Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR38154
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR38154/1
Regeling vervallen per 31-03-2012
Instructie voor de griffier
Geldend van 13-09-2006 t/m 30-03-2012
Intitulé
Instructie voor de griffiernummer: 2004/2740
De raad der Gemeente Korendijk;
Gezien het voorstel van de voorzitter van de raad d.d. 10 augustus 2006 inzake de vaststelling van een instructie voor de griffier;
Gelet op artikel 107a, tweede lid van de Gemeentewet;
Besluit vast te stellen de volgende instructie
Instructie voor de griffier van de gemeente Korendijk
Artikel 1 Algemene ondersteuning
-
1. De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad, het presidium, de fractievoorzitters en de commissies.
-
2. De griffier draagt zorg voor behandeling van de ingekomen stukken gericht aan de gemeenteraad volgens een door de raad vastgestelde werkwijze.
Artikel 2 Agendering
De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het vaststellen van de agenda van de
raads- en commissievergaderingen.
Artikel 3 Bijstand raads- en commissievoorzitter
-
1. De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.
-
2. De griffier staat de voorzitters van de commissies ter zijde bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de commissies.
Artikel 4 Vergaderingen van de raad en commissie
-
- 1.
De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt – hetzij direct of indirect via ambtelijke ondersteuning - zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
- 2.
De griffier draagt zorg voor goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de commissies.
- 3.
De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan de raads- en commissieleden.
- 1.
Artikel 5 Vergaderingen presidium en seniorenconvent
-
1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en het seniorenconvent en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
-
2. Indien het seniorenconvent aanvullende ondersteuning behoeft draagt de griffier, zo nodig in samenwerking met de secretaris, er zorg voor dat deze gegeven wordt.
Artikel 6 Ondersteuning onderzoekscommissie
Indien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet
instelt, ondersteunt de giffier deze commissie.
Artikel 7 Ambtelijke bijstand
De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover worden gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning.
Artikel 8 Organisatie griffie
-
1. De griffier geeft leiding aan de griffie.
-
2. De griffier bewaakt de eenheid van de uitoefening van de taken van de griffie.
-
3. De medewerkers van de griffie handelen overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
Artikel 9 Afwezigheid, verhindering en vervanging
-
1. Indien de griffier afwezig is doet hij daarvan mededeling aan de voorzitter van de raad.
-
2. Indien de griffier meer dan 30 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan mededeling aan het presidium.
-
3. De raad wijst een plaatsvervangend griffier aan, die de griffier bij diens afwezigheid vervangt.
Artikel 10 Slotbepaling
- 1.
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de raad en het presidium.
- 2.
Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling.
Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Korendijk d.d. 12 september 2006
de griffier, de voorzitter,
drs. A. van Walsum-Goslings M. Bentz van den Berg
(waarnemend)
Toelichting op de instructie van de griffier
Artikel 1
De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad en zijn leden.
Deze taak behoort niet meer tot de taken van de gemeentesecretaris.
Hij is ook eindverantwoordelijke voor de ondersteuning van de commissies en hun leden. Voor een snelle en adequate behandeling van de ingekomen stukken van de raad is het zinvol om de griffier te voorzien van een door de gemeenteraad vastgestelde werkwijze.
Artikel 2
De raadsagenda’s worden vastgesteld door de raad en worden voorbereid door het presidium (zie de toelichting op artikel 5). De commissieagenda’s worden vastgesteld door de raadscommissies en eveneens voorbereid door het presidium. De griffier neemt de ambtelijke voorbereiding ter hand. De griffier draagt zorg voor de coördinatie en afstemming van afspraken van de raad, raadscommissies en fracties.
De administratieve ondersteuning wordt door de griffie verleend of wordt verricht onder verantwoordelijkheid van de griffier. Indien de raad een beleids- of jaaragenda vaststelt, biedt de griffier bij de totstandkoming ondersteuning. De beleids- of jaaragenda wordt voorbereid door het college op basis van de door de raad geformuleerde wensen.
Artikelen 3 en 4
De burgemeester wordt in zijn functie van voorzitter van de raad bijgestaan door de griffier.
De griffier zit naast de burgemeester tijdens raadsvergaderingen, draagt zorg voor de notulen en zorgt voor alle mogelijk denkbare (administratieve) ondersteuning. Ook bijvoorbeeld het bodepersoneel volgt tijdens raads- en commissievergaderingen de aanwijzingen van de griffier op. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van alle commissies die door de raad conform de artikelen 82, 83 en 84 van de Gemeentewet kunnen worden ingesteld. Hierbij gaat het vooral om de raadscommissies (op basis van artikel 82).
Artikel 5
De griffier ondersteunt het presidium en het seniorenconvent in de voorbereiding van de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. Zijn voornaamste taak is het bepalen van de procedure voor behandeling van voorstellen en agendering van onderwerpen.
Artikel 6
Indien de raad een enquêtecommissie instelt, zal deze natuurlijk behoefte hebben aan ambtelijke ondersteuning. Deze wordt vanuit de griffie gegeven, want de enquêtecommissie is immers een raadscommissie. Wellicht zal voor een dergelijke commissie tijdelijk extra personeel aangenomen moeten worden vanwege het intensieve en tijdelijke karakter van de werkzaamheden. De griffier moet daar voor zorg dragen.
Op grond van artikel 155a, achtste lid, van de Gemeentewet wordt een verordening opgesteld waarin nadere voorschriften worden gesteld met betrekking tot bedoelde enquêtes. Daarin worden ook regels gesteld over de ambtelijke bijstand.
Artikel 7
De griffier heeft een spilfunctie in het goed laten verlopen van ambtelijke ondersteuning voor de raadsleden. De regeling hiervoor is uitgewerkt in de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning en de werkafspraken tussen het Managementteam (MT) en de griffier van 12 september 2005. Uitgangspunt is dat verzoeken om ondersteuning in eerste instantie bij de griffier worden ingediend. Een belangrijke taak voor de griffier kan zijn, de bewaking van de termijn waarbinnen de bijstand verleend wordt. Gezien de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden is er geen uniforme termijn te stellen. Het actief bewaken van de voortgang van het proces door de griffier kan echter wel voorkomen dat een verzoek onnodig lang blijft liggen.
Artikel 8
De griffier geeft leiding aan de medewerkers van de griffie en is verantwoordelijk voor de administratieve organisatie van de griffie. De administratief-secretariële medewerkers maken deel uit van de griffie en vallen onder het gezag van de griffier.
Artikel 9
Bij afwezigheid in verband met ziekte en verlof meldt de griffier dit aan de burgemeester als voorzitter van de raad. Indien de afwezigheid langer dan dertig dagen duurt, wordt dit eveneens aan het presidium gemeld.
Artikel 10
Indien zich situaties voordoen waarin de instructie niet voorziet, overlegt de griffier met de voorzitter van de raad en het presidium. Het presidium kan initiatief nemen om wezenlijke wijzigingen of aanvullingen op de instructie formeel aan de raad voor te leggen.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl