn hoedanigheid als voorzitter van het direktieteam een goede samenwerking met en samenhang tussen de onderscheiden organisatorische eenheden en doet hij, indien hij dit noodzakelijk acht, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen aan de direkteuren om de samenwerking en samenhang te verzekeren.

1. De secretaris heeft het recht bij alle aan het college onderschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

2. De secretaris ziet toe op een vlot verloop van de informatiestromen en een goed en doeltreffend beheer van de informatiesystemen. Hij doet, in overleg met de direkteuren van de onderscheiden organisatorische eenheden voorstellen aan het college terzake.

3. Voor zover de secretaris zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze instructie is bepaald nodig acht, stelt hij in overleg met het direktieteam procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 13 van de 'instructie voor de griffier van de raad en regeling ambtelijke bijstand’, verleent de secretaris de benodigde ondersteuning ten behoeve van de door de griffier te verlenen ambtelijke bijstand.

2. De secretaris en de door hem aangewezen ambtenaren geven, indien zij moeten of kunnen vermoeden dat zulks in het belang is van een goede bestuursvoering, van de door hen mondeling en/of schriftelijk verleende ondersteuning ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde ambtelijke bijstand, kennis aan betreffend(e) portefeuillehouders n het college alsmede aan de burgemeester als deze als bestuursorgaan betrokken is bij het onderwerp.

3. Bij het vragen van ondersteuning ten behoeve van de in het eerste lid bedoelde ambtelijke bijstand, mag degene die deze hulp verleent, niet tot geheimhouding worden verplicht.

1. Indien de secretaris meer dan 10 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan mededeling aan het college.

2. Voor een afwezigheid van langer dan 30 dagen behoeft de secretaris toestemming van het college.

3. De secretaris draagt er zorg voor dat tijdens verlof of afwezigheid om andere redenen zijn vervanging adequaat is geregeld.

1. In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de secretaris voor zoveel nodig overleg met het college en/of de burgemeester.

2. Deze instructie treedt in werking onmiddellijk na vaststelling er van door het college.